Pernahkah Anda mendengar tentang SP 1, SP 2, bahkan SP 3? Bagi Anda yang sudah bekerja, seharusnya hal tersebut sudah tidak asing lagi di telinga. SP (Surat Peringatan) adalah surat yang dibuat dan diberikan kepada karyawan yang telah melakukan kesalahan atau pelanggaran terhadap peraturan perusahaan.
Tujuan pembuatan dan pemberian surat peringatan ini adalah untuk menimbulkan efek jera kepada karyawan yang melanggar agar tidak mengulangi kesalahannya.
Selain itu, ini juga dapat digunakan sebagai contoh kepada karyawan lain agar tidak melakukan kesalahan yang sama.
Setelah membaca penjelasan singkat di atas, Anda mungkin berpikir, apakah sepenting itu ada surat peringatan? Atau surat peringatan itu dibuat berdasarkan apa?
Nah, kalau Anda belum begitu akrab dengan surat peringatan, langsung saja simak pengertian, contoh, dan menurut undang-undang, yuk!
Baca juga: Penting! Cara Membuat Surat Tugas Kerja dan Komponennya
Demi memelihara perusahaan agar tetap profesional dan berjalan sesuai dengan sistem, maka dibuat peraturan untuk menunjang standarisasi pekerjaan seorang karyawan. Akan tetapi, dalam perjalanannya tidak semua peraturan yang dibuat dapat ditaati oleh karyawan. Ada sebagian perusahaan yang melupakan peraturan dan melakukan pelanggaran.
Maka dari itu, dibuatkah SP (Surat Peringatan) sebagai surat yang diberikan kepada karyawan yang telah melakukan pelanggaran atau kesalahan terhadap aturan yang telah dibuat perusahaan.
Secara umum, Surat Peringatan (SP) merupakan sebuah bentuk pembinaan perusahaan kepada karyawan sebelum menjatuhkan pemutusan hubungan kerja (PHK) terhadap karyawannya yang telah melakukan pelanggaran.
Surat peringatan dilakukan guna untuk menghindari adanya pemecatan atau PHK terhadap karyawan, karena dengan adanya surat peringatan diharapkan bisa memberikan teguran dan binaan kepada karyawan.
Surat peringatan kerja merupakan sebuah surat resmi yang sangat penting bagi sebuah perusahaan.
Surat peringatan kerja menjadi salah satu sarana yang digunakan perusahaan jikalau terdapat karyawan yang tidak bisa melaksanakan kewajibannya sesuai dengan aturan yang sudah diterapkan oleh perusahaan.
Tanpa adanya surat peringatan kerja, perusahaan tidak bisa berjalan dengan maksimal dikarenakan karyawan yang bisa semena-mena melakukan pelanggaran tanpa diberikan efek jera atau sebuah peringatan.
UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 102 menjelaskan masing-masing peran dan fungsi dari pemerintah, pekerja, dan pengusaha, yaitu sebagai berikut:
Untuk dapat melaksanakan masing-masing peran dan fungsi, maka diperlukan adanya perjanjian yang memuat syarat-syarat, hak, dan kewajiban antara pekerja dan pengusaha dengan tujuan bisa memperoleh hak-hak dan kewajiban.
Maka dari itu, jikalau ada seorang karyawan yang tidak dapat menjalankan kewajibannya maka perusahaan berhak mengeluarkan surat peringatan yang diberikan kepada karyawan tersebut.
Baca juga: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Surat Pengalaman Kerja
Bagi perusahaan atau bagian Human Resource Development (HRD) berhak untuk memberikan peringatan tertulis kepada karyawannya jika menemukan beberapa pelanggaran yang tertera di bawah ini:
Dimana karyawan melakukan ketidakhadiran kerja tanpa alasan yang jelas, dan melakukannya secara terus menerus.
Diberikan bagi karyawan yang tidak mengikuti aturan jam kerja perusahaan, seperti sering terlambat datang bekerja, dan dilakukan secara konsisten.
Berlaku bagi karyawan yang dalam periode kerjanya tidak maksimal, atau dinilai kurang produktif, serta tidak dapat memenuhi target yang telah ditentukan dengan alasan yang tidak jelas.
Bagi karyawan yang mengabaikan atau melanggar peraturan yang dibuat oleh perusahaan, maupun saat membocorkan rahasia yang sifatnya hanya boleh berada pada lingkup internal.
Melakukan tidak kriminal seperti mencuri barang dari tempat kerja, maupun milik orang lain. Sehingga dapat diberi surat peringatan tertulis atau hukum pidana sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan.
