Setiap perusahaan tentunya memiliki kewajiban dalam memberikan insentif atau gaji kepada karyawannya. Bagaimana sistem penggajian diberlakukan di tiap perusahaan, belum tentu bisa disamakan.
Masing-masing perusahaan mungkin saja mempunyai kebijakan penggajian karyawan yang berbeda dari satu sama lain. Yuk, simak artikel lebih lanjut untuk mengetahui info sistem pengelolaan karyawan khususnya di Indonesia!
Apa yang Membedakan Sistem Penggajian Karyawan di Setiap Perusahaan?
Melihat dari sistem ekonomi tiap negara yang berbeda tentu memberikan pengaruh pada perbedaan sistem penggajian karyawannya. Di negara kita yaitu Indonesia juga pastinya punya sistemnya sendiri dalam menentukan jumlah gaji yang diterima oleh pegawai atau karyawan dari suatu perusahaan.
Adanya perbedaan sistem penggajian karyawan bisa terjadi karena perbedaan sektor dari usaha perusahaan tersebut, struktur organisasi perusahaan, kemampuan dan kesehatan finansial perusahaan, sistem UMR yang diberlakukan di perusahaan, adanya perbandingan bobot pekerjaan antar-jabatan, dan masih banyak lagi yang bisa dijadikan pertimbangan dalam membedakan sistem penggajian di tiap perusahaan.
Bagaimana Aturan Sistem Penggajian Karyawan di Indonesia?
Walaupun di tiap perusahaan ada yang memiliki perbedaan sistem pengelolaan karyawan, tiap perusahaan juga memiliki aturan yang wajib dipertimbangkan dalam menentukan struktur dan skala upah untuk karyawan yang berpengaruh dalam penetapan besar atau kecilnya gaji karyawan.
Sistem penggajian karyawan di Indonesia sendiri sudah diatur berdasarkan Pasal 2 Ayat 1 Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 1 Tahun 2017 yang berbunyi:
Struktur dan Skala Upah wajib disusun oleh Pengusaha dengan memperhatikan:
- Golongan,
- Jabatan,
- Masa kerja,
- Pendidikan,
- dan kompetensi
Setelah mengetahui aturan penggajian yang diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan, berikutnya kita akan mengetahui lebih dalam mengenai sistem penggajian yang ada.
Upah Wajib Diberikan Sesuai dengan Perjanjian Kerja
Tertulis jelas dalam Pasal 17 ayat 1 yang dimana peraturan tersebut berisi jika pengusaha boleh meminta tanggung jawab sepenuhnya atas hasil pekerjaan, tanggung jawab, dan tugas yang dijanjikan. Namun juga wajib membayar upah atas imbalan pekerjaan tersebut.
Bahkan pengusaha wajib membayarkan upah meskipun karyawan tidak dapat bekerja dengan alasan khusus yang disebutkan dalam Pasal 93 seperti:
- Karyawan sedang sakit
- Mengalami sakit saat haid pada hari pertama dan kedua, yang diberlakukan khusus bagi pekerja berjenis kelamin perempuan.
- Karyawan yang menggelar pernikahan
- Jika menikahkan anggota keluarga inti yaitu anak
- Saat terjadi kasus kelahiran atau keguguran.
- Karyawan yang menjalankan ibadah sesuai agamanya masing-masing
Transparansi yang Tinggi
Menjadi suatu kewajiban jika perusahaan yaitu divisi terkait tim HR dan finance wajib menunjukan slip gaji karyawan, yang berisi rincian upah pokok, tunjangan tetap, potongan pajak (PPh21), gaji pokok, dan uang lembur yang diterima, seperti yang tertulis pada Pasal 17 ayat 2 dalam Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 mengenai pengupahan.
Dengan memberikan slip gaji inilah nantinya karyawan dapat melakukan pengecekan ulang, apakah upah yang diterima sudah sesuai dengan jumlah kehadiran, lembur, hingga manfaat lainnya, yang telah tertulis dalam perjanjian kedua belah pihak.
Namun harus diakui dalam proses pelaksanaannya kerap kali dapat terjadi kesalahan. Pasalnya metode penggajian manual yang masih digunakan beberapa perusahaan, memang lebih rumit dan membutuhkan ketelitian tinggi. Sehingga sangat disarankan untuk menggunakan payroll software otomatis seperti GreatDay HR yang dapat menghitung gaji secara akurat dan sesuai dengan hukum yang berlaku pada Undang-Undang.
Tak hanya itu software berbasis SAAS ini memudahkan tim HR untuk menambahkan komponen gaji yang berbeda, serta memberi kebebasan untuk mengatur siklus gaji sesuai waktu yang telah disepakati bersama.
