Procurement: Pengertian, Proses, dan Kesalahan-Kesalahan yang Kerap Terjadi

Perusahaan yang bergerak di bidang manapun tentunya akan membutuhkan barang atau jasa, dan salah satu proses yang dapat dilakukan perusahaan untuk mendapatkan hal-hal tersebut adalah dengan melakukan procurement.

Procurement adalah salah satu kegiatan yang paling umum dilakukan oleh sebuah perusahaan, terutama jika membutuhkan barang atau jasa dalam jumlah yang banyak. Dalam artikel ini, kami akan membahas tuntas mengenai pengertian, proses, hingga kesalahan-kesalahan yang umum terjadi di proses procurement. Mari kita mulai.

Pengertian Procurement

Procurement adalah kumpulan kegiatan yang dilaksanakan oleh sebuah perusahaan untuk membeli atau mengadakan berbagai macam barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Proses procurement dimulai dari pembelian barang atau purchasing, kemudian dilakukan pengawasan saat proses pembelian tersebut (expediting), dan pada akhirnya selesai di traffic dimana dilakukan pengiriman dan pengecekan bahwa barang telah sampai di tujuan dengan aman.

Perusahaan melakukan proses procurement agar dapat memperoleh barang atau jasa yang sesuai kebutuhan dan spesifikasi yang telah ditentukan perusahaan dengan pengeluaran biaya paling sedikit demi memaksimalkan keuntungan.

Proses Procurement

Proses procurement yang dilakukan oleh setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung dari produk atau jasa yang mereka jual dan juga tingkat kerumitan pembuatan produk atau jasa tersebut. 

Walaupun begitu, biasanya terdapat beberapa tahapan umum yang harus dilewati agar pengadaan barang atau jasa dapat dilaksanakan dengan benar. Berikut adalah beberapa langkah-langkah untuk pengadaan barang:

1. Requirement and source determination
   Pada tahap ini, perusahaan akan menentukan barang yang dibutuhkan dan mengirimkan inquiry document kepada pemasok barang yang dianggap paling tepat untuk perusahaan.
2. Vendor selection
   Setelah mendapatkan pemasok yang tepat, perusahaan akan menjalankan negosiasi dengan pemasok atau vendor hingga mendapatkan harga yang tepat bagi pemasok dan perusahaan.
3. Order processing and monitoring
   Selanjutnya, purchase order akan diterbitkan oleh perusahaan untuk diberikan kepada pemasok, yang kemudian akan dipantau demi kelancaran proses pembelian.
4. Goods receipt and payment
   Barang telah diterima oleh perusahaan dan pengiriman pembayaran kepada pemasok sesuai dengan yang tertera di purchase order.

Baca juga: Definisi Regulasi dan Pengertiannya di Dunia Bisnis

Etika dan Prinsip Procurement

Dalam proses procurement, terdapat beberapa aturan yang harus ditegakkan agar kegiatan berjalan dengan lancar. Dua contoh dari aturan-aturan tersebut adalah etika dan prinsip procurement.  Simak penjelasan dibawah ini untuk lebih memahami kedua hal tersebut.

Etika Procurement

Etika pada procurement adalah perilaku yang baik, seperti bersikap profesional terhadap satu sama lain dan menghormati peran masing-masing pihak dalam proses procurement. 

Berdasarkan Keputusan Presiden No.80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, etika pengadaan barang dan jasa (procurement) yaitu sebagai berikut:

1. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggung jawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa;
2. Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa;
3. Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan tidak sehat;
4. Menerima dan bertanggung jawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak;
5. Menghindari dan mencegah terjadinya pertentangan kepentingan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa (conflict of interest);
6. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa;
7. Menghindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang dan/atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara;
8. Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa.

Prinsip Procurement

Selain etika, terdapat beberapa prinsip yang ditegakkan dalam procurement secara internasional. Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad dalam buku mereka “Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Hardjowijono” yang dirilis tahun 2008, prinsip-prinsip tersebut yaitu efisiensi, efektivitas, persaingan sehat, keterbukaan, transparansi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas, berikut penjelasan dari tiap prinsip:

1. Efisiensi: Prinsip efisiensi mengharuskan pengadaan barang dengan penggunaan sumber daya yang ada dan menghasilkan barang atau jasa dengan jumlah dan kualitas yang diinginkan dalam waktu terbaik.  
2. Efektif: Prinsip efektif memperoleh barang atau jasa dengan nilai setinggi mungkin hanya dengan menggunakan sumber daya yang ada. 
3. Persaingan sehat: Prinsip persaingan sehat mengatur persaingan antar calon vendor barang dan jasa agar tidak terjadi kecurangan.
4. Terbuka: Prinsip terbuka membuka kesempatan bagi semua vendor yang memiliki kualifikasi yang layak untuk menjalankan praktek pengadaan barang.
5. Transparansi: Prinsip transparansi mengharuskan untuk memberikan informasi yang lengkap mengenai aturan pengadaan barang atau jasa kepada setiap calon vendor dan juga kepada masyarakat umum.
6. Tidak diskriminatif: Prinsip tidak diskriminatif memberikan perlakuan yang sama kepada semua calon vendor
7. Akuntabilitas: Prinsip akuntabilitas mempertanggungjawabkan procurement kepada pihak-pihak yang terlibat berdasarkan etika, norma, dan aturan perundang-undangan yang ada.

Baca juga: Serba-Serbi Konsinyasi yang Perlu Anda Ketahui

Kesalahan-Kesalahan Umum Procurement

Proses pelaksanaan procurement terdiri dari banyak langkah-langkah yang dilaksanakan oleh banyak pihak, oleh karena itu, kemungkinan terjadinya kesalahan tetap ada meskipun perusahaan telah membuat perencanaan yang terbaik.

Terdapat berbagai masalah yang mungkin terjadi dalam setiap tahap yang ada dalam proses procurement, baik dari tahap awal, yaitu dari penentuan kebutuhan, hingga sampai tahap akhir yang merupakan proses pembayaran. Skala masalah yang terjadi juga dapat berupa kecil hingga besar, berikut masalah-masalah yang umum terjadi:

Masalah Pada Vendor

Masalah yang umum terjadi berhubungan dengan vendor atau pemasok barang, dimana pencarian vendor terbaik merupakan masalah utama pada aspek ini. Vendor yang terbaik dalam segi harga dan kualitas yang tepat bagi perusahaan umumnya sulit untuk ditemukan, oleh karena itu perusahaan harus mencari lebih dalam dan melakukan negosiasi hingga menemukan harga yang tepat.

Selain itu, walaupun telah ditemukan vendor yang dianggap tepat, tetap ada kemungkinan vendor akan mengecewakan perusahaan, baik dari segi pelayanan maupun kualitas barang.

Ketidakakuratan Data

Data yang tidak akurat juga merupakan salah satu masalah yang timbul dalam proses procurement. Apabila data yang dimiliki, seperti barang yang dibutuhkan dan vendor yang dipilih tidak mendalam dan akurat, maka proses procurement sangat berkemungkinan untuk tidak berjalan secara optimal dan membuat biaya yang dikeluarkan jauh diatas perkiraan awal.

Barang Tidak Sampai Tepat Waktu

Barang atau jasa yang telat sampai di perusahaan dapat mempengaruhi semua proses bisnis, umumnya di bagian produksi dan penjualan, dan membuat perusahaan tidak berjalan secara optimal. Hal-hal seperti pengajuan proposal dan negosiasi kontrak yang terlampau lama merupakan beberapa hal yang dapat membuat barang tidak sampai tempat waktu.

Dapat disimpulkan bahwa procurement atau pengadaan merupakan proses yang penting untuk dijalankan perusahaan apabila membutuhkan aliran barang atau jasa yang stabil. Terdapat beberapa tahapan yang ada dalam proses procurement ini, yang dimulai dari penentuan kebutuhan hingga proses pembayaran.

Dalam proses procurement, terdapat beberapa etika dan prinsip yang sebaiknya ditegakkan agar semua proses berjalan dengan lancar. Meski begitu, tetap ada kemungkinan terjadinya kesalahan pada proses procurement, baik yang berhubungan dengan pihak vendor, maupun ketidakakuratan data. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan-kesalahan tersebut, perusahaan membutuhkan aplikasi pendukung.

Baca juga: Mari Mengenal Online Single Submission dan Proses Izin Usaha!

GreatDay HR dapat menjadi aplikasi tersebut. Dengan aplikasi ini, Anda dapat memantau kinerja karyawan Anda, khususnya pada bagian procurement untuk membantu memastikan kelancaran kegiatan procurement. Selain itu, Anda juga dapat mendelegasikan tugas kepada karyawan Anda dengan mudah langsung dalam aplikasi saat Anda membutuhkannya. 

Apabila Anda merupakan pihak yang menentukan kebutuhan perusahaan dan ingin mengirimkannya kepada karyawan procurement, Anda dapat melakukannya lewat Aplikasi GreatDay HR.
Undang kami sekarang juga apabila Anda ingin proses procurement perusahaan Anda berjalan lebih lancar!