Informasi Lengkap tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Langkah Pembuatannya

Setiap perusahaan yang memiliki bergerak pada industri dan jenis apapun, perlu memiliki panduan saat menjalankan fungsi dan tugasnya. Maka dari itu perlu ada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang menjadi sistem agar setiap aktivitas pekerjaan dapat lebih rapi, sistematis dan efektif.  

Biasanya hadir dalam bentuk dokumen yang terkait dengan alur yang dilakukan secara berurutan untuk memperoleh hasil kerja yang maksimal.

Pengertian Standar Operasional Prosedur 

Menurut Business Dictionary 

“Prosedur yang dibuat secara tertulis dan dapat digunakan secara berulang sebagai suatu praktik, yang spesifikasinya telah sesuai dengan kesepakatan yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.”

Menurut Badan Perlindungan Lingkungan AS

“Standar operasional prosedur atau SOP yang merupakan instruksi tertulis, dimana akan menentukan saat suatu bisnis harus melakukan tanggung jawab yang berulang dan dapat mendapatkan hasil seperti yang memuaskan, serta diikuti oleh organisasi.

Menurut Britannica 

“Merupakan Standar operasional prosedur  atau SOP yang dibuat secara tertulis dan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, kinerja, dan memastikan kualitas dengan homogenisasi sistemik.”

Menurut Moekijat (2008)
Merupakan urutan langkah-langkah dalam pelaksanaan kerja, yang dimana pekerjaan tersebut dilakukan, dimana melakukannya, cara melakukannya dan siapa yang melakukan. 

Sailendra (2015)
Menjadi panduan dalam melakukan kegiatan operasional dalam sebuah organisasi atau perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

Tjipto Atmoko (2011)
Suatu pedoman atau acuan dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang berdasarkan fungsinya, sekaligus menjadi indikator kinerja instansi pemerintah maupun non pemerintah, usaha maupun non usaha, berdasarkan hal administratif, teknis, prosedur tata kerja, prosedur kerja dan sistem unit kerja lainnya yang bersangkutan. 

Insani (2010)
Serangkaian instruksi yang tertuang dalam kalimat, dan dibakukan dalam berbagai proses administrasi perkantoran yang bersangkutan dengan cara, waktu, tempat, dan siapa yang berperan di dalamnya. 

Beberapa pengertian di atas terlihat jelas bahwa fokus utama dalam pembuatan SOP adalah peningkatan kinerja dan efisien. SOP juga menjadi salah satu cara agar karyawan mengetahui apa yang harus mereka lakukan, tanpa harus bertanya-tanya berulang kali.

Manfaat Standar Operasional Prosedur Bagi Organisasi

Dalam Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 dituliskan secara umum manfaat SOP, yang dimana seperti berikut

1. Menjadi standar bagi seluruh karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, meminimalisir kesalahan dan kelalaian.
2. Membantu karyawan lebih mandiri, dan tidak bergantung pada manajemen. Sehingga akan mengurangi intervensi dari atasan dalam pelaksanaan aktivitas pekerjaan harian.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam pelaksanaan tugas.
4. Menciptakan standar kinerja kepada karyawan, serta membantu untuk mengevaluasi setiap usaha yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
5. Menjadi bahan-bahan pelatihan yang nantinya digunakan untuk menolong pegawai baru dalam melakukan tugasnya lebih cepat dan maksimal. 
6. Menunjukan jika kinerja organisasi yang efisien dan dapat diatur dengan baik. 
7. Memberikan pedoman untuk setiap karyawan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. 
8. Menghindari pelaksanaan tugas yang tumpag tindih.
9. Memudahkan penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural saat memberikan pelayanan, dan menjamin proses pelayanan dalam segala situasi.