Menerima Upah Tepat Waktu
Setiap pekerja memiliki satuan waktu yang berbeda-beda baik mendapat upah secara harian, mingguan atau bulanan. Waktu pembayaran inilah yang membedakan pembayaran setiap orang berada pada kurun waktu yang berbeda.
Semua perihal di atas harus telah disepakati dalam perjanjian kerja, dan telah diatur dalam pasal 18. Jika terjadi keterlambatan lebih dari tiga hari, maka perusahaan akan membayar denda seperti yang tertulis dalam Pasal 55.
Jika ditelusuri lebih lanjut salah satu penyebab keterlambatan adalah sistem perhitungan yang kurang efektif, apalagi jika memiliki jumlah karyawan yang berjumlah cukup banyak. Untuk solusi dari permasalahan ini adalah dengan menggunakan aplikasi manajeman sumber daya manusia.
Upah Diberikan dalam Bentuk Mata Uang Rupiah.
Seperti yang tercantum pada Pasal 21upah tidak boleh diberikan dalam bentuk barang. Karena berlandaskan pada UU Ketenagakerjaan Pasal 88, upah merupakan penghasilan yang berguna untuk memenuhi penghidupan bagi manusia. Sehingga harus menggunakan alat tukar yang sah, agar dapat digunakan untuk berbagai macam-macam kebutuhan.
Upah Dibayarkan Melalui Bank Tepat pada Waktunya.
Setelah kedua belah pihak yaitu perusahaan dan karyawan telah bersepakat, maka perusahaan harus memastikan jika ada pembayaran yang diterima sesuai dengan tanggal perjanjian. Untuk hal ini perlu dilakukan antisipasi seperti menyetorkan uang penggajian, 3 hari sebelumnya karena adanya proses transfer antar-bank.
Baca juga: Akuntansi Biaya dan Mengapa Perusahaan Anda Membutuhkannya
Namun jika ingin mempermudah proses ini Anda bisa menggunakan aplikasi payroll otomatis yang dapat dilakukan secara efektif, hanya menggunakan satu aplikasi. Semua data kehadiran, lembur, cuti karyawan sudah terintergrasi langsung dengan sistem sehingga tidak perlu khawatir akan penghitungannya.
Lalu bagaimanakah metode penggajiannya? Yuk simak lebih dalam lagi.
Metode Penggajian
Salah satu hal penting yang tidak boleh terlupakan dalam metode penggajian adalah bahwa bagian HRD harus menetapkan dan memperhatikan tanggal penggajian karyawan. Terutama untuk karyawan yang memang memiliki hak mendapatkan gaji secara rutin atas pekerjaannya. Hal itu pun selain memberikan kejelasan bagi karyawan juga memudahkan bagi perusahaan untuk mengetahui kapan harus mulai menyiapkan gaji untuk para karyawan.
Setelahnya lebih baik bagian HRD untuk membuat sistem penggajian khusus. Dari situ akan menjadi pijakan bagi perhitungan gaji setelahnya. Pertama, supaya perhitungan lebih cepat karena pijakannya jelas. Kedua, bisa menjadi pertanggungjawaban bagi para karyawan jika mereka menanyakan asal dari total gaji yang mereka terima. Bisa langsung mereka ketahui berapa besar uang pokok, berapa besar bonus bulan itu, berapa besar tunjangannya, termasuk potongan pajak dan asuransi.
Penggajian Sistem Digital
Dengan canggihnya teknologi, utamanya teknologi digital menjadikan sistem penggajian saat ini bisa dilakukan dengan sangat mudah. Tidak lagi menggunakan kertas dan kalkulator untuk mencatat dan menghitung gaji setiap karyawan secara manual, melainkan menggunakan komputer dan software khusus untuk menghitung gaji. Salah satu software yang banyak digunakan oleh para HRD untuk memudahkan penghitungan gaji para karyawan adalah software payroll.
Software ini dirancang secara khusus untuk membantu menghitung karyawan dengan pengaturan nominal standar. Sehingga untuk karyawan yang satu tingkatan, perhitungan bisa dilakukan sekaligus, bagian HRD hanya perlu melakukan pengaturan sistem penggajian di bagian awal. Bahkan bagian HRD juga tidak lagi perlu repot untuk mengecek, menghitung dan memasukkan data hadir dari setiap karyawan karena software ini bisa langsung disinkronkan dengan alat perekam daftar hadir karyawan.
Apa Sih Aplikasi Payroll Itu?
