TOR (Term of Reference): Definisi, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Dalam dunia proyek dan kegiatan, TOR merupakan landasan yang kokoh untuk mencapai kesuksesan. Dokumen TOR adalah roadmap yang memberikan arah yang jelas, menyatukan visi, dan mengatur jalannya suatu proyek atau kegiatan dengan lebih terstruktur. Dokumen ini biasanya digunakan dalam konteks proyek yang melibatkan banyak pihak.

Dalam artikel GreatDay HR kali ini, kita akan membahas tentang TOR (Term of Reference) dari mulai pengertian, fungsi, hingga cara membuatnya. Simak selengkapnya untuk ketahui informasi lebih banyak!

Baca juga: Ini Pengertian dan Pentingnya Melakukan Town Hall Meeting bagi Perusahaan

TOR (Term of Reference) adalah

TOR (Term of Reference) adalah sebuah dokumen yang menguraikan gambaran lengkap tentang suatu proyek, tugas, atau kegiatan tertentu. Biasanya, dokumen TOR digunakan dalam konteks proyek atau kegiatan yang melibatkan lebih dari satu pihak atau departemen, seperti proyek pembangunan infrastruktur, penelitian, atau konsultasi.

Dalam dokumen TOR, terdapat informasi rinci mengenai:

1. Tujuan: Menjelaskan secara jelas dan terperinci tujuan dari proyek atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Tujuan ini harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu.
2. Lingkup: Menjelaskan ruang lingkup pekerjaan yang akan dilakukan, termasuk batasan-batasan yang mengatur proyek atau kegiatan tersebut.
3. Hasil yang diharapkan: Mendefinisikan hasil atau produk akhir yang diharapkan dari proyek. Hal ini membantu para pihak terlibat untuk memahami apa yang diharapkan dari proyek dan membantu dalam menilai kesuksesan proyek.
4. Tanggung Jawab dan Peran: Mengidentifikasi tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek, termasuk tugas-tugas yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak.
5. Jadwal dan Waktu Pelaksanaan: Menjelaskan jadwal kerja, batas waktu, dan tanggal penting yang harus diikuti selama proyek berlangsung.
6. Anggaran: Menggambarkan perkiraan biaya dan alokasi anggaran untuk proyek. Ini mencakup sumber pendanaan dan mekanisme pemantauan dan pengawasan biaya.
7. Metodologi dan Pendekatan: Mendeskripsikan metode atau pendekatan yang akan digunakan untuk mencapai tujuan proyek, termasuk pendekatan teknis dan metodologi penelitian jika diperlukan.
8. Kriteria Penilaian: Menetapkan kriteria yang akan digunakan untuk mengevaluasi kesuksesan proyek atau kegiatan tersebut.

Dokumen TOR biasanya disiapkan oleh pihak yang memiliki otoritas atau yang bertanggung jawab atas proyek atau kegiatan. Setelah disepakati oleh semua pihak yang terlibat, dokumen ini menjadi acuan bersama selama pelaksanaan proyek, dan sering kali dianggap sebagai kontrak informal yang mengikat para pihak dalam proyek tersebut.

Baca juga: Ketahui Apa Itu Vendor, Tugas, dan Cara Kerjanya

Fungsi TOR

Fungsi TOR (Term of Reference) sangat penting dalam mengatur pelaksanaan suatu proyek atau kegiatan dengan lebih terstruktur dan terarah. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari dokumen TOR:

1. Menjelaskan Visi dan Tujuan Proyek

Salah satu fungsi utama TOR adalah untuk menguraikan secara terperinci visi dan tujuan dari suatu proyek atau kegiatan. Dokumen ini memberikan pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin dicapai dengan proyek tersebut. Dengan memiliki tujuan yang jelas, semua pihak yang terlibat dapat berfokus pada pencapaian hasil yang diinginkan dan memastikan keselarasan dengan strategi lebih luas yang ingin dicapai.

2. Menggambarkan Lingkup dan Batasan Proyek

TOR mendefinisikan ruang lingkup proyek secara rinci. Ini mencakup pekerjaan, hasil yang diharapkan, area yang akan dicakup, serta batasan-batasan yang ada dalam proyek tersebut. Dengan adanya definisi lingkup yang jelas, para pihak dapat mengetahui apa yang masuk dan tidak masuk dalam cakupan proyek, menghindari ekspansi tidak terkendali yang bisa menyebabkan proyek melebihi anggaran dan jadwal yang ditetapkan.

3. Menetapkan Tanggung Jawab dan Peran

TOR menguraikan peran dan tanggung jawab setiap pihak yang terlibat dalam proyek. Ini mencakup pihak internal dan eksternal yang mungkin berkontribusi dalam proyek. Dengan jelasnya definisi peran dan tanggung jawab, mencegah tumpang tindih dan ketidakjelasan dalam pelaksanaan tugas, sehingga meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas.

