Mengenal Tugas, Fungsi, dan Peranan Supervisor dalam Perusahaan

Sebuah perusahaan tentu memiliki struktur organisasi yang menentukan jabatan dan posisi seseorang dalam perusahaan demi menunjang para karyawan agar dapat bekerja lebih efisien. Alur yang jelas di dalam sebuah struktur organisasi dapat mempermudah pengambilan keputusan, perencanaan, dan perumusan dari sebuah gagasan. Untuk memastikan semuanya berjalan lancar, maka perlu dilakukan pengawasan oleh seorang supervisor.

Jika tidak ada supervisor pada struktur organisasi perusahaan Anda, maka perusahaan akan kesulitan untuk mengontrol karyawannya secara langsung, karena supervisor adalah salah satu jabatan vital pada perusahaan, dan memiliki peran penting dalam keberlangsungan perusahaan.

Namun, pekerjaan supervisor itu seperti apa sebenarnya? Apa saja peran dan wewenang yang mereka miliki dalam sebuah perusahaan? Dalam artikel ini, GreatDay HR akan menjawab kedua pertanyaan tersebut, dan masih banyak lagi.

Tanpa basa-basi lagi, mari kita ulas!

Pengertian Supervisor 

mengarahkan) jadi bila dideskripsikan, supervisor merupakan seseorang yang diberi wewenang atau mempunyai jabatan untuk mengawasi, mengarahkan suatu tatacara yang mengendalikan suatu pelaksanaan tata cara lainnya.

Tugas seorang supervisor berbeda beda disetiap perusahaan maupun instansi yang mempekerjakannya, namun secara umum supervisor memiliki tugas utama yaitu memonitoring suatu jalannya produksi atau output tertentu agar berjalan lancar dan terkendali.

Supervisor harus bertanggung jawab dalam memastikan semua pekerjaan dilaksanakan dengan baik sehingga semua proses produksi berjalan lancar seperti monitoring produksi, pengawasan anak buah, melakukan instruksi kerja, bertanggung jawab keamanan, keselamatan atau kesehatan yang terancam. 

Ia harus dapat menjalin kerja sama dengan atasan perusahaan atau dengan bawahannya supaya tidak terjadi konflik. Supervisor dapat dibagi dalam beberapa tugas sesuai bakat dan pengalamannya, contoh:

• Supervisor produksi,
• Supervisor marketing,
• Supervisor management, 
• dan lain sebagainya.

Menurut Moekijat, seorang kesatria marinir Indonesia, supervisor adalah sebagai anggota manajemen depan yang bertanggung jawab atas pekerjaan kelompok di tingkat manajemen yang lebih tinggi atau sebagai pemilik perusahaan.

Perbedaan Manajer dan Supervisor

Manajer dan supervisor kerap dianggap sebagai pekerjaan yang sama. Ini mungkin berasal karena keduanya bertugas untuk membuat rencana aksi, dapat memimpin orang-orang untuk satu tujuan yang sama dan dapat menugaskan kerja kepada bawahan.

Namun, sebenarnya, supervisor dan manajer memiliki banyak perbedaan dalam segi tugas, pendekatan, level manajemen, dan lain sebagainya. Apakah Anda ingin mengetahui lebih lanjut? Berikut ulasan lengkap mengenai perbedaan manajer dan supervisor:

Tingkatan Manajemen

Pada tingkatan manajemen, manajer umumnya merupakan bagian dari manajemen tingkat menengah. Sedangkan, supervisor mengawasi dan menangani karyawan di tingkatan yang lebih rendah.

Koordinasi Tugas 

Manajer umumnya menyerasikan pekerjaan dan tujuan dari suatu departemen, sedadngkan supervisor melakukan keduanya terhadap karyawan secara individu dan bukan pada satu departemen.

Tugas dan Tanggung Jawab

Seorang manajer umumnya melakukan pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan dan menyelaraskan dengan semua departemen sehingga setiap anggota dapat bekerja secara efisien.

