5 Contoh Surat Peringatan Kerja (SP) yang Benar dan Ketentuannya

Pernahkah Anda mendengar tentang SP 1, SP 2, bahkan SP 3? Bagi Anda yang sudah bekerja, seharusnya hal tersebut sudah tidak asing lagi di telinga. SP (Surat Peringatan) adalah surat yang dibuat dan diberikan kepada karyawan yang telah melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap peraturan perusahaan. 

Tujuan pembuatan dan pemberian surat peringatan ini adalah untuk menimbulkan efek jera kepada karyawan yang melanggar agar tidak mengulangi kesalahannya. 

Selain itu, ini juga dapat digunakan sebagai contoh kepada karyawan lain agar tidak melakukan kesalahan yang sama. 

Setelah membaca penjelasan singkat di atas, Anda mungkin berpikir, apakah sepenting itu ada surat peringatan? Atau surat peringatan itu dibuat berdasarkan apa?

Nah, kalau Anda belum begitu akrab dengan surat peringatan, langsung saja simak pengertian, contoh, dan menurut undang-undang, yuk!

Baca juga: Penting! Cara Membuat Surat Tugas Kerja dan Komponennya

Apa itu Surat Peringatan Kerja?

Demi memelihara perusahaan agar tetap profesional dan berjalan sesuai dengan sistem, maka dibuat peraturan untuk menunjang standarisasi pekerjaan seorang karyawan. Akan tetapi, dalam perjalanannya tidak semua peraturan yang dibuat dapat ditaati oleh karyawan. Ada sebagian perusahaan yang melupakan peraturan dan melakukan pelanggaran.

Maka dari itu, dibuatkah SP (Surat Peringatan) sebagai surat yang diberikan kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran atau kesalahan terhadap aturan yang telah dibuat perusahaan. 

Secara umum, Surat Peringatan (SP) merupakan sebuah bentuk pembinaan perusahaan kepada karyawan sebelum menjatuhkan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap karyawannya yang telah melakukan pelanggaran.

Surat peringatan dilakukan guna untuk menghindari adanya pemecatan atau PHK terhadap karyawan, karena dengan adanya surat peringatan diharapkan bisa memberikan teguran dan binaan kepada karyawan. 

Seberapa Pentingkah Surat Peringatan Kerja?

Surat peringatan kerja merupakan sebuah surat resmi yang sangat penting bagi sebuah perusahaan.

Surat peringatan kerja menjadi salah satu sarana yang digunakan perusahaan jikalau terdapat karyawan yang tidak bisa melaksanakan kewajibannya sesuai dengan aturan yang sudah diterapkan oleh perusahaan.

Tanpa adanya surat peringatan kerja, perusahaan tidak bisa berjalan dengan maksimal dikarenakan karyawan yang bisa semena-mena melakukan pelanggaran tanpa diberikan efek jera atau sebuah peringatan.

UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 102 menjelaskan masing-masing peran dan fungsi dari pemerintah, pekerja, dan pengusaha, yaitu sebagai berikut:

1. Pemerintah mempunyai fungsi untuk menetapkan kebijakan, memberikan pelayanan, melaksanakan pengawasan, dan melakukan penindakan terhadap pelanggaran peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.
2. Pekerja/buruh dan serikat pekerja/serikat buruhnya mempunyai fungsi menjalankan pekerjaan sesuai dengan kewajibannya, menjaga ketertiban demi kelangsungan produksi, menyalurkan aspirasi secara demokratis, mengembangkan keterampilan, dan keahliannya serta ikut memajukan perusahaan dan memperjuangkan kesejahteraan anggota beserta keluarganya.
3. Pengusaha dan organisasi pengusahanya mempunyai fungsi menciptakan kemitraan, mengembangkan usaha, memperluas lapangan kerja, dan memberikan kesejahteraan pekerja/buruh secara terbuka, demokratis, dan berkeadilan.

Untuk dapat melaksanakan masing-masing peran dan fungsi, maka diperlukan adanya perjanjian yang memuat syarat-syarat, hak, dan kewajiban antara pekerja dan pengusaha dengan tujuan bisa memperoleh hak-hak dan kewajiban. 

Maka dari itu, jikalau ada seorang karyawan yang tidak dapat menjalankan kewajibannya maka perusahaan berhak mengeluarkan surat peringatan yang diberikan kepada karyawan tersebut.

Baca juga: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Surat Pengalaman Kerja

Alasan yang Menyebabkan Surat Peringatan Kerja Diberikan

Bagi perusahaan atau bagian Human Resource Development (HRD) berhak untuk memberikan peringatan tertulis kepada karyawannya jika menemukan beberapa pelanggaran yang tertera  di bawah ini:

Ketidakhadiran

Dimana karyawan melakukan ketidakhadiran kerja tanpa alasan yang jelas, dan melakukannya secara terus menerus.

Keterlambatan

Diberikan bagi karyawan yang tidak mengikuti aturan jam kerja perusahaan, seperti sering terlambat datang bekerja, dan dilakukan secara konsisten.

