Pemakaian aplikasi payroll di Indonesia mulai dirintis beberapa tahun lalu. Sistem ini merupakan metode penggajian karyawan berbasis teknologi modern. Aplikasi ini secara bertahap beralih sebagai elemen utama yang diterapkan dalam sistem manajemen HRD yang multiguna dan terpadu.
Apa Sih Aplikasi Payroll Itu?
Jelasnya, ini adalah aplikasi yang digunakan sebuah perusahaan untuk membayar gaji semua karyawannya. Metode penghitungan dan pembayaran gaji secara konvensional mulai ditinggalkan karena masih sering dijumpai kesalahan teknis dan kesulitan mengelola data apalagi jika jumlah karyawannya cukup banyak.
Kinerjanya ialah memfasilitasi sistem pembayaran gaji dari perangkat lunak atau software. Namun bukan hanya pendataan dan pembayaran gaji karena operasionalnya juga mencakup pengarsipan data-data keuangan terkait kinerja karyawan termasuk pajak.
Jadi, Kenapa Harus Menggunakan Aplikasi Ini?
Aplikasi ini sudah banyak yang menggunakannya mulai dari perusahaan tingkat menengah hingga korporasi besar. Umumnya, pembayaran gaji dilakukan dalam periode bulanan. Prosesnya jika dilakukan secara manual kadang berdampak pada lambatnya pencatatan dan pencairan ke tiap karyawan yang berhak. Nah, dengan aplikasi ini, semua data akan tercatat secara akurat, distribusi gaji pun semakin cepat dan efektif.
Layanan aplikasi ini menjamin risiko kesalahan penghitungan dan pembayaran gaji karyawan karena telah dikerjakan secara otomatis oleh sistem. Secara umum, ada beberapa dampak manfaat pemakaian aplikasi payroll dalam sebuah perusahaan sebagai berikut.
Memudahkan dan Mempercepat Penghitungan, Potongan, dan Jumlah Gaji
Melalui pendataan dari sistem aplikasi payroll ini akan ditemukan perhitungan total gaji kotor karyawan yang kemudian dikelola berdasarkan potongan sehingga menghasilkan data jumlah gaji bersih yang siap diterima. Sejumlah potongan itu meliputi asuransi, pajak, dan BPJS.
Penyimpanan Data Otomatis
Aplikasi ini akan meringankan tugas dan sekaligus menghemat ongkos operasional pencatatan dan penyimpanan data secara manual. Lagi pula, pencatatan dan penyimpanan data secara manual jelas selalu menyita waktu, kertas, dan folder arsip. Dengan adanya aplikasi ini, sistem penyimpanan data bakalan lebih taktis dan tepat waktu.
Fleksibel dengan Kebutuhan Perusahaan
Enaknya aplikasi ini adalah dapat disesuaikan kebutuhan perusahaan. Masalahnya, tidak semua fitur yang ada dalam aplikasi ada fungsinya dalam perusahaan. Jadi, aplikasi ini pun dipesan berdasarkan kebutuhan perusahaan, kemudian pihak pengembang melakukan penyesuaian. Oleh karena itu, fitur-fitur aplikasi untuk perusahaan menengah tentu berbeda dengan fitur-fitur perusahaan besar.
Self-Service
Tiap karyawan perusahaan dapat menggunakan aplikasi ini termasuk melakukan akses, serta pengajuan langsung dari login.
Data Aman dengan Cloud Based Software
Semua data dijamin aman melalui sistem penyimpanan otomatis berbasis cloud. Asalkan tersambung jaringan internet, semua pemilik akun termasuk perusahaan dapat mengakses dan memakai fitur-fiturnya. Sistem ini juga memungkinkan update terbaru secara otomatis jika ada penyesuaian aturan.
Laporan Lebih Detil dan Cepat
Proses pembuatan laporan jadi makin cepat dan semakin detil. Perusahaan bisa mengatur sistem laporan transaksi yang makin cepat dan akurat.
Pembuatan Formulir Pajak
Aplikasi ini dapat dimanfaatkan untuk pembuatan dan pencetakan formulir pajak langsung berdasarkan kebutuhan perusahaan atau karyawan.
Fitur-fitur Aplikasi Payroll
Perangkat lunak ini dirancang dan dikembangkan dengan sejumlah fitur standar. Beberapa fitur yang umum dijumpai dalam aplikasi ini meliputi data personalian, catatan absensi, pola kerja, penggajian, perijinan, cuti, pengelolaan pinjaman, pengelolaan pajak, BPJS, portal karyawan, pembukuan gaji, dan fitur multi approval.