Baca juga: Cara Meningkatkan Fokus Kerja Agar Tidak Melakukan Kesalahan
Setelah mengetahui pengetahuan dasar tentang SP, selanjutnya Anda juga harus memahami kebijakan Undang-Undang yang mengatur Surat Peringatan Kerja.
Hal ini dikarenakan adanya perlindungan hak-hak karyawan yang bekerja dalam sebuah perusahaan.
Sama seperti cara pembuatannya, pemberian surat peringatan kepada karyawan juga memiliki beberapa aturan yang harus diperhatikan.
Lantas, aturan apa saja yang dijadikan acuan? Aturan yang dijadikan pegangan untuk SP yaitu UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 161 yang tertulis sebagai berikut:
Tak kalah penting juga, pembuatan dan penulisan surat peringatan juga menjadi hal krusial yang harus diperhatikan.
Penulisan SP tidak bisa dilakukan semaunya, melainkan terdapat aturan yang ditetapkan perusahaan masing-masing. Sistematika penulisan surat peringatan haruslah sesuai dan lengkap.
Surat peringatan memiliki isi yang singkat dan langsung membicarakan inti dari peringatan yang diberikan sesuai dengan pelanggaran yang dilakukan oleh seorang karyawan.
Format surat peringatan karyawan pada umumnya memiliki struktur yang kurang lebih sama dengan surat resmi lainnya. Berikut ini adalah struktur penulisan surat peringatan yang baik dan benar:
Dalam isi surat dituliskan maksud dan tujuan terbitnya surat peringatan. Selain itu, dijelaskan juga nama karyawan yang dituju dan pelanggaran atau kesalahan apa saja yang dilakukan.
Setelah itu, dituliskan penjelasan rinci terkait hukuman yang diberikan dan jangka waktu hukuman berlaku pada karyawan tersebut.
Baca juga: Perhatikan Komponen Penting di Surat Perjanjian Kerja Ini!
Meskipun seorang karyawan telah melakukan pelanggaran, perusahaan tidak akan bisa melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) secara langsung. Inilah alasan dibuat surat peringatan.
Surat peringatan yang diberikan perusahaan juga sangat bergantung pada jenis pelanggaran yang dilakukan. Jikalau karyawan melakukan kesalahan masih pada level rendah maka akan diberikan SP 1 dan seterusnya.
Semakin tinggi level kesalahan yang dibuat, maka SP yang diberikan juga semakin besar atau bahkan bisa sampai pada ke tindakan PHK.
Pembuatan surat peringatan juga tidak boleh dilakukan dengan sembarangan tetapi harus disesuaikan dengan jenis SP yang diberikan perusahaan kepada karyawan.
Jenis pelanggaran atau kesalahan yang dilakukan karyawan juga akan berpengaruh pada Surat Peringatan yang diberikan, mulai dari SP 1, SP 2, sampai SP 3.
Berikut contoh surat peringatan kerja (SP) 1 hingga 3
PT ABCD
Ruko Jaya Murni, Jakarta Selatan
Telp. (0282) 667890
Nomor: SP/006/08/2021
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal: Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudara Cindyana
Staff Keuangan PT ABCD
di Tempat
Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 15 Oktober 2020, dengan ini Direktur PT ABCD menginformasikan.
Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.
Jakarta, 16 Agustus 2021
PT ABCD
Vindianty
Direktur Utama
PT EFGH
Ruko Sinar Mentari, Jakarta Barat
Telp. (0274) 790389
SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor : 010/SP/XI/2021
Surat ini ditujukan kepada
Nama : Carissa
Jabatan : Staff Keuangan
Alamat : Jalan Daan Mogot, Jakarta Barat
Bersama dengan surat ini, perusahaan harus menyampaikan surat peringatan kedua (SP-2) sebagai tindak lanjut dari surat peringatan pertama (SP-1) yang sebelumnya disampaikan kepada Saudari Carissa. Namun, Saudari Carissa tidak kunjung memberikan respon positif atas surat peringatan tersebut.
Supaya Saudari Carissa dapat memperbaiki sikap dan bekerja dengan profesional kembali, maka perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku dan disepakati, yakni :
Apabila teguran Surat Peringatan 2 ini juga tidak direspon dengan baik, maka dari itu perusahaan akan mengeluarkan SP-3 yang berarti pemberhentian pekerjaan secara sepihak.
Demikian Surat Peringatan 2 ini diterbitkan supaya dapat ditaati sebagaimana harusnya. Untuk Saudari Carissa diharapkan agar memperbaiki diri.
