Perusahaan merupakan sebuah organisasi yang dijalankan oleh banyak orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, setiap anggota organisasi harus memahami tugas dan perannya masing-masing dalam perusahaan dengan baik.
Kinerja anggota organisasi yang menduduki jabatan tertentu dalam perusahaan terkadang dapat berfluktuasi. Dimana pada hari-hari tertentu kinerja mereka dapat meningkat, namun pada hari-hari lainnya dapat mengalami penurunan.
Maka dari itu, perusahaan sebaiknya menjalankan kegiatan yang dinamakan pelatihan atau training SDM. Pelatihan SDM menjadi sesuatu yang sangat esensial dalam perusahaan karena dapat memperbaiki kinerja karyawan yang diharapkan berujung pada peningkatan produktivitas perusahaan.
Namun, saat sebuah perusahaan melaksanakan pelatihan, yang sering menjadi masalah adalah bagaimana perusahaan bisa mengetahui efektivitas pelatihan karyawan yang diadakan? Maka, dibutuhkan sebuah indikator untuk mengukur kesuksesan sebuah pelatihan yaitu evaluasi training.
Lalu, bagaimana cara melakukan evaluasi pelatihan dan cara perhitungan pengembalian training investment? Langsung simak penjelasan artikel di bawah ini!
Apa itu Evaluasi Training?
Pada saat ini, evaluasi training sudah bisa dikatakan sebagai sebuah indikator wajib dilakukan untuk mengukur kesuksesan sebuah pelatihan. Evaluasi training merupakan serangkaian proses sistematis untuk mengetahui apakah pelatihan yang dilakukan efektif dan efisien, serta mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Lantas, apakah evaluasi training menjadi penting dalam perusahaan? Sangat jelas bahwa evaluasi menjadi sangat penting. Dengan adanya evaluasi pelatihan, maka perusahaan dapat melihat apakah training yang diberikan karyawan bisa memberikan dampak positif pada performa karyawan mereka atau tidak.
Jikalau tidak memberikan pengaruh positif pada performa karyawan, maka perusahaan harus mengambil tindakan lain pada karyawan. Tetapi, jikalau memberikan pengaruh positif, maka perusahaan tersebut dapat melakukan pelatihan yang sama lagi kepada karyawan.
Walaupun begitu, Bapak Fautry Hasfiandy, Founder BProIndonesia, berbicara pada GreatDay Connect Webinar tanggal 2 September lalu, menekankan bahwa sebuah pelatihan yang sukses tidak terjadi begitu saja . Tetapi, harus ada perencanaan yang matang, alokasi budget yang jelas, dan tentunya, evaluasi pelatihan yang komprehensif.
Empat Level Evaluasi Training Menurut Donald Kirkpatrick
Saat mengadakan pelatihan, tentunya perusahaan ingin mendapatkan hasil terbaik dan maksimal dari kegiatan tersebut. Untuk melihat sejauh mana pengaruh pelatihan terkait, biasanya sebuah perusahaan memakai metode tersendiri.
Meski begitu, terdapat beberapa model evaluasi yang dapat digunakan perusahaan. Salah satu model evaluasi yang paling sering digunakan oleh perusahaan yaitu model evaluasi training Kirkpatrick. Model evaluasi training Kirkpatrick merupakan salah satu model yang populer untuk mengukur sejauh mana pengaruh suatu pelatihan terhadap karyawan di dalam perusahaan.
Model evaluasi training Kirkpatrick ini memiliki empat level penting. pa saja level yang terdapat dalam model evaluasi training menurut Donald Kirkpatrick? Simak penjelasannya di bawah ini!
Reaction
Level paling bawah pada model evaluasi training Kirkpatrick ialah reaksi atau reaction. Pada level ini, evaluasi dilakukan terhadap bagaimana karyawan memberikan umpan balik pada pelatihan tersebut.
Pelatihan yang diberikan kepada peserta diharapkan mampu memperbaiki atau meningkatkan performa mereka. Maka dari itu, sangat penting untuk menilai sejauh mana training yang diberikan membantu karyawan dalam mengembangkan diri mereka. Penilaian tersebut dapat dilakukan dengan mengukur reaksi karyawan yang terlibat dalam pelatihan tersebut.
