Pahami Mengapa Perusahaan Anda Harus Mencatat Petty Cash!

Salah satu hal yang dapat dilakukan untuk memperoleh pendapatan selain bekerja untuk sebuah perusahaan adalah dengan memulai sebuah usaha. Agar bisnis tersebut dapat berjalan dengan lancar, maka manajemen keuangan harus dilakukan dengan baik. Salah satu istilah yang umum digunakan saat mengelola finansial dari sebuah bisnis adalah petty cash atau kas kecil.

Petty cash ini dapat digunakan untuk membantu mencari tahu pengeluaran perusahaan agar dapat dikelola dengan lebih baik lagi. Pengeluaran seperti apakah yang termasuk dalam kas kecil? Bagaimana caranya mencatat petty cash? Dalam artikel ini, kami akan mencoba menjelaskan mengenai kedua hal tersebut dan masih banyak lainnya.Yuk, kita mulai.

Pengertian Petty Cash

Petty Cash adalah uang yang disisihkan oleh perusahaan yang digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil yang tidak terduga.Pengeluaran yang tidak terduga ini bisa berupa pembelian alat tulis kantor (ATK) seperti kertas dan tinta printer, konsumsi rapat,  penggantian biaya atau reimbursement dari perjalanan bisnis, dan lain sejenisnya. Meski petty cash ini digunakan untuk pengeluaran dadakan, jumlah pengeluaran petty cash dibatasi oleh perusahaan tiap periode pembukuan agar tidak membludak.

Karena nominal pengeluaran petty cash kecil, umumnya tidak diperhatikan dan dapat menjadi reaksi berantai dan akan membuat perusahaan bingung pengeluaran apa saja yang dikeluarkan. Oleh karena itu, penting untuk melakukan pencatatan keuangan dengan mencantumkan pengeluaran petty cash agar perusahaan mengetahui kondisi pengeluaran sebenarnya.

Manfaat Petty Cash

Setelah memahami mengenai pengertian petty cash, mungkin Anda memikirkan apa manfaatnya bagi perusahaan. Dibawah ini kami akan menjelaskan apa sebenarnya yang dapat dirasakan perusahaan apabila melakukan pencatatan petty cash. 

Menurunkan Beban Kerja Akuntan Mencatat Laporan Keuangan

Tanggung jawab seorang akuntan dalam sebuah perusahaan sangat besar karena catatan keuangan yang dibuat oleh mereka akan dilihat oleh perusahaan untuk melihat kondisi keuangan sebenarnya. Kesalahan-kesalahan minor yang ada dalam pencatatan laporan keuangan dapat berakibat fatal bagi perusahaan. Dengan demikian, mencatat setiap pengeluaran kecil akan sangat menurunkan beban kerja daru seorang akuntan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan.

Baca juga: Akuntansi Biaya dan Mengapa Perusahaan Anda Membutuhkannya

Pembayaran Lebih Praktis 

Pencatatan petty cash tidak membutuhkan aturan yang rumit dan memudahkan perusahaan untuk melakukan kegiatan-kegiatan yang membutuhkan kas kecil. Oleh karena itu, pembayaran yang dilakukan untuk kegiatan-kegiatan tersebut lebih mudah untuk diproses.

Memperbagus Image Perusahaan Kepada Pihak Eksternal

Perlengkapan seperti alat tulis kantor dan konsumsi adalah salah satu bagian paling penting untuk meningkatkan citra perusahaan kepada pihak luar. Mengapa? Karena pada saat perusahaan mengadakan acara seperti rapat dengan pihak eksternal, diperlukan hal-hal seperti perlengkapan yang disebutkan diatas agar peserta rapat dapat menganggap perusahaan memiliki profesionalisme yang tinggi.

Metode yang Digunakan dalam Pencatatan Petty Cash

Untuk mencatat petty cash dengan benar, terdapat dua metode yang dapat digunakan. Gunakan dua metode dibawah ini untuk menulis laporan kas kecil Anda sebelum memberikannya kepada pihak keuangan. 

