Surat undangan rapat merupakan surat yang digunakan untuk memberitahu serta mengundang seseorang secara resmi untuk hadir dalam sebuah kegiatan rapat. Surat ini tidak hanya digunakan untuk mengundang rapat di perusahaan saja, namun juga di organisasi.
Undangan pelaksanaan rapat umumnya berupa surat cetak dengan komponen-komponen tertentu di dalamnya. Saat ini, pemberitahuan tentang kegiatan rapat dilakukan melalui surel, pesan whatsapp, maupun aplikasi yang memanfaatkan teknologi digital.
Meskipun demikian, undangan pelaksanaan rapat tetap harus ditulis dengan format yang baik dan benar. Agar tidak adanya kesalahpahaman di kemudian hari. Sebab, surat tersebut juga diberikan sebagai bentuk rasa hormat kepada pihak-pihak yang akan terlibat dalam sebuah rapat.
Lalu bagaimana cara membuat surat undangan untuk rapat yang baik dan benar? Artikel berikut ini akan membahas tentang cara membuat dan contoh surat undangan rapat yang baik dan benar. Simak ulasannya untuk info selengkapnya!
Baca juga: 5 Contoh Surat Undangan Resmi Yang Tepat, Beserta Struktur!
Surat undangan rapat
Surat undangan rapat adalah surat resmi yang berisi informasi dan ajakan kepada seseorang baik pribadi maupun kelompok untuk menghadiri rapat sesuai waktu yang sudah ditentukan. Umumnya, surat ini diberikan beberapa hari sebelum rapat dimulai.
Selain itu, penulis surat wajib untuk mencantumkan hal yang akan dibahas atau tujuan dari dilaksanakannya rapat tersebut. Sebagai surat resmi, surat undangan pelaksanaan rapat wajib mencantumkan informasi yang berkaitan dengan rapat tersebut, yaitu topik pembahasan rapat, waktu dan tempat, tujuan, dan informasi lengkap lainnya.
Pelaksanaan rapat biasanya bertujuan untuk mencari sebuah kesepakatan secara musyawarah atau memberikan pengumuman/informasi penting yang perlu dilakukan secara langsung. Para peserta yang hadir juga wajib mempersiapkan diri jika ada hal-hal yang harus dibawa, seperti laporan yang akan dibicarakan saat rapat, dan lain sebagainya.
Baca juga: Meeting Saat New Normal? Tak Perlu Khawatir Lagi!
Cara membuat surat undangan pelaksanaan rapat
Sebagaimana halnya surat resmi lain, surat undangan rapat juga memiliki beberapa komponen yang harus tercantum di dalamnya. Berikut adalah komponen-komponen yang ada di dalam surat undangan rapat.
1. Kop surat
Komponen penting yang harus tercantum dalam sebuah surat resmi terutama surat undangan rapat adalah kop surat. Kop surat menjadi identitas sebuah perusahaan, instansi, atau kelompok.
Informasi yang dicantumkan dalam kop surat antara lain logo instansi, nama, nomor kontak, dan alamat. Kop surat dicantumkan agar para penerima surat mengetahui identitas pengirim surat undangan rapat tersebut.
2. Nama kota dan tanggal surat
Sebagai surat resmi, tanggal dan kota di mana surat tersebut ditulis wajib dicantumkan sebagai acuan penulisan surat. Bagian ini biasanya dicantumkan di bawah kop surat sebelah kanan atau setelah salam penutup di kanan bawah.
3. Nomor surat
Nomor surat adalah nomor yang ditetapkan oleh perusahaan atau kelompok sebagai arsip dalam pembuatan surat resmi. Sertakan nomor surat sebagai bukti untuk verifikasi dan dokumentasi keaslian surat undangan rapat.
4. Perihal
Perihal berfungsi untuk memudahkan penerima untuk mengetahui ringkasan dari surat tersebut dan inti/topik utama dari pembahasan di dalam rapat yang akan diselenggarakan.
5. Pihak yang dituju dan alamat tujuan
Pada bagian ini, penulis surat wajib mencantumkan nama lengkap penerima dan alamat singkat dari orang yang akan berpartisipasi dalam rapat tersebut. Alamat lengkap penerima biasanya dicantumkan di amplop surat atau setelah nama penerima.
6. Salam pembuka
Salam pembuka ditulis dengan bahasa yang sopan dan benar, contohnya mencantumkan tulisan “Dengan hormat”, “Assalamualaikum”, dan salam pembuka lainnya di awal kalimat sebelum isi surat.
7. Isi surat
Isi surat merupakan inti/bagian terpenting dari dibuatnya undangan rapat. Isi surat berisi informasi terkait waktu dan tempat diadakannya rapat, tujuan dibuatnya undangan rapat, pokok pembahasan, dan informasi penting lainnya yang akan dilaksanakan saat rapat.
Jika ada beberapa hal yang harus dipersiapkan atau dibawa saat rapat, sebaiknya dicantumkan dalam bagian isi surat.
8. Salam penutup
Jika ada salam pembuka, maka Anda wajib mencantumkan salam penutup berupa salam dan juga menuliskan harapan untuk para penerima surat untuk hadir dalam rapat sesuai waktu yang ditentukan. Selain itu, jangan lupa untuk mencantumkan ucapan terima kasih.
