SaaS: Software Layanan Berbasis Cloud Yang Dapat Meningkatkan Produktivitas Perusahaan

Software as a Service atau SaaS adalah sebuah perangkat lunak yang saat ini sedang marak digunakan oleh perusahaan. Sebab, perusahaan memungkinkan untuk mendapatkan layanan yang maksimal dari penyedia jasa SaaS.

Alasan utama banyak perusahaan mulai menggunakan SaaS yaitu untuk mengurangi biaya perawatan dan pemeliharaan perangkat. Selain itu, model layanan SaaS juga mudah digunakan tanpa harus memahami teknisnya.

Artikel kali ini akan membahas secara lengkap tentang SaaS dari mulai pengertian hingga hal yang perlu diperhatikan ketika memilih layanan SaaS. Yuk, simak pembahasannya berikut ini untuk ketahui lebih banyak tentang SaaS!

Baca juga: Workforce Management: Pengertian, Manfaat, dan Penggunaan Sistem WFM

SaaS adalah

SaaS (software as a service) adalah perangkat lunak yang dijadikan sebagai layanan dan bersifat online. SaaS juga disebut sebagai layanan aplikasi berbasis komputasi awan atau cloud. 

Saat Anda menggunakan layanan SaaS, maka Anda hanya perlu menggunakan aplikasi tersebut tanpa perlu lagi memahami berbagai hal teknis yang ada pada layanan tersebut, seperti penyimpanan data, server, dan juga pengelolaan perangkat yang ada di dalamnya.

SaaS juga bisa diakses melalui browser dengan menggunakan akun yang telah terdaftar pada aplikasi tersebut. Jadi, alih-alih menginstal perangkat lunak di komputer atau laptop, pengguna dapat langsung mengakses program melalui jaringan internet.

Baca juga: Business Process Outsourcing (BPO): Pengertian, Tujuan, Hingga Keuntungan Layanan BPO Bagi Perusahaan

Karakteristik SaaS

Untuk dapat mengetahui apakah layanan tersebut termasuk dalam SaaS, berikut adalah beberapa karakteristik SaaS yang perlu dikenali.

1. Dikelola oleh pusat

SaaS adalah pelayanan berupa perangkat lunak atau software yang membuat pengguna tidak perlu repot untuk memikirkan mengenai pengelolaannya secara teknis. Sebab, software tersebut dikelola secara terpusat dari penyedia layanan.

2. Diakses melalui internet

Untuk dapat mengakses SaaS, pengguna memerlukan koneksi internet karena software tersebut dikelola secara terpusat oleh penyedia jasa layanan. Hal ini artinya segala hal yang berkaitan dengan penggunaan software bergantung pada kualitas internet.

3. Pembaruan perangkat keras atau perangkat lunak adalah tanggung jawab penyedia jasa layanan SaaS

Karakteristik berikutnya dari SaaS adalah adanya update perangkat lunak atau perangkat keras secara berkala yang menjadi tanggung jawab penyedia layanan. Jadi, pengguna cukup menggunakannya saja tanpa perlu memikirkan mengenai pembaharuan layanan SaaS.

Baca juga: Mengenal Teknologi Face Recognition dan Cara Kerjanya

Manfaat SaaS bagi perusahaan

Alasan perusahaan menggunakan jasa layanan SaaS adalah karena banyak manfaat yang dapat mereka peroleh. Manfaat-manfaat tersebut tentu saja dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas kinerja di perusahaan. Berikut di antaranya.

1. Menghemat waktu

Perusahaan dapat menghemat banyak waktu dalam pengerjaan berbagai hal karena layanan yang diberikan berupa software. Penghematan waktu ini dirasakan sejak dimulainya proses instalasi hingga saat terjadi kerusakan pada software.

Lain halnya jika menggunakan perangkat yang dikelola sendiri, perlu ada waktu khusus untuk melakukan instalasi. Hal tersebut tentu dapat mengganggu bahkan menghentikan kegiatan operasional sehari-hari yang sedang berjalan.

Oleh sebab itu, penggunaan SaaS dapat menjadi solusi atas permasalahan efektivitas tersebut. Pasalnya, proses instalasi dan perbaikan dapat dilakukan secara jarak jauh dan tidak mengganggu kegiatan lainnya di perusahaan.