Baca juga: Mari Mengenal Peraturan Perusahaan dan Aturan yang Mengaturnya

Komponen Penting dalam Pembuatan Standar Operasional Prosedur

Banyak yang bertanya bagaimana cara menyusun SOP yang baik dan benar, salah satunya dengan mengetahui terlebih dahulu komponen-komponen apa saja yang harus ada di dalamnya. Seperti apa itu, mari simak ulasan berikut ini

1. Tujuan

Tujuan menjadi hal utama yang harus diperhatikan, karena ibarat sebuah kendaraan yang berjalan tanpa arah, begitulah yang akan terjadi jika pembuatan SOP tanpa disertai definisi yang jelas. Pastikan perusahaan sudah mengetahui tujuan yang pasti, seperti untuk siapa ini dibuat, kapan diberlakukan, bagaimana, dan masalah apa yang akan diselesaikan.

2. Cakupan 

Dalam bagian ini berisi landasan bagaimana menggunakan SOP dan penerapannya. Cantumkan juga untuk siapa dan bisnis apa yang terlibat di dalamnya. Semakin jelas penulisannya, maka akan semakin memudahkan penerapannya.

3. Akuntabilitas

Merupakan manfaat dari dibuatnya standar operasional prosedur, dimana perusahaan dapat meminta pertanggungjawaban staf sewaktu-waktu jika ternyata ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan yang sudah diterapkan. Dalam hal ini umumnya ada orang tertentu yang akan bertanggung jawab jika terjadi pelanggaran., seperti kepada siapa masalah ini akan disampaikan, individu yang mengawasi, serta memastikan SOP akan selalu diperbaharui, dan diperbaiki jika perlu. 

4. Prosedur

Jika Anda bertanya apa sih inti dari SOP itu sendiri, maka inilah jawabannya, SOP menentukan pembagian tugas dan bagaimana cara melakukannya. Menjadi salah satu panduan penting yang wajib diikuti oleh para karyawan.

Langkah Pembuatan SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa pembuatan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum. Adapun cara-cara yang bisa digunakan untuk membuat SOP tanpa terlepas dari anjuran PERMENPAN khususnya untuk perusahaan terbaru adalah: 

1. Membuat Susunan Kerja

Sebagai perusahaan baru, Anda bisa membuat seperti apa susunan kerja yang ideal dan sesuai dengan visi misi perusahaan Anda. Saat ingin melakukan SOP bagi perusahaan, tentukan dahulu tim yang akan terkait di dalamnya. Ajak setiap sumber daya manusia yang memiliki kapabilitas dari masing-masing divisi, untuk membahas apa saja yang diperlukan.

Karena dalam pembuatannya setiap anggota perusahaan memiliki tanggung jawab masing-masing. Namun jika ingin lebih terencana gunakanlah jasa HR profesional yang terpercaya.

2. Merencanakan Alur Proses

Dengan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template, menetapkan alur proses, menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.

Menyusun segala data-data dalam proses bisnis. Anda bisa menggambarkannya dalam tulisan atau flowchart, yang harus sesuai dengan urutan langkah. Cantumkan juga setiap detail pada saat aktivitas ini terjadi, seperti penanggung jawabnya, dokumen yang diperlukan, dan aspek lainnya.

3. Lakukan Focus Group Discussion (FGD)

Tahap FGD ini sangat penting untuk mengetahui apa yang sudah terjadi di lapangan. Mengumpulkan karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja. Dari proses inilah dapat diketahui cara mana yang tidak sesuai, dan menemukan hal-hal yang perlu diperbaiki. Jangan sampai rencana yang dibuat tidak efektif dan akhirnya hanya membuang waktu yang ada

4. Tulis, Bahas & Sosialisasikan

Setelah melakukan FGD dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, maka perusahaan mulai bisa menulis SOP, membahas kembali dengan pihak-pihak terkait dan melihat apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan maka sudah bisa mulai disosialisasikan.

5. Adakan Pelatihan

Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diadakan pelatihan agar SOP bisa berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan. Selain pelatihan, perusahaan perlu mengadakan simulasi, karena penyesuaian dengan kondisi lapangan harus terus dilakukan, sehingga perusahaan dapat mengetahui dan dapat mengambil keputusan untuk melakukan perubahaan jika terjadi sesuatu yang tidak sesuai. Jika mendapat respon positif dan bermanfaat maka perusahaan dapat melakukan otorisasi dari pihak atasan agar dokumen ini menjadi legal. 

