Perusahaan yang bergerak di bidang manapun tentunya akan membutuhkan barang atau jasa, dan salah satu proses yang dapat dilakukan perusahaan untuk mendapatkan hal-hal tersebut adalah dengan melakukan procurement.
Procurement adalah salah satu kegiatan yang paling umum dilakukan oleh sebuah perusahaan, terutama jika membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang banyak. Dalam artikel ini, kami akan membahas tuntas mengenai pengertian, proses, hingga kesalahan-kesalahan yang umum terjadi di proses procurement. Mari kita mulai.
Procurement adalah kumpulan kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan untuk membeli atau mengadakan berbagai macam barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Proses procurement dimulai dari pembelian barang atau purchasing, kemudian dilakukan pengawasan saat proses pembelian tersebut (expediting), dan pada akhirnya selesai di traffic dimana dilakukan pengiriman dan pengecekan bahwa barang telah sampai di tujuan dengan aman.
Perusahaan melakukan proses procurement agar dapat memperoleh barang atau jasa yang sesuai kebutuhan dan spesifikasi yang telah ditentukan perusahaan dengan pengeluaran biaya paling sedikit demi memaksimalkan keuntungan.
Proses procurement yang dilakukan oleh setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung dari produk atau jasa yang mereka jual dan juga tingkat kerumitan pembuatan produk atau jasa tersebut.
Walaupun begitu, biasanya terdapat beberapa tahapan umum yang harus dilewati agar pengadaan barang atau jasa dapat dilaksanakan dengan benar. Berikut adalah beberapa langkah-langkah untuk pengadaan barang:
Baca juga: Definisi Regulasi dan Pengertiannya di Dunia Bisnis
Dalam proses procurement, terdapat beberapa aturan yang harus ditegakkan agar kegiatan berjalan dengan lancar. Dua contoh dari aturan-aturan tersebut adalah etika dan prinsip procurement. Simak penjelasan dibawah ini untuk lebih memahami kedua hal tersebut.
Etika pada procurement adalah perilaku yang baik, seperti bersikap profesional terhadap satu sama lain dan menghormati peran masing-masing pihak dalam proses procurement.
Berdasarkan Keputusan Presiden No.80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, etika pengadaan barang dan jasa (procurement) yaitu sebagai berikut:
Selain etika, terdapat beberapa prinsip yang ditegakkan dalam procurement secara internasional. Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad dalam buku mereka “Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Hardjowijono†yang dirilis tahun 2008, prinsip-prinsip tersebut yaitu efisiensi, efektivitas, persaingan sehat, keterbukaan, transparansi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas, berikut penjelasan dari tiap prinsip:
Baca juga: Serba-Serbi Konsinyasi yang Perlu Anda Ketahui
Proses pelaksanaan procurement terdiri dari banyak langkah-langkah yang dilaksanakan oleh banyak pihak, oleh karena itu, kemungkinan terjadinya kesalahan tetap ada meskipun perusahaan telah membuat perencanaan yang terbaik.
Terdapat berbagai masalah yang mungkin terjadi dalam setiap tahap yang ada dalam proses procurement, baik dari tahap awal, yaitu dari penentuan kebutuhan, hingga sampai tahap akhir yang merupakan proses pembayaran. Skala masalah yang terjadi juga dapat berupa kecil hingga besar, berikut masalah-masalah yang umum terjadi:
Masalah yang umum terjadi berhubungan dengan vendor atau pemasok barang, dimana pencarian vendor terbaik merupakan masalah utama pada aspek ini. Vendor yang terbaik dalam segi harga dan kualitas yang tepat bagi perusahaan umumnya sulit untuk ditemukan, oleh karena itu perusahaan harus mencari lebih dalam dan melakukan negosiasi hingga menemukan harga yang tepat.
Selain itu, walaupun telah ditemukan vendor yang dianggap tepat, tetap ada kemungkinan vendor akan mengecewakan perusahaan, baik dari segi pelayanan maupun kualitas barang.
Data yang tidak akurat juga merupakan salah satu masalah yang timbul dalam proses procurement. Apabila data yang dimiliki, seperti barang yang dibutuhkan dan vendor yang dipilih tidak mendalam dan akurat, maka proses procurement sangat berkemungkinan untuk tidak berjalan secara optimal dan membuat biaya yang dikeluarkan jauh diatas perkiraan awal.
Barang atau jasa yang telat sampai di perusahaan dapat mempengaruhi semua proses bisnis, umumnya di bagian produksi dan penjualan, dan membuat perusahaan tidak berjalan secara optimal. Hal-hal seperti pengajuan proposal dan negosiasi kontrak yang terlampau lama merupakan beberapa hal yang dapat membuat barang tidak sampai tempat waktu.
Dapat disimpulkan bahwa procurement atau pengadaan merupakan proses yang penting untuk dijalankan perusahaan apabila membutuhkan aliran barang atau jasa yang stabil. Terdapat beberapa tahapan yang ada dalam proses procurement ini, yang dimulai dari penentuan kebutuhan hingga proses pembayaran.
Dalam proses procurement, terdapat beberapa etika dan prinsip yang sebaiknya ditegakkan agar semua proses berjalan dengan lancar. Meski begitu, tetap ada kemungkinan terjadinya kesalahan pada proses procurement, baik yang berhubungan dengan pihak vendor, maupun ketidakakuratan data. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan tersebut, perusahaan membutuhkan aplikasi pendukung.
Baca juga: Mari Mengenal Online Single Submission dan Proses Izin Usaha!
GreatDay HR dapat menjadi aplikasi tersebut. Dengan aplikasi ini, Anda dapat memantau kinerja karyawan Anda, khususnya pada bagian procurement untuk membantu memastikan kelancaran kegiatan procurement. Selain itu, Anda juga dapat mendelegasikan tugas kepada karyawan Anda dengan mudah langsung dalam aplikasi saat Anda membutuhkannya.
Apabila Anda merupakan pihak yang menentukan kebutuhan perusahaan dan ingin mengirimkannya kepada karyawan procurement, Anda dapat melakukannya lewat Aplikasi GreatDay HR.
Undang kami sekarang juga apabila Anda ingin proses procurement perusahaan Anda berjalan lebih lancar!