Mari Mengenal Peraturan Perusahaan dan Aturan yang Mengaturnya

“Peraturan dibuat untuk dilanggar” kalimat ini pasti pernah Anda dengar setidaknya satu kali. Padahal, peraturan dibuat untuk ditaati bukan dilanggar. Tujuan peraturan dibuat adalah untuk menertibkan manusia agar tidak melakukan hal-hal yang mampu memicu kekacauan, keributan, bentrok, dan sebagainya. Bayangkan seberapa kacaunya dunia jika tidak ada peraturan, mungkin akan seperti trailer film terbaru Ryan Reynolds berjudul Free Guy. 

Segala aspek dalam kehidupan tentu membutuhkan peraturan, termasuk dalam kegiatan bisnis dan jalannya sebuah perusahaan. Peraturan dapat dijadikan pedoman agar seluruh kegiatan mampu berjalan dengan semestinya. Peraturan juga dapat digunakan untuk mengurangi potensi konflik karena ada konsekuensi hukum jika peraturan dilanggar. Jika terjadi pelanggaran, baik perusahaan maupun karyawan memiliki dasar hukum untuk memenuhi hak dan kewajiban yang tertulis dalam peraturan. 

Kewajiban perusahaan untuk memiliki peraturan diatur dalam Pasal 108 – Pasal 115 UU No 13 Tahun 2013 tentang Ketenagakerjaan dan Peraturan Menteri Tenaga Kerja No 28 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pendaftaran Perjanjian Kerja Bersama. Peraturan berbunyi: 

“Perusahaan yang memiliki sekurang-kurangnya 10 Karyawan wajib membuat peraturan perusahaan. Peraturan perusahaan tersebut memiliki kekuatan hukum mengikat jika sudah disahkan oleh Dinas Ketenagakerjaan setempat. Jika perusahaan tidak membuat peraturan perusahaan maka perusahaan dapat dikenakan sanksi pidana”

Baca juga: Definisi Regulasi dan Pengertiannya di Dunia Bisnis

Pengertian Peraturan Perusahaan

Pengertian menurut Pasal 1 angka (20) UU 13/2003, peraturan perusahaan merupakan peraturan yang dibuat secara tertulis oleh pengusaha yang berisi syarat-syarat kerja dan tata tertib perusahaan. Pengusaha yang mempekerjakan 10 orang atau lebih harus memiliki peraturan perusahaan. 

Peraturan perusahaan tidak boleh berlawanan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sekurang-kurangnya harus berisi:

1. Hak dan kewajiban pemilik usaha
2. Hak dan kewajiban pekerja
3. Syarat kerja
4. Tata tertib 
5. Jangka waktu berlaku

Terlebih lagi, Pasal 3 Ayat 1 Pemenaker 28/2014 menyatakan bahwa satu perusahaan hanya bisa membuat dan memberlakukan atau peraturan perusahaan yang berlaku untuk seluruh pekerja di perusahaan. Peraturan juga diberlakukan di seluruh cabang/unit kerja/perwakilan perusahaan. Peraturan turunan juga  bisa dibentuk oleh perusahaan cabang/unit kerja/perwakilan perusahaan. 

Penyusunan peraturan perusahaan harus memperhatikan saran dan pertimbangan dari perwakilan pekerja yang bersangkutan karena tujuannya untuk menciptakan rasa aman dan nyaman saat bekerja. Perusahaan berhak menentukan peraturannya sendiri dan berbeda dari perusahaan lain. Peraturan membantu mengontrol dinamika perusahaan dan memastikan jalannya perusahaan sesuai aturan. 

Baca juga: Ini Pentingnya Laporan Pertanggungjawaban

Pengesahan Peraturan Perusahaan

Berdasarkan Pasal 108 ayat 1 UU 13/2003, Peraturan perusahaan sah berlaku setelah disahkan oleh Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi atau pejabat yang ditunjuk. Pengesahannya menurut Pasal 7 Permenaker 28/2014 dilakukan oleh:

1. Kepala SKPD bidang ketenagakerjaan kabupaten/kota, untuk perusahaan yang hanya berdiri dalam 1 wilayah kabupaten/kota
2. Kepala SKPD bidang ketenagakerjaan provinsi, untuk perusahaan yang berdiri pada lebih dari 1 kabupaten/kota dalam 1 provinsi 
3. Direktur Jendral, untuk perusahaan yang berdiri di lebih dari 1 provinsi. Direktur Jendral mampu mendelegasikan kewenangan untuk mengesahkan peraturan perusahaan kepada Direktur yang menyelenggarakan urusan di bidang persyaratan kerja. 

