4 JENIS STRUKTUR ORGANISASI BESERTA KELEBIHAN DAN KEKURANGANNYA

Struktur organisasi perusahaan merupakan hierarki tertentu yang digunakan dalam sebuah organisasi. Struktur ini fungsinya unutk menjabarkan pekerjaan dari setiap karyawan di dalamnya dan juga sistem perusahaan secara keseluruhan, agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Biasanya, struktur organisasi diilustrasikan dalam bentuk bagan atau diagram. 

Manfaat Dari Struktur Organisasi

Menurut Small Business terdapat beberapa manfaat dari struktur organisasi: 

1. Menghasilkan Karyawan Yang Berkualitas 

Struktur organisasi yang kuat lebih mampu mempersiapkan karyawan yang berkualitas untuk manajemen. Ketika perusahaan beroperasi di bawah struktur yang kuat, rencana pelatihan manajemen yang komprehensif dapat lebih mudah dibuat dan dijalankan untuk membantu mempertahankan managerial core yang kuat. Departemen dapat bekerja sama dalam rencana pengembangan untuk membantu mendorong pelatihan kandidat manajerial untuk setiap departemen. 

Struktur organisasi juga memungkinkan karyawan untuk memahami dengan jelas pembagian antara manajemen bawah, menengah dan atas. Dengan kerangka kerja operasional ini, karyawan memiliki kemampuan untuk memenuhi dan melampaui standar kinerja yang dapat membantu mereka dalam karir mereka kedepannya. 

2. Memudahkan Perencanaan Strategis

Menggunakan struktur organisasi memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada satu tujuan. Melalui struktur organisasi, tercipta alur komunikasi yang jelas, serta timbulnya rasa tanggung jawab dan hormat terhadap hierarki perusahaan. Hal Ini dapat membantu perusahaan untuk menggunakan sumber daya secara bijaksana agar bisa mencapai tujuan perusahaan.

3. Meningkatkan Training Karyawan

Struktur organisasi yang baik akan mempermudah terlaksananya training. Struktur organisasi juga memungkinkan pelatihan untuk bisa tetap fleksibel menyesuaikan dengan perubahan dalam organisasi. Ketika struktur organisasi mengatur arus informasi, maka perubahan informasi lebih mudah dipantau dan diperbarui dalam program pelatihan di seluruh perusahaan.

4. Memperbaiki Proses Pengambilan Keputusan

Terlepas dari jenis struktur organisasi yang dimiliki perusahaan Anda, akan selalu ada alur pelaporan yang akan berakhir dengan pengambil keputusan akhir. Misalnya, dalam flat structure di mana karyawan diberi kebebasan yang luas untuk memberikan saran dan mengeksekusi pekerjaan mereka, keputusan dibuat berdasarkan konsensus karyawan yang bekerja dalam sebuah tim. Dalam top-down structure, pengambilan keputusan terjadi di tingkat manajemen senior dan kemudian dikomunikasikan dengan jelas ke jajaran untuk diimplementasikan. Ketika struktur yang dimiliki adalah hierarki, perusahaan akan lebih siap untuk membuat keputusan penting dan menyesuaikan praktik untuk memenuhi tuntutan persaingan.

Tipe Struktur Organisasi 

Terdapat empat jenis struktur organisasi yang paling sering digunakan perusahaan, yaitu: 

1. Struktur fungsional

Struktur yang paling umum digunakan dalam perusahaan adalah struktur fungsional. Struktur ini juga kerap disebut sebagai struktur birokrasi organisasi, yang memecah perusahaan berdasarkan spesialisasi tenaga kerjanya. Sebagian besar usaha kecil-menengah menerapkan struktur fungsional. Contohnya adalah ketika suatu perusahaan membagi fungsinya menjadi beberapa departemen. 

Kelebihan dari struktur fungsional adalah sebagai berikut:

• Perusahaan dapat mengembangkan ahli pada bidangnya masing-masing 
• Karyawan dapat melakukan tugas sesuai dengan bidang keahlian mereka
• Struktur mudah untuk dimengerti 

Kekurangan dari struktur fungsional adalah: 

• Divisi cenderung berdiri sendiri-sendiri dan kerap gagal dalam berkoordinasi atau berkomunikasi dengan departemen lain 
• Sulit untuk melakukan aktivitas lintas fungsi 
• Struktur tidak mudah beradaptasi terhadap perubahan 

2. Struktur Divisional atau Multidivisional

Tipe ini umum digunakan pada perusahaan besar yang memiliki banyak unit bisnis. Disebut struktur divisional atau multidivisional karena perusahaan yang menggunakan metode ini menyusun tim kepemimpinannya berdasarkan produk, proyek, atau anak perusahaan yang mereka operasikan. Karena biasanya perusahaan yang menggunakan struktur ini memiliki ribuan produk dan lini bisnis, perusahaan menyusun dirinya sendiri sehingga setiap unit bisnis beroperasi sebagai perusahaannya sendiri dengan direkturnya sendiri.

Kelebihan dari struktur divisional/multidivisional: 

• Memungkinkan divisi untuk fokus memproduksi produk khusus sambil menggunakan pengetahuan yang diperoleh dari divisi lain yang berkaitan. 
• Memungkinkan terjadinya koordinasi 
• Memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan disesuaikan.