2. Mengurangi biaya operasional

Manfaat lainnya menggunakan SaaS adalah layanan ini dapat mengurangi biaya operasional, salah satunya biaya perawatan server. Selain itu, dengan menggunakan SaaS, pelayanan diberikan dalam waktu tertentu.

Hal ini menjadi salah satu cara menghemat biaya operasional karena perusahaan dapat memutuskan kerja sama jika dirasa pelayanan kurang memuaskan. Tentu hal ini berbeda jika perusahaan menggunakan perangkat lunak tersendiri.

Selain harus melakukan perawatan server, perusahaan juga akan mengalami kerugian jika perangkat yang digunakan tidak sesuai.

3. Mengurangi penggunaan ruang

Sebuah perangkat lunak untuk menjalankan sistem tentu perlu tempat tersendiri untuk penyimpanan database. Dalam hal ini, perusahaan tentu harus menyediakan tempat untuk menyimpan berbagai database agar dapat menggunakan perangkat tersebut.

Dengan menggunakan SaaS, hal tersebut tidak perlu dilakukan. Sebab, melalui layanan berbasis cloud atau komputasi awan, server dan kebutuhan penyimpanan sudah menjadi tanggung jawab penyedia layanan.

4. Mudah diakses

Manfaat berikutnya yang diperoleh perusahaan ketika menggunakan SaaS adalah kemudahan dalam mengakses software-nya. Dengan begitu, software dapat diakses oleh karyawan di berbagai tempat dan device melalui browser.

Selain itu, penyimpanan berbasis cloud juga memudahkan karyawan dalam mengakses data yang diperlukan dalam bekerja kapan saja dan di mana saja.

5. Mempermudah proses analisis data

Dengan sistem pengoperasian yang terpusat, pengguna dapat dengan mudah mendapatkan analisa data terhadap kinerja perusahaan. Hal tersebut tentu tergantung pada software yang dimiliki.

Misalnya, jika perusahaan menggunakan content management system, perusahaan dapat dengan mudah mendapatkan analisis dari performa konten dan hal lainnya yang berkaitan. Data yang didapatkan juga merupakan data real time sehingga perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pengendalian dan perencanaan.

Baca juga: Pahami Pengertian, Fungsi, dan Manfaat Sistem Informasi SDM

Hal yang perlu diperhatikan saat memilih layanan SaaS

Penggunaan Software as a Service (SaaS) memang dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan. Meski demikian, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika memilih layanan SaaS agar perusahaan mendapatkan manfaat yang maksimal. Antara lain sebagai berikut.

1. Keamanan data

Hal pertama yang harus dipertimbangkan saat memilih layanan SaaS adalah tentang keamanan data. Di dalam dunia internet, terdapat banyak sekali kegiatan transfer data. Jadi, data adalah suatu hal yang sensitif untuk setiap perusahaan.

Adanya kegiatan transfer data ini cenderung memunculkan kecemasan untuk setiap perusahaan. Misalnya, kekhawatiran data hilang maupun dicuri oleh kompetitornya. Maka, sebagai pengguna layanan atau pebisnis, Anda harus bisa memeriksa prosedur keamanan yang dijamin oleh penyedia layanan SaaS tersebut.

Layanan SaaS harus memiliki tingkat keamanan yang tinggi. Oleh sebab itu, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan di dalamnya, antara lain:

1. Kerahasiaan: Prinsip perusahaan dalam mencegah adanya pengungkapan informasi secara tidak sah yang mungkin sengaja ataupun tidak sengaja mengacu pada kerahasiaan perusahaan.
2. Integritas: Prinsip integritas informasi yang berbasis pada dua prinsip dasar, yakni mencegah adanya perubahan data dari pengguna yang tidak resmi dan mencegah adanya perubahan yang tidak resmi dari data dengan pengguna yang memiliki wewenang.
3. Ketersediaan: Prinsip dalam menjamin tingkat ketersediaan data dan juga sumber daya bila memang dibutuhkan.
4. Otentikasi: Prinsip yang mengacu pada proses pengujian identitas para pengguna dan memastikan pengguna tersebut merupakan pengguna yang memang sah.
5. Otorisasi: Prinsip yang mengarah pada hak istimewa yang diberikan pada individu ataupun proses yang memungkinkan individu tersebut mampu mengakses setiap data dan juga sumber daya yang ada di dalam komputasi.
6. Akuntabilitas: Prinsip yang berhubungan dengan konsep menentukan tindakan dan juga perilaku individu dalam hal menggunakan suatu sistem.