Ini berbeda dengan seorang supervisor yang bertanggung jawab terhadap karyawan dan tugas mereka di dalam suatu departemen atau unit.

Pendekatan

Dalam segi pendekatan, seorang supervisor melakukan pendekatan secara internal karena hanya berhubungan dengan karyawan yang bekerja tepat di bawahnya. Beda halnya dengan manajer yang melakukan pendekatan secara internal-eksternal karena harus koordinasi dengan seluruh departemen dan stakeholder yang lain.

Tugas Seorang Supervisor 

Menjadi seorang supervisor pasti membutuhkan keahlian tertentu agar dapat menyelesaikan tugas-tugasnya. Berikut adalah beberapa tugas supervisor dalam perusahaan:

1. Mengelola karyawan
2. Memotivasi karyawan
3. Melaksanakan tugas, proyek, dan pekerjaan secara langsung
4. Menegakkan aturan yang telah di tentukan oleh perusahaan
5. Mendisiplinkan bawahannya
6. Memberikan info pada manajemen mengenai kondisi bawahan, atau menjadi perantara antara pekerja dengan manajemen.
7. Memecahkan masalah sehari hari yang rutin
8. Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh atasannya.
9. Bertugas membuat job description untuk staf bawahannya

Fungsi Supervisor

Dari beberapa tugas yang harus diselesaikan oleh supervisor, ini dia beberapa fungsi penting seorang supervisor di perusahaan:

1. Mendukung dan mengelola tugas-tugas karyawan bawahan

Sebagai seorang supervisor, tentu memiliki beberapa bawahan yang harus diatur. Setiap saat diperlukan pengaturan harian yang jelas oleh supervisor kepada staf bawahannya agar karyawan tetap bekerja maksimal, dan tercipta suasana kerja yang disiplin dan tertib. Selain itu juga, supervisor harus  memberikan perintah untuk menjaga setiap rencana berada dalam satu garis dan tujuan yang jelas.

2. Menjaga koneksi dan penghubung antara karyawan dan manajer

Kedudukan seorang supervisor ada di tengah-tengah antara karyawan dan manajer. Maka dari itu, supervisor juga berfungsi sebagai penghubung dan penjaga koneksi agar alur komunikasi antara karyawan dan manajer dapat berlangsung dengan baik. 

3. Menyampaikan semua keluhan dari tamu dan pelanggan yang dikirim oleh karyawan untuk disampaikan kepada manajer

Seringkali pelanggan masih merasakan ketidakpuasan dalam pelayanan atau produk yang diberikan perusahan. Supervisor berfungsi untuk menyampaikan pesan kepada atasan atas beberapa permasalahan dan rasa tidak puas dari pelanggan. Nantinya, masukan-masukan tersebut dapat menjadi bahan evaluasi bagi perusahaan. 

4. Memecahkan masalah sebanyak mungkin tanpa dikelola oleh atasan atau manajer

Pada saat-saat tertentu pasti perusahaan mengalami masalah atau krisis. Supervisor juga berfungsi sebagai pemecah masalah atau pencari solusi yang tepat untuk masalah yang sedang dihadapi. Terkadang supervisor memiliki wewenang khusus untuk mengambil keputusan dengan cepat agar masalah terselesaikan dengan cepat dan tepat.

Peranan Supervisor

Berikut adalah beberapa peran dari supervisor:

1. Sebagai Perencana

Seorang supervisor harus membuat dan merencanakan rencana kerja untuk pekerjaan sehari-hari. Pada saat yang sama, pekerjaan untuk karyawan bawahan harus dibagi sesuai dengan keterampilan mereka. Supervisor juga perlu menyampaikan tugas dengan baik agar tujuan yang sudah dirancangkan akan tercapai. 

2. Sebagai seorang Manajer

Seorang supervisor adalah bagian dari tim manajemen perusahaan. Dalam praktiknya, dia juga merupakan seorang manajer operasi. Manajer yang memiliki pengawasan penuh atas jalannya sebuah produksi di perusahaan.