Untuk mengetahui reaksi karyawan pada pelatihan yang telah diikutinya, sebuah perusahaan dapat melakukan survei umpan balik dengan memanfaatkan kuesioner. Kuesioner yang dibuat akan menanyakan hal-hal yang berkaitan dengan penilaian karyawan terhadap sebuah training yang telah diikutinya.
“Penggunaan kuesioner sangat disarankan untuk mengetahui umpan balik dari karyawan terhadap sebuah pelatihan yang diikutinya. Selain, sangat mudah dan sederhana untuk digunakan, kuesioner juga termasuk tools yang efektif untuk mendapatkan feedback. Umpan balik yang biasanya ditanyakan seperti kesukaan, manfaat, kepuasan, kenyaman, dan kesesuaian”, ujar Pak Fautry Hasfiandy (2/9).
Hasil peninjauan dengan metode model evaluasi training Kirkpatrick tersebut kemudian dapat dijadikan referensi di masa depan untuk melakukan berbagai perbaikan. Tak bisa dihindari, setiap kegiatan yang dilakukan pasti memiliki kekurangan. Dengan melakukan sebuah evaluasi, hasilnya dapat dimanfaatkan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang ada.
Learning
Berikutnya, model evaluasi training Kirkpatrick ini berkaitan dengan pengevaluasian hal-hal yang dipelajari oleh karyawan selama mengikuti pelatihan. Penilaian terhadap seberapa jauh peserta training memahami materi yang telah diberikan merupakan hal yang sangat penting.
Mengapa penting? Dengan memahami materi yang diberikan, maka karyawan akan mendapatkan wawasan yang lebih dan mendorong pengembangan diri mereka yang kemudian berujung pada peningkatan produktivitas perusahaan.
Sebelum mengadakan kegiatan pelatihan, sangat disarankan untuk menyusun daftar tujuan pembelajaran. Tujuan pembelajaran tersebut dijadikan standar nilai dalam memberikan penilaian terhadap pelatihan tersebut.
Penilaian hasil pembelajaran tidak hanya bisa diukur dari satu sisi. Tetapi mencakup banyak aspek seperti perubahan keterampilan, pengetahuan, hingga perilaku peserta.
Menurut Bapak Fautry Hasfiandy, terdapat dua cara terbaik yang dapat dilakukan untuk mengevaluasi pembelajaran yaitu dengan melakukan pre-test dan post-test.
Pre-test merupakan tes yang diberikan sebelum training berlangsung yakni sejauh mana peserta memiliki pengetahuan atau keterampilan sebelum diberikan training. Sedangkan, post-test merupakan tes yang diberikan setelah training berlangsung yaki sejauh mana peserta memiliki pengetahuan atau keterampilan setelah diberikan training.
Behavior
Level ketiga dalam model evaluasi training Kirkpatrick adalah melakukan penilaian terhadap sikap serta perilaku peserta. Dalam hal ini, tim dalam perusahaan diberikan tanggung jawab untuk menilai sejauh mana perkembangan sikap serta perilaku para peserta setelah mendapatkan materi pembelajaran dalam training tersebut.
Dalam model evaluasi training Kirkpatrick pada level ketiga, jikalau tidak terlihat perubahan sikap dan perilaku pada seseorang belum tentu training tersebut gagal. Akan tetapi, terkadang terdapat penyebab lain yang memungkinkan. Misalnya, seorang karyawan baru canggung dan malu dalam mengekspresikan kemampuan dan skill yang ia peroleh.
Untuk dapat melakukan evaluasi dengan baik, tim training dapat melakukan pencatatan perilaku dan sikap peserta sebelum mengikuti training. Lalu, catatan tersebut dibandingkan dengan perilaku dan sikap setelah training. Hal tersebut dapat menunjukkan seberapa jauh perkembangan dari peserta tersebut.
Menurut Bapak Fautry Hasfiandy, setelah tiga bulan tim training juga bisa melakukan 360 survey degree untuk mengevaluasi perilaku karyawan yakni dengan berkomunikasi dengan atasannya berkaitan dengan perilaku peserta training.
Result
Level paling atas pada model evaluasi training Kirkpatrick yaitu melakukan evaluasi secara keseluruhan. Pada level ini, tim training akan melakukan analisis dan pengukuran.
Bukan hanya perusahaan yang memperoleh dampak positif, tetapi juga pihak karyawan. Selain perusahaan dan karyawan, semua yang terlibat dalam aktivitas pekerjaan di perusahaan tersebut tetap mendapatkan manfaat baik. Ini merupakan level tertinggi dalam model evaluasi program training.
