Ketahui Pengertian, Jenis, dan Tips Mengajukan Reimburse di Kantor

Bagi para pekerja kantoran, pasti sudah tidak asing dengan istilah “reimburse”. Reimburse atau penggantian dana adalah salah satu fasilitas yang diberikan oleh perusahaan kepada setiap karyawannya.

Karyawan dapat mengajukan reimburse atas dana yang digunakan dengan tujuan pekerjaan dan kesehatan. Dengan kata lain, reimburse ini termasuk kepada jaminan yang diberikan bagi karyawan selama bekerja di perusahaan.

Reimburse yang biasanya diajukan antara lain penggantian dana perjalanan dinas, dana kesehatan, dan lain sebagainya. Karena berkaitan dengan keuangan, pengajuan reimburse tentu memiliki syarat dan ketentuan berdasarkan kebijakan setiap perusahaan.

Artikel kali ini akan memberikan tips mengajukan reimburse dan penjelasan tentang kelebihan online reimbursement. Simak artikelnya untuk tahu lebih banyak!

Baca juga: Manfaat dan Syarat Klaim JKK-JKM

Pengertian dan jenis reimburse

Pada dasarnya reimbursement atau reimburse adalah metode untuk membayar kembali karyawan ketika mereka menggunakan uang mereka sendiri untuk pengeluaran yang berkaitan dengan kepentingan pekerjaan atau bisnis perusahaan. 

Jenis-jenis pengeluaran karyawan yang dapat diajukan penggantian dana atau reimburse pun akan berbeda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, beberapa tipe pengeluaran karyawan yang dapat di reimburse umumnya antara lain: 

Biaya perjalanan bisnis

Tidak jarang karyawan dituntut harus melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau negeri. Nah, biaya yang dikeluarkan karyawan selama melakukan perjalanan bisnis ini lah yang umumnya akan dikembalikan perusahaan. Beberapa contoh pengeluaran untuk perjalanan bisnis seperti, biaya tiket pesawat, transportasi dan akomodasi, dan makan.

Meski demikian perlu dipahami bahwa selain melakukan reimburse, beberapa perusahaan terkadang menerapkan sistem pemberian tunjangan harian untuk biaya pengeluaran di perjalanan dinas tersebut. 

Biaya bisnis 

Tujuan reimbursement atau reimburse adalah mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan dalam hal kepentingan bisnis. Beberapa contohnya seperti membayar perlengkapan kantor, membayar sewa tempat, program pelatihan karyawan, biaya makan yang dikeluarkan saat rapat dengan klien, atau bahkan biaya pulsa yang dikeluarkan untuk melakukan panggilan telepon untuk klien. 

Biaya perawatan kesehatan

Beberapa perusahaan juga menawarkan tunjangan karyawan yang pada dasarnya adalah penggantian biaya medis yang mereka keluarkan. Contohnya reimburse biaya obat atau konsultasi dokter. 

Baca juga: Ketahui Perbedaan BPJS PBI dan Non PBI Berikut Ini

Tips mengajukan reimburse

Karena reimbursement tidak bisa dicairkan begitu saja, karyawan perlu tahu beberapa tips di bawah ini agar proses pengajuannya bisa lancar. 

Pastikan Anda sudah memahami kebijakan perusahaan tentang reimburse

Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda terkait pencairan reimbursement. Oleh karenanya, cari tahu tipe pengeluaran seperti apa yang benar-benar akan diganti perusahaan Anda. Kemudian, cek prosedur pengajuan reimbursement yang benar di perusahaan Anda. 

Siapkan dokumen persyaratan yang dibutuhkan

Setelah mengetahui prosedur pengajuan reimbursement di perusahaan, siapkan semua dokumen yang diminta oleh bagian keuangan Anda. Dokumen tersebut biasanya berupa invoice, bukti pembayaran, dan lain sebagainya. Pastikan pula untuk membawa dokumen yang asli, bukan salinan. 

Simpan semua bukti pembayaran

Sebelum mengajukan reimbursement, cek kembali semua bukti pembayaran Anda. Bukti pembayaran yang valid harus memuat informasi detail seperti deskripsi produk, tempat pembelian, waktu transaksi, dan total biaya yang dibayarkan.

Lakukan pengajuan sesegera mungkin

Tips selanjutnya dalam mengajukan reimburse adalah jangan ditunda-tunda. Lakukan pengajuan klaim penggantian dana sesegera mungkin, setelah semua bukti pembayaran Anda terima. Hal ini karena perusahaan biasanya menetapkan waktu maksimal pengajuan reimbursement. Jadi, pastikan untuk tidak menunda pengajuan penggantian dana tersebut kepada perusahaan Anda.

Baca juga: Hore Gajian! Ini Tips Mengelola Keuangan di Awal Bulan Agar Gaji Tidak Cepat Habis

Proses pengajuan klaim lebih praktis dan cepat dengan aplikasi GreatDay HR

Proses klaim terutama terkait reimbursement terkadang memakan waktu yang cukup lama. Terutama jika pengajuannya masih menggunakan cara yang manual seperti mengisi form kertas, bukti penggunaan dana, surat keterangan, dan lain sebagainya.

Selain itu, karyawan juga masih harus menunggu status pengajuan, persetujuan, dan pencairan dana reimburse yang seringkali “menggantung”. Hal tersebut salah satunya karena banyaknya form yang bertumpuk dan alur persetujuan yang panjang sehingga prosesnya lambat.

Tinggalkan cara manual dan beralih ke digital dengan GreatDay HR! Melalui fitur Claim di aplikasi GreatDay HR, seluruh proses klaim reimbursement karyawan menjadi lebih cepat dan otomatis. Karyawan hanya perlu mengatur dan mengisi form online sesuai jenis klaim yang akan diajukan secara praktis melalui satu aplikasi saja.

Tidak perlu datang ke kantor untuk prosesnya, karyawan dan HR dapat memproses klaim di mana saja kapan saja melalui ponsel pintar. Mudah bukan? Yuk, segera unduh aplikasinya atau kunjungi websitenya, dan jadwalkan demo GRATIS!

Baca juga: Sederhanakan Pengelolaan Manajemen SDM di Perusahaan dengan Fitur-Fitur Solutif GreatDay HR