Jakarta, 21 Agustus 2021
PT EFGH
Budi Sutanto
Direktur
PT XYZH
Ruko Indah Permai, Jakarta Selatan
Telp. (021) 6607821
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor : 011/SP3/XII/2019
Surat Peringatan Ke tiga (SP-3)/PHK ditujukan kepada:
Nama : Frengky
Jabatan : Customer Service
Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP-3). Sekaligus pula disampaikan sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang telah dilakukan oleh Saudara Frengky selama bekerja.
Kami memohon maaf karena terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudari. Keputusan ini dibuat supaya kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan semestinya.
Sehubungan dengan ini pula, honor Saudara Frengky diberikan pada akhir bulan tanggal 30 Agustus 2021.
Demikianlah Surat Peringatan Ketiga (SP-3) dibuat supaya diperhatikan dengan seksama dan ditaati oleh yang bersangkutan.
Jakarta, 18 Agustus 2021
PT XYZH
Samuel
Direktur
Coba fitur Chat dari GreatDay HR! Komunikasikan dan kirim SP kepada karyawan dalam beberapa klik.
Setelah HRD mengeluarkan SP ketiga dalam kurun waktu enam bulan Anda melakukan pelanggaran lagi, maka perusahaan berhak untuk melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK).
PHK diberikan kepada karyawan bukan dengan sembarangan atau sepihak, tetapi harus ada alasan yang jelas mengapa karyawan tersebut pantas di-PHK oleh perusahaan tempat ia bekerja.
Dalam UU Ketenagakerjaan, PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) merupakan pengakhiran hubungan kerja dikarenakan satu hal yang mengakibatkan pada berakhirnya hak dan kewajiban antara pekerja dan perusahaan.
Lalu, apa yang akan didapatkan karyawan dari PHK? Menurut UU Ketenagakerjaan, hak-hak yang akan diperoleh oleh karyawan yang di-PHK, yaitu sebagai berikut:
Uang Pesangon merupakan pembayaran yang diterima oleh karyawan dari perusahaan berupa uang sebagai akibat adanya pemutusan hubungan kerja.
Berdasarkan UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003 Pasal 156 ayat (1) bahwa dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja, pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima.
Perhitungan Uang Pesangon yang ditetapkan berdasarkan pasal 156 ayat 3 (UU No.11/2020), yaitu sebagai berikut:
Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) merupakan uang jasa yang diberikan sebagai penghargaan dari perusahaan kepada karyawan yang dikaitkan dengan lamanya masa kerja.
Perhitungan uang penghargaan masa kerja berdasarkan pasal 156 ayat 3 (UU No.11/2020) sebagai berikut:
Uang Penggantian Hak (UPH) merupakan upah yang diterima oleh karyawan sebagai pengganti hak-hak karyawan yang belum diambil selama masa kerja.
Uang penggantian hak yang seharusnya diterima oleh karyawan berdasarkan pasal 156 (UU No.11/2020), meliputi:
Surat Peringatan Kerja (SP) merupakan surat yang dibuat dan ditujukan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan terhadap aturan mutlak yang telah dibuat perusahaan.
Tingkat besarnya pelanggaran yang dibuat akan berpengaruh pada jenis surat peringatan yang diberikan. Perusahaan bisa memberikan surat peringatan kesatu, kedua, dan ketiga.
Jikalau karyawan sudah diberikan surat peringatan ketiga, tetapi masih melakukan pelanggaran yang sama, maka perusahaan mengambil tindak lanjut untuk melakukan pemecatan atau PHK.
Dengan dikeluarkannya surat peringatan kerja bertujuan untuk menyadari karyawan yang melakukan kesalah terhadap apa yang sudah dilakukannya dan tidak akan mengulanginya lagi.
Di dalam sebuah perusahaan, karyawan menjadi aset penting untuk mencapai tujuan dan kesuksesan yang diinginkan perusahaan. Tetapi, tidak bisa dipungkiri sifat manusiawi dari seseorang yang selalu terbelenggu akan kesalahan khususnya di sebuah perusahaan.
Maka dari itu, dibutuhkan berbagai cara untuk mengatasi kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan karyawan sudah berulang kali dengan melakukan komunikasi. Dengan adanya komunikasi antara perusahaan dan karyawan, karyawan akan merasa dipedulikan dan bisa meminimalisir terjadinya pelanggaran lagi. Anda bisa meningkatkan komunikasi Anda dengan karyawan dengan menggunakan fitur chat di Aplikasi GreatDay HR!