Maka dari itu, diperlukan cara yang lebih besar untuk menilainya. Kegiatan evaluasi dapat dilakukan dengan mengamati sekaligus mengevaluasi kinerja perusahaan dalam hal peningkatan penjualan, volume produksi, kualitas, dan lainnya. Selain itu, perubahan pada efisiensi kerja dalam perusahaan juga menjadi panduan penting dalam mengevaluasi level ini.
Bapak Fautry Hasfiandy, selaku pembicara Event GreatDay Connect (2/9) berkata bahwa untuk mengevaluasi level ini, perusahaan bisa melakukan pengukuran terhadap Key Performance Indicator (KPI) untuk setiap departemen dalam perusahaan.
Apa itu ROTI (Return on Turning Investment)?
Mengikutsertakan karyawan untuk pelatihan cukup menguras keuangan perusahaan. Dikarenakan dana yang keluar cukup banyak, pemimpin perusahaan menginginkan umpan balik dari pelatihan tersebut. Hasil dari program pelatihan tersebut dapat diukur dalam ROTI.
Ketika mendengar kata “Roti”, yang langsung terlintas di pikiran kita pasti roti yang biasanya dikonsumsi di pagi hari, bukan? Tetapi, tunggu dulu, roti yang ini berbeda dengan roti yang biasanya kita konsumsi.
Return On Training Investment (ROTI) merupakan cara yang dilakukan untuk mengukur keberhasilan sebuah pelatihan dengan membandingkan antara manfaat finansial yang diterima setelah pelatihan dengan biaya yang dikeluarkan.
Dengan melakukan ROTI ini, tim manajemen dapat mengevaluasi pelatihan dan menentukan tindakan selanjutnya yang perlu dilakukan dengan lebih mudah. Maka dari itu, tim manajemen pelatihan perlu memahami dan menguasai teknik ROTI ini agar bisa mengoptimalkan aktivitas pelatihan yang dilaksanakannya dan menghasilkan ROTI positif.
Semakin besar ROTI yang diperoleh sebuah perusahaan, maka semakin efektif pula program pelatihan tersebut akan dinilai karena memberikan manfaat yang besar kepada perusahaan, terutama dalam segi finansial.
Pengukuran ROTI juga dilihat dari indikator keberhasilan seperti peningkatan produktivitas, penjualan, persediaan barang, dan lain sebagainya. Selain itu, indikator yang juga penting dapat terlihat dari penurunan tingkat kesalahan, keluhan konsumen, cacat produk, dan lainnya.
“ROTI ini sangat perlu untuk dilakukan oleh semua perusahaan tanpa terkecuali, karena dengan adanya pengukuran ROTI ini bisa memberikan petunjuk bagi sebuah perusahaan untuk tetap mengikutsertakan karyawan dalam pelatihan atau mengambil tindakan lainnya, ungkap Pak Fautry Hasfiandy (2/9).
Cara Menghitung ROTI dengan Mudah
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa untuk mengukur keberhasilan sebuah training, maka perlu menghitung Return on Training Investment agar sebuah perusahaan mengetahui tindakan yang akan dilakukan selanjutnya untuk perusahaan mereka.
Sayangnya, masih ada perusahaan yang kebingungan akan perhitungan ROTI ini sehingga mereka membiarkannya begitu saja dan akan berdampak pada perusahaan itu sendiri terutama dalam finansialnya.
Lantas, bagaimana cara perhitungan ROTI dengan mudah dan sederhana? Ayo, langsung ikuti 5 langkah di bawah ini!
Tujuan Pelatihan
Sebuah perusahaan harus mengetahui terlebih dahulu apa tujuan dari pelatihan yang diikuti oleh karyawan mereka. Apakah ingin meningkatkan penjualan perusahaan? Apakah ingin menurunkan cacat produk? Apakah ingin meningkatkan ketersediaan produk?
Menurut Bapak Fautry Hasfiandy (2/9), sebuah perusahaan harus menentukan dampak yang dihasilkan dari pelatihan tersebut ingin mencapai level apa. Secara umum, terdapat tiga level impact, yaitu low (mendapatkan ide baru saja), medium (mendapatkan pengetahuan yang luas), dan high (memberikan perubahan pada perusahaan).
Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda-beda dimana sangat bergantung pada masalah yang ingin diselesaikan oleh perusahaan baik dalam jangka pendek maupun panjang.