2. Garansi SLA (Service Level Agreements)

Garansi adalah suatu kontrak ataupun jaminan yang diberikan dari pihak penyedia layanan dalam menjamin tingkat layanan dengan ketentuan khusus. Garansi tersebut mencakup aksesibilitas, jaminan efisiensi yang tinggi, dan juga keamanan dalam memanfaatkan SaaS.

Pihak penyedia layanan harus memberikan bila nantinya terjadi kondisi server breakdown, permasalahan internet, atau minimnya pasokan listrik, maka pekerjaan akan langsung bisa diambil alih oleh pihak data center ataupun penyedia layanan itu sendiri.

Untuk itu, pastikanlah untuk memilih penyedia layanan yang mampu memberikan layanan 7×24 jam dan siap mengambil alih seluruh beban yang dihasilkan oleh pengguna di dalam sistem SaaS tersebut.

3. Cara akses ke arsip data

Hal selanjutnya yang harus diperhatikan sebelum memilih SaaS adalah cara akses ke arsip data yang mencakup impor dan ekspor data. Pengguna layanan SaaS pasti ada yang ingin melakukan migrasi dari sistem SaaS yang satu ke sistem SaaS lainnya. Untuk itu, peran ekspor data ke sistem yang baru sangatlah penting. Anda juga harus memastikan penyedia  layanan tersebut sudah mempertimbakan kondisi ini dan sudah mempunyai prosedur migrasi yang baik.

4. Pelaporan parameter

SaaS pada dasarnya berbentuk remote akses ke data pribadi, dan hal ini sudah seharusnya dijelaskan di dalam kontrak SLA. Anda atau penyedia layanan SaaS harus mampu menyediakan parameter yang bisa diakses agar bisa memudahkan dalam hal melakukan kontrol dan juga laporan yang jelas. Untuk itu, syarat dan ketentuan pelaporan parameter kepada penyedia SaaS harus dipastikan dengan sangat jelas.

Baca juga: Performance Management System: Pengertian dan Hal-hal Yang Harus Disiapkan Dalam Menentukan Performance Management System

Tutup celah pemalsuan absensi karyawan di perusahaan dengan fitur Attendance di aplikasi GreatDay HR

Jika, Anda seseorang yang bekerja mengurusi SDM di perusahaan, tentu saja Anda pernah menghadapi masalah pemalsuan data absensi karyawan dan data absensi yang hilang. Hal tersebut jika dibiarkan akan membuat perusahaan rugi dan berpengaruh terhadap karyawan lainnya.

Oleh sebab itu, GreatDay HR hadir dengan fitur Attendance yang dapat menjadi solusi segala keresahan HR terkait absensi. Tidak perlu lagi melakukan pengisian absensi yang manual, harus mengantri, membuang banyak kertas dengan risiko hilang serta pemalsuan.

Selain membantu meningkatkan produktivitas perusahaan, SaaS juga digunakan dalam fitur absensi online untuk mengatasi pemalsuan absensi. GreatDay HR memanfaatkan Saas dalam teknologi Face Matching dalam fitur Attendance-nya dengan akurasi hingga 98%.

Melalui aplikasi GreatDay HR, karyawan hanya perlu melakukan selfie di ponsel pribadi untuk rekam kehadiran. Dalam beberapa detik saja data absensi sudah terdaftar secara otomatis dan terintegrasi dengan payroll.

Selain itu, GreatDay HR dilengkapi dengan sistem Face Matching, Liveness, dan GPS yang menjamin rekam kehadiran karyawan aktual, presisi, dan otentik. Tidak ada lagi celah bagi pemalsuan absensi. Data kehadiran juga tersimpan dengan aman di penyimpanan Cloud.

Tunggu apa lagi? Dapatkan kemudahan dalam pengelolaan data kehadiran karyawan di GreatDay HR dengan unduh aplikasinya segera! Kunjungi websitenya dan jadwalkan demonya, GRATIS!

Baca juga: Kenali Blue Ocean Strategy: Definisi, Kelebihan, Hingga Penerapannya Dalam Bisnis