Payroll adalah sebuah sistem administrasi yang dibutuhkan oleh bagian HRD untuk melakukan penggajian mingguan atau bulanan untuk para karyawan. Sistem ini mempermudah perusahaan dalam menghitung nominal gaji yang harus dibayarkan berdasarkan data kehadiran yang terintegrasi dalam sistem, dan membantu menghitung uang lembur, BPJS, serta tunjangan lainnya.
Sistem payroll yang umumnya berbentuk software ini dapat membantu perusahaan menyelesaikan berbagai masalah yang dihadapi dalam penggajian. Anda tidak perlu lagi menghitung secara manual dan mengkhawatirkan adanya kesalahan pencatatan dan keterlambatan pembayaran. Sistem payroll terlihat bermanfaat, bukan? Perhatikan ulasan berikut ini dimana kami akan membahas tuntas mengenai software penggajian ini.
Apa itu Aplikasi Payroll
Aplikasi payroll merupakan sebuah sistem administrasi digital yang dimanfaatkan sebagai perangkat perhitungan gaji karyawan secara otomatis. Aplikasi ini dapat membantu sebuah perusahaan untuk mempercepat perhitungan gaji yang menggunakannya, sehingga tidak heran bahwa 74% perusahaan di dunia telah memakainya.
Jika Anda berkecimpung di bagian HRD, maka keberadaan aplikasi payroll akan dapat sangat membantu Anda.
Baca juga: Tips Tepat Menentukan Jenis Software Payroll Terbaik Demi Kelancaran Bisnis Anda
Hal-hal yang dipertimbangkan HR
Sebagai seorang pegawai di departemen ketenagakerjaan atau yang lebih dikenal dengan HRD, Anda pasti menyadari bahwa perhitungan gaji bulanan karyawan adalah salah satu tugas terberat. Perhitungan jumlah kehadiran dan cuti, pemotongan dan bonus, serta mengurus karyawan yang keluar dari perusahaan dapat menyita waktu yang lama.
Belum lagi, Anda harus memastikan bahwa setiap pembayaran harus dilakukan secara tepat waktu dan sesuai dengan regulasi perhitungan gaji yang ditetapkan oleh pemerintah. Untuk memahami dengan jelas apa saja pertimbangan dari para profesional HR saat melewati proses penggajian, perhatikan penjelasan berikut.
1. Hak Pegawai
Hal paling utama yang harus diketahui adalah hak-hak apa saja yang harus didapatkan karyawan. Di dalamnya termasuk jam kerja, upah minimum regional (UMR), jaminan sosial (BPJS), upah pensiun, upah lembur, tunjangan hari raya (THR), hingga upah ketika cuti hamil.
2. Bonus
Di luar gaji, pada umumnya perusahaan memberikan bonus kepada karyawannya untuk meningkatkan semangat kerja jika karyawan telah melampaui target yang ditetapkan oleh perusahaan. Ada berbagai jenis bonus yang diberikan kepada karyawan seperti, bonus kerajinan, bonus penjualan lebih, dan lain-lain.
3. Pajak
Di Indonesia, perusahaan diharuskan untuk membayar pajak bulanan dan tahunan. Kedua jenis pajak ini memiliki beberapa syarat yang berbeda, namun keduanya harus dibayar dan dilaporkan tepat waktu agar tidak terkena penalti. Berikut adalah beberapa syarat dari pajak bulanan dan tahunan.
a. Pajak Bulanan
Terdapat dua buah pajak yang termasuk dalam pajak bulanan, yaitu Pajak Penghasilan (PPh) 25 dan PPh 21. PPh 25 harus dibayarkan paling lambat tanggal 15 dan dilaporkan sebelum tanggal 20 setiap bulan. Sedangkan PPh 21 wajib dibayar setiap tanggal 10 dan dilaporkan sebelum tanggal 20 setiap bulannya.
b. Pajak Tahunan
Pada pajak yang harus dibayar dan dilaporkan setiap tahun atau pajak tahunan, ada dua jenis pajak yang harus dibayarkan, pajak korporat dan pajak pendapatan pribadi. Yang pertama adalah pajak korporat, dimana pajak ini wajib dibayar sebelum melapor pajak dan harus dikirim sebelum akhir bulan ke-4 (April) dari tahun audit yang sudah ditentukan.
Selanjutnya adalah pajak pendapatan pribadi yang harus dibayarkan paling telat sebelum melaporkan pajak dan harus dikirim sebelum akhir bulan ke-3 (Maret) dari tahun audit yang sudah ditentukan.