Jelasnya, ini adalah aplikasi yang digunakan sebuah perusahaan untuk membayar gaji semua karyawannya. Metode penghitungan dan pembayaran gaji secara konvensional mulai ditinggalkan karena masih sering dijumpai kesalahan teknis dan kesulitan mengelola data apalagi jika jumlah karyawannya cukup banyak.
Kinerjanya ialah memfasilitasi sistem pembayaran gaji dari perangkat lunak atau software. Namun bukan hanya pendataan dan pembayaran gaji karena operasionalnya juga mencakup pengarsipan data-data keuangan terkait kinerja karyawan termasuk pajak.
Jadi, Kenapa Harus Menggunakan Aplikasi Ini?
Aplikasi ini sudah banyak yang menggunakannya mulai dari perusahaan tingkat menengah hingga korporasi besar. Umumnya, pembayaran gaji dilakukan dalam periode bulanan. Prosesnya jika dilakukan secara manual kadang berdampak pada lambatnya pencatatan dan pencairan ke tiap karyawan yang berhak. Nah, dengan aplikasi ini, semua data akan tercatat secara akurat, distribusi gaji pun semakin cepat dan efektif.
Layanan aplikasi ini menjamin risiko kesalahan penghitungan dan pembayaran gaji karyawan karena telah dikerjakan secara otomatis oleh sistem. Secara umum, ada beberapa dampak manfaat pemakaian aplikasi payroll dalam sebuah perusahaan sebagai berikut.
Memudahkan dan Mempercepat Penghitungan, Potongan, dan Jumlah Gaji
Melalui pendataan dari sistem aplikasi payroll ini akan ditemukan perhitungan total gaji kotor karyawan yang kemudian dikelola berdasarkan potongan sehingga menghasilkan data jumlah gaji bersih yang siap diterima. Sejumlah potongan itu meliputi asuransi, pajak, dan BPJS.
Penyimpanan Data Otomatis
Aplikasi ini akan meringankan tugas dan sekaligus menghemat ongkos operasional pencatatan dan penyimpanan data secara manual. Lagi pula, pencatatan dan penyimpanan data secara manual jelas selalu menyita waktu, kertas, dan folder arsip. Dengan adanya aplikasi ini, sistem penyimpanan data bakalan lebih taktis dan tepat waktu.
Fleksibel dengan Kebutuhan Perusahaan
Enaknya aplikasi ini adalah dapat disesuaikan kebutuhan perusahaan. Masalahnya, tidak semua fitur yang ada dalam aplikasi ada fungsinya dalam perusahaan. Jadi, aplikasi ini pun dipesan berdasarkan kebutuhan perusahaan, kemudian pihak pengembang melakukan penyesuaian. Oleh karena itu, fitur-fitur aplikasi untuk perusahaan menengah tentu berbeda dengan fitur-fitur perusahaan besar.
Self-Service
Tiap karyawan perusahaan dapat menggunakan aplikasi ini termasuk melakukan akses, serta pengajuan langsung dari login.
Data Aman dengan Cloud Based Software
Semua data dijamin aman melalui sistem penyimpanan otomatis berbasis cloud. Asalkan tersambung jaringan internet, semua pemilik akun termasuk perusahaan dapat mengakses dan memakai fitur-fiturnya. Sistem ini juga memungkinkan update terbaru secara otomatis jika ada penyesuaian aturan.
Laporan Lebih Detil dan Cepat
Proses pembuatan laporan jadi makin cepat dan semakin detil. Perusahaan bisa mengatur sistem laporan transaksi yang makin cepat dan akurat.
Pembuatan Formulir Pajak
Aplikasi ini dapat dimanfaatkan untuk pembuatan dan pencetakan formulir pajak langsung berdasarkan kebutuhan perusahaan atau karyawan.
Data Personalia
Fitur ini berisi data karyawan yang terdiri dari identitas, data karir atau pengalaman kerja, rincian penggajian, data absensi, jatah cuti, serta semua dokumen yang telah diinput dan diperbarui semenjak tercatat sebagai karyawan dalam perusahaan bersangkutan.
Catatan Absensi Aplikasi Payroll
Fitur ini memudahkan manajemen absensi tiap karyawan. Fungsinya melakukan pencatatan secara otomatis data status kehadiran karyawan. Sistemnya berhubungan langsung dengan catatan rekap penggajian termasuk pembayaran atas jam lembur dan sebagainya.
Pola Kerja
Fitur yang memudahkan pengelolaan jam kerja berdasarkan aturan shift yang telah ditetapkan. Semua data karyawan terekam secara otomatis dan menjadi catatan untuk panduan penghitungan pembayaran gaji.
