Salah satu tugas krusial dari seorang pegawai di bidang SDM atau yang lebih sering disebut HRD adalah perhitungan gaji karyawan. Hal ini sangat penting karena bisa langsung berefek pada kinerja karyawan jika sampai ada yang bermasalah. Bayangkan Anda sebagai salah satu karyawan mendapatkan gaji lebih sedikit dari yang seharusnya karena bagian HRD salah menghitung. Pasti Anda akan merasa kecewa, apalagi jika Anda sudah merasa melakukan kerja dengan maksimal.
Bayangkan jika masalah karyawan seperti itu terjadi pada banyak karyawan, bisa menjadi masalah yang lebih besar. Apalagi jika ada karyawan yang karakternya provokatif, bukan tak mungkin kemudian muncul aksi-aksi kurang produktif pada karyawan yang merugikan perusahaan. Bahkan juga tak sedikit kasus karyawan yang akhirnya memilih pindah ke tempat kerja lainnya karena sudah terlampau kecewa dengan sistem perusahaan.
Perhitungan Gaji Karyawan Manual
Metode ini masih dilakukan oleh bagian HRD dengan cara-cara konvensional. Dimana HRD menghitung jumlah kehadiran dari karyawan yang bersangkutan dari hasil rekap data kehadiran seluruh karyawan. Hal itu kemudian dihubungkan dengan data hasil kinerja karyawan selama satu periode terakhir supaya kemudian dihasilkan analisa besar gaji yang layak diterima oleh karyawan pada periode itu. Perhitungan ini dilakukan satu per satu hingga selesai pada seluruh karyawan.
Baca juga: Sistem Penggajian Profesional Dengan Software Payroll TerbaikÂ
Umumnya perhitungan gaji karyawan yang manual akan menggunakan kertas dan alat tulis sebagai media analisa dan kalkulator sebagai alat bantu hitung. Jika di rata-ratakan, untuk menghitung gaji seorang karyawan bisa dibutuhkan 1-2 menit. Karena meskipun ada nominal besar gaji karyawan secara umum, namun HRD tetap harus menganalisa lebih lanjut dihubungkan dengan fee tambahan seperti bonus atau bahkan sebaliknya potongan pajak atau asuransi seperti BPJS saat ini.
Perhitungan yang masih manual satu per satu tersebut, meski tidak terlalu rumit tapi tetap menyita cukup banyak waktu bagian HRD untuk melakukannya. Apalagi jika jumlah karyawan perusahaan mencapai ratusan atau bahkan ribuan. Dibutuhkan hingga beberapa hari hanya untuk menyelesaikan perhitungan itu.
Perhitungan Gaji Karyawan Digital
Dengan semakin canggihnya teknologi, khususnya teknologi digital, membuat perhitungan tidak lagi perlu dilakukan secara manual. HRD bisa menggunakan software yang dirancang khusus untuk melakukannya, misalnya seperti aplikasi payroll. Aplikasi ini sudah didesain supaya siap untuk melakukan perhitungan gaji, hanya perlu disetting di awal kali untuk memasukkan nominal-nominal standar. Selanjutnya perhitungan akan proses oleh mesin, tanpa butuh kertas, bolpoin ataupun kalkulator lagi.
Perhitungan Gaji Karyawan yang berjumlah ratusan tidak lagi perlu berhari-hari. Karena dengan software payroll seperti dengan aplikasi GreatDay HR, untuk setiap karyawan, hanya dibutuhkan beberapa kali pencet tombol di layar dan besar gaji akhir akan langsung ditampilkan. Bahkan hal ini bisa dilakukan hanya oleh satu orang karyawan HRD. Perhitungan pun bisa dimodifikasi misalkan ingin memasukkan pengurangan untuk asuransi karyawan atau pajak penghasilan.
Profesionalitas Perusahaan
Perhitungan dengan menggunakan komputer atau aplikasi HRD bukan hanya memberikan manfaat kecepatan atau kemudahan, namun juga keakuratan perhitungan. Hal itu jauh lebih minim kesalahan dibandingkan dengan perhitungan manual, karena manusia (HRD) lebih sedikit ikut campur, sehingga potensi human error juga semakin kecil. Selain juga bisa dengan mudah menunjukkan perhitungan gaji kepada karyawan, karena setiap proses perhitungan bisa langsung dicetak.
Dengan sistem perhitungan gaji karyawan yang akurat dan transparan seperti itu, perusahaan pun akan dinilai mampu memenuhi tanggungjawab kompensasi karyawan secara profesional.
