Paklaring atau surat keterangan kerja merupakan suatu dokumen yang diperoleh karyawan, sebagai bukti tertulis jika individu tersebut benar telah melakukan pengabdian atau loyalitas pada suatu perusahaan. Dalam lampiran inilah tertulis segala pernyataan seperti posisi, dan lama waktu bekerja.
Akan tetapi sayangnya bagi mereka yang baru menjajaki kakinya di dunia profesional, mungkin belum terlalu mengerti kegunaan surat jenis ini. Padahal nantinya akan ada waktu saat akan mendaftar di kantor baru, surat keterangan kerja ini sangat diperlukan. Tak hanya itu pada kenyataannya banyak urusan yang membutuhkannya sebagai pelengkap administrasi. Sehingga sangat perlu diketahui bagaimana cara mendapatkannya dan fungsinya
Baca juga: Mengenal Quarter Life Crisis: Apa Penyebab dan Tandanya?
Ketentuan Untuk Mendapatkan Surat Paklaring
Untuk bisa mendapatkan surat jenis ini karyawan harus memenuhi beberapa syarat yang harus diperhatikan
- Karyawan dapat meminta atau mengajukan surat keterangan kerja dari perusahaan, jika melakukan pengunduran diri dengan cara terhormat, dan bukan karena dipecat.
- Karyawan yang berhak menerima paklaring adalah mereka yang sudah bekerja dalam kurun waktu minimal satu tahun.
- Karyawan yang memutuskan pindah bekerja, wajib menyelsaikan segala tanggung jawab yang diberikan terlebih dahulu.
Cara Membuat Surat Paklaring
Dalam pembuatan surat paklering tentu ada caranya sendiri, sehingga ada beberap hal yang perlu diperhatikan:
Menggunakan Kertas yang Seusai Ketentuan
Dapat dikatakan salah satu faktor yang penting daam pembuatan surat ini adalah kop surat. Menjadi sebuah identitas, dan terletak pada bagian atas halaman kertas yang akan dicetak. Dengan adanya kop ini, nantinya penerima surat akan langsung mengetahui siapa pengirim surat. Serta dapat diketahui jika surat tersebut adalah resmi adanya.
Adanya Bukti yang Sah
Agar surat dianggap sah, tentunya surat yang dibuat harus disertai dengan cap perusahaan dan tanda tangan. Hal ini juga menunjukan jika adanya pertanggungjawaban dan kekuatan hukum, terlihat dari adanya tanda tangan dan cap stempel. Tanpa kedua hal ini maka surat paklaring tidak dapat menjadi rujukan.
Surat Berisi pernyataan yang positif
Alasan karyawan memutuskan untuk melakukan pengunduran diri atau tidak lagi bekerja terjadi karena beberapa hal yaitu inisatif pribadi, atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dari perusahaan. Untuk alasan pertama maka karyawan berhak menerima surat paklaring dengan ulasan yang berisi hal positif sesuai rekam jejaknya selama bekerja di perusahaan tersebut. Dalam hal ini perusahaan dapat menunjukan bagaimana profesionalitas, loyalitas,dan ketekunan karyawan selama bekerja.
Berisi Informasi yang Diperlukan
Bukan hanya membuat ulasan yang positif, karena surat paklaring harus membuat beberapa informasi yang penting seperti nama, jabatan, jangka waktu bekerja di perusahaan, posisi terakhir yang ditinggalkan, juga alasan mengundurkan diri. Dengana danya surat ini maka perusahaan baru akan lebih mudah mengenali dan mempertimbangkan calon karyawan itu.
Sampaikan Salam dan Ucapan Terima Kasih
Sebagai manusia tentunya seorang karyawan butuh penghargaan, meskipun hanya dengan hal sederhana seperti ucapan terima kasih melalui surat paklaring. Ucapan ini diberikan sebagai bentuk apresiasi atas dedikasi dan pengabdian karyawan terhadap perusahaan
Memberikan Surat Paklaring Tanpa Menunda
Keberadaan surat paklaring ini sangat penting bagi karyawan yang akan mengundurkan diri, sehingga sangat disarankan untuk memberikannya dalam waktu yang tepat dimana satu dua hari kerja sebelum karyawan berhenti bekerja.
Contoh Surat Paklaring
PT MEGA BERJAYA
Jl. Perintis Kemerdekaan No. 30 Jakarta
SURAT PAKLARING
No.: 10/HRD/V/2020
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Malik Pedro
Jabatan : Kepala HRD PT Mega Berjaya
Alamat : Jl. Perintis Kemerdekaan No. 30 Jakarta
Menjelaksan dengan sebenarnya jika yang bersangkutan di bawah ini:
Nama : Mery Rasya
Alamat : Jl. Tanah Abang No. 5, Jakarta
Adalah benar merupakan karyawan di PT Mega Berjaya terhitung sejak 1 Juni 2015 hingga 20 Juni 2020 dengan jabatan terakhir sebagai Manajer Marketing.
