Apa Itu PO? Mari Mengenal Penjelasan Purchase Order Lebih Lanjut!

PO atau Purchase Order sudah menjadi istilah yang sering didengar dan digunakan di dunia belanja online yang merupakan bukti pesanan pelaku usaha kepada pemasok. Keberadaan dokumen ini penting untuk memastikan setiap pembelanjaan sesuai dengan anggaran bisnis. 

Arens dan Loebbecke mendefinisikan PO  sebagai dokumen yang berisi deskripsi, jumlah dan informasi yang berkaitan dengan barang dan jasa yang ingin dibeli perusahaan. Dokumen pemesanan yang dikirimkan oleh pembeli (seller) kepada pemasok (supplier), mencakup informasi seperti jenis barang, jumlah/kuantitas, harga, nomor PO, dan sebagainya. Semakin jelas dan detail rincian barang, semakin efektif pemesanan. 

Apa Fungsi Purchase Order?

Setiap kegiatan bisnis tentu harus dilakukan dengan terstruktur dan terdokumen dengan baik. Memang prosesnya lebih panjang dan memerlukan lebih banyak waktu. Namun, penting untuk memiliki catatan yang jelas dalam menjalankan usaha. Begitu pula dengan pemesanan bahan baku (supply) untuk menjalankan bisnis. 

Purchase order sebagai dokumen yang mencakup informasi-informasi pemesanan tentu dibutuhkan supaya ada bukti tertulis pemesanan. Dokumen ini memberikan jaminan agar tidak ada pihak-pihak yang dirugikan. Ditambah lagi, purchase order bisa digunakan untuk menjamin dan menghindari resiko peningkatan harga produk. Hal ini terjadi karena dalam PO tertulis lengkap detail harga pemesanan produk-produk sebelumnya. PO juga bisa dijadikan perbandingan dengan invoice karena keduanya harus memiliki nilai yang sama. 

Selain itu, PO juga bisa digunakan sebagai bahan pertimbangan oleh kreditur atau pemberi pinjaman ketika pemilik usaha mengajukkan pinjaman. 

Baca juga: Cara Menghitung Current Ratio, Lengkap dengan Komponen Penting

Apa saja yang Harus Diperhatikan Ketika Membuat Purchase Order?

1. Mencantumkan identitas perusahaan dalam PO secara jelas
2. Mencantumkan produsen atau supplier yang dipilih
3. Mencantumkan detail pemesanan dengan terperinci dan jelas, informasi yang perlu dituliskan:
   • Nama pemesan dan nama perusahaan
   • Alamat pengiriman untuk menghindari kesalahan pengiriman
   • Alamat penagihan
   • Cara dan tanggal pengiriman untuk memastikan produk sampai tepat waktu
   • Nomor telepon dan alamat email yang bisa dihubungi untuk konfirmasi atau jika terjadi kendala
   • Nama produk atau barang yang dipesan
   • Kuantitas setiap produk atau barang yang dipesan
   • Harga setiap unit produk atau barang yang dipesan
   • Nomor PO
   • Total harga sesuai dengan harga per unit dan kuantitas yang dipesan
   • Pajak 
   • Metode pembayaran
   • Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
   • Syarat dan ketentuan transaksi 
   • Kolom Otorisasi
4. Membuat daftar tabel pemesanan untuk lebih memudahkan pemesanan
5. Mencantumkan cara pengiriman, waktu pengiriman, dan metode pembayaran.
6. Sertakan nomor PO untuk mempermudah proses pengecekan dan pelacakan ketika ditemukan masalah.

Apa Perbedaan Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR)?

Selain PO, istilah PR juga sering digunakan dalam proses pembelian. Meskipun sama-sama berfungsi sebagai dokumentasi aktivitas pemesanan, keduanya berbeda dari segi tingkat persetujuan. PR hanya sebatas dokumentasi daftar barang pesanan dari pembeli, sedangkan PO berisi persetujuan permintaan yang diajukan di PR. 