Tidak Menunjukan Performance 

Berlaku bagi karyawan yang dalam periode kerjanya tidak maksimal, atau dinilai kurang produktif, serta tidak dapat memenuhi target yang telah ditentukan dengan alasan yang tidak jelas.

Melanggar Kebijakan

Bagi karyawan yang mengabaikan atau melanggar peraturan yang dibuat oleh perusahaan, maupun saat membocorkan rahasia yang sifatnya hanya boleh berada pada lingkup internal. 

Mencuri

Melakukan tidak kriminal seperti mencuri barang dari tempat kerja, maupun milik orang lain. Sehingga dapat diberi surat peringatan tertulis atau hukum pidana sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan. 

Baca juga: Cara Meningkatkan Fokus Kerja Agar Tidak Melakukan Kesalahan

Kebijakan Undang Undang Surat Peringatan Kerja

Setelah mengetahui pengetahuan dasar tentang SP, selanjutnya Anda juga harus memahami kebijakan Undang-Undang yang mengatur Surat Peringatan Kerja. 

Hal ini dikarenakan adanya perlindungan hak-hak karyawan yang bekerja dalam sebuah perusahaan. 

Sama seperti cara pembuatannya, pemberian surat peringatan kepada karyawan juga memiliki beberapa aturan yang harus diperhatikan.

Lantas, aturan apa saja yang dijadikan acuan? Aturan yang dijadikan pegangan untuk SP yaitu UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 161 yang tertulis sebagai berikut:

1. Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
2. Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.
3. Pekerja/buruh yang mengalami pemutusan hubungan kerja dengan alasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) memperoleh uang pesangon sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (2), uang penghargaan masa kerja sebesar 1 (satu) kali ketentuan Pasal 156 ayat (3) dan uang penggantian hak sesuai ketentuan Pasal 156 ayat (4).

Struktur Surat Peringatan Kerja yang Baik dan Benar

Tak kalah penting juga, pembuatan dan penulisan surat peringatan juga menjadi hal krusial yang harus diperhatikan. 

Penulisan SP tidak bisa dilakukan semaunya, melainkan terdapat aturan yang ditetapkan perusahaan masing-masing. Sistematika penulisan surat peringatan haruslah sesuai dan lengkap. 

Surat peringatan memiliki isi yang singkat dan langsung membicarakan inti dari peringatan yang diberikan sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan oleh seorang karyawan.

Format surat peringatan karyawan pada umumnya memiliki struktur yang kurang lebih sama dengan surat resmi lainnya. Berikut ini adalah struktur penulisan surat peringatan yang baik dan benar:

Kepala Surat 

1. Pada bagian kepala surat dengan logo instansi terkait menggunakan huruf kapital dan penulisan rata tengah. Selain itu, dituliskan juga alamat lengkap dan kontak perusahaan.
2. Kata “SURAT PERINGATAN” harus ditulis dengan huruf kapital, format tebal, dan rata tengah.
3. Penulisan nomor surat disesuaikan dengan nomor surat yang sudah keluar. 

Isi Surat

Dalam isi surat dituliskan maksud dan tujuan terbitnya surat peringatan. Selain itu, dijelaskan juga nama karyawan yang dituju dan pelanggaran atau kesalahan apa saja yang dilakukan.

Setelah itu, dituliskan penjelasan rinci terkait hukuman yang diberikan dan jangka waktu hukuman berlaku pada karyawan tersebut.

Penutup Surat

1. Penutup surat berisi kalimat penutup dan mengingatkan kembali kesalahan atau pelanggaran yang telah dibuat oleh karyawan.
2. Tempat dan tanggal surat dibuat.
3. Nama dan jabatan pembuat surat untuk ditandatangani.

Baca juga: Perhatikan Komponen Penting di Surat Perjanjian Kerja Ini!

Contoh Surat Peringatan Kerja

Meskipun seorang karyawan telah melakukan pelanggaran, perusahaan tidak akan bisa melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) secara langsung. Inilah alasan dibuat surat peringatan. 

Surat peringatan yang diberikan perusahaan juga sangat bergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan. Jikalau karyawan melakukan kesalahan masih pada level rendah maka akan diberikan SP 1 dan seterusnya.

Semakin tinggi level kesalahan yang dibuat, maka SP yang diberikan juga semakin besar atau bahkan bisa sampai pada ke tindakan PHK.

Pembuatan surat peringatan juga tidak boleh dilakukan dengan sembarangan tetapi harus disesuaikan dengan jenis SP yang diberikan perusahaan kepada karyawan.

Contoh Surat Peringatan Kerja (SP) 1-3

Jenis pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan karyawan juga akan berpengaruh pada Surat Peringatan yang diberikan, mulai dari SP 1, SP 2, sampai SP 3. 

Berikut contoh surat peringatan kerja (SP) 1 hingga 3

Contoh Surat Peringatan Kerja (SP) 1

Contoh Surat Peringatan Kerja (SP) 2

Contoh Surat Peringatan Kerja (SP) 3

Contoh Surat Peringatan Kerja Guru

Contoh Surat Peringatan Kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Kalau Kena PHK, Apa Hak Karyawan?

