Ada satu pekerjaan HR yang kelihatannya sederhana, tetapi bisa menyita waktu ketika dilakukan berulang kali: membuat surat untuk karyawan.
Surat keterangan kerja, surat tugas, surat pengangkatan, surat mutasi, surat peringatan, hingga berbagai dokumen administratif lainnya mungkin hanya membutuhkan beberapa menit untuk dibuat. Namun, coba bayangkan jika HR harus membuat puluhan atau bahkan ratusan surat dalam satu bulan.
Nama karyawan harus diganti. Jabatan perlu disesuaikan. Nomor surat harus diperiksa. Tanggal harus benar. Format harus konsisten. Setelah itu, dokumen masih perlu disimpan, dikirim, atau dicetak.
Di tengah banyaknya pekerjaan HR yang harus diselesaikan, pekerjaan administratif seperti ini seharusnya tidak menghabiskan sebagian besar waktu tim.
Di sinilah digitalisasi HR mulai terasa manfaatnya.
Baca juga: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Surat Pengalaman Kerja
Mungkin membuat satu surat secara manual bukan masalah besar. Yang menjadi persoalan adalah ketika proses tersebut dilakukan berkali-kali dengan format yang hampir sama.
Bayangkan HR perlu membuat surat untuk 50 karyawan. Data dasarnya mungkin sudah tersedia di sistem, tetapi jika proses pembuatan surat masih dilakukan secara manual, HR tetap perlu memindahkan informasi tersebut ke dokumen satu per satu.
Risikonya juga bukan hanya soal waktu.
Salah ketik nama, jabatan yang tidak sesuai, tanggal yang keliru, atau nomor surat yang terlewat dapat membuat dokumen harus diperbaiki dan dikirim ulang. Semakin banyak dokumen yang dibuat, semakin besar pula kemungkinan human error.
Padahal, informasi yang dibutuhkan sebenarnya sudah dimiliki perusahaan.
Masalahnya bukan tidak ada data. Data tersebut belum dimanfaatkan secara optimal untuk membuat proses administrasi menjadi lebih sederhana.
Salah satu perubahan yang ditawarkan digitalisasi HR adalah menghubungkan data karyawan dengan dokumen yang dibutuhkan.
Alih-alih mengetik informasi secara manual setiap kali membuat surat, HR dapat menggunakan data yang sudah tersimpan dalam sistem. Informasi seperti nama, NIK, jabatan, departemen, tanggal bergabung, hingga informasi lainnya dapat digunakan sebagai bagian dari dokumen.
Konsepnya sederhana.
HR cukup menyiapkan template surat sesuai kebutuhan perusahaan. Ketika surat akan dibuat, sistem mengambil informasi karyawan yang relevan dan memasukkannya ke dalam template.
Hasilnya, proses yang sebelumnya membutuhkan copy-paste berulang dapat dilakukan dengan jauh lebih praktis.
Bukan berarti HR tidak lagi memiliki pekerjaan. Justru pekerjaan HR bergeser dari sekadar mengurus dokumen menjadi memastikan bahwa proses dan informasi yang digunakan memang tepat.
Keuntungan digitalisasi surat karyawan tidak berhenti pada penghematan waktu.
Ada persoalan lain yang sering muncul ketika dokumen dibuat secara manual: konsistensi.
Jika beberapa orang HR membuat surat dengan file template yang berbeda, hasil akhirnya bisa tidak seragam. Ada yang menggunakan format lama, ada yang lupa memperbarui bagian tertentu, atau ada informasi yang tertinggal.
Dengan template digital yang dikelola dalam satu sistem, perusahaan dapat menjaga agar format surat tetap sesuai standar yang telah ditentukan.
Hal ini cukup penting, terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang atau jumlah karyawan yang besar. Semakin banyak orang yang terlibat dalam proses administrasi, semakin penting pula standardisasi dokumen.
Pada dasarnya, berbagai jenis surat administratif yang memiliki struktur dan data berulang dapat dibuat lebih efisien dengan digitalisasi.
Beberapa contohnya adalah:
Jenis surat yang digunakan tentu berbeda-beda di setiap perusahaan. Karena itu, sistem yang fleksibel menjadi penting agar HR tidak dipaksa menggunakan format yang sama untuk semua kebutuhan.
