Pahami Pengertian, Fungsi, dan Manfaat Sistem Informasi SDM

Sistem informasi SDM merupakan salah satu sistem informasi manajemen yang berperan penting dalam suatu organisasi atau perusahaan, atau lebih dikenal dengan sebutan HRIS. Sebab, sumber daya manusia adalah aset yang sangat berharga bagi tercapainya tujuan dan keberlangsungan perusahaan. Sistem ini membantu pengelolaan data perusahaan terutama yang berkaitan dengan SDM seperti penggajian, rekrutmen, dan lain sebagainya.

Kemudian, setiap perusahaan pasti membutuhkan data yang akurat pada setiap tingkatan manajemen dan departemennya. Berbagai data tersebut lalu akan diolah menjadi suatu sistem informasi yang bisa digunakan untuk mengambil keputusan bagi pihak yang memiliki kepentingan.

Artikel kali ini akan mengulas tentang sistem informasi SDM lengkap dengan fungsi dan manfaatnya, terutama bagi perusahaan. Simak ulasannya untuk memperoleh informasi lebih banyak tentang sistem informasi SDM!

Baca juga: Mari Melihat Mengapa Penggunaan HRIS Indonesia Sekarang Ini Lebih Populer

Apa itu sistem informasi SDM? 

Sistem informasi SDM atau HRIS adalah salah satu unit organisasi yang di dalamnya terdiri dari berbagai individu yang mengolah data sumber daya manusia dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi komputer.

Salah satu tujuan penting dibuatnya sistem informasi manajemen adalah agar bisa mendukung berbagai proses dalam suatu organisasi, termasuk perencanaan, pengorganisasian, dan juga pengendalian. Sistem informasi manajemen harus mampu memberikan informasi terkait kondisi sebenarnya dalam suatu organisasi.

Hal tersebut dihasilkan dari suatu kolaborasi antara teknologi informasi dengan ilmu manajemen sumber daya manusia. Dengan menggunakan sistem informasi SDM, maka Anda bisa mengelola absensi karyawan secara online, dan juga sistem payroll yang lebih rapi dan lebih terorganisir.

Karakteristik informasi yang mampu disajikan oleh sistem informasi SDM diantaranya adalah tepat waktu, akurat, ringkas, lengkap, dan juga relevan.

Model sistem informasi SDM

Model sistem informasi SDM dapat dilihat dari segi input, process dan output. Dari segi input, HRIS terdiri dari tiga sub sistem, antara lain:

1. Subsistem SIA (sistem informasi akuntansi)

Menyediakan data mengenai akuntansi bagi HRIS jadi akan ada database yang berisi informasi lengkap mengenai sumber daya manusia baik yang berkaitan dengan keuangan maupun non keuangan.

2. Subsistem penelitian sumber daya manusia

Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus seperti penelitian suksesi (succession study), analisis dan evaluasi jabatan (job analysis and evaluation) dan penelitian keluhan (grievance study).

3. Subsistem intelijen SDM

Berperan dalam hal pengumpulan data yang berkaitan dengan SDM organisasi. Subsistem tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Intelijen pemerintah →  Pemerintah menyediakan data serta informasi agar perusahaan dapat menerapkan segala peraturan mengenai ketenagakerjaan.
2. Intelijen pemasok → Pemasok menyediakan data dan informasi untuk perekrutan karyawan. Contoh pemasok dalam organisasi yaitu pihak asuransi atau lembaga yang menjadi agen tenaga kerja.
3. Intelijen serikat pekerja → Data dan informasinya digunakan dalam hal pengaturan kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
4. Intelijen masyarakat global → Informasi yang menjelaskan tentang sumber daya lokal seperti perumahan dan pendidikan. Informasi tersebut digunakan untuk membuat karyawan dan komunitasnya terintegrasi dengan baik.
5. Intelijen masyarakat keuangan → Data dan informasi yang berisi tentang hal di bidang ekonomi untuk perencanaan personil.
6. Intelijen kompetitor → Memberikan informasi mengenai praktik personalia dari perusahaan kompetitor dan mungkin informasi karyawan yang berpotensi direkrut oleh Anda.