Jadi, PO adalah daftar barang-barang yang disetujui untuk dipesan dan dibeli dari daftar PR. Persetujuannya biasanya ditandatangani oleh Bagian Manajemen dan Departemen Akuntansi. 

Apa Perbedaan Purchase Order (PO) dengan Invoice?

Titik perbedaan PO dan invoice terletak pada pihak pembuatnya. Jika PO dibuat oleh pembeli kepada supplier, invoice dibuat oleh penjual sebagai bentuk kesepakatan dan dikirimkan kepada pembeli agar pemesanan segera dibayarkan.

Contoh PO

Manfaat Penggunaan Purchase Order

Baca juga: Ini Pentingnya Laporan Pertanggungjawaban

Karena pembuatannya yang sedikit membutuhkan usaha dan memakan waktu, banyak usaha belum menggunakan PO. Pemilik usaha kadang merasa sudah familiar dengan vendor atau supplier sehingga tidak membutuhkan dokumen formal seperti PO. Padahal dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis, setiap hal harus terdokumen atau tercatat dengan baik supaya kalau-kalau terjadi masalah, ada bukti yang bisa digunakan. 

Masalah yang dimaksud misalnya ketika pesanan tidak sesuai yang diharapkan, kemudian tidak ada bukti, Anda dan supplier sama-sama merasa benar, bagaimana Anda bisa menyelesaikan masalah ini tanpa merusak hubungan dengan supplier? Selain rugi materi karena pesanan tidak sesuai, Anda juga rugi waktu karena proses bisnis tidak berjalan. Terlebih lagi Anda harus mencari pemasok baru karena hubungan dan kepercayaan sudah terlanjur rusak. 

Masalah ini bisa dihindari jika sedari awal menggunakan PO karena tercatat secara jelas apa yang dipesan, berapa jumlahnya, kapan harus dikirim, dan sebagainya. Anggap saja PO sebagai kontrak Anda dengan pemasok. 

Jadi, Bagaimana Proses Purchase Order?

PO sebagai dokumen pengajuan pemesanan dikirim kepada penjual atau pemasok, selanjutnya keputusan setuju atau tolak tergantung pada penjual atau pemasok. Setuju atau tidak biasanya tergantung pada penawaran harga dan kapasitas produksi pemasok. Jika penawaran Anda disetujui, pemasok akan mengirimkan invoice sebagai bentuk persetujuan dan permintaan pembayaran agar pesanan dapat segera diproses.

Jika Anda merasa bingung dengan diagram di atas, ada contoh kasus yang mungkin bisa membantu Anda: 

Perusahaan A membutuhkan bahan baku untuk menjalankan bisnisnya, maka dari itu Perusahaan A membutuhkan pemasok. Setelah mencari-cari pemasok, dipilihlah satu yang sekiranya sesuai. Perusahaan A menuliskan daftar barang yang diinginkan, berapa jumlahnya, dan menuliskan harga tawaran yang diinginkan. Daftar ini disebut sebagai PO. Ketika pemasok menerima/menyetujui penawaran pembeli di PO, pemasok akan mengirimkan invoice kepada Perusahaan A. Invoice ini menjadi tanda penawaran diterima sekaligus meminta Perusahaan A untuk membayar agar pesanan bisa segera diproses. Setelah Perusahaan A membayar dan mengirimkan bukti transfer, pesanannya dikerjakan dan dikirimkan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan yang tertera di PO.

Nah, setelah mengetahui bahwa purchase order (PO) penting dalam kegiatan pembelian karena merupakan dokumen bukti pemesanan dari pembeli kepada pemasok. Kemudian memahami fungsi PO untuk menghindari peningkatan harga, mengajukkan pinjaman, serta pembanding invoice. Anda mungkin bisa mulai mempertimbangkan untuk menggunakan PO dalam menjalankan usaha Anda. Selain aman terdokumentasi, pengeluaran Anda lebih terkelola, bukan?