Serba-serbi Payroll: Pengertian, Manfaat, Mekanisme Umum, dan Penyebab Gaji Berubah

Dalam era dinamis dunia bisnis, pengelolaan gaji atau payroll menjadi aspek kritis yang membutuhkan perhatian khusus. Payroll tidak hanya mencakup perhitungan gaji karyawan, tetapi juga melibatkan sejumlah proses yang kompleks dan penting bagi keseimbangan keuangan perusahaan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang konsep dasar apa itu payroll, menggali manfaat signifikan yang dapat diperoleh perusahaan dari pengelolaan gaji yang baik, serta merinci mekanisme umum yang terlibat dalam proses ini. Tak hanya itu, kita juga akan membahas faktor-faktor yang dapat memicu perubahan dalam gaji karyawan.

Baca sampai habis!

Baca juga: Mengapa Audit Payroll Penting Bagi Perusahaan? Ini Pengertian dan Langkah Mudah Melakukannya

Apa itu payroll?

Payroll adalah proses pengelolaan dan pembayaran gaji karyawan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Ini melibatkan perhitungan dan distribusi gaji serta pemotongan pajak dan kontribusi lainnya sesuai dengan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku. Proses ini mencakup berbagai aspek, termasuk penggajian, perhitungan tunjangan, potongan pajak, dan pembayaran kepada karyawan.

Dalam pengelolaan payroll, perusahaan harus memastikan bahwa gaji dan tunjangan karyawan dihitung dengan benar dan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan pemerintah. Pemotongan pajak melibatkan potongan untuk pajak penghasilan, asuransi kesehatan, dan dana pensiun, serta potongan lainnya yang mungkin berlaku.

Penting untuk menjalankan proses payroll dengan akurat dan tepat waktu agar karyawan menerima kompensasi yang sesuai dan untuk mematuhi kewajiban perpajakan dan peraturan ketenagakerjaan. Beberapa perusahaan menggunakan perangkat lunak atau sistem otomatis untuk memudahkan proses payroll dan mengurangi risiko kesalahan.

Baca juga: Apa Itu Rekening Payroll? Berikut Pengertian dan Manfaatnya

Apa saja manfaat pengelolaan payroll yang baik?

Manfaat pengelolaan payroll yang efektif dan tepat waktu sangat penting bagi sebuah perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari proses payroll yang baik:

1. Pemberian Gaji yang Tepat dan Tepat Waktu

Proses payroll yang baik memastikan bahwa karyawan menerima gaji mereka sesuai dengan ketentuan kontrak dan dalam waktu yang dijanjikan. Ini membantu memelihara kepuasan karyawan dan menjaga produktivitas.

2. Kepatuhan Hukum dan Pajak

Proses payroll yang baik membantu perusahaan mematuhi peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan yang berlaku. Pemotongan pajak dan kontribusi lainnya harus dilakukan sesuai dengan peraturan pemerintah.

3. Pengelolaan Tunjangan dan Potongan

Payroll memungkinkan perusahaan untuk mengelola tunjangan dan potongan dengan akurat. Ini termasuk asuransi kesehatan, dana pensiun, dan potongan lainnya yang mungkin diperlukan.

4. Akurasi Laporan Keuangan

Proses payroll yang tepat membantu dalam menyusun laporan keuangan dengan akurat. Informasi tentang biaya tenaga kerja dan pajak yang dibayarkan dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang lebih baik.

5. Efisiensi Administrasi

Menggunakan sistem payroll otomatis dapat meningkatkan efisiensi administratif. Automatisasi dapat mengurangi risiko kesalahan manusiawi dan mempercepat proses pengelolaan gaji.

6. Pemantauan Data Karyawan

Payroll juga mencakup pemantauan data karyawan, seperti jam kerja, cuti, dan absensi. Ini dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan terkait sumber daya manusia.

7. Meningkatkan Produktivitas dan Fokus

Dengan menggunakan sistem payroll yang efisien, perusahaan dapat mengurangi beban administratif dan memungkinkan tim sumber daya manusia untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.