Setelah HRD mengeluarkan SP ketiga dalam kurun waktu enam bulan Anda melakukan pelanggaran lagi, maka perusahaan berhak untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK). 

PHK diberikan kepada karyawan bukan dengan sembarangan atau sepihak, tetapi harus ada alasan yang jelas mengapa karyawan tersebut pantas di-PHK oleh perusahaan tempat ia bekerja.

Dalam UU Ketenagakerjaan, PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) merupakan pengakhiran hubungan kerja dikarenakan satu hal yang mengakibatkan pada berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan perusahaan.

Lalu, apa yang akan didapatkan karyawan dari PHK? Menurut UU Ketenagakerjaan, hak-hak yang akan diperoleh oleh karyawan yang di-PHK, yaitu sebagai berikut:

1. Uang Pesangon

Uang Pesangon merupakan pembayaran yang diterima oleh karyawan dari perusahaan berupa uang sebagai akibat adanya pemutusan hubungan kerja.

Berdasarkan UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 156 ayat (1) bahwa dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima.

Perhitungan Uang Pesangon yang ditetapkan berdasarkan pasal 156 ayat 3 (UU No.11/2020), yaitu sebagai berikut:

1. Masa kerja kurang dari 1 tahun, 1 bulan upah
2. Masa kerja 1 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 2 tahun, 2 bulan upah
3. Masa kerja 2 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 3 tahun, 3 bulan upah
4. Masa kerja 3 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 4 tahun, 4 bulan upah
5. Masa kerja 4 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 5 tahun, 5 bulan upah
6. Masa kerja 5 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 tahun, 6 bulan upah
7. Masa kerja 6 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 7 tahun, 7 bulan upah
8. Masa kerja 7 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 8 tahun, 8 bulan upah
9. Masa kerja 8 tahun atau lebih, 9 bulan upah.

2. Uang Penghargaan Masa Kerja

Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) merupakan uang jasa yang diberikan sebagai penghargaan dari perusahaan kepada karyawan yang dikaitkan dengan lamanya masa kerja. 

Perhitungan uang penghargaan masa kerja berdasarkan pasal 156 ayat 3 (UU No.11/2020) sebagai berikut:

1. Masa kerja 3 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 6 tahun, 2 bulan upah
2. Masa kerja 6 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 9 tahun, 3 bulan upah
3. Masa kerja 9 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 12 tahun, 4 bulan upah
4. Masa kerja 12 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 15 tahun, 5 bulan upah
5. Masa kerja 15 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 18 tahun, 6 bulan upah
6. Masa kerja 18 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 21 tahun, 7 bulan upah
7. Masa kerja 21 tahun atau lebih, tetapi kurang dari 24 tahun, 8 bulan upah
8. Masa kerja 24 tahun atau lebih, 10 bulan upah.

3. Uang Penggantian Hak

Uang Penggantian Hak (UPH) merupakan upah yang diterima oleh karyawan sebagai pengganti hak-hak karyawan yang belum diambil selama masa kerja.

Uang penggantian hak yang seharusnya diterima oleh karyawan berdasarkan pasal 156 (UU No.11/2020), meliputi:

1. Cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur
2. Biaya atau ongkos pulang untuk pekerja/buruh dan keluarganya ke tempat di mana pekerja/buruh diterima bekerja
3. Penggantian perumahan, serta pengobatan dan perawatan ditetapkan 15% dari uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja bagi yang memenuhi syarat
4. Hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Kesimpulan

Surat Peringatan Kerja (SP) merupakan surat yang dibuat dan ditujukan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan terhadap aturan mutlak yang telah dibuat perusahaan.

Tingkat besarnya pelanggaran yang dibuat akan berpengaruh pada jenis surat peringatan yang diberikan. Perusahaan bisa memberikan surat peringatan kesatu, kedua, dan ketiga.

Jikalau karyawan sudah diberikan surat peringatan ketiga, tetapi masih melakukan pelanggaran yang sama, maka perusahaan mengambil tindak lanjut untuk melakukan pemecatan atau PHK.

Dengan dikeluarkannya surat peringatan kerja bertujuan untuk menyadari karyawan yang melakukan kesalah terhadap apa yang sudah dilakukannya dan tidak akan mengulanginya lagi. 

Di dalam sebuah perusahaan, karyawan menjadi aset penting untuk mencapai tujuan dan kesuksesan yang diinginkan perusahaan. Tetapi, tidak bisa dipungkiri sifat manusiawi dari seseorang yang selalu terbelenggu akan kesalahan khususnya di sebuah perusahaan.

Maka dari itu, dibutuhkan berbagai cara untuk mengatasi kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan karyawan sudah berulang kali dengan melakukan komunikasi. Dengan adanya komunikasi antara perusahaan dan karyawan, karyawan akan merasa dipedulikan dan bisa meminimalisir terjadinya pelanggaran lagi. Anda bisa meningkatkan komunikasi Anda dengan karyawan dengan menggunakan fitur chat di Aplikasi GreatDay HR!