Model-model subsistem tersebut kemudian diolah dan disusun menjadi sebuah database yang sudah dirancang oleh perusahaan. Database tersebut tidak hanya berisi data karyawan, namun juga individu dan organisasi yang mempengaruhi arus personil di lingkungan perusahaan.

Sementara itu, dari segi output, terdapat 6 (enam) subsistem dalam HRIS, antara lain sebagai berikut.

1. Subsistem perencanaan kerja

Merupakan informasi yang digunakan manajer untuk proses perencanaan kebutuhan karyawan dalam waktu jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini juga digunakan untuk menganalisis perputaran tenaga kerja beserta anggaran biayanya.

2. Subsistem perekrutan

Merupakan informasi untuk pengadaan karyawan baik secara internal maupun eksternal yang biasanya berupa market karyawan, jadwal wawancara, perekrutan dan analisisnya.

3. Subsistem manajemen angkatan kerja

Merupakan informasi untuk melakukan pengelolaan SDM di sebuah organisasi yang meliputi pelatihan, evaluasi, relokasi, suksesi dan kedisiplinan.

4. Subsistem tunjangan

Merupakan informasi mengenai upah atau gaji dan kompensasi yang biasanya berkaitan dengan kehadiran dan jam kerja, perhitungan upah atau gaji dan bonus, serta analisis kompensasi.

5. Subsistem benefit

Secara umum, benefit berbeda dengan kompensasi. Benefit adalah dana atau keuntungan yang memberikan manfaat tambahan bagi karyawan. Contohnya dana pensiun.

6. Subsistem pelapor lingkungan

Merupakan informasi mengenai keluhan karyawan seperti kecelakaan kerja, kesehatan dan juga ketidaknyamanan atau kendala di lingkungan kerja.

Baca juga: Software HRIS Indonesia Kecanggihan Masa Kini untuk Pegawai HRD

Fungsi sistem informasi SDM

Terdapat 4 (empat) kegiatan utama yang juga merupakan fungsi dari sistem informasi SDM, di antaranya sebagai berikut.

1. Perekrutan dan penerimaan SDM

Dengan adanya sistem ini, maka tim HR akan terbantu dalam mengorganisasikan perolehan data pada proses perekrutan karyawan baru. Tim HR tentunya harus mampu mengikuti tren terbaru terkait peraturan pemerintah yang bisa berdampak pada praktik ketenagakerjaan dan menginformasikannya ke pihak manajemen agar mampu menyesuaikan kebijakan yang berlaku.

2. Pendidikan dan pelatihan

Ketika seseorang bekerja dalam suatu perusahaan dengan waktu tertentu, maka tim HR bisa mengatur seluruh program pelatihan dan pendidikan yang diperlukan agar tingkat pengetahuan dan kemampuan kerja karyawan tersebut meningkat, serta memberikan dampak positif untuk perusahaan dan karyawan tersebut.

3. Manajemen data

Tim HR bisa menyimpan seluruh data yang berkaitan dengan karyawan dan memprosesnya agar bisa menjadi informasi yang diperlukan untuk penggunanya.

4. Pemutusan hubungan kerja dan administrasi tunjangan

Seorang karyawan yang bekerja pada suatu instansi perusahaan pasti akan menerima paket tunjungan. Nominalnya akan diberikan berdasarkan ketentuan perusahaan serta performa karyawan, baik itu dari pekerjaan, kehadiran, dll. Seluruh informasi ini bisa diperoleh dengan menggunakan sistem informasi SDM.

Baca juga: Fakta Menarik Seputar Aplikasi HRIS (Human Resource Information System)

Manfaat sistem informasi SDM

Dengan perkembangan teknologi yang ada, tentunya akan ada banyak sekali manfaat yang bisa dirasakan oleh para pebisnis bila menggunakan teknologi sistem informasi SDM. Manfaat tersebut bisa dirasakan oleh para karyawan dan juga perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat diterapkannya sistem informasi SDM.