6. Evaluasi

Pada tahap evaluasi, perusahaan dapat menemukan masalah yang terjadi, dan dapat segera lakukan perbaikan sebelum akhirnya meminta persetujuan dari pihak yang berwenang. Idealnya jenis surat ini disahkan oleh tiga pihak, yaitu yang membuat, mengoreksi, dan pimpinan. Setidaknya dalam jangka waktu setahun sekali, pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada hal yang harus ditambah atau dihilangkan. Sehingga dengan adanya SOP terbaru, dapat menyesuaikan dengan kondisi lapangan yang terjadi.

Kesalahan dan Hambatan dalam Membuat SOP

Masalah pasti akan ada saat sebuah perusahaan sedang merancang SOP. Hal tersebut menunjukkan seberapa penting bagi Anda untuk benar-benar memahami SOP secara luar dalam. Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya permasalahan dalam penerapan SOP, kami telah memberikan beberapa contoh mengenai hal-hal yang dapat Anda hindari saat membuat SOP. Perhatikan ulasan berikut

1. Tidak Ada Sistem Reward and Punishment dalam SOP

Reward adalah penghargaan yang diberikan kepada seorang karyawan karena telah menyelesaikan tugasnya dengan baik, sesuai dengan target yang ditetapkan. Punishment merupakan hukuman yang dijatuhkan kepada karyawan karena gagal menjalankan pekerjaannya atau mencapai target yang telah ditentukan sebelumnya.

Tidak adanya kedua hal tersebut akan mengurangi motivasi kerja karyawan karena mereka berpikir bahwa baik mereka bekerja sesuai dengan SOP atau tidak, perusahaan tidak akan menghukum maupun memberikan penghargaan.

Agar terhindar dari kejadian hal tersebut, sebaiknya perusahaan membuat sistem reward and punishment untuk meningkatkan motivasi pekerja untuk patuh terhadap SOP perusahaan. 

Contohnya, di SOP tertera bahwa karyawan wajib untuk masuk kerja selama 5 hari dalam seminggu dari jam 9 pagi hingga jam 6 sore. Pekerja yang selalu masuk dapat diberikan reward sebesar 150.000 rupiah, sedangkan pekerja yang kerap bolos atau tidak masuk tanpa alasan dapat diberikan punishment dalam bentuk teguran atau surat peringatan.

Penting untuk diingat bahwa reward tidak harus berbentuk uang. Reward dapat diberikan dalam bentuk apa saja yang menurut Anda dapat membuat karyawan merasa dihargai dan membuat mereka semakin termotivasi untuk bekerja.

2. Terdapat Kendala Teknis saat Menjalankan Kegiatan Sesuai dengan SOP

Standar operasional prosedur, terutama yang baru, harus melewati trial dan error. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa yang terjadi di lapangan sesuai dengan ekspektasi. Apabila tidak dilakukan, sangat mungkin terjadi kendala teknis karena hal-hal yang dipikirkan akan membuat pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif justru memiliki dampak yang berlawanan. 

https://greatdayhr.com/id/blog/faktor-yang-mempengaruhi-kinerja-karyawan/

Jika hal tersebut terjadi, tentunya akan menjadi sebuah hambatan bagi perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan mengubah waktu istirahat dari satu jam menjadi 30 menit dengan harapan pekerja akan menghasilkan output yang lebih banyak karena bekerja 30 menit lebih lama. Kenyataannya, pekerja merasa 30 menit adalah waktu yang terlalu sedikit untuk makan siang dan pada akhirnya mereka mengabaikan SOP baru tersebut.

Tentu saja, belum tentu semua pegawai merasa seperti itu dan baru segelintir pegawai yang tidak patuh terhadap SOP yang baru. Namun, jika dibiarkan terlalu lama, jumlah pegawai yang mengabaikan SOP baru tersebut sangat mungkin meningkat dan pada saat itulah perusahaan baru akan merasakan dampak negatifnya.