4. Membangun Kesepahaman Bersama

Dokumen TOR disusun dengan melibatkan para pihak terkait sehingga menciptakan kesepahaman bersama tentang bagaimana proyek akan dilaksanakan. Ini membantu menciptakan harmoni dalam tim proyek dan meningkatkan kolaborasi di antara mereka. Kesepahaman ini penting untuk menjaga kohesi tim dan mencapai tujuan proyek dengan lebih efektif.

5. Mengatur Rencana Kerja dan Jadwal

TOR berisi jadwal pelaksanaan dan batas waktu yang harus diikuti dalam proyek. Dengan menyediakan panduan waktu yang terinci, para pihak dapat menyusun rencana kerja yang realistis dan mengidentifikasi kapan target tertentu harus tercapai. Pengaturan jadwal juga memungkinkan pemantauan progres proyek dan identifikasi potensi keterlambatan.

6. Mendefinisikan Kriteria Penilaian dan Keberhasilan Proyek

TOR menetapkan kriteria penilaian dan hasil yang diharapkan dari proyek. Dengan adanya kriteria ini, para pihak dapat mengukur kinerja proyek dan mengevaluasi sejauh mana tujuan telah tercapai. Selain itu, kriteria penilaian ini juga memungkinkan pemantauan yang obyektif dan evaluasi proyek yang dapat diukur secara kuantitatif.

7. Mengidentifikasi Risiko dan Manajemen Risiko

TOR membantu mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul selama proyek berlangsung. Dengan mengidentifikasi risiko, tim proyek dapat merencanakan langkah-langkah mitigasi yang tepat untuk mengurangi dampak negatif dan mengatasi tantangan yang mungkin muncul selama pelaksanaan proyek.

8. Basis untuk Negosiasi dan Kesepakatan

Dokumen TOR dapat digunakan sebagai dasar untuk bernegosiasi dan mencapai kesepakatan antara para pihak yang terlibat dalam proyek. Ini terutama berlaku dalam proyek yang melibatkan pihak eksternal atau mitra. TOR dapat membantu mengklarifikasi persyaratan dan ekspektasi dari masing-masing pihak, sehingga menciptakan kemitraan yang lebih kuat dan saling menguntungkan.

9. Mengatur Penggunaan Sumber Daya

TOR membantu mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Ini termasuk anggaran, tenaga kerja, bahan, dan peralatan. Dengan adanya pengaturan sumber daya yang baik, proyek dapat berjalan dengan lebih lancar dan efisien.

10. Memfasilitasi Pelaporan dan Komunikasi

Dokumen TOR juga berfungsi sebagai acuan bagi tim proyek untuk melakukan pelaporan dan komunikasi dengan para pemangku kepentingan (stakeholders). Hal ini penting untuk memberi tahu pihak-pihak yang berkepentingan tentang perkembangan proyek, tantangan yang dihadapi, dan hasil yang telah dicapai.

Baca juga: Partnership: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya Bagi Bisnis

Cara membuat Term of Reference

Membuat TOR (Term of Reference) yang benar membutuhkan perencanaan yang cermat dan detail. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat TOR yang efektif dan lengkap:

1. Identifikasi Kebutuhan dan Tujuan

Langkah pertama dalam membuat TOR adalah mengidentifikasi dengan jelas kebutuhan dan tujuan proyek atau kegiatan yang akan dilaksanakan. Pastikan tujuan yang ditetapkan spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu. Diskusikan dengan semua pihak terkait untuk memastikan pemahaman yang tepat tentang kebutuhan proyek dan bagaimana proyek tersebut akan mendukung tujuan lebih luas organisasi atau inisiatif.

2. Tentukan Lingkup Proyek

Definisikan ruang lingkup proyek secara rinci. Jelaskan secara terperinci tentang pekerjaan yang akan dilakukan, area yang akan dicakup, serta batasan-batasan yang ada dalam proyek. Hindari membuat lingkup terlalu luas atau ambigu, karena hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam pelaksanaan proyek atau bahkan menyebabkan proyek melebihi anggaran dan jadwal yang ditetapkan.

3. Identifikasi Pihak Terkait

Tentukan semua pihak yang terlibat dalam proyek atau kegiatan. Ini mencakup anggota tim proyek, mitra, pemangku kepentingan (stakeholders), dan departemen atau unit terkait. Identifikasi juga peran masing-masing pihak dan bagaimana mereka akan berkontribusi dalam proyek.

4. Definisikan Peran dan Tanggung Jawab

Jelaskan dengan jelas peran dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek. Pastikan setiap tugas dan tanggung jawab diuraikan secara rinci untuk menghindari kebingungan dan tumpang tindih. Jika ada pihak eksternal atau mitra yang terlibat, pastikan bahwa peran dan tanggung jawab mereka juga telah disepakati dengan jelas.

