Penjelasan Lengkap Tentang Timesheet Karyawan Serta Jenis dan Fungsinya

Timesheet adalah dokumen atau file yang digunakan untuk merekam jam kehadiran dan jam pulang karyawan saat bekerja. Dokumen tersebut kemudian menjadi dasar penghitungan jumlah jam kerja karyawan.

Penggunaan timesheet karyawan dapat memudahkan perusahaan dalam menghitung jumlah jam kerja karyawan dengan lebih cepat dan akurat. Oleh sebab itu, timesheet merupakan dokumen yang penting karena berpengaruh terhadap jumlah gaji yang diterima karyawan.

Selain itu, timesheet juga digunakan untuk mencatat data proyek, klien, dan pekerjaan lainnya yang dilakukan oleh karyawan selama jam kerja. Jadi, selain untuk menghitung jam kerja karyawan, timesheet juga menjadi dokumentasi kegiatan karyawan selama bekerja di perusahaan.

Timesheet sendiri jenisnya beragam tergantung kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Misalnya, timesheet harian yang digunakan untuk mendokumentasikan data kehadiran dan kegiatan karyawan per hari, dan lain sebagainya.

Lalu, apa saja jenis dan fungsi timesheet? Artikel kali ini berisi penjelasan tentang timesheet karyawan lengkap dengan jenis, fungsi, dan manfaatnya. Simak ulasannya berikut ini!

Baca juga: Penting! Manfaat Attendance Management untuk Perusahaan Anda!

Apa itu timesheet?

Istilah “timesheet” atau “time-sheet”berasal dari kata dalam Bahasa Inggris yang artinya selembar kertas yang digunakan oleh seorang karyawan untuk merekam jumlah jam kerja karyawan yang bersangkutan. Sederhananya, timesheet adalah dokumen atau file berisi data jam masuk dan jam pulang karyawan.

Timesheet karyawan merujuk pada media berupa fisik maupun virtual yang digunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan. Timesheet karyawan juga sering disebut dengan lembar kerja karyawan.

Hal-hal yang dicatat di dalam timesheet karyawan antara lain: jam masuk, jam pulang, tugas yang dilakukan, proyek, klien, dan hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang dilakukan di kantor.

Timesheet merupakan dasar penghitungan jumlah jam kerja yang juga menentukan jumlah gaji yang diterima oleh karyawan. Oleh karena itu, proses pengisian timesheet harus dilakukan dengan sangat teliti untuk menghindari terjadinya kesalahan dan menyebabkan kerugian.

Saat ini, terdapat beberapa jenis timesheet karyawan yang digunakan oleh perusahaan misalnya timesheet kertas yang berbentuk punch card, timesheet excel atau spreadsheet, dan timesheet digital berupa software atau aplikasi pada gadget/komputer.

Baca juga: Kuesioner Kinerja Karyawan: Pengertian, Tujuan, dan Contohnya

Jenis-jenis timesheet karyawan

Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa terdapat beberapa contoh timesheet kerja yang umumnya digunakan perusahaan seperti timesheet kertas (punch card), timesheet excel atau spreadsheet, dan timesheet digital.

Selain itu, timesheet juga terbagi menjadi beberapa jenis tergantung dari segi bentuk dan fungsinya. Jenis-jenis timesheet karyawan tersebut antara lain sebagai berikut.

Jenis timesheet berdasarkan bentuk

1. Timesheet kertas atau hardcopy

Timesheet jenis ini merupakan lembar kerja yang digunakan dalam bentuk kertas atau hardcopy. Sebelumnya, orang-orang melakukan penghitungan jam kerja secara manual dengan menggunakan dokumen kertas ini. 

Namun, jenis ini terbilang sangat tidak efisien karena seringkali terjadi kendala dan kesalahan dalam penghitungannya. Selain itu, karena berbentuk lembaran kertas, risiko untuk hilang dan rusak lebih tinggi.