8. Transparansi untuk Karyawan

Proses payroll yang transparan dapat membantu menciptakan kepercayaan di antara karyawan. Mereka dapat memahami dengan jelas bagaimana gaji mereka dihitung dan apa-apa saja potongan yang dilakukan.

Memastikan bahwa proses payroll dijalankan dengan baik membantu menciptakan lingkungan kerja yang stabil dan dapat diandalkan serta meminimalkan risiko kesalahan atau konsekuensi hukum yang dapat timbul akibat kelalaian dalam pengelolaan gaji dan tunjangan.

Baca juga: Mekanisme Payroll #4: Komponen Insentif dan Uang Lembur dalam Penghitungan Gaji Karyawan Secara Digital di Perusahaan

Bagaimana mekanisme umum payroll?

Mekanisme umum dalam proses payroll melibatkan serangkaian langkah-langkah yang dirancang untuk menghitung, memproses, dan mendistribusikan gaji serta melibatkan pemotongan pajak dan kontribusi lainnya. Berikut adalah mekanisme umum dalam proses payroll:

Pengumpulan Data Karyawan

Karyawan menyediakan informasi terkait dengan jam kerja, cuti, absensi, dan perubahan status pribadi lainnya yang dapat mempengaruhi perhitungan gaji.

Perhitungan Gaji Karyawan

Perhitungan gaji melibatkan menghitung upah dasar, tunjangan, bonus, dan potongan. Informasi ini diambil dari data yang dikumpulkan dan ditentukan oleh kebijakan perusahaan.

Pemotongan Pajak dan Kontribusi

Pemotongan pajak melibatkan menghitung dan memotong pajak penghasilan karyawan, serta kontribusi untuk asuransi kesehatan, dana pensiun, dan potongan lain sesuai peraturan yang berlaku.

Verifikasi dan Validasi Data

Data yang telah dihitung harus diverifikasi dan divalidasi untuk memastikan keakuratannya. Ini melibatkan pemeriksaan ulang oleh departemen keuangan atau sumber daya manusia.

Pembayaran Gaji

Setelah data diverifikasi, gaji dapat dibayarkan kepada karyawan. Pembayaran ini dapat dilakukan melalui transfer bank, cek, atau metode pembayaran lain yang telah disepakati.

Pembuatan Laporan

Laporan payroll yang mencakup rincian gaji, pemotongan pajak, dan kontribusi lainnya biasanya disusun. Laporan ini berguna untuk keperluan akuntansi dan pelaporan keuangan.

Pemotongan dan Pembayaran Pajak Perusahaan

Perusahaan harus membayar pajak dan kontribusi lain yang dihasilkan dari gaji karyawan. Pemotongan ini melibatkan pembayaran pajak perusahaan dan kontribusi ke dana pensiun atau program lainnya.

Pengarsipan Data

Data terkait payroll, termasuk catatan gaji dan pemotongan pajak, harus disimpan dan diarsipkan sesuai dengan persyaratan peraturan dan kebijakan perusahaan.

Manajemen Tunjangan dan Potongan Lainnya

Proses ini melibatkan manajemen dan pemantauan tunjangan serta potongan lainnya, seperti asuransi kesehatan, asuransi jiwa, dan potongan lain yang mungkin berlaku.

Pemantauan dan Penyesuaian

Pemantauan terus-menerus terhadap perubahan dalam peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan, serta penyesuaian terhadap perubahan dalam kondisi karyawan atau kebijakan perusahaan.

Otomatisasi menggunakan perangkat lunak payroll dapat mempermudah sebagian besar tahapan ini dan mengurangi risiko kesalahan serta meningkatkan efisiensi. Pemahaman yang baik tentang peraturan perpajakan dan ketenagakerjaan lokal juga sangat penting untuk memastikan kepatuhan perusahaan.

Baca juga: Apa Itu Payroll dan Bagaimana Cara Perhitungan Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap

Penyebab gaji berubah, apa saja?

Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan perubahan dalam gaji karyawan. Berikut adalah beberapa alasan umum yang dapat mempengaruhi perubahan gaji:

1. Kenaikan Gaji Berkala

Karyawan seringkali menerima kenaikan gaji secara berkala sebagai bagian dari kebijakan perusahaan. Kenaikan ini mungkin terkait dengan kinerja, lama bekerja, atau kebijakan lainnya.

2. Promosi

Kenaikan gaji seringkali terjadi ketika seorang karyawan dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi dalam organisasi. Promosi ini biasanya disertai dengan tanggung jawab yang lebih besar dan, sebagai hasilnya, gaji yang lebih tinggi.

3. Perubahan Tanggung Jawab

Jika seorang karyawan diberikan tanggung jawab tambahan atau tugas yang lebih berat, perusahaan mungkin memutuskan untuk menyesuaikan gaji sesuai dengan tingkat tanggung jawab yang baru.

4. Evaluasi Kinerja

Kenaikan gaji dapat disesuaikan berdasarkan evaluasi kinerja karyawan. Karyawan yang menunjukkan kinerja yang luar biasa mungkin berhak mendapatkan kenaikan gaji lebih besar.

5. Negosiasi Gaji

Pada saat perekrutan, karyawan baru mungkin berhasil bernegosiasi gaji yang lebih tinggi. Selain itu, karyawan yang memiliki keterampilan atau pengalaman tambahan dapat bernegosiasi untuk kenaikan gaji.

6. Tingkat Inflasi

Perusahaan dapat menyesuaikan gaji karyawan untuk mengimbangi tingkat inflasi. Ini bertujuan untuk memastikan bahwa daya beli gaji karyawan tetap stabil seiring waktu.

7. Perubahan Lokal atau Nasional dalam Hukum Pajak atau Ketenagakerjaan

Perubahan dalam peraturan perpajakan atau ketenagakerjaan dapat mempengaruhi gaji karyawan. Misalnya, penyesuaian pajak atau perubahan dalam persyaratan dana pensiun dapat memengaruhi gaji bersih yang diterima karyawan.

8. Kondisi Ekonomi

Kondisi ekonomi yang baik atau buruk dapat mempengaruhi kebijakan gaji perusahaan. Pada masa ekonomi yang sulit, perusahaan mungkin melibatkan kenaikan gaji yang lebih konservatif atau bahkan melakukan pemotongan gaji.

9. Pendidikan atau Sertifikasi Tambahan

Karyawan yang memperoleh pendidikan atau sertifikasi tambahan yang relevan dengan pekerjaan mereka mungkin memenuhi syarat untuk kenaikan gaji.

10. Tawaran dari Perusahaan Lain

Karyawan yang mendapatkan tawaran pekerjaan dari perusahaan lain dapat menggunakan tawaran tersebut sebagai dasar untuk bernegosiasi kenaikan gaji di perusahaan tempat mereka saat ini bekerja.

Perubahan gaji biasanya melibatkan kebijakan internal perusahaan dan dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti kebijakan perusahaan, evaluasi kinerja, dan kondisi ekonomi.

Baca juga: Ketahui Bagaimana Software Payroll Indonesia seperti GreatDay HR dapat Membantu Penggajian Anda

Penghitungan payroll otomatis, akurat, dan cepat dengan GreatDay HR

Pengelolaan payroll yang menjadi salah satu faktor penentu sukses atau tidaknya perusahaan. Sebab, payroll atau penggajian juga menentukan tingginya loyalitas dan kinerja karyawan. Bagaimana perusahaan mengelola payroll juga berpengaruh terhadap tingkat turnover karyawan di dalamnya.

GreatDay HR hadir sebagai solusi kendala dalam pengelolaan payroll perusahaan. Fitur Payroll dari GreatDay HR menjamin keakuratan dan pemberian gaji yang tepat waktu. Tinggalkan yang manual dan beralih ke pengelolaan payroll otomatis dengan GreatDay HR!

Segera berlangganan dan unduh aplikasi GreatDay HR sekarang juga demi pengelolaan payroll yang lebih baik. Info selengkapnya, klik di sini!

Baca juga: Simplifikasi Proses Payroll: Langkah-langkah Implementasi di Perusahaan Retail