Baca juga: 10 Contoh Surat Undangan Resmi yang Tepat, Beserta Strukturnya!
Justru di sinilah digitalisasi mulai memberikan dampak yang lebih terasa.
Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan yang masih sedikit, membuat surat secara manual mungkin masih terasa manageable. Namun, ketika jumlah karyawan mencapai ratusan atau ribuan, pekerjaan administratif yang berulang akan semakin sulit dipertahankan jika semuanya dilakukan secara manual.
Belum lagi jika perusahaan memiliki banyak lokasi atau entitas.
HR di kantor pusat mungkin perlu menyiapkan dokumen untuk karyawan di berbagai cabang. Jika seluruh proses dilakukan melalui file yang dikirim bolak-balik, pekerjaan administratif dapat menjadi semakin panjang.
Dengan sistem HR yang terintegrasi, data karyawan dapat menjadi sumber informasi untuk berbagai kebutuhan administrasi, termasuk pembuatan surat.
Ada anggapan bahwa ketika sebuah proses didigitalisasi, semuanya harus berjalan otomatis tanpa campur tangan manusia.
Padahal, bukan itu intinya.
Dalam administrasi HR, manusia tetap dibutuhkan untuk memastikan dokumen dibuat sesuai kebutuhan, data yang digunakan benar, serta prosesnya mengikuti kebijakan perusahaan.
Digitalisasi lebih tepat dipandang sebagai cara untuk menghilangkan pekerjaan repetitif yang sebenarnya tidak perlu dilakukan berulang kali oleh manusia.
HR tetap memegang kendali, tetapi tidak perlu menghabiskan waktu untuk pekerjaan copy-paste yang sama setiap hari.
Administrasi memang merupakan bagian penting dari pekerjaan HR. Namun, administrasi tidak seharusnya membuat HR terus sibuk dengan pekerjaan yang sebenarnya dapat disederhanakan.
Jika data karyawan sudah tersimpan secara digital, rasanya sayang jika HR masih harus mengetik ulang informasi yang sama ke dalam setiap surat.
Digitalisasi surat karyawan menawarkan perubahan yang cukup sederhana: buat template sekali, manfaatkan data yang sudah tersedia, dan biarkan sistem membantu mengerjakan bagian yang repetitif.
Dengan begitu, waktu HR bisa digunakan untuk hal yang lebih bernilai, mulai dari meningkatkan employee experience, mengembangkan karyawan, hingga mendukung kebutuhan bisnis perusahaan.
Pada akhirnya, digitalisasi HR bukan soal membuat pekerjaan menjadi serba canggih. Ini soal membuat pekerjaan sehari-hari menjadi lebih masuk akal, lebih rapi, dan tidak membuang waktu untuk hal yang sebenarnya bisa disederhanakan.
Baca juga: Pasti Dilirik HRD! 20 Contoh Surat Lamaran Kerja yang Menarik dan Efektif!
Digitalisasi tidak harus selalu berarti proses yang rumit atau mengganti seluruh sistem kerja HR sekaligus.
Melalui GreatDay HR, perusahaan dapat memanfaatkan fitur Letter Template untuk membantu membuat berbagai dokumen karyawan dengan lebih praktis.
HR dapat menyiapkan template surat sesuai kebutuhan perusahaan dan memanfaatkan data karyawan yang sudah tersedia di dalam sistem. Dengan pendekatan ini, informasi yang sebelumnya perlu dimasukkan secara manual dapat digunakan langsung dalam proses pembuatan dokumen.
Keuntungannya terasa terutama pada pekerjaan yang sifatnya repetitif. HR tidak perlu terus-menerus membuat dokumen dari halaman kosong hanya karena nama atau informasi karyawannya berbeda.
Proses administrasi pun dapat dibuat lebih terstruktur, sementara HR dapat mengalokasikan waktunya untuk pekerjaan yang membutuhkan analisis dan interaksi langsung dengan karyawan.
Segera berlangganan dan unduh aplikasi GreatDay HR untuk kemudahan dan efektivitas dalam pengelolaan pekerjaan HR! Klik di sini untuk informasi lebih lengkap dan temukan promo menariknya!
Baca juga: Surat Mutasi Karyawan: Pengertian, Fungsi, dan Contohnya!