5. Tentukan Rencana Kerja dan Jadwal

Susun rencana kerja yang rinci untuk mencapai tujuan proyek. Tetapkan batas waktu untuk setiap tugas dan tahap proyek. Jelaskan bagaimana tugas-tugas tersebut akan diurutkan dan bagaimana kemajuan proyek akan dipantau. Jadikan jadwal pelaksanaan yang realistis dan sesuai dengan kapasitas tim.

6. Menentukan Metodologi dan Pendekatan

Jelaskan metode atau pendekatan yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek. Metodologi ini akan tergantung pada jenis proyek atau kegiatan yang akan dilakukan. Misalnya, jika proyek melibatkan penelitian, jelaskan metode penelitian yang akan digunakan. Pastikan pilihan metodologi dan pendekatan tersebut dapat mendukung pencapaian tujuan proyek dengan efisien.

7. Definisikan Kriteria Penilaian

Tentukan kriteria yang akan digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan proyek. Kriteria ini harus objektif, terukur, dan sesuai dengan tujuan proyek. Misalnya, jika proyek bertujuan meningkatkan efisiensi operasional, kriteria penilaian dapat berupa angka persentase pengurangan biaya atau waktu proses.

8. Tentukan Sumber Daya dan Anggaran

Identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan proyek, termasuk anggaran, tenaga kerja, bahan, dan peralatan. Tetapkan batas anggaran untuk masing-masing elemen proyek. Pastikan bahwa anggaran yang ditetapkan mencakup semua kebutuhan proyek dan memungkinkan pelaksanaan proyek secara efektif.

9. Identifikasi Risiko dan Strategi Mitigasi

Lakukan analisis risiko untuk mengidentifikasi potensi risiko yang dapat mengganggu pelaksanaan proyek. Setelah identifikasi risiko dilakukan, susun strategi mitigasi untuk mengatasi setiap risiko yang teridentifikasi. Ini termasuk langkah-langkah pencegahan dan tindakan perbaikan jika risiko tersebut terjadi.

10. Konsultasi dengan Pihak Terkait

Sebelum dokumen TOR final disusun, lakukan konsultasi dengan semua pihak yang terlibat dalam proyek. Diskusikan dan validasi TOR dengan para anggota tim proyek, mitra, dan pemangku kepentingan lainnya. Pastikan bahwa semua pihak memahami dan setuju dengan isi dokumen tersebut.

12. Penyusunan Dokumen TOR

Susun dokumen TOR dengan jelas dan ringkas. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat. Pastikan dokumen mencakup semua elemen yang telah diidentifikasi sebelumnya, seperti tujuan, lingkup, rencana kerja, metode, kriteria penilaian, anggaran, dan strategi mitigasi risiko.

13. Finalisasi dan Persetujuan

Setelah semua konsultasi dan perbaikan dilakukan, finalisasi dokumen TOR. Mintalah persetujuan dari semua pihak yang terlibat dalam proyek. Pastikan bahwa semua pihak yang relevan telah menandatangani dan menyetujui dokumen tersebut sebagai acuan bersama selama pelaksanaan proyek.

14. Pelaksanaan dan Pemantauan

Setelah dokumen TOR disetujui, gunakan sebagai panduan selama pelaksanaan proyek. Pantau progres proyek secara berkala dan lakukan penyesuaian jika diperlukan. Jika ada perubahan dalam lingkungan proyek atau kebutuhan yang muncul, selalu perbarui dan komunikasikan kepada semua pihak yang terlibat.

Baca juga: Etika Kerja dan Tanggung Jawab Sosial: Panduan untuk Menyelaraskan Prinsip Bisnis dan Nilai Manusia

Monitor aktivitas dan pekerjaan karyawan dengan efektif dengan GreatDay HR

Selain dengan membuat TOR, perusahaan perlu memonitor kinerja dan aktivitas karyawan atas projek yang sedang dikerjakan. Hal tersebut perlu dilakukan agar segalanya lebih terarah dan terkontrol, demi tercapainya tujuan dan perkembangan yang lebih baik.

Demi pengawasan yang lebih efektif, GreatDay HR menyediakan fitur Basic Operasional yang memudahkan perusahaan untuk memonitor kegiatan operasional dan kinerja karyawannya. Pemberian feedback, pendelegasian tugas, pengisian timesheet, hingga rekam kegiatan kerja bisa dilakukan di satu aplikasi saja.

Segera berlangganan dan download aplikasi GreatDay HR untuk pengawasan operasional yang lebih efisien. Untuk informasi selengkapnya, klik di sini!

Baca juga: Definisi Regulasi dan Pengertiannya di Dunia Bisnis