Kekurangan dari struktur ini: 

• Dapat menyebabkan hilangnya efisiensi karena setiap divisi memiliki sumber daya yang sama.
• Divisi mungkin bersaing untuk pelanggan yang sama.
• Setiap divisi sering membeli perlengkapan serupa dalam jumlah yang lebih kecil dan menyebabkan harus mengeluarkan biaya lebih banyak untuk hal ini 

3. Struktur Flatarchy

Struktur ini banyak digunakan pada startup. Seperti namanya, struktur ini memiliki hierarki yang rata dan memberikan banyak kebebasan kepada karyawannya. Perusahaan yang menggunakan struktur jenis ini memiliki kecepatan implementasi yang tinggi.

Kelebihan dari struktur ini: 

• Karena struktur yang sederhana, dapat tercipta komunikasi yang lebih mudah antar karyawan 
• Lebih banyak otonomi dan tanggung jawab untuk karyawan
• Karyawan mungkin merasa lebih termotivasi, oleh karena itu menjadi lebih produktif

Kekurangan dari struktur ini: 

• Kurangnya peluang untuk maju 
• Beban kerja yang lebih tinggi untuk manajer
• Manajer memiliki lebih banyak bawahan

4. Struktur Matriks

Struktur organisasi yang keempat adalah struktur matriks. Struktur ini cukup rumit dan paling jarang digunakan. Struktur ini membuat matriks karyawan di berbagai atasan, divisi, atau departemen. Seorang karyawan yang bekerja untuk perusahaan matriks, misalnya, mungkin memiliki tugas baik dalam penjualan maupun layanan pelanggan.

Keuntungan dari struktur matriks meliputi:

• Menciptakan kemitraan fungsional dan divisi yang berfokus pada pekerjaan dibandingkan sumber daya lain 
• Meminimalkan biaya karena satu orang dapat memegang beberapa peran 
• Menciptakan keseimbangan yang lebih baik antara waktu penyelesaian dan biaya

Kerugian dari struktur ini meliputi: 

• Tanggung jawab kurang jelas, sehingga memperumit tata kelola dan kontrol
• Melapor ke lebih dari satu manajer dapat membingungkan bagi karyawan dan supervisor 
• Karyawan banyak menghabiskan waktu untuk rapat dan berkoordinasi dengan karyawan lain.

Cara Menyusun Struktur Organisasi 

Dilansir dari Small Business terdapat beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk menyusun struktur organisasi 

1. Susun Struktur Kepemimpinan 

Tentukan jenis kepemimpinan yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan. Identifikasi peran dalam organisasi Anda. Biasanya, komite pengarah awal menulis rencana bisnis, memperoleh dana dan mengembangkan proposal pertama. Tunjuk seorang pemimpin yang bertugas untuk mengoordinasikan, menginisiasi, dan mendukung pekerjaan.

Tentukan juga jajaran direksi yang akan mengoordinasikan kegiatan, membuat kontak, berjejaring dengan para pemimpin industri lainnya, dan membuka jalan bagi organisasi untuk mencapai tujuannya. Perusahaan kecil biasanya cenderung membutuhkan struktur yang tidak terlalu formal. Seiring pertumbuhan organisasi, akan timbul kebutuhan untuk menunjukkan hierarki dalam bagan organisasi. Hal ini akan membantu semua orang memahami siapa yang membuat keputusan. Struktur formal cenderung membantu anggota organisasi bertindak dengan lebih cepat.

2. Tetapkan Aturan Operasional 

Tentukan aturan dengan menentukan bagaimana kelompok formal dan informal akan beroperasi dalam organisasi. Aturan-aturan ini nantinya akan membentuk budaya organisasi.

Aturan operasional dapat meminimalkan kesalahpahaman dan kebingungan, terutama jika Anda bekerja di lingkungan dengan budaya yang beragam. 

3. Evaluasi Struktur Dari Waktu Ke Waktu 

Kembangkan struktur organisasi Anda secara berkala. Seiring dengan bertumbuhnya organisasi Anda, bedakan fungsi perusahaan Anda menjadi divisi-divisi yang memungkinkan anggotanya untuk menghasilkan produk dan layanan. Tambahkan kepemimpinan divisi untuk mengelola fungsi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan spesifik divisi tersebut. Misalnya, seiring pertumbuhan organisasi Anda, tetapkan fungsi training untuk setiap divisi memastikan bahwa anggota setiap divisi menerima training organisasi yang disesuaikan dengan peran mereka. 

4. Permudah Komunikasi Antar Divisi

Hindari masalah dalam komunikasi dengan mendesentralisasikan otoritas. Dengan mendistribusikan pengambilan keputusan ke seluruh organisasi, manajer di tingkat yang lebih rendah membuat keputusan lebih cepat dan cenderung lebih termotivasi dan bertanggung jawab.

Kesimpulan 

Diperlukan konsistensi dan waktu yang cukup lama untuk dapat menciptakan struktur organisasi yang efektif. Struktur organisasi sendiri merupakan satu hal yang harus dimiliki oleh perusahaan agar perusahaan dapat berjalan dengan lebih selaras, menghasilkan karyawan yang berkualitas, dan memudahkan perencanaan strategis. Hal-hal ini kemudian akan mempermudah perusahaan dalam mencapai tujuan organisasi. 

GreatDay HR memiliki fitur struktur organisasi yang dapat merancang bagan organisasi atas dasar transparansi untuk meningkatkan budaya kerja yang baik di perusahaan dan menciptakan lingkungan kerja yang sinergis. Daftar demo sekarang!