Metode Tetap (Imprest Fund System)

Metode tetap merupakan metode yang meliputi transaksi yang nominal pengeluarannya tetap. Pada metode ini, pihak yang memegang petty cash mengumpulkan bukti transaksi setiap melakukan pengeluaran untuk perusahaan. Untuk mengetahui prosedur dari metode tetap, perhatikan penjelasan dibawah ini:

• Membentuk dana kas kecil untuk pembayaran kebutuhan konstan perusahaan pada periode waktu tertentu berdasarkan data historis
• Menyiapkan dana untuk membayar transaksi tersebut
• Saat dana sudah mulai menipis, perusahaan akan memberikan kas kecil sesuai dengan jumlah pengeluaran sebelumnya.

Metode Berubah-Ubah (Fluctuating Fund System)

Sesuai dengan namanya, metode berubah-ubah adalah metode yang menghitung kas kecil yang berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan kemungkinan mengalami fluktuasi dari satu periode ke periode selanjutnya. 

Karena kebutuhan kas kecil yang dicatat dalam metode ini fluktuatif, maka nominal kas kecil yang diberikan kepada pihak yang membutuhkan tidak akan sama dengan nominal sebelumnya. Contohnya adalah saat sebuah perusahaan menetapkan jumlah uang yang ada di kas kecil sebesar 10 Juta rupiah untuk perjalanan bisnis, pada saat kas kecil diisi kembali berkemungkinan besar untuk berubah nominalnya, baik lebih besar maupun lebih kecil.

Dokumen yang Diperlukan untuk Mencatat Petty Cash

Agar pencatatan petty cash dapat dilakukan dengan tepat dan akurat, maka diperlukan kumpulan dokumen tertentu. Selain tepat dan akurat, dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan keuangan dan menjadi data historis yang dapat menjadi referensi kongkrit.

Berikut adalah kumpulan dokumen yang sangat krusial bagi pencatatan petty cash:

• Cek: Cek merupakan dokumen yang dapat digunakan saat ingin menginstruksikan bank untuk melakukan pembayaran nominal uang tertentu kepada pihak yang tertulis di cek.
• Bukti Kas Keluar: bermanfaat untuk memastikan pesanan pencairan kas dari fungsi akuntansi pada fungsi kas besar tercantum dalam dokumen dan dibutuhkan saat pengisian kembali petty cash.
• Permintaan Pengeluaran Kas Kecil: digunakan untuk mengajukan uang kepada pihak yang memegang kas kecil.
• Bukti Pengeluaran Kas Kecil: dimanfaatkan sebagai pertanggungjawaban oleh pengguna petty cash dan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.
• Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil: berguna untuk pemegang kas kecil saat meminta kepada divisi keuangan untuk mengisi ulang petty cash.

Secara garis besar, petty cash merupakan aspek penting yang harus dicantumkan dalam pencatatan keuangan perusahaan. Hal-hal seperti pengeluaran untuk konsumsi rapat, alat tulis kantor (ATK), perjalanan bisnis sebaiknya dicatat agar dapat menurunkan beban kerja seorang akuntan dan meningkatkan image perusahaan. 

Untuk mencatat petty cash, dapat menggunakan metode tetap atau imprest fund system dan metode berubah-ubah atau fluctuating fund system. Namun, apabila perusahaan Anda memiliki banyak kebutuhan yang melibatkan penggunaan petty cash, maka pencatatan secara manual akan membuat Anda kewalahan. Oleh karena itu, Anda akan membutuhkan aplikasi pendukung dan GreatDay HR dapat menjadi solusi untuk perusahaan Anda.

Dengan fitur budget plan yang dimiliki oleh GreatDay HR, Anda dapat merencanakan anggaran perusahaan dan menetapkan dana kas kecil, pinjaman, serta investasi secara otomatis. Selain itu, Anda juga dapat mengirimkan dan meminta laporan langsung kepada divisi keuangan secara cepat, aman, dan nyaman. 

Terlihat menguntungkan, bukan? Undang kami untuk memberikan demo sekarang! Proses pencatatan petty cash perusahaan Anda akan berjalan secara tepat dan akurat.