Perijinan Sakit dan Keperluan Lain
Apabila ada karyawan yang berhalangan karena sakit atau ada keperluan mendesak, fitur ini memudahkan pengajuan perijinan dan pendataan langsung dari perusahaan. Fitur ini memastikan hasil pendataan yang cermat dan akurat.
Cuti
Fitur yang mengakomodasi pendataan jatah cuti dan memprosesnya jika ada pengajuan dari karyawan. Proses pengajuan dan persetujuan jadi makin cepat melalui fitur ini.
Pengelolaan Pinjaman Karyawan
Apabila ada karyawan yang sedang membutuhkan dana mendesak dan ingin mengajukan pinjaman, fitur inilah fungsinya. Pengelolaan data semua pinjaman karyawan akan lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Sistemnya juga terintegrasi langsung dengan data pembukuan gaji karyawan dalam periode yang terkait.
Pengelolaan Pajak Penghasilan
Fitur yang sangat bermanfaat untuk mengecek dan melakukan penghitungan pajak seperti PPh 21 yang berlaku untuk karyawan tetap atau kontrak. Periodenya juga dapat diatur selama bulanan atau tahunan. Metode penghitungan yang dipakai berdasarkan rumusan Nett, Gross Up, dan Gross. Filenya pun dapat diunduh langsung oleh pengguna aplikasi ini.
BPJS
Fitur yang sangat membantu karyawan melakukan penghitungan premi BPJS dan memudahkan pengecekan datanya secara berkala. Kegunaan fitur ini sangat bermanfaat dan bisa menghemat waktu daripada melakukan pencatatan dan penghitungan secara manual. Data-data yang diinput juga lengkap termasuk NPP, Basis Pengali, Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, dan lain-lain.
Portal Karyawan
Dengan fitur ini setiap karyawan dapat mengecek langsung rincian dari slip gaji, pembukuan, dan data-data terkait aktivitas dan haknya di perusahaan bersangkutan. Aplikasi sebagai portal ini menjadi perangkat paling praktis dan efisien untuk semua kebutuhan terkait pendataan rekam kerja karyawan di perusahaan tersebut.
Pembukuan Gaji
Bagi perusahaan, fitur ini membantu mengoperasikan data penjurnalan gaji. Prosedur penghitungannya berlangsung sangat tepat, cepat, dan akurat. Melalui fitur inilah seluruh data pencatatan keuangan untuk penggajian karyawan terdokumentasi secara profesional.
Multi Approval
Manfaat dari fitur yang telah memetakan setiap peran berdasarkan struktur dalam perusahaan. Walau sudah dimudahkan lewat aplikasi ini, sistem yang dipakai tidak mengusik kinerja operasional struktur perusahaan. Artinya, tiap peran dari masing-masing pos terkait struktur perusahaan justru dimudahkan karena pengelolaan secara bersamaan. Jadi, tidak akan lama menunggu persetujuan dari satu atau beberapa peran dalam struktur perusahaan semisal ada pengajuan dari karyawan yang menggunakan salah satu fitur.
Manfaat Sistem Digital untuk Penggajian
Memang mungkin akan terasa mahal jika harus membayar hanya untuk aplikasi penggajian, sedangkan bagi sebagian orang aktivitas menghitung itu masih terasa realistis dijalankan hingga saat ini. Namun, perusahaan yang berpikir kedepan tidak akan menunggu masalah untuk mencari solusi.
Termasuk mereka tidak akan menunggu terasa sulit untuk memutuskan membeli software penggajian. Karena sebenarnya sistem penggajian dengan teknologi digital akan memberikan banyak benefit.
Pertama, hal ini akan memangkas banyak waktu HRD karena akhirnya waktu untuk menghitung gaji hanya sebentar. Mereka bisa diarahkan untuk melakukan tugas yang lebih penting dalam pengelolaan karyawan. Kedua, karenanya orang yang diperlukan di bagian HRD pun akan lebih sedikit. Ketiga, hal ini pun akan membangun profesionalitas dan jaminan bagi para karyawan, karena perhitungan dengan sistem penggajian digital lebih minim resiko kesalahannya.
Sebagai terobosan software payroll di Indonesia, GreatDay HR hadir menjadi solusi yang tepat untuk menangani pengelolaan karyawan di perusahaan. Beberapa fitur unggulan GreatDay HR antara lain: pengelolaan master data pegawai, mutasi & transfer, pengelolaan waktu pegawai atau absensi, kompensasi & benefit, payroll, rekrutmen serta portal pegawai untuk kemudahan akses sistem HRD bagi setiap pegawai.