4. Cuti
Terlepas dari beberapa peraturan yang harus ditaati sebelum mengajukan cuti, perusahaan harus memberikan cuti kepada karyawan sambil tetap membayarkan gaji. Cuti tahunan, cuti melahirkan, cuti sakit, dan cuti dengan alasan pribadi adalah beberapa jenis cuti yang lazim diizinkan oleh perusahaan.
Cukup banyak, bukan? Itu hanya satu dari segelintir tugas diluar mengelola payroll, seperti rekrutmen, kehadiran dan kesejahteraan karyawan. Jika skala perusahaan Anda masih kecil, maka mungkin saja bahwa Anda belum terlalu merasakan dampak dari mengurus berbagai aspek yang disebutkan diatas.
Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa cara lama seperti menggunakan excel ataupun manual akan memakan waktu yang banyak dan menghabiskan energi dan uang yang tidak sedikit. Secara kumulatif, Anda dapat menghabiskan sekitar 10-12 jam kerja untuk menyelesaikan proses perhitungan penggajian.
Tentunya, jumlah waktu yang dihabiskan untuk penggajian tersebut terlalu lama dan dapat dialokasikan untuk menyelesaikan tugas-tugas lain. Dengan software payroll seperti GreatDay HR, Anda dapat melakukannya. Perhitungan payroll yang awalnya membutuhkan 10-12 jam, sekarang dapat dilakukan hanya dalam 10 menit.
Manfaat Payroll Software
Sebelumnya telah dijelaskan berbagai pertimbangan yang dipikirkan oleh seorang HR saat mengelola penggajian dari sebuah perusahaan dan bagaimana sebuah software payroll dapat mempermudah pekerjaan mereka. Selanjutnya, kami akan membahas apa saja manfaat perangkat lunak penggajian ini bagi perusahaan. Simak ulasan berikut.
1. Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman
Semakin banyak jumlah karyawan di sebuah perusahaan, maka data yang harus diolah oleh tim personalia akan semakin banyak. Apabila proses ini dilakukan secara manual, maka tentunya akan membutuhkan banyak waktu dan tempat penyimpanan yang cukup besar dan banyak.
Dengan adanya software payroll, perusahaan bisa menginput hingga menghapus data secara cepat dan tidak memakan tempat. Terlebih lagi jika software payroll tersebut memiliki sertifikasi Keamanan Informasi ISO 27001:2013, data karyawan juga akan terjamin keamanannya.
2. Membantu Mengatur Anggaran
Kebutuhan yang berbeda untuk setiap orang di perusahaan berarti tuntutan yang berbeda untuk divisi HRD. Oleh karena itu, HRD harus dapat dengan bijaksana mengelola anggaran atau budget plan seperti pengeluaran, pinjaman, dan investasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Mencatat Kehadiran Kapan Saja, Dimana Saja
Teknologi kini hadir untuk memudahkan para pekerja saat melakukan absensi. Karena saat ini, banyak aplikasi manajemen absensi kehadiran karyawan yang berbasis online dapat merekam kehadiran menggunakan sidik jari atau fingerprint, maupun selfie. Rekaman kehadiran ini nantinya akan diunggah ke dalam sistem.
4. Membuat Formulir Pajak
Tahukah Anda kalau saat ini sudah ada beberapa payroll software yang bisa membantu tim HR membuat formulir pajak? Dengan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan & karyawan, nantinya formulir pajak yang sudah dibuat dapat dilaporkan kepada bagian terkait.
5. Merekrut Talenta
Mencari kandidat terbaik untuk perusahaan bisa dibilang menjadi salah satu tanggung jawab HRD yang cukup besar. Mengapa? Karena kurang tepatnya pemilihan SDM akan membawa dampak negatif terhadap perusahaan dalam jangka panjang. Proses yang panjang dan memakan waktu yang tidak sedikit akan menjadi masalah lainnya yang harus dipertimbangkan.
Keberadaan software payroll membuat proses rekrutmen menjadi lebih mudah karena dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja. Selain itu Anda juga bisa menentukan jadwal wawancara tanpa perlu bertatap muka.
6. Mendapatkan Laporan Secara Real-Time
Data yang valid sangat dibutuhkan agar Anda dapat mengambil keputusan bisnis dengan lebih mudah. Dengan menggunakan data yang sah, Anda dapat mengidentifikasi serta menyelesaikan masalah yang ada.
Untuk membantu Anda mendapatkan laporan tersebut, beberapa software payroll seperti GreatDay HR, memungkinkan Anda untuk mengakses laporan kinerja karyawan dalam berbagai jenis. Selain itu, umumnya periode serta format laporan dapat diatur sesuai dengan kebutuhan agar tampilan laporan perusahaan yang lebih menarik sehingga mempermudah analisa data.
