Jika Anda sudah biasa mengatur kegiatan jual beli perusahaan, pastinya Anda pernah mendengar dan menggunakan invoice. Pada umumnya, dokumen tersebut sifatnya wajib untuk dibuat saat transaksi bisnis, namun tidak semua pelanggan selalu mendapatkan invoice ini di awal. Sebagai gantinya, pelanggan biasanya diberikan proforma invoice.
Sebenarnya, invoice dan proforma invoice memiliki banyak perbedaan, namun masih banyak orang yang sulit membedakan keduanya. Jika Anda juga kebingungan mencari perbedaan dari kedua jenis invoice tersebut, maka Anda telah datang ke tempat yang tepat. Pada artikel ini, kami akan membahas mengenai perbedaan invoice dan proforma invoice, kegunaan proforma invoice, hingga data yang dibutuhkan dalam pembuatan proforma invoice.
Pengertian Proforma Invoice
Proforma invoice merupakan dokumen yang menjadi tanda sementara yang diberikan oleh supplier atau penjual kepada pelanggan bahwa telah terjadi transaksi jual-beli. Pada umumnya, proforma invoice diberikan sebelum barang atau jasa dikirimkan kepada pelanggan.
Salah satu kegunaan proforma invoice adalah sebagai pengingat kepada pembeli untuk segera menyelesaikan pembayaran dari barang atau jasa yang mereka beli.
Baca juga: Apa Itu Faktur Penjualan?
Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice
Invoice adalah dokumen yang berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, nominal yang harus dilunasi oleh pembeli, dan tenggat waktu pelunasannya. Pada umumnya, invoice diberikan kepada pelanggan setelah pelanggan menyelesaikan pembayaran.
Sedangkan proforma invoice, atau faktur proforma, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, diberikan sebelum pelanggan menyelesaikan pembayaran dan bersifat sementara sehingga dapat diubah apabila memang terjadi perubahan kebutuhan. Agar proforma invoice dapat menjadi invoice, maka pembeli perlu mengkonfirmasi setiap aspek yang ada di faktur proforma dan melunaskan pembayaran.
Kegunaan Proforma Invoice
Telah disebutkan sebelumnya bahwa proforma invoice berguna untuk mengingatkan pembeli untuk melunaskan pembayaran. Namun bukan itu saja kegunaan proforma invoice. Simak penjelasan dibawah ini:
- Meningkatkan tingkat kepercayaan antara penjual dan pembeli, sehingga mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan.
- Memberikan informasi harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
- Membantu penjual memperkirakan jumlah produk yang akan dibeli pelanggan dan membandingkannya dengan persediaan yang dimiliki.
- Sebagai medium untuk memverifikasi barang atau jasa serta jumlah yang dipesan sesuai dengan keinginan pembeli
- Dapat dimasukkan ke dalam laporan keuangan penjual maupun pembeli karena dianggap sebagai rujukan sah
- Menjadi jaminan bahwa penjual akan menyelesaikan pesanannya saat seorang pelanggan memberikan uang muka.
- Penanda masih berjalannya kegiatan transaksi walaupun sudah lama tidak mendengar kabar dari pembeli.
Data yang Dibutuhkan dalam Pembuatan Proforma Invoice
Walaupun proforma invoice bersifat sementara, jenis invoice ini tetap membutuhkan informasi yang lengkap agar pihak penjual dan juga pembeli dapat mengetahui segala aspek dari transaksi jual-beli yang dilakukan dengan rinci.
Apa saja data-data yang dibutuhkan dalam proforma invoice? Berikut penjelasannya:
Identitas Penjual dan Pembeli
Di dalam setiap transaksi jual-beli, tentunya informasi yang harus ada adalah identitas dari kedua belah pihak. Informasi mengenai identitas penting untuk dicantumkan agar pembeli dan penjual mengetahui secara persis dengan siapa mereka bertransaksi
Rincian Produk
Selanjutnya, proforma invoice juga harus menjelaskan mengenai produk atau jasa yang jual secara rinci. Informasi seperti nama, kuantitas barang yang dibeli, dan jumlah pajak yang dibebankan harus tertulis secara detail dalam faktur proforma ini.
Tanggal
Tanggal juga merupakan rincian yang harus dituliskan di dalam proforma invoice. Yang dimaksud tanggal disini adalah tanggal disini adalah tanggal pembuatan faktur sementara ini dan tanggal jatuh tempo pembayaran.
Alasan mengapa tanggal penting untuk dimasukkan ke dalam proforma invoice adalah untuk menunjukkan kapan kegiatan transaksi dilaksanakan serta mengingatkan batas terakhir pelanggan harus melakukan pembayaran.
Informasi Tambahan
Selain informasi yang telah disebutkan diatas, penjual juga dapat menuliskan informasi lain yang rasanya harus dimasukkan dan wajib diketahui oleh pembeli. Salah satu contoh informasi tambahan yang mungkin dapat dituliskan dan diberitahukan kepada pembeli adalah informasi mengenai penjualan.
Baca juga: Cara Membuat Invoice yang Tepat!
Adanya ruang untuk memberikan informasi tambahan ini membuat kedua belah pihak memahami dengan betul mengenai informasi penting yang perlu diketahui mengenai kegiatan transaksi diluar informasi seperti rincian produk.
Dapat disimpulkan bahwa terdapat perbedaan yang cukup signifikan antara invoice dan proforma invoice. Invoice diberikan setelah semua transaksi selesai dilakukan dan bersifat resmi, sedangkan proforma invoice umumnya diberikan sebelum melakukan pembayaran dan sifatnya sementara. Jadi, aliran pada transaksi jual-beli dimulai dari pemberian proforma invoice dari pihak penjual ke pihak pembeli, pihak pembeli menyelesaikan pembayaran, dan penjual memberikan invoice.
Meski begitu, proforma invoice juga dapat digunakan pada saat pembeli telah melakukan pembayaran uang muka dan sebagai jaminan bahwa penjual akan menyelesaikan pesanan. Tentunya, agar jenis invoice ini dapat digunakan sebagaimana mestinya, dibutuhkan informasi lengkap mengenai segala aspek dari transaksi jual-beli.
Jika perusahaan Anda saat ini mempekerjakan banyak pekerja lepas dan butuh mengeluarkan proforma invoice yang banyak dalam waktu yang dekat, maka Anda membutuhkan bantuan aplikasi untuk menyelesaikannya. GreatDay HR dapat menjadi aplikasi tersebut.
Dengan GreatDay HR, Anda dapat dengan mudah mengatur siklus gaji sesuai dengan kebutuhan Anda. Penggajian secara mingguan maupun bulanan dapat langsung Anda atur dengan kebebasan memilih mata uang yang dibutuhkan.
Selain itu, Anda juga dapat menambahkan komponen lain di dalam proforma invoice yang Anda tulis dan mengubahnya dengan mudah sebelum menjadi invoice resmi. Jika Anda telah selesai melengkapi proforma invoice dan mengubahnya menjadi invoice, Anda dapat mengirimnya ke bagian keuangan untuk pencatatan keuangan perusahaan. Semua hal yang telah disebutkan dapat Anda lakukan langsung di dalam aplikasi GreatDay HR.
Sudah jelas bukan bahwa GreatDay HR dapat mempermudah pembuatan proforma invoice anda? Undang kami sekarang juga untuk mempermudah proses bisnis perusahaan anda!