Peraturan perusahaan dianggap sah berlaku dan memiliki kekuatan hukum mengikat ketika mendapatkan pengesahan dari Menteri atau Pejabat yang berwenang, sesuai yang tertulis pada Pasal 108 ayat 1 UU 13/2003 Pasal 7 Permenaker 28/2014

Bagaimana Cara Membuat Peraturan Perusahaan?

Peraturan perusahaan harus berpedoman pada UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 sekaligus mempertimbangkan kebutuhan perusahaan. Yang harus dipahami ketika membuat peraturan perusahaan adalah memahami konsekuensi bisnis yang dijalankan. 

Setiap usaha memiliki konsekuensi. Lewat pemahaman yang tepat, penyusunan peraturan perusahaan dapat dilakukan dengan lebih baik berdasarkan pemahaman tentang konsekuensi yang berpotensi muncul di kemudian hari. Misalnya ketika karyawan melanggar kesepakatan kerja, terdapat sanksi seperti pemotongan bonus. Konsekuensi ini mampu menimbulkan beberapa kemungkinan seperti karyawan menerima sanksi atau mempermasalahkannya kepada perusahaan atau bahkan mengundurkan diri. 

Pembuatan peraturan perusahaan diusahakan dilakukan oleh tim khusus yang berpengalaman dan memahami betul seluk beluk UU Ketenagakerjaan. Hal ini dilakukan untuk menghindari resiko kesalahan penafsiran maupun resiko lain. 

Apa Sanksi yang Diberikan Kepada Perusahaan yang Tidak Membuat Peraturan Perusahaan?

Sebagai suatu kewajiban, perusahaan yang memiliki sekurang-kurangnya 10 karyawan harus memiliki peraturan perusahaan. Jika ditemukan pelanggaran, maka perusahaan akan dikenakan sanksi pidana. Pasal 188 Ayat 1 UU 13/2003 menyebutkan saksi yang diberikan adalah denda paling sedikit Rp 5.000.000 dan paling banyak Rp 50.000.000.

Peraturan perusahaan merupakan bentuk kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dengan adanya peraturan perusahaan, perusahaan tidak akan mendapatkan sanksi berupa denda, mencegah kesalahan, meminimalisir potensi konflik, melakukan tindakan perbaikan yang memastikan masalah tidak terjadi kembali, dan mengontrol jalannya usaha dengan baik. 

Baca juga: Serba Serbi Pajak yang Wajib Kamu Baca!

Contoh Peraturan Perusahaan

Peraturan dapat mencakup berbagai macam variabel, seperti peraturan tata tertib, hari dan waktu kerja, lembur, hak dan kewajiban, larangan, tindakan disipliner, peringatan tertulis, hingga pemutusan hubungan kerja. Semuanya harus dipertimbangkan dengan matang dan dituliskan dengan jelas agar tidak menimbulkan kebingungan dan kesalahan penafsiran. 

Contoh peraturan perusahaan:

Selain membuat peraturan, jangan lupa untuk mensosialisasikan peraturan agar diketahui dan dipatuhi oleh setiap karyawan. Anda juga harus memastikan peraturan bisa selalu diakses oleh karyawan. Misalnya dengan menggunakan aplikasi HR #1 Indonesia seperti GreatDay HR. Aplikasi ini dapat diakses oleh setiap karyawan lewat ponsel pintarnya masing-masing. HRD bisa mengunggah peraturan di aplikasi serta memperbaharuinya dari waktu ke waktu, semua bisa diakses langsung oleh karyawan. Tidak hanya itu, GreatDay HR juga menyediakan fitur berguna lainnya seperti merekam kehadiran dengan selfie, pengajuan cuti, lembur, pembuatan jadwal kerja, pengajuan reimbursement, hingga perhitungan gaji dan slip gaji bisa dilakukan di satu aplikasi.