Stock Opname: Semua Yang Perlu Anda Ketahui

Pada masa pandemi ini, tentunya anda pernah berkunjung ke supermarket untuk membeli kebutuhan-kebutuhan penting bagi anda dan keluarga. 

Di saat anda sedang memilih barang untuk dibeli dari ribuan pilihan yang ada, anda mungkin pernah berpikir bagaimana caranya sebuah supermarket mengelola dan mengawasi semua ini?

Kira-kira apa yang biasanya mereka lakukan apabila stok barang tersebut habis, rusak, atau hilang?

Jawabannya adalah Stock Opname. Dalam artikel ini, kami akan membahas apa sebenarnya stock opname itu, mengapa hal tersebut harus dilakukan beserta manfaatnya, hingga tahapan-tahapan dalam melakukan stock opname. Mari kita ulas.

Apa itu Stock Opname?

Stock opname merupakan kegiatan yang menghitung berapa banyak stok barang yang ada di dalam gudang sebelum diletakkan di dalam supermarket dan lalu dijual kepada konsumen.

Kegiatan ini biasanya membutuhkan waktu yang banyak dan ketelitian yang tinggi karena anda harus mengecek dan menghitung barang yang berada di dalam gudang secara manual.

Namun, dengan perkembangan teknologi yang ada, sekarang anda dapat melakukannya dengan menggunakan barcode. Proses stock opname menjadi lebih cepat, efisien, dan kemungkinan kesalahan dalam pencatatan pun terminimalisir.

Kenapa Stock Opname Harus Dilakukan?

Alasan mengapa stock opname dilakukan adalah untuk mendapatkan informasi yang paling tepat mengenai stok barang yang berada dalam gudang. Atau dalam kata lain, Stock opname adalah proses verifikasi antara barang yang ada dalam gudang jika dibandingkan dengan pembukuan yang telah dibuat oleh petugas gudang.

Jika setelah stock opname dilakukan menemukan stok barang yang ada melebihi jumlah yang terdapat pada pembukuan petugas gudang, maka akan dilakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan apakah ada transaksi yang terlewat atau terjadi human error saat melakukan pencatatan. 

Baca juga: Pentingnya Memahami Human Capital Management

Apa Manfaat yang didapat dari Stock Opname?

Terdapat beberapa manfaat lain dalam melakukan stock opname selain mengetahui jumlah stok barang yang paling akurat, yaitu:

1. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan stok barang, baik saat kekurangan atau kelebihan stok.
2. Dapat mengetahui dengan cepat apabila terjadi kekurangan stok atau bahkan hilang, mengurangi kemungkinan kehabisan stok barang.
3. Arus masuk dan keluar barang, serta kondisinya dapat diketahui dengan jelas.
4. Dokumentasi stock opname yang telah dijalankan bertahun-tahun dapat dijadikan bahan analisis untuk mengukur perkembangan perusahaan.

Kapan Stock Opname Dilakukan?

Sebenarnya tidak ada jawaban pasti untuk pertanyaan ini karena memang bergantung pada industri perusahaan masing-masing serta kebijakan yang tentunya tidak akan sama persis pada setiap perusahaan.

Namun, stock opname pada umumnya dilakukan setiap empat bulan sekali (per kuartal) atau setiap tiga bulan sekali (triwulan) karena kegiatan ini menyita waktu yang cukup lama. Meski begitu, adanya teknologi barcode dapat mempermudah dan mengurang waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam melakukan proses stock opname.

Tahapan-tahapan dalam Melakukan Stock Opname

Sekarang setelah anda telah mendapat gambaran yang lebih jelas mengenai stock opname, selanjutnya kami akan membahas mengenai tahapan-tahapan yang biasanya dilakukan saat melakukan kegiatan stock opname. 

Pada umumnya, terdapat tiga tahapan yang dilakukan oleh perusahaan saat melakukan  opname stok barang: tahap awal, tahap persiapan, dan tahap melakukan stock opname nya sendiri.