1. Meningkatkan efisiensi

Diterapkannya teknologi dalam suatu sistem tentunya mampu meningkatkan sisi efisiensi perusahaan, baik itu dari sisi performa hingga waktu.

Prosesnya akan lebih cepat dan juga mudah, seperti proses pengajuan cuti ataupun jadwal keluar untuk tim sales, semuanya bisa dilakukan oleh aplikasi. Seluruh hal tersebut sudah dibuat secara otomatis, sehingga akan memudahkan tim HR perusahaan.

2. Manajemen data

Manfaat selanjutnya dari sistem informasi SDM adalah manajemen data yang lebih baik. Dengan menggunakan sistem informasi SDM, maka tim HR sudah tidak perlu lagi menyimpan ribuan data berkas secara manual dan pusing-pusing dalam mencarinya. Seluruh data tersebut tersimpan di satu tempat, sehingga akan lebih mudah untuk dilacak dan diperbarui.

3. Meningkatkan produktivitas

Manfaat yang satu ini berhubungan erat dengan efisiensi yang ada pada poin pertama. Bila perusahaan sudah berhasil memangkas waktu dalam seluruh urusan yang sifatnya manual, maka karyawan pun bisa melakukan pekerjaan lainnya atau bisa lebih fokus dalam menerapkan strategi demi mencapai tujuan perusahaan. Mereka juga bisa lebih fokus dalam menjalankan pelatihan sesuai dengan kemampuan dan bidang pekerjaannya.

Baca juga: 4 Tipe Aplikasi HRIS yang Wajib Diketahui Karyawan HRD

Ringankan pengelolaan pekerjaan HR dengan aplikasi HRIS GreatDay HR

Sebagaimana diketahui bahwa departemen di perusahaan yang bertanggung jawab dalam pengelolaan hal-hal terkait Sumber Daya Manusia (SDM) di perusahaan adalah HRD. Tugas yang menjadi tanggung jawab HRD antara lain menjalankan proses rekrutmen, mengelola data kehadiran karyawan, pengelolaan penggajian, employee engagement, pengawasan kinerja, pengajuan cuti, dan lain sebagainya. HR memastikan kesejahteraan, hak dan kewajiban, sarana prasarana, dan kenyamanan karyawan yang bekerja di perusahaan terjamin dengan baik.

Selain itu, HR juga berperan sebagai jembatan komunikasi antara karyawan dengan perusahaan, perusahaan dengan lingkungan sekitar, serta perusahaan dengan perusahaan lainnya. Dalam mengelola seluruh pekerjaan tersebut, tentunya membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit, terutama jika dilakukan secara manual. Misalnya pengelolaan penggajian karyawan serta penghitungan komponen-komponen di dalamnya yang cukup rumit. Terlebih lagi jika karyawan yang bekerja di perusahaan berjumlah banyak.

Dengan tujuan untuk meringankan beban HR, aplikasi HRIS GreatDay HR hadir dengan kelengkapan fitur-fitur canggih yang dapat membantu mempermudah pekerjaan HR yang menumpuk. Dari mulai mengelola absensi karyawan, pengajuan cuti, hingga proses rekrutmen dilakukan secara praktis dan otomatis dengan satu aplikasi saja.

Terlebih lagi, semuanya terintegrasi dengan payroll, sehingga penghitungan penggajian dan pajak dilakukan secara otomatis melalui aplikasi GreatDay HR. Anda juga dapat dengan mudah mengaksesnya di mana saja dan kapan saja melalui ponsel pintar Anda. Unduh segera aplikasinya di AppStore dan Playstore, atau kunjungi lamannya dan jadwalkan demo!

Baca juga: Tipe Tipe Software HRIS Paling Populer di Indonesia