Tanpa adanya tujuan yang jelas dari perusahaan, maka pelatihan yang diikuti oleh karyawan mereka hanyalah sia-sia yang membuang banyak waktu, uang, dan tenaga. Sehingga, sangat mutlak bahwa pelatihan harus memiliki tujuan terlebih dahulu sebelum mengikutsertakan karyawan..
Prinsip tujuan pelatihan yaitu, menjamin program-program pelatihan bisa dilakukan dengan tepat waktu, mengembangkan proses yang lebih efektif dan efisien, dan menjamin bahwa program pelatihan yang diberikan tidak melewati anggaran perusahaan yang telah ditetapkan.
Bentuk Pelatihan
Untuk mencapai tujuan dari pelatihan yang sudah ditentukan, sebuah perusahaan juga harus bisa menentukan bentuk pelatihan yang sesuai dengan tujuannya. Dengan begitu, tujuan pelatihan yang diinginkan akan bisa tercapai dengan mudah dan maksimal.
Ada beberapa bentuk pelatihan yang sesuai dengan dampak yang diinginkan perusahaan masing-masing yaitu, seminar, workshop, dan coaching.
Sebuah perusahaan bisa mengikutsertakan karyawan ke dalam seminar ketika perusahaan menginginkan karyawan hanya mendapatkan sebuah ide baru. Selain itu, jikalau perusahaan menginginkan karyawan mendapatkan pengetahuan yang luas, maka bisa mengikutsertakan karyawan dalam workshop.
Bentuk pelatihan yang paling tinggi yaitu, coaching, dimana ketika perusahaan menginginkan perubahan secara bisnis dalam jangka waktu yang panjang.
Pengumpulan Data
Pada tahap ini, terdapat dua jenis data yang akan dikumpulkan. Data pertama yaitu data terbaru setelah program pelatihan selesai dilakukan dan data kedua yaitu data selama periode waktu tertentu (empat bulan, enam bulan, atau dua belas bulan) dimana karyawan telah menerapkan pengetahuan dan keterampilan mereka yang berdampak pada peningkatan produktivitas perusahaan.
“Data-data yang dikumpulkan biasanya mulai dari kuesioner, pre test, post test, survey 360 degree, Key Performance Indicator (KPI), dan laporan keuangan”, ungkap Pak Fautry Hasfiandy (2/9).
Dalam pengukuran efektivitas pelatihan, data yang dikumpulkan berupa data level 1 sampai level 4. Data level 1 dan level 2 dapat langsung dikumpulkan setelah pelatihan dilakukan. Sedangkan, data level 3 dan level 4 dapat dikumpulkan pada selang waktu tertentu selama masih dalam program pelatihan.
Analisa Data
Data yang sudah dikumpulkan sebelumnya, kemudian diproses dan dianalisis terkait dengan dampak positif yang dihasilkan dari program pelatihan.
Pada tahap ini, data yang ada dikonversikan ke dalam nilai moneter (uang) menggunakan analisis ROTI (Return On Training Investment).
Perhitungan ROTI (Return On Training Investment) dihitung menggunakan formula sebagai berikut:
ROTI = (Manfaat yang didapatkan – Biaya yang dikeluarkan untuk mengikuti pelatihan) / Biaya x 100%
Pada saat melakukan pengukuran Return on Training Investment (ROTI), terdapat beberapa komponen biaya investasi pelatihan yang perlu dipertimbangkan, seperti:
- biaya desain dan perkembangan program pelatihan,
- biaya fasilitator,
- biaya fasilitas pelatihan, dan
- biaya administrasi.
Laporan dan Rekomendasi
Laporan juga menjadi bagian terpenting dalam hal apapun. Tanpa adanya sebuah laporan, maka perusahaan tidak memiliki gambaran untuk rencana yang akan dilakukan berikutnya.
Pada tahap ini, hasil-hasil dari ROTI yang telah dihitung pada tahap sebelumnya akan dilaporkan kepada manajemen organisasi yang berkepentingan.
Laporan yang diberikan juga harus jelas dan terperinci mulai dari tahapan satu sampai dengan tahapan keempat.
Contoh Perhitungan ROTI
Sebuah perusahaan ABCD ingin mengurangi cacat produk dari 30 orang tenaga produksi mereka. Kemudian, perusahaan ABCD mengirim 30 tenaga produksi itu untuk mengikuti pelatihan dalam perusahaan berbasis keterampilan produksi selama 5 hari.
