Manfaat Software Membuat Jadwal Kerja Shift yang Wajib Diketahui HRD

Dalam perusahaan jam kerja terbagi dalam beberapa jenis. Pada umumnya jam kerja normal berlaku mulai dari jam 08:00 – 17:00 atau 09:00 – 18:00. Namun tidak menutup kemungkinan untuk beberapa jenis usaha yang menerapkan sistem kerja shift (pagi, siang, malam). 

Biasanya perusahaan yang menerapkan sistem penetapan jam kerja yang terjadi satu kali dalam 24 jam ini, berlaku tanpa jeda maupun saat di hari libur. Pasalnya kebijakan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengoptimalkan hasil kerja dan produktivitas. Berlaku bagi beberapa perusahaan seperti hotel, rumah sakit, minimarket, maupun penyedia layanan umum.

Agar dapat maksimal dalam pelayanan yang diberikan kepada pelanggan, perusahaan umumnya membagi jam kerja karyawan nya menjadi 3 shift atau 3 bagian yaitu shift pagi : 08:00 – 17:00, shift siang / sore : 16:00 – 01.00, shift malam : 00.00 – 09:00, pembagian ini diterapkan secara berbeda-beda tergantung dengan kondisi dan kebutuhan. 

Namun tentunya dalam menerapkan sistem penetapan jam kerja ini, perusahaan juga tidak boleh mengabaikan hak-hak karyawan seperti yang tercatat dalam Undang-Undang.

Baca juga: 3 Tips Agar Tetap Fit Bagi Karyawan Pada Saat Pekerjaan Banyak

Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Berkaitan Dengan Penerapan Kerja Shift

Seperti yang sudah diatur dalam pasal 77 sampai pasal 85 Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang memperbolehkan sistem kerja bergilir dengan aturan berikut:

1. Setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja.
2. Waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) meliputi:
   • 7 (tujuh) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu; atau
   • 8 (delapan) jam 1 (satu) hari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu.
3. Ketentuan waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) tidak berlaku bagi sektor usaha atau pekerjaan tertentu.
4. Ketentuan mengenai waktu kerja pada sektor usaha atau pekerjaan tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (3) diatur dengan Keputusan Menteri.

Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Berkaitan Dengan Waktu Kerja Lembur

Bagi perusahaan yang memberlakukan waktu kerja lembur tentunya juga sudah diatur dalam Pasal 78 ayat 4 UU No.13/2003 yang berbunyi jika ketentuan mengenai waktu kerja lembur dan upah kerja lembur diatur dengan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia Nomor KEP. 102/MEN/VI/2004 Pasal (1) yang menyatakan bahwa:

1. Waktu lembur adalah waktu kerja yang melebihi 7 (tujuh) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 6 (enam) hari kerja dalam 1 (satu) minggu, atau;
2. 8 (delapan) jam sehari dan 40 (empat puluh) jam 1 (satu) minggu untuk 5 (lima) hari kerja dalam 1 (satu) minggu, atau;
3. Waktu kerja pada hari istirahat mingguan dan atau pada hari libur resmi yang ditetapkan oleh pemerintah.

Dalam peraturan menteri juga ditegaskan kalau waktu kerja lembur tidak boleh melebihi dari 3 (tiga) jam per-hari atau 14 (empat belas) jam dalam 1 (satu) minggu. Hal ini sesuai dengan permen KEP. 102/MEN/VI/2004 Pasal (3) terkecuali kerja lembur yang dilakukan di hari minggu atau hari libur nasional.

Keuntungan menggunakan Software Dalam Penjadwalan Kerja

Tentunya bukan tanpa alasan mengapa kami menyarankan Anda untuk menggunakan software dalam mengatur penjadwalan kerja, pasalnya ada beberapa keuntungan yang bisa didapatkan oleh perusahaan, seperti yang berikut ini 

1. Menghemat Biaya Tenaga Kerja

Penjadwalan otomatis dapat membantu memangkas biaya tenaga kerja. Bisnis dapat menghabiskan lebih sedikit dana untuk penggajian mereka atau tetap berpegang pada anggaran penggajian yang ada dengan menggunakan perangkat lunak ini. Ada beberapa alasan untuk keuntungan penghematan biaya ini. Pertama, Anda dapat menghemat uang dengan menghindari staf departemen atau shift yang berlebihan. Selain itu, perangkat lunak akan memberikan peringatan peringatan ketika pilihan penjadwalan menghasilkan pembayaran lembur atau melebihi anggaran penggajian.

