Cara Mengajukkan Reimbursement dengan Penjelasan Lengkap

Sebagian besar orang pasti sudah tidak asing lagi dengan istilah “rembes” atau reimburse. Apalagi bagi Anda yang sudah sering terlibat dalam kegiatan organisasi. Namun, apa sebenarnya reimburse ini? Mari kita bahas lebih dalam pengertian, kategori, hal yang perlu diperhatikan, serta apa saja yang menjadi indikasi kecurangan saat pengajuan proses reimbursement.

Pengertian Reimbursement

Berasal dari Bahasa Inggris, reimburse berarti mengganti rugi atau membayar kembali. Dalam konteks perusahaan, reimbursement merupakan sebuah proses pergantian sejumlah dana oleh perusahaan atas klaim pengeluaran karyawan untuk keperluan perusahaan.Sederhananya, dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan akan diganti oleh perusahaan dalam reimbursement. 

Keperluan yang biasanya Bisa di-Reimburse

1. Perjalanan Bisnis

Sesuai dengan judulnya, perjalanan bisnis dilakukan untuk kepentingan perusahaan. Oleh karena itu, biaya yang dikeluarkan selama perjalanan bisnis sudah seharusnya ditanggung oleh perusahaan. Umumnya, biaya yang diliputi termasuk tiket pesawat, transportasi, akomodasi atau tempat tinggal, dan makan. Tidak hanya itu, beberapa perusahaan terkadang juga memberikan “uang jajan” atau tunjangan harian untuk karyawan yang sedang melakukan perjalanan bisnis

2. Biaya Bisnis

Semua uang yang dikeluarkan perusahaan pastinya ditujukan untuk kepentingan bisnis. Sama halnya dengan reimbursement untuk mengganti biaya kepentingan bisnis yang terlebih dahulu dikeluarkan karyawan. Biasanya, biaya yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan bisnis berupa transportasi bertemu client, kebutuhan kantor, sewa, program pelatihan atau training, uang makan ketika rapat, uang untuk pulsa dan internet, dan lain-lain. 

3. Kesehatan

Sebagian perusahaan juga memberikan tunjangan kesehatan untuk karyawannya. Tunjangan ini biasanya dibuat dalam bentuk reimbursement, jadi karyawan membayar terlebih dahulu, kemudian klaim kepada perusahaan. Reimbursement kesehatan seperti biaya konsultasi dan obat dari dokter. 

Akan tetapi, tentu semua perusahaan memiliki peraturan untuk mengatur reimbursement. Hal ini penting untuk menjaga stabilitas keuangan perusahaan. Setiap perusahaan tentu memiliki peraturan yang berbeda-beda, namun umumnya perusahaan pasti menetapkan budget reimbursement. Maksimal jumlah uang yang digantikan juga pasti berbeda-beda tergantung pada posisi/jabatan karyawan. 

Oleh karena itu, karyawan perlu mengetahui poin apa saja yang perlu diperhatikan untuk memperlancar proses reimbursement. 

Baca juga: Cara Membuat Invoice yang Tepat!

Apa yang Diperhatikan Sebelum Pengajuan Reimbursement?

1. Memahami kebijakan perusahaan

Dengan memahami aturan dan kebijakan perusahaan tentang reimbursement, Anda sudah 50% menyelesaikan proses klaim karena Anda tahu pasti apa yang bisa diklaim dan tidak, apa yang bisa disetujui dan ditolak. Anda perlu memahami bahwa perusahaan berhak untuk menentukan batasan pengeluaran yang bisa di-reimburse. Proses reimbursement juga lebih cepat dilakukan karena Anda memahami prosedur pengajuan klaim. Anda mengetahui form-form apa saja yang perlu diisi, dokumen dan bukti apa saja yang perlu dipersiapkan, kapan batas waktu pengajuan, dan lain sebagainya. 

2. Simpan bukti pembayaran

Uang merupakan hal yang cukup sensitif. Perusahaan tentu membutuhkan bukti fisik pengeluaran untuk masuk ke dalam laporan. Oleh karena itu, semua pengeluaran yang tidak bisa dibuktikan tidak bisa dan tidak akan diganti oleh perusahaan. Bukti seperti apa yang diminta perusahaan? Bukti pembayaran yang biasanya diterima perusahaan berupa tanda terima, struk/nota, faktur atau dokumen sejenis lainnya. Jangan lupa, bukti pembayaran harus berisi informasi seperti total biaya, waktu transaksi, deskripsi produk atau layanan, jumlah, dan tempat pembelian. 

3. Jangan menunda reimbursement

Jangan pernah menunda-nunda proses pengajuan reimbursement karena jika terlalu besar jeda antara pengajuan dan pengeluaran, semakin kecil klaim akan disetujui. Perusahaan juga biasanya memiliki kebijakan waktu maksimal pengajuan reimbursement. Hal ini juga membantu menghindari peluang kehilangan bukti pembayaran. 

4. Jangan pernah berbuat curang

Jangan pernah mencoba “mengelabui” perusahaan karena semua pengeluaran selalu diperiksa untuk memastikan tidak ada ruang untuk kecurangan. Jangan lupa bahwa perusahaan selalu mengadakan audit untuk menutup peluang kecurangan. 

Kecurangan-Kecurangan dalam Proses Reimbursement

Hindari kecurangan-kecurangan seperti:

1. Mengajukan klaim untuk beberapa bentuk bukti pembayaran yang dimiliki diluar keperluan perusahaan
2. Memalsukan pengeluaran atau mengarang pembelian untuk mengajukan penggantian biaya
3. Dengan sengaja menaikkan nominal pengeluaran dari nilai sebenarnya
4. Mengajukkan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran perusahaan. 
5. Memaksimalkan penggunaan kartu kredit perusahaan

Baca juga: Manfaat Dasyat Slip Gaji Online!

Pertimbangan Dasar yang Menjadi Acuan Dalam Menilai Kecurangan Pada Proses Reimbursement

1. Pengeluaran karyawan lebih besar dibandingkan pengeluaran karyawan lainnya dengan jabatan yang sama
2. Melakukan klaim dua kali untuk pengeluaran yang sama
3. Pengajuan klaim pengeluaran yang tidak berkaitan dengan perusahaan 
4. Membulatkan jumlah pengeluaran, memaksimalkan penggunaan kartu kredit, dan sebagainya

Lantas, bagaimana mengelola proses reimbursement agar lebih mudah dan efektif?

Greatday HR menyediakan kemudahan bagi perusahaan untuk pengaturan klaim dan reimbursement. Aplikasi ponsel GreatDay HR tidak hanya membantu Anda mengatur kehadiran dan perhitungan gaji, tetapi juga menyediakan fitur yang membantu mempercepat proses reimbursement. Fitur Reimbursement memudahkan karyawan mengajukan klaim lebih dari satu jenis klaim, tidak perlu repot menunjukan hardcopy bukti klaim karena dapat di-upload untuk dokumennya, memudahkan monitoring saldo klaim yang dapat digunakan, pengajuan dapat dilakukan dimanapun lewat aplikasi, dan karyawan akan mendapatkan notifikasi jika pengajuannya disetujui sehingga tidak perlu lagi mengkonfirmasi status klaimnya.