Sekretaris adalah salah satu peran pendukung paling penting yang dapat dimiliki oleh suatu perusahaan. Hal tersebut karena sekretaris menjalankan berbagai macam pekerjaan yang dapat meningkatkan efektivitas perusahaan.
Dahulu, sekretaris hanya bertugas untuk mengurus berbagai macam kebutuhan administratif, namun seiring berjalannya waktu, pekerjaan seorang sekretaris menjadi semakin kompleks dan penting untuk kemulusan berjalannya suatu perusahaan.
Namun apa artinya menjadi sekretaris? Dan apa saja tugas serta skill yang dibutuhkan agar dapat menjalankan tugas sekretaris dengan baik? Kami akan menjawab semua pertanyaan tersebut dan masih banyak lagi di artikel ini. Mari kita mulai.
Apa Yang Dimaksud Dengan Sekretaris?
Asal usul kata sekretaris adalah dari bahasa Latin yaitu “secretum†yang artinya rahasia. Setelah diserap berbagai macam bahasa akhirnya diserap bahasa Indonesia dan menjadi “sekretaris.â€
Pada nyatanya, sekretaris memang bertugas untuk mendukung kegiatan para pemimpin perusahaan yang dimana terlibat langsung dengan banyak hal-hal yang bersifat rahasia dan tentunya berkewajiban untuk menjaganya.
Baca juga: Penjelasan Lengkap tentang Visi dan Misi
Tanggung Jawab Sekretaris
Sekretaris memiliki beberapa tanggung jawab yang harus mereka jalani setiap hari agar proses bisnis di dalam perusahaan berjalan dengan mulus. Selain melakukan tugas-tugas administratif, tanggung jawab sekretaris adalah sebagai berikut:
- Membuat, menyimpan dan menyortir dokumen-dokumen perusahaan yang bersifat rahasia serta tingkat ketelitian yang tinggi.
- Menulis email, surat-surat penting, dan juga memo yang dikirim ke semua divisi.
- Menjawab pertanyaan mitra bisnis melalui telepon atau email.
- Memesan dan mengatur ruang rapat saat ingin melakukan panggilan konferensi.
- Melakukan analisa terhadap prosedur kantor dan mengembangkannya.
Skill Yang Wajib Dimiliki Oleh Sekretaris
Agar seorang sekretaris dapat melakukan tanggung jawabnya dengan baik, dibutuhkan beberapa keterampilan yang wajib dimiliki, yaitu sebagai berikut:
1. Pandai dalam berkomunikasi
Seorang sekretaris wajib handal dalam hal komunikasi karena mereka akan sering berhadapan secara langsung dengan pihak internal dan juga eksternal yang memiliki hubungan penting dengan perusahaan. Jika seorang sekretaris dapat berkomunikasi dengan baik, maka pihak eksternal akan melihat citra perusahaan atau company image dengan baik juga.
2. Dapat beradaptasi secara emosional
Untuk mendukung komunikasi dengan berbagai macam pihak, maka sekretaris sebaiknya dapat beradaptasi secara emosional. Ini karena tidak semua orang memiliki kepribadian yang sama dan membutuhkan pendekatan yang berbeda-beda agar komunikasi berjalan dengan efektif.
3. Memiliki wawasan yang luas
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya, pekerjaan seorang sekretaris telah menjadi semakin kompleks dan tidak terbatas pada tugas-tugas administratif saja. Oleh karena itu, dibutuhkan wawasan yang luas agar dapat mengerjakan tugasnya dengan baik. Bahkan, jika sekretaris memiliki kreativitas yang tinggi, maka ia dapat membantu perusahaan mempercepat dalam pengambilan keputusan.
4. Terampil dalam menggunakan teknologi komunikasi
Karena beberapa tugas sekretaris menggunakan teknologi komunikasi seperti telepon dan email, maka dibutuhkan keterampilan yang cukup tinggi agar komunikasi berjalan dengan lancar.
5. Tingkat ketelitian yang tinggi
Dalam menjalankan tugasnya, sekretaris harus memastikan bahwa setiap tugas yang mereka lakukan telah dijalankan dengan tingkat ketelitian yang tinggi. Hal tersebut karena pimpinan perusahaan tidak akan punya waktu untuk memperhatikan detail-detail kecil dan karena kesalahan-kesalahan kecil dapat berakibat fatal terhadap perusahaan. Oleh karena itu, tingkat ketelitian yang tinggi merupakan skill yang sangat penting dimiliki oleh seorang sekretaris.
6. Handal dalam perencanaan
Tingkat ketelitian yang tinggi akan mendukung sekretaris dalam membuat rencana kegiatan yang akan dijalankan oleh perusahaan. Seorang sekretaris wajib bisa melakukan perencanaan dengan baik agar acara-acara perusahaan dapat diatur secara teratur. Jika perencanaan acara perusahaan tidak dilakukan dengan baik, maka citra perusahaan akan terlihat buruk. Terutama jika berhubungan dengan pihak eksternal.
Baca juga: Sistem HRD Tepat untuk Usaha Kecil Menengah
Jenjang Karir Profesi Sekretaris
Profesi sekretaris kerap menjadi titik masuk seorang pekerja dalam berbagai macam industri. Umumnya, seorang profesional memulai dari jabatan sekretaris dimana ia banyak mengurus aspek-aspek administratif dan perlahan-lahan menaiki tangga karirnya.
Apabila seorang sekretaris bekerja dalam bidang-bidang terspesialisasi seperti kesehatan dan farmasi, umumnya mereka membutuhkan memiliki pengetahuan yang mendalam terhadap bidang tersebut.
Dapat dilihat bahwa sekretaris memiliki peranan yang penting dalam kemulusan berjalannya perusahaan dan seiring berjalannya waktu, tugas-tugas sekretaris semakin rumit. Oleh karena itu, dibutuhkan beberapa keterampilan seperti pandai dalam berkomunikasi dan ketelitian yang tinggi agar dapat melakukan pekerjaannya dengan baik.
Meski begitu, seorang sekretaris hanya manusia dan terkadang dapat melakukan kesalahan. Untuk meminimalisir hal tersebut terjadi, anda dapat menggunakan GreatDay HR untuk membantu sekretaris menjalankan tugasnya dengan baik.
Fitur-fitur seperti pembuatan laporan dan penginputan data perusahaan dan karyawan yang telah terintegrasi dalam aplikasi dapat mengurangi beban pekerjaan sekretaris dan mengurangi kemungkinan kesalahan terjadi.
Ajak kami untuk memberikan demo sekarang! Sekretaris anda akan berterima kasih kepada anda dan bisa saja perusahaan anda berjalan lebih mulus dari sebelumnya.