1. Tahap Permulaan

Biasa dilakukan kurang lebih satu minggu sebelum kegiatan opname stok barang, tahap ini melibatkan koordinasi yang intensif dengan petugas gudang. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah:

1. Pembuatan berbagai macam stiker oleh petugas gudang yang nantinya akan dipakai saat stock opname. Stiker dapat digunakan untuk menandai apabila stok telah dihitung oleh petugas stock opname dan untuk barang yang tidak perlu dihitung.
2. Menata barang sesuai dengan kode dan jenis barang agar mempercepat proses stock opname karena barang sudah diletakkan di tempat seharusnya.
3. Pemasangan barcode pada setiap barang yang ada untuk mempermudah petugas stock opname saat melakukan pekerjaannya.

Sebagai informasi tambahan, apabila stok masuk ke dalam gudang selama kegiatan opname stok, merupakan barang yang dititipkan oleh pihak lain, atau bahkan barang rusak, maka stok barang tersebut tidak perlu dimasukkan ke dalam perhitungan stock opname.

2. Tahap Persiapan

Tahap ini biasanya dilakukan satu hari sebelum hari kegiatan stock opname. Terdapat beberapa hal yang sebaiknya dilakukan, yaitu:

1. Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname.
2. Melakukan pengarahan kepada semua petugas yang terlibat dalam kegiatan stock opname agar setiap orang mengetahui dan memahami tugasnya dengan jelas.
3. Menghentikan arus masuk dan keluar barang dari jam tutup hingga selesai kegiatan stock opname.
4. Menginput stok barang terakhir yang ada di gudang oleh petugas gudang hingga jam tutup. Instruksikan petugas untuk mengecek ulang sebanyak dua hingga tiga kali untuk memastikan semua transaksi sudah ada di dalam program

Baca juga: 5 Metode Sederhana Untuk Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

3. Tahap Eksekusi

Pada tahap ini, kegiatan stock opname dijalankan atau dieksekusi. Aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan agar stock opname berjalan lancar adalah sebagai berikut:

1. Mencetak hasil catatan stok barang yang telah dibuat oleh petugas gudang dan dibagikan kepada tim stock opname. Catatan ini di cetak untuk menjadi petunjuk terhadap stok yang ada.
2. Eksekusi stock opname dengan menggunakan stiker yang telah dibuat pada tahap permulaan agar satu stok barang tidak terhitung lebih dari sekali.
3. Menyerahkan hasil stock opname kepada anggota tim lain yang bertugas untuk membuat laporan dan membandingkannya dengan hasil input dari petugas gudang. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui stok barang mana saja yang jumlahnya berbeda.
4. Memeriksa ulang stok barang yang memiliki jumlah berbeda dan menyelidiki alasan hal tersebut terjadi.
5. Setelah mendapatkan jawaban mengapa stok barang bisa selisih, hasil stock opname diberikan kepada anggota tim yang berwenang untuk melakukan penyesuaian persediaan yang ada dalam program.

Dapat dilihat bahwa kegiatan stock opname memang membutuhkan waktu yang banyak dan ketelitian yang tinggi. Hal tersebut membuat perusahaan melakukan kegiatan opname stok barang ini dalam jangka waktu tiga hingga empat bulan sekali. 

Namun, dengan adanya teknologi barcode, kegiatan stock opname dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat, dan teliti. Meskipun begitu, anda tetap akan membutuhkan tools untuk menginput data yang anda dapatkan setelah melakukan opname stok barang.

GreatDay HR dapat membantu anda dalam membuat laporan dengan tampilan rapi dan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Tidak hanya itu, GreatDay HR memungkinkan anda untuk melacak kinerja karyawan anda dalam waktu nyata dan juga memonitor aktivitas mereka saat sedang melakukan kegiatan stock opname. 

Berilah kami kesempatan untuk membantu anda dalam pembuatan laporan stock opname. Bisa saja GreatDay HR dapat mempermudah kegiatan opname stok barang bagi perusahaan anda.