Di masa ini, segala pengambilan keputusan perlu berbasis data, yang mana perusahaan memiliki akses terhadap semakin banyak informasi terkait karyawan. Mulai dari data absensi, cuti, lembur, payroll, hingga performa karyawan, semuanya dapat menjadi sumber informasi penting bagi HR dan manajemen.
Namun, punya banyak data HR belum tentu berarti perusahaan sudah data-driven. Tantangannya justru terletak pada bagaimana data tersebut diolah menjadi informasi yang relevan dan mudah digunakan untuk mengambil keputusan. Di sinilah custom report memiliki peran penting dalam sistem HRIS.
Baca juga: Apa Itu Annual Report? Berikut Penjelasan Pengertian dan Fungsinya
Setiap perusahaan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda. HR mungkin membutuhkan laporan tingkat kehadiran karyawan, sementara tim finance membutuhkan data yang berkaitan dengan payroll. Manajemen di sisi lain mungkin membutuhkan gambaran mengenai produktivitas, biaya tenaga kerja, atau tren turnover.
Jika seluruh informasi hanya tersedia dalam bentuk laporan standar, HR dapat mengalami kesulitan ketika membutuhkan kombinasi data tertentu.
Misalnya, perusahaan ingin mengetahui:
Pertanyaan seperti ini membutuhkan data yang lebih spesifik dan terstruktur. Karena itu, perusahaan membutuhkan custom report HR yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Custom report adalah fitur yang memungkinkan pengguna membuat laporan berdasarkan data dan parameter yang dibutuhkan perusahaan.
Berbeda dengan laporan standar yang memiliki format dan informasi yang sudah ditentukan, custom report memberikan fleksibilitas bagi HR untuk memilih data tertentu, menentukan parameter, melakukan filter, hingga menyusun informasi dalam format yang lebih relevan.
Dengan demikian, HR tidak harus mengolah data secara manual dari berbagai sumber hanya untuk mendapatkan satu informasi yang dibutuhkan.
Custom report juga membantu mengubah data HR yang kompleks menjadi laporan yang lebih mudah dipahami oleh pihak yang berkepentingan.
Data mentah belum tentu memberikan gambaran yang jelas mengenai kondisi perusahaan. Ketika data dapat dikombinasikan dan difilter sesuai kebutuhan, HR dapat memperoleh insight yang lebih spesifik.
Contohnya, data absensi dapat dianalisis berdasarkan departemen, lokasi, periode tertentu, atau status karyawan. Dari sana, HR dapat melihat pola kehadiran yang mungkin membutuhkan perhatian lebih lanjut.
Tanpa sistem yang fleksibel, HR sering kali harus mengunduh berbagai laporan kemudian menggabungkan dan mengolahnya menggunakan spreadsheet.
Proses tersebut membutuhkan waktu dan berpotensi menimbulkan kesalahan, terutama ketika jumlah karyawan dan volume data semakin besar.
Dengan custom report pada HRIS, proses penyusunan laporan dapat menjadi lebih praktis karena data yang dibutuhkan dapat disajikan sesuai parameter yang telah ditentukan.
Manajemen membutuhkan informasi yang tepat untuk mengambil keputusan. Semakin lama HR menyiapkan data, semakin lama pula proses pengambilan keputusan dapat berlangsung.
Custom report memungkinkan HR menyediakan informasi yang lebih sesuai dengan kebutuhan stakeholder tanpa harus selalu membuat laporan dari awal.
Dengan begitu, data HR dapat berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan, bukan sekadar arsip administratif.
Tidak semua perusahaan memiliki struktur organisasi, kebijakan HR, maupun kebutuhan pelaporan yang sama.
Perusahaan dengan banyak cabang mungkin membutuhkan laporan berdasarkan lokasi. Perusahaan dengan berbagai entitas bisnis mungkin membutuhkan laporan berdasarkan perusahaan atau unit bisnis. Sementara itu, perusahaan dengan sistem kerja shift mungkin membutuhkan laporan yang berfokus pada kehadiran dan jam kerja.
Custom report memberikan fleksibilitas agar laporan dapat disesuaikan dengan karakteristik tersebut.
Custom report dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan operasional maupun strategis HR.
Misalnya, HR dapat membuat laporan untuk memantau kehadiran karyawan berdasarkan lokasi dan periode, membandingkan jumlah lembur antar-departemen, atau melihat data karyawan berdasarkan struktur organisasi tertentu.
Dalam pengelolaan payroll, laporan juga dapat membantu tim HR dan finance mendapatkan data yang lebih spesifik sesuai kebutuhan rekonsiliasi maupun analisis biaya tenaga kerja.
Sementara dalam performance management, data dapat digunakan untuk membantu melihat perkembangan kinerja karyawan berdasarkan parameter yang relevan dengan kebutuhan perusahaan.
Artinya, satu sistem HRIS tidak hanya menyimpan banyak data, tetapi juga dapat membantu perusahaan menggunakan data tersebut untuk menjawab pertanyaan bisnis yang berbeda.
Baca juga: Panduan Lengkap Membuat & Contoh Laporan Pertanggungjawaban!
Pada akhirnya, keberhasilan pengelolaan data HR bukan hanya ditentukan oleh seberapa banyak data yang dimiliki perusahaan. Yang lebih penting adalah seberapa mudah data tersebut digunakan untuk menjawab kebutuhan bisnis.
Custom report menjadi salah satu komponen penting karena memungkinkan HR melihat data dari perspektif yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan HRIS yang memiliki kemampuan pelaporan fleksibel, HR dapat mengurangi pekerjaan administratif, mempercepat penyediaan informasi, dan memberikan insight yang lebih relevan kepada manajemen.
Karena itu, ketika memilih HRIS, perusahaan sebaiknya tidak hanya melihat jumlah fitur yang tersedia. Pertimbangkan juga apakah sistem tersebut mampu mengolah data menjadi laporan yang fleksibel, relevan, dan dapat mendukung pengambilan keputusan bisnis.
Sebagai HRIS, GreatDay HR menyediakan berbagai fitur untuk membantu perusahaan mengelola data karyawan secara terintegrasi. Salah satunya adalah Report Builder, yang memungkinkan perusahaan membuat laporan berdasarkan kebutuhan informasi yang ingin ditampilkan.
Melalui Report Builder, HR dapat mengakses dan menyusun data dari sistem sesuai kebutuhan pelaporan. Hal ini membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada proses pengolahan data secara manual dan membuat informasi HR lebih mudah digunakan untuk kebutuhan operasional maupun pengambilan keputusan.
Ketika data seperti absensi, payroll, employee data, dan informasi HR lainnya berada dalam satu sistem, perusahaan memiliki sumber data yang lebih terintegrasi untuk menghasilkan laporan yang relevan.
Dengan GreatDay HR, Anda mendapatkan lebih dari sekadar HRIS, Anda memperoleh mitra terpercaya dalam mengelola SDM dengan optimal dan memastikan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Beralih ke yang #BeraniJamin klik di sini untuk berlangganan dan temukan berbagai penawaran menarik dari GreatDay HR!
Baca juga: Peran Teknologi dalam Membantu Penyusunan Laporan Tahunan HR yang Akurat