Beberapa informasi finansial telah diperhitungkan sebagai berikut:
- Perusahaan menggunakan instruktur internal yang pada saat ini bergaji (termasuk manfaat-manfaat lain) sebesar $52,000 per tahun. Sehingga biaya instruktur yang memberikan pelatihan selama 5 hari diperhitungkan sebesar $1,000 (= $52,000 / 52 minggu).
- Biaya administrasi, material, dan fasilitas pelatihan lainnya diperhitungkan sebesar $100 per orang, sehingga biaya untuk 30 orang adalah: $100 x 30 orang = $3,000.
- Setiap pekerja produksi menerima upah sebesar $800 per minggu, sehingga biaya ketika 30 orang ini mengikuti pelatihan selama 5 hari diperhitungkan sebesar: $800 x 30 orang = $24,000.
- Biaya total untuk pelatihan selama 5 hari diperhitungkan sebesar $1,000 + $3,000 + $24,000 = $28,000
- Setelah mendapatkan pelatihan, diasumsikan bahwa ke-30 orang mampu meningkatkan produksi sebesar 20% dan mengurangi cacat sebesar 30%. Dengan demikian diperhitungkan bahwa penghematan yang diterima selama setahun adalah $90,000.
Berdasarkan informasi di atas, maka nilai ROTI dapat dihitung sebagai berikut:
ROTI = [(Manfaat – Biaya) / Biaya] x 100%
= [($90,000 – $28,000)/$28,000] x 100%
= 221%
Jadi, setiap $1 yang diinvestasikan pada program pelatihan akan memberikan manfaat pada perusahaan sebesar $2.21.
Kesimpulan
Pelatihan menjadi peranan penting bagi perusahaan dengan tujuan agar karyawan mereka bisa mengembangkan potensi diri sehingga bisa memajukan dan meningkatkan produktivitas perusahaan.
Oleh karena itu, diperlukan evaluasi pelatihan untuk mengukur kesuksesan sebuah pelatihan yang dilakukan. Model evaluasi pelatihan yang paling sering digunakan oleh perusahaan yaitu model evaluasi training Kirkpatrick yang terdiri dari empat level yaitu reaction, learning, behavior, dan result.
Selain itu, sebuah perusahaan juga perlu untuk melakukan perhitungan ROTI (Return on Training Investment) berguna sebagai laporan pertanggungjawaban apakah pelatihan tersebut berjalan dengan baik dan memberi dampak pada karyawan atau tidak.
Return On Training Investment (ROTI) merupakan cara yang dilakukan untuk mengukur keberhasilan sebuah pelatihan dengan membandingkan antara manfaat finansial yang diterima dengan biaya yang dikeluarkan untuk pelatihan.
Perhitungan ROTI dapat dilakukan dengan menerapkan lima langkah yang sudah ditetapkan, yaitu:
- Memahami tujuan pelatihan: sebuah perusahaan harus bisa menentukan dampak yang diinginkan dari pelatihan. Secara umum, terdapat tiga level impact, yaitu low, medium, dan high.
- Mengetahui bentuk pelatihan yang sesuai: sebuah perusahaan harus menentukan bentuk pelatihan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Secara umum, terdapat tiga bentuk pelatihan yaitu, seminar, workshop, dan coaching.
- Mengumpulkan data: terdapat dua jenis data yang harus dikumpulkan yaitu data terbaru setelah program pelatihan selesai dilakukan dan data selama periode waktu tertentu (empat bulan, enam bulan, atau dua belas bulan).
- Melakukan analisis data: analisis data dilakukan dengan mengkonversikan data ke dalam nilai moneter menggunakan analisis ROTI (Return On Training Investment).
- Memberikan laporan dan rekomendasi pada pihak yang berkepentingan.
Sebenarnya, perhitungan ROTI tidaklah sesulit yang dibayangkan, lho! Jikalau kalian terus belajar dan mencoba untuk memahaminya, maka yakinlah perhitungan yang dilakukan akan lebih mudah!
Mau dapetin insight baru tentang hal lainnya? Jangan ragu untuk join event-event lainnya hanya di GreatDay Connect Online Seminar. Tak perlu khawatir untuk ngeluarin uang karena event ini GRATIS dan terbuka secara umum, lho!