Baca juga: Manfaat Menghitung Data Kehadiran Dengan Sistem Online

2. Hindari Kelelahan Pekerja

Setiap bisnis harus memiliki orang-orang yang bersedia mengisi kekosongan ketika seseorang memiliki kesibukan lain atau tidak dapat datang kerja. Mengandalkan orang yang sama dapat menyebabkan kelelahan dan kelelahan. Dengan perangkat lunak otomatis, Anda dapat menemukan opsi penggantian lainnya. Anda tidak perlu bergantung pada karyawan yang sama setiap saat. Dengan menghindari kelelahan dan stres yang tidak perlu ini, pekerja tetap produktif.

3. Mengurangi Ketidakhadiran dan Keterlambatan

Bisnis yang menggunakan perangkat lunak roster dapat meminimalisir pengurangan ketidakhadiran dan keterlambatan. Ini karena perangkat lunak secara otomatis mempertimbangkan ketersediaannya. Ketersediaan bisa berubah. Ada peningkatan kebutuhan akan penjadwalan yang fleksibel dan opsi untuk menyetel ketersediaan Anda sendiri. Menangani perubahan ini secara manual akan menguras departemen dan manajer SDM Anda, dan kesalahan bisa saja terjadi.

Perlu disadari bekerja di luar ketersediaan adalah salah satu keluhan karyawan yang paling umum. Ini mengarah pada moralitas dan produktivitas yang rendah. Tapi, itu mudah dihindari. Karyawan dapat memasukkan ketersediaan mereka ke Perangkat Lunak Rostering Otomatis. Manajer kemudian akan menerima peringatan ketika jadwal bertentangan dengan ketersediaan karyawan yang terdaftar. Dengan memenuhi kebutuhan staf Anda, Anda dapat mengurangi ketidakhadiran. 

4. Pengendalian Manajemen yang Lebih Baik

Software rostering otomatis memberikan kontrol manajemen yang lebih baik karena adanya data penjadwalan secara real-time. Mereka dapat langsung melihat apakah shift sudah sepenuhnya tertutup dan mengantisipasi masalah penjadwalan potensial. Supervisor dapat dengan cepat membuat keputusan menggunakan data paling akurat dan terbaru. Dan, mereka dapat menghindari penjadwalan karyawan dengan waktu lembur atau melebihi anggaran yang telah ditentukan.

Beberapa Tips yang Bisa dilakukan bagian HRD Dalam Mengatur jadwal Jam Kerja Karyawan

• Memberikan Arahan & Informasi Dengan Lengkap
  Mengkomunikasikan segala informasi dengan lengkap, dan cari tahu apakah pembagian jadwal yang diterapkan oleh perusahaan dapat tetap membuat kehidupan karir dan kehidupan pribadi orang tersebut tetap seimbang. 
• Membatasi Waktu Kerja Shift Karyawan
  Untuk menghindari masalah yang berakaitan dengan jadwal maupun keuangan, maka tim HRD harus bisa memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan, memberikan porsi yang sama untuk setiap pegawai. Cobalah buat jadwal sesederhana mungkin, untuk memudahkan Anda gunakanlah sistem manajemen online yang lebih efektif.
• Pembagian Jadwal yang Jelas
  Jika dibandingkan membuat jadwal shift kerja menggunakan cara manual, ada baiknya perusahaan beralih menggunakan fitur yang bisa membantu Anda untuk membuat dan mengatur pola shift yang berbeda, seperti GreatDay HR yang memberikan kemudahan untuk karyawan agar dapat mengajukan pergantian shift dalam zona waktu yang berbeda. 

Manfaat lainnya GreatDay HR  adalah manfaat fiturnya yang bisa merekam check-in dan check -out yang dilakukan karyawan tanpa batasan waktu, maupun melakukan penyesuaian shift secara mendadak. Itulah manfaat HR software yang membantu Anda mengatur pola kerja karyawan secara efektif.