9. Lampiran
Lampiran merupakan komponen yang sifatnya opsional, atau tidak wajib ada di dalam surat undangan rapat. Lampiran merupakan dokumen pendukung yang memperjelas dan melengkapi isi surat.
Misalnya lampiran berupa denah ruangan, list tamu undangan yang akan hadir dalam rapat, lampiran dokumen yang harus dibaca sebelum rapat, dan lain sebagainya.
10. Pengirim surat, stempel/cap, dan tanda tangan
Bagian ini wajib dicantumkan sebagai akhir dari undangan rapat. Bagian penutup ini berisi nama pengirim surat lengkap dengan jabatannya, tanda tangan, dan juga cap stempel perusahaan/pribadi sebagai bukti resmi dalam pembuatan undangan rapat ini.
Baca juga: 4 Cara Membuat Meeting Anda Menjadi Lebih Efektif
Contoh surat undangan rapat
Berikut ini contoh surat undangan rapat yang dapat dijadikan acuan.
1. Contoh surat undangan untuk rapat internal
PT GDHR Jaya Abadi
Jalan Kayu Rotan No. 99, Bintaro Tengah, Tangerang Utara
Telp/Fax: 021-987654
Email: gdhrjayaabadi@smail.com
Tangerang Barat, 18 Mei 2022
Nomor : 0185/SURI/MB/IV/2022
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Internal
Yth.
Divisi Marketing and Communication
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kerja tahunan perusahaan PT GDHR Jaya Abadi, kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i sekalian untuk menghadiri kegiatan rapat yang akan dilaksanakan pada:
| Hari/Tanggal | : | Senin, 23 Mei 2022 |
| Waktu | : | 13.00 WIB – Selesai |
| Tempat | : | Auditorium A Lt. 7 PT GDHR Jaya Abadi |
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Mengingat pentingnya acara rapat ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/ibu/Sdr/i pada kegiatan rapat tersebut.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami, Mengetahui,
(tanda tangan/stempel) (tanda tangan/stempel)
HR PT GDHR Jaya Abadi CEO PT GDHR Jaya Abadi
2. Contoh surat undangan untuk rapat eksternal
PT GDHR Jaya Abadi
Jalan Kayu Rotan No. 99, Bintaro Tengah, Tangerang Utara
Telp/Fax: 021-987654
Email: gdhrjayaabadi@smail.com
Nomor : 0129/URPS/MB/IV/2022
Lampiran : –
Hal : Undangan Rapat Pemegang Saham
Yth.
Ibu Vina Colada, M.M., Ph.D
CEO PT Piscok Jewelry
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya Rapat Pemegang Saham Tahunan (RPST) perusahaan PT GDHR Jaya Abadi, kami bermaksud mengundang Ibu untuk dapat menghadiri rapat tersebut yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Jumat, 27 Mei 2022
Waktu : 14.00 WIB – 16.00 WIB
Tempat : Ballroom The Ritz-Carlton Jakarta, Pacific Place, SCBD, Jakarta Selatan
Demikian surat ini kami sampaikan, mengingat pentingnya acara rapat ini maka kami sangat mengharapkan kehadiran Ibu .
Atas perhatian dan partisipasinya kami ucapkan terimakasih.
Tangerang Barat, 18 Mei 2022
Hormat kami,
CEO PT GDHR Jaya Abadi
Baca juga: Contoh Notulen Rapat Yang Tepat, Notulis Wajib Tahu!
Permudah penjadwalan dan pelaksanaan meeting dengan fitur canggih di aplikasi GreatDay HR
Human Resource merupakan divisi yang mengurusi segala urusan yang berkaitan dengan SDM di perusahaan. Tugas yang menjadi tanggung jawab HRD antara lain menjalankan proses rekrutmen, mengelola data kehadiran karyawan, pengelolaan penggajian, employee engagement, pengawasan kinerja, pengajuan cuti, dan lain sebagainya.
HR memastikan kesejahteraan, hak dan kewajiban, sarana prasarana, dan kenyamanan karyawan yang bekerja di perusahaan terjamin dengan baik. Selain itu, HR juga berperan sebagai jembatan komunikasi antara karyawan dengan perusahaan, perusahaan dengan lingkungan sekitar, serta perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Dalam mengelola seluruh pekerjaan tersebut, tentunya membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit, terutama jika dilakukan secara manual. Misalnya saja terkait penjadwalan dan pelaksanaan rapat baik internal maupun eksternal.
HR harus dapat memastikan ketersediaan ruangan dan jadwal rapat sesuai. Dengan tujuan untuk meringankan beban HR, aplikasi HRIS GreatDay HR hadir dengan kelengkapan fitur-fitur canggih yang dapat membantu mempermudah pekerjaan HR. Dari mulai mengelola absensi karyawan hingga penjadwalan dan pelaksanaan meeting dapat diakses dengan satu aplikasi HRIS saja.
Terlebiih lagi, Anda juga dapat melakukan conference call dengan praktis dengan fitur GreatDay Meet. Anda dapat dengan mudah mengaksesnya di mana saja dan kapan saja melalui ponsel pintar Anda. Unduh segera aplikasinya di AppStore dan Playstore, atau kunjungi lamannya dan dapatkan demo gratisnya!
Baca juga: Contoh Surat Cuti Melahirkan Bagi Karyawan Swasta