Data Personalia
Fitur ini berisi data karyawan yang terdiri dari identitas, data karir atau pengalaman kerja, rincian penggajian, data absensi, jatah cuti, serta semua dokumen yang telah diinput dan diperbarui semenjak tercatat sebagai karyawan dalam perusahaan bersangkutan.
Catatan Absensi aplikasi payroll
Fitur ini memudahkan manajemen absensi tiap karyawan. Fungsinya melakukan pencatatan secara otomatis data status kehadiran karyawan. Sistemnya berhubungan langsung dengan catatan rekap penggajian termasuk pembayaran atas jam lembur dan sebagainya.
Pola Kerja
Fitur yang memudahkan pengelolaan jam kerja berdasarkan aturan shift yang telah ditetapkan. Semua data karyawan terekam secara otomatis dan menjadi catatan untuk panduan penghitungan pembayaran gaji.
Penggajian, Lembur, Bonus, dan THR
Fungsi utama untuk melakukan setiap proses pencatatan, rekapitulasi gaji, pendataan tunjangan, THR, bonus, dan semua yang terkait dengan hasil penghitungan akhir gaji karyawan. Fitur ini dapat diakses langsung melalui login karyawan dan perusahaan melakukan pendataan secara akurat.
Perijinan Sakit dan Keperluan Lain
Apabila ada karyawan yang berhalangan karena sakit atau ada keperluan mendesak, fitur ini memudahkan pengajuan perijinan dan pendataan langsung dari perusahaan. Fitur ini memastikan hasil pendataan yang cermat dan akurat.
Cuti
Fitur yang mengakomodasi pendataan jatah cuti dan memprosesnya jika ada pengajuan dari karyawan. Proses pengajuan dan persetujuan jadi makin cepat melalui fitur ini.
Pengelolaan Pinjaman Karyawan
Apabila ada karyawan yang sedang membutuhkan dana mendesak dan ingin mengajukan pinjaman, fitur inilah fungsinya. Pengelolaan data semua pinjaman karyawan akan lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Sistemnya juga terintegrasi langsung dengan data pembukuan gaji karyawan dalam periode yang terkait.
Pengelolaan Pajak Penghasilan
Fitur yang sangat bermanfaat untuk mengecek dan melakukan penghitungan pajak seperti PPh 21 yang berlaku untuk karyawan tetap atau kontrak. Periodenya juga dapat diatur selama bulanan atau tahunan. Metode penghitungan yang dipakai berdasarkan rumusan Nett, Gross Up, dan Gross. Filenya pun dapat diunduh langsung oleh pengguna aplikasi ini.
BPJS
Fitur yang sangat membantu karyawan melakukan penghitungan premi BPJS dan memudahkan pengecekan datanya secara berkala. Kegunaan fitur ini sangat bermanfaat dan bisa menghemat waktu daripada melakukan pencatatan dan penghitungan secara manual. Data-data yang diinput juga lengkap termasuk NPP, Basis Pengali, Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Kematian, Jaminan Hari Tua, dan lain-lain.
Portal Karyawan
Dengan fitur ini setiap karyawan dapat mengecek langsung rincian dari slip gaji, pembukuan, dan data-data terkait aktivitas dan haknya di perusahaan bersangkutan. Aplikasi sebagai portal ini menjadi perangkat paling praktis dan efisien untuk semua kebutuhan terkait pendataan rekam kerja karyawan di perusahaan tersebut.
Pembukuan Gaji
Bagi perusahaan, fitur ini membantu mengoperasikan data penjurnalan gaji. Prosedur penghitungannya berlangsung sangat tepat, cepat, dan akurat. Melalui fitur inilah seluruh data pencatatan keuangan untuk penggajian karyawan terdokumentasi secara profesional.
Multi Approval
Manfaat dari fitur yang telah memetakan setiap peran berdasarkan struktur dalam perusahaan. Walau sudah dimudahkan lewat aplikasi ini, sistem yang dipakai tidak mengusik kinerja operasional struktur perusahaan. Artinya, tiap peran dari masing-masing pos terkait struktur perusahaan justru dimudahkan karena pengelolaan secara bersamaan. Jadi, tidak akan lama menunggu persetujuan dari satu atau beberapa peran dalam struktur perusahaan semisal ada pengajuan dari karyawan yang menggunakan salah satu fitur.
Nah, demikianlah sistem penggajian karyawan berbasis teknologi modern yang dikembangkan lewat aplikasi payroll. Aplikasi ini terbukti membantu banyak perusahaan dalam mengembangkan sistem manajemen yang lebih profesional.