Agar pengaruh dari dampak negatif tersebut dapat dikurangi, maka perusahaan perlu segera melakukan diskusi yang mendalam dengan para pekerja dan membuat SOP baru berdasarkan hasil dari perbincangan tersebut. Manfaat lain dari melakukan perundingan tersebut adalah untuk menyelaraskan semua pihak dalam organisasi dan memastikan bahwa tidak ada ketidaksepakatan.

3. Kurangnya Pengawasan Terhadap Pelaku SOP

Walaupun telah melakukan diskusi dengan pekerja mengenai SOP baru dan menyelaraskan organisasi, pelanggaran SOP masih mungkin terjadi. Hal ini karena pelaku SOP adalah manusia dan penyebab mereka melakukan hal tersebut dapat bervariasi.

Mungkin saja mereka sebetulnya tidak sengaja melanggar SOP murni karena lupa atau pekerja memang sengaja melakukan pelanggaran SOP karena masih merasa kurang dihargai oleh perusahaan. Untuk mengatasi hal ini, perusahaan dapat menugaskan setiap kepala divisi untuk melakukan pengawasan ketat terhadap anak buah mereka.

Contoh Kasus Menggunakan SOP

Akan sangat menyulitkan bukan bagi sebuah industri makanan yang sudah memiliki cabang dimana-mana, namun tidak memiliki standar yang jelas. Mulai dari masalah kecil seperti menu yang berbeda-beda hingga yang lebih kompleks seperti tidak tahu cara mengatasi setiap keluhan yang ada, akan menjadi masalah besar jika tidak ditetapkannya standar yang sama.

Harus diingat jika setiap orang menghadapi kasus yang berbeda-beda dan cara penyampaiannya pun tidak selalu sama. Hal ini menyebabkan dibutuhkannya satu standar penanganan yang menjadi acuan untuk mengatasi setiap masalah yang timbul.

Cobalah untuk berfokus untuk membentuk satu standar yang dapat membantu menjawab masalah yang mungkin akan terjadi selama menjalankan bisnis. Dengan adanya SOP kerja tim dapat lebih berjalan dengan efisien, dan terukur sesuai dengan perkembangan bisnis. 

Kesimpulan

Standar Operasional Prosedur memegang peranan penting dalam berjalannya kegiatan bisnis dalam sebuah perusahaan. SOP yang sering dianggap “aturan” memberikan banyak dampak positif bagi peningkatan kinerja dan efisiensi kerja. Enam langkah di atas dapat Anda terapkan untuk memulai pembuatan SOP yang bertujuan untuk membantu pengembangan bisnis Anda. Ingat, ada komponen penting yang harus diperhatikan dalam rangka pembuatan SOP pada perusahaan.

Perkembangan perusahaan terbaru atau perusahaan startup kini juga didukung oleh tenaga kerja dan ahli dari generasi millenial. Standar SOP yang tercetak berlembar-lembar dapat dianggap menjadi hal yang tidak perlu karena semuanya dapat dilihat secara digital. Namun, penyebaran dan pengawasan SOP baru dapat menjadi hal yang sulit untuk dilakukan bagi perusahaan, terutama jika jumlah karyawan tidak sedikit.

Baca juga: Alasan Mengapa Software Payroll Terbaik Dibutuhkan oleh Perusahaan di Masa Kini

Untuk mempermudah distribusi dan pemantauan dari SOP baru, perusahaan membutuhkan aplikasi pendukung seperti GreatDay HR. Fitur pengumuman yang ada di dalam aplikasi dapat membantu perusahaan menyebarkan SOP terbaru hanya dalam satu klik. Fitur perekaman aktivitas juga dapat memastikan pekerja melakukan pekerjaannya seperti yang diatur dalam SOP.

Tidak hanya membantu perusahaan dalam perihal SOP, GreatDay HR juga dapat mempermudah setiap proses HR yang dimiliki perusahaan. Dari kehadiran hingga penggajian, GreatDay HR dapat menyederhanakan segala proses sehingga Anda cukup menginput data saja dan biarkan aplikasi kami yang melakukan sisanya.

Jadi, tunggu apalagi? Undang demo GRATIS sekarang juga! Pembuatan, pemantauan, hingga eksekusi SOP dalam perusahaan Anda akan lebih mulus dari sebelumnya.