Baca juga: Fitur Software Payroll Yang Dibutuhkan Untuk Usaha Kecil Menengah
7. Membuat Alur Komunikasi yang Efektif
Mungkin Anda bertanya-tanya apa hubungan komunikasi dengan software manajemen. Sebuah studi menemukan bahwa karyawan yang terlibat dan berkomunikasi aktif dengan perusahaan 45% lebih produktif dari karyawan yang puas.
Nah, dengan adanya fitur komunikasi yang ada pada payroll software yang dapat memfasilitasi sosialisasi dan pengiriman file dari setiap anggota perusahaan, maka tentu saja kemungkinan seorang karyawan meningkat produktivitasnya akan lebih besar.
Keuntungan Menggunakan Aplikasi Payroll
Agar penggajian karyawan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, maka sebaiknya perusahaan menggunakan sistem payroll. Selain dari berbagai manfaat yang telah disebutkan sebelumnya inilah beberapa kelebihan lain dari aplikasi penggajian.
1. Transparansi pada proses Pembayaran Gaji
Kini, banyaknya penggunaan software payroll membuat slip gaji online dinilai lebih aman untuk disimpan dibandingkan cek kertas yang mudah hilang. Selain itu, penggunaan sistem payroll juga dapat memudahkan karyawan melihat potongan apa saja yang dibebankan sehingga mendapatkan gaji dengan jumlah sekian.
Hal inilah yang membuat para karyawan merasa puas dengan perhitungan gaji yang jelas dan tanpa kesalahan sehingga mereka mengerti jika mendapatkan gaji lebih sedikit dari biasanya. Alasan pemotongan tersebut nanti tertera pada slip gaji online. Jadi, tidak ada kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan.
2. Efisiensi Biaya
Pihak HR yang bertugas menghitung biaya gaji dan upah karyawan tentu membutuhkan gaji khusus sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk mereka. Namun, perusahaan yang telah beralih menggunakan sistem payroll untuk mengelola pembayaran gaji, semuanya menjadi lebih mudah.
Hal tersebut karena pihak perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk gaji HR. Divisi HRD juga dapat fokus dalam mengerjakan tugasnya yang lain seperti meningkatkan pengembangan aset sumber daya manusia dan lainnya.
3. Mengelola Kasbon Karyawan dengan Lebih Efektif
Terkadang, Karyawan memilih untuk meminjam uang kepada pihak HR untuk pemenuhan kebutuhan mendadaknya. Hal tersebut turut membuat pihak HR pusing karena harus menghitung jumlah kasbon tersebut sebagai pemotongan gaji.
Bayangkan saja kalau hampir setengah dari jumlah karyawan pada perusahaan menggunakan kasbon, maka akan sangat merepotkan karyawan HR. Nah, dengan menggunakan payroll software, permasalahan ini dapat diatur dengan rapi dan karyawan pun akan kehabisan alasan untuk tidak membayar hutangnya kepada perusahaan.
Kekurangan Aplikasi Payroll
Tidak dapat dipungkiri, bahwa setiap aplikasi maupun software memiliki kelebihan dan kekurangan. Begitu halnya dengan aplikasi payroll, dimana kelemahan ini biasanya terletak pada adanya gangguan seperti ‘bug’ yang masih ada pada aplikasi tersebut.
Akan menjadi pertimbangan besar bagi konsumen jika penyedia aplikasi payroll tersebut tidak mempunyai customer support dan tim developer yang berpengalaman dan kompeten. Kekurangan lain yang harus dipertimbangkan adalah waktu yang harus digunakan untuk mengedukasi semua karyawan atau pegawai dari cara-cara lama menjadi cara baru.
Dapat disimpulkan bahwa software payroll dapat sangat mempermudah proses penggajian perusahaan Anda. Terlebih lagi jika sistem penggajian ini terintegrasi dengan data kehadiran, maka perhitungan gaji perusahaan Anda, yang mempertimbangkan hal-hal seperti BPJS, THR, pajak, cuti, dan bonus dapat dilakukan secara tepat dan akurat.
Selain memudahkan perhitungan gaji, jika perusahaan Anda menggunakan payroll software seperti GreatDay HR, maka kegiatan-kegiatan seperti pengaturan anggaran, pembuatan formulir pajak, rekrutmen, dan bahkan berkomunikasi dengan karyawan lain dapat dilakukan di dalam satu aplikasi.
Dengan GreatDay HR, Anda dapat merasakan semua manfaat yang telah disebutkan sebelumnya dan masih banyak lagi. Jika Anda ingin mencobanya sendiri, undang kami hari ini juga!