Dalam surat ini kami menerangkan jika Saudari Mery Rasya telah bekerja dengan penuh dedikasi dan sepenuh hati, serta loyalitas yang tinggi kepada perusahaan serta tidak pernah terlibat hal-hal negatif yang membawa pengaruh buruk bagi perusahaan selama menjadi karyawan PT MEGA BERJAYA
Melalui pernyataan ini, kami menjelaskan bahwa pekerja yang bersangkutan telah mengundurkan diri atas inisiatif pribadi. Kami atas nama perusahaan berterima kasih atas kinerja yang telah dilakukan selama ini. Semoga yang bersangkutan menjadi lebih sukses di masa yang akan datang.
Demikian surat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 15 Juni 2020
TTD
Malik Pedro
Kepala HRD
Fungsi Surat Paklaring
Seperti yang sudah dikatakan pada pembahasan awal jika surat ini memiliki multi manfaat seperti yang akan GreatDay HR jelaskan berikut ini:
1. Mencairkan Dana Jaminan Hari Tua (JHT)
Jika ingin mencairkan dana jaminan hari tua secara penuh, pastikan Anda yang merupakan penerima upah, sudah didaftarkan melalui perusahaan tempat bekerja. Lengkapi juga lampiran lainnya seperti identitas diri dan kartu keluarga.
Sementara itu bagi yang bukan penerima upahatau bekerja secara mandiri, dapat mendaftarkan dirinya melalui web BPJS Ketenagakerjaan resmi dan mengikuti langkah-langkah yang diberikan.
Perlu Anda ingat jika tanggal berhenti bekerja sudah sesuai dengan dokumen yang terdapat pada kantor BPJS Ketenagakerjaan, bertujuan agar proses ini bersifat legal.
2. Refrensi Kerja
Memang tidak semua perusahaan meminta calon karyawan untuk memberikan surat keterangan kerja. Namun tidak ada salahnya untuk tetap memintanya dari perusahaan tempat Anda bekerja sebelumnya.
Karena semua pengalaman kerja, posisi akan terlampir secara nyata dan menjadi pertimbangan khusus bagi karyawan yang akan direkrut. Umumnya keterangan kerja ini akan disertakan saat Anda mengirim CV atau setelah melakukan tes dalam tahap terakhir.
3. Melamar Beasiswa
Mungkin belum terbayang sebelumnya jika surat parklaring bisa digunakan untuk melamar beasiswa?
Betul bagi Anda yang sudah bekerja, paklaring dapat menjadi salah satu syarat untuk mendapatkan beasiswa jalur profesional. Diberikan biasanya oleh pemerintah, swasta, atau asing kepada mereka yang ingin melanjutkan studi S2 dan S3. Selain itu lengkapi juga dokumen pendukung seperti refrensi dari atasan Anda.
Baca juga: Penting! Cara Membuat Surat Tugas Kerja dan Komponennya
4. Melakukan pinjaman di Bank & Kredit
Saat membutuhkan dana besar dan terdesak bank bisa menjadi salah satu alternatif pilihan untuk melakukan pinjaman. Selain lebih terpercaya dan aman, bank merupakan lembaga keuangan terpercaya. Namun untuk bisa mendapatkan pinjaman bukanlah perkara mudah, karena ada beberapa persyaratan yang harus diikuti salah satunya adalah surat keterangan kerja.
Surat ini perlu dilampirkan meskipun Anda belum berhenti dari perusahaan tempat bekerja, dan berisi pernyataan bahwa kamu tidak resign, namun hanya bermaksud untuk mengajukan pinjaman.
Selain Selain fungsi di atas paklaring dapat digunakan untuk melakukan pinjaman seperti Kredit Kendaraan Bermotor (KRB), Kredit Tanpa Anggunan (KTA), serta Kredit Pemilikan Rumah (KPR). Hal ini diperlukan sebagai bukti jika orang yang mengajukan kredit, merupakan orang yang masih bekerja dan sanggup membayar kredit
Sangat disarankan untuk menggunakan juga dokumen pendukung lainnya seperti slip gaji saat mengajukan jenis peminjaman atau kredit di atas.
5. Bentuk Apresiasi Perusahaan
Karyawan membutuhkan apresiasi kerja meskipun hanya dalam rangkaian kalimat. Pasalnya tulisan tersebut sudah dapat menggambarkan tentang penilaian perusahaan apakah karyawan tersebut telah melakukan pekerjaan sebaik-baiknya.
Tak hanya itu secara tidak langsung perusahaan juga menunjukan Anda menghargai, dan berterimakasih kepada pihak yang bersangkutan. Nantinya hal sederhana ini akan memberikan pengalaman yang baik bagi mereka yang pernah bekerja, dan menunjukan pada pihak luar jika perusahaan Anda memiliki budaya yang baik.
Secara sederhana paklaring atau surat keterangan kerja merupakan suatu dokumen yang diperoleh karyawan, sebagai bukti tertulis jika individu tersebut benar telah melakukan pengabdian atau loyalitas pada suatu perusahaan. Sangat penting bagi setiap karyawan yang akan melanjutkan karirnya saat memasuki perusahaan baru.
Dengan adanya penjelasan ini berharap setiap perusahaan dapat memberikan apresiasi kepada setiap pihak ayng telah ikut berpartisipasi.
