Pada masa pandemi ini, tentunya anda pernah berkunjung ke supermarket untuk membeli kebutuhan-kebutuhan penting bagi anda dan keluarga.
Di saat anda sedang memilih barang untuk dibeli dari ribuan pilihan yang ada, anda mungkin pernah berpikir bagaimana caranya sebuah supermarket mengelola dan mengawasi semua ini?
Kira-kira apa yang biasanya mereka lakukan apabila stok barang tersebut habis, rusak, atau hilang?
Jawabannya adalah Stock Opname. Dalam artikel ini, kami akan membahas apa sebenarnya stock opname itu, mengapa hal tersebut harus dilakukan beserta manfaatnya, hingga tahapan-tahapan dalam melakukan stock opname. Mari kita ulas.
Stock opname merupakan kegiatan yang menghitung berapa banyak stok barang yang ada di dalam gudang sebelum diletakkan di dalam supermarket dan lalu dijual kepada konsumen.
Kegiatan ini biasanya membutuhkan waktu yang banyak dan ketelitian yang tinggi karena anda harus mengecek dan menghitung barang yang berada di dalam gudang secara manual.
Namun, dengan perkembangan teknologi yang ada, sekarang anda dapat melakukannya dengan menggunakan barcode. Proses stock opname menjadi lebih cepat, efisien, dan kemungkinan kesalahan dalam pencatatan pun terminimalisir.
Alasan mengapa stock opname dilakukan adalah untuk mendapatkan informasi yang paling tepat mengenai stok barang yang berada dalam gudang. Atau dalam kata lain, Stock opname adalah proses verifikasi antara barang yang ada dalam gudang jika dibandingkan dengan pembukuan yang telah dibuat oleh petugas gudang.
Jika setelah stock opname dilakukan menemukan stok barang yang ada melebihi jumlah yang terdapat pada pembukuan petugas gudang, maka akan dilakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan apakah ada transaksi yang terlewat atau terjadi human error saat melakukan pencatatan.
Baca juga: Pentingnya Memahami Human Capital Management
Terdapat beberapa manfaat lain dalam melakukan stock opname selain mengetahui jumlah stok barang yang paling akurat, yaitu:
Sebenarnya tidak ada jawaban pasti untuk pertanyaan ini karena memang bergantung pada industri perusahaan masing-masing serta kebijakan yang tentunya tidak akan sama persis pada setiap perusahaan.
Namun, stock opname pada umumnya dilakukan setiap empat bulan sekali (per kuartal) atau setiap tiga bulan sekali (triwulan) karena kegiatan ini menyita waktu yang cukup lama. Meski begitu, adanya teknologi barcode dapat mempermudah dan mengurang waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam melakukan proses stock opname.
Sekarang setelah anda telah mendapat gambaran yang lebih jelas mengenai stock opname, selanjutnya kami akan membahas mengenai tahapan-tahapan yang biasanya dilakukan saat melakukan kegiatan stock opname.
Pada umumnya, terdapat tiga tahapan yang dilakukan oleh perusahaan saat melakukan opname stok barang: tahap awal, tahap persiapan, dan tahap melakukan stock opname nya sendiri.
Biasa dilakukan kurang lebih satu minggu sebelum kegiatan opname stok barang, tahap ini melibatkan koordinasi yang intensif dengan petugas gudang. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah:
Sebagai informasi tambahan, apabila stok masuk ke dalam gudang selama kegiatan opname stok, merupakan barang yang dititipkan oleh pihak lain, atau bahkan barang rusak, maka stok barang tersebut tidak perlu dimasukkan ke dalam perhitungan stock opname.
Tahap ini biasanya dilakukan satu hari sebelum hari kegiatan stock opname. Terdapat beberapa hal yang sebaiknya dilakukan, yaitu:
Baca juga: 5 Metode Sederhana Untuk Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan
Pada tahap ini, kegiatan stock opname dijalankan atau dieksekusi. Aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan agar stock opname berjalan lancar adalah sebagai berikut:
Dapat dilihat bahwa kegiatan stock opname memang membutuhkan waktu yang banyak dan ketelitian yang tinggi. Hal tersebut membuat perusahaan melakukan kegiatan opname stok barang ini dalam jangka waktu tiga hingga empat bulan sekali.
Namun, dengan adanya teknologi barcode, kegiatan stock opname dapat dilakukan dengan lebih mudah, cepat, dan teliti. Meskipun begitu, anda tetap akan membutuhkan tools untuk menginput data yang anda dapatkan setelah melakukan opname stok barang.
GreatDay HR dapat membantu anda dalam membuat laporan dengan tampilan rapi dan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Tidak hanya itu, GreatDay HR memungkinkan anda untuk melacak kinerja karyawan anda dalam waktu nyata dan juga memonitor aktivitas mereka saat sedang melakukan kegiatan stock opname.
Berilah kami kesempatan untuk membantu anda dalam pembuatan laporan stock opname. Bisa saja GreatDay HR dapat mempermudah kegiatan opname stok barang bagi perusahaan anda.