3. Sebagai seorang Pembimbing

Seorang supervisor memimpin karyawan bawahannya dan membimbing mereka dalam pekerjaan sehari-hari mereka. Sering kali supervisor memberikan banyak masukan dengan tujuan membimbing karyawannya agar memiliki kinerja yang lebih baik lagi. Bahkan, ia juga bertindak sebagai seseorang yang menginspirasi.

4. Sebagai Mediator

Seorang supervisor juga bertindak sebagai penghubung dan juru bicara antara manajer dan karyawan, sehingga keduanya menjalin komunikasi yang baik. Bukan hal yang mudah untuk bisa menjadi penengah dua posisi tersebut dalam struktur organisasi. Sebagai supervisor perlu untuk terbuka dan mau mendengarkan atasan dan bawahan. 

5. Sebagai seorang Inspektur

Peran yang terakhir, peran utama seorang supervisor adalah untuk menegakkan disiplin di tempat kerja. Dalam hal ini, termasuk memeriksa kemajuan pekerjaan terhadap jadwal yang ditetapkan, menilai secara teratur kinerja kerja dan melaporkan penyimpangan, jika demikian, aturan dan ketentuan yang perlu diikuti dapat ditetapkan.

Wewenang Supervisor

Siapapun yang menjadi supervisor berkemungkinan melakukan berbagai peran yang berbeda, umumnya di hari yang sama. Ini dikarenakan jabatan supervisor yang memang bersifat dinamis dan beradaptasi dengan budaya, tujuan, serta sumber daya dan keterampilan yang dimiliki perusahaan. 

Berikut adalah beberapa wewenang yang dimiliki seorang supervisor di dalam perusahaan:

1. Mengevaluasi dan memberi nilai dari kinerja pegawai yang merupakan bawahannya
2. Menegur karyawan bawahan jika melakukan kesalahan atau kinerja kurang baik.
3. Menghentikan berbagai tugas atau kegiatan yang terlihat kurang menguntungkan bagi perusahaan
4. Mengusulkan karyawan yang berprestasi untuk naik pangkat.

Dapat dilihat dari beberapa wewenang diatas bahwa supervisor berperan penting dalam sebuah perusahaan dan dapat memberikan pengaruh besar pada kelancaran proses di dalam perusahaan.

Karakter seorang Supervisor

Dalam banyak kasus, perusahaan mempromosikan individu dari peran non-manajerial setelah mereka membuktikan diri mampu memimpin orang lain dengan baik. Saat memutuskan siapa yang akan diangkat menjadi supervisor, perusahaan seringkali mencari karyawan yang menunjukkan hal berikut:

1. Memiliki keterampilan komunikasi yang sangat baik
2. Ahli bekerja sama dalam tim
3. Mampu untuk bekerja sama di bawah tekanan
4. Etos kerja yang kuat
5. Ketepatan waktu dan keterampilan manajemen waktu
6. Profesionalisme dan sikap positif
7. Tertarik pada peluang leadership

Kesimpulan

Dari paparan di atas, supervisor terkesan memiliki banyak sekali tanggung jawab yang perlu dikerjakan. Untuk memudahkan seluruh tugas, fungsi, peran seorang supervisor, GreatDay HR, sebagai sistem HRIS berbasis ponsel hadir menjadi solusi untuk mengelola karyawan lebih efektif dan efisien. Dilengkapi dengan fitur rekam aktivitas, Anda dapat memantau secara penuh kerja karyawan di dalam kantor dan luar kantor sekaligus. 

Supervisor memegang peranan penting dalam perusahaan. Meskipun tugasnya tidak selalu sama di setiap perusahaan, supervisor memiliki tugas utama yaitu memonitoring suatu jalannya produksi atau output tertentu agar berjalan lancar dan terkendali.

Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk melamar posisi supervisor untuk mengejar peran kepemimpinan lainnya di masa mendatang, coba pahami dan pelajari beberapa karakter di atas. Great People, ingat, terus kembangkan keahlian dan skill yang diperlukan sebagai seorang supervisor.