2. Timesheet digital atau softcopy

Pesatnya perkembangan teknologi menyebabkan timesheet mengalami pembaharuan dari bentuk kertas ke dalam bentuk digital. Jenis ini membuat penghitungan jam kerja karyawan menjadi lebih cepat dan proses pengerjaannya, serta risiko data hilang atau rusak juga sangat kecil. Data yang telah direkam atau dicatat kemudian disimpan pada perangkat komputer dan proses penghitungan jam kerja karyawan dilakukan secara otomatis.

Jenis timesheet berdasarkan fungsi

1. Mingguan

Dari jenis fungsi, timesheet mingguan biasanya digunakan oleh perusahaan kecil dengan jangka waktu yang singkat atau karyawan dengan masa kontrak jangka pendek.

2. Bulanan

Sedangkan untuk timesheet bulanan, digunakan pada perusahaan dengan lingkup yang lebih besar. bentuk bulanan  dapat membantu perusahaan dalam memantau kinerja karyawan lebih mudah karena volume data yang dapat disimpan jauh lebih banyak.

3. Pekerja shift

Pada jenis ini dirancang dengan membagi ke dalam 3 waktu keluar dan masuk sesuai dengan jadwal shift setiap pekerja. Selain itu, timesheet pekerja shift dibuat dengan pola setiap 2 minggu sekali.

4. Per/project

Dalam suatu event atau acara-acara tertentu, jenis timesheet per/project ini digunakan untuk menghitung waktu kerja para karyawannya. Biasanya project yang dikerjakan berlangsung secara singkat.

Baca juga: Indikator Kinerja Karyawan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Fungsi dan manfaat timesheet karyawan

Fungsi utama timesheet adalah membantu Anda menjaga efektivitas kerja karyawan agar pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu. Anda dapat menganalisis apakah beban kerja yang diberikan kepada karyawan sudah sesuai, terlalu banyak atau malah terlalu sedikit.

Kemudian, seiring bertumbuhnya perusahaan, Anda akan mulai sulit mengawasi kegiatan yang dilakukan karyawan dan keberadaan mereka selama jam kerja. Padahal, kehadiran karyawan dan penggunaan waktu yang efisien berkaitan erat dengan produktivitas kerja.

Bagaimana jika karyawan sering datang terlambat, pulang lebih cepat, bahkan tidak benar-benar bekerja saat jam kerja? Solusinya, pemilik bisnis atau HR Manager dapat meminta karyawan untuk mengisi timesheet secara rutin setiap hari.

Timesheet juga merupakan dokumentasi absensi karyawan. Oleh sebab itu, manfaat yang dirasakan tergantung metode apa yang diaplikasikan. Secara umum, berikut adalah beberapa manfaat timesheet bagi perusahaan.

1. Meminimalisir pemborosan waktu

Timesheet adalah media yang membantu Anda memahami tugas mana yang memerlukan lebih banyak waktu, membuang banyak energi, dan yang perlu diselesaikan segera. Anda bisa mengoptimalkan waktu, termasuk waktu yang digunakan untuk cek email atau mencari dokumen dalam file.

2. Meningkatkan transparansi kerja

Dengan adanya time tracking lewat timesheet, secara otomatis perusahaan menjadi lebih transparan. Anda mulai memahami pola aktivitas yang dilakukan karyawan dan memungkinkan perusahaan untuk tetap berada di puncak proses kerja. Sedangkan karyawan menyadari bahwa mereka perlu melaporkan jam kerja dan berusaha seproduktif mungkin.

3. Meningkatkan project management

Timesheet membantu Anda menganalisis keseluruhan proyek dan dikelola menuju bisnis yang lebih menguntungkan.

Misalnya, dengan menganalisis penggunaan waktu, Anda mengetahui siapa yang memberikan impact terbaik dan siapa yang terlalu banyak mengemban beban kerja, sehingga selanjutnya bisa lebih tepat menempatkan karyawan sesuai keterampilan dan berbagi tugas secara merata.

4. Menghemat penggunaan anggaran

Timesheet membantu Anda melacak penggunaan anggaran dengan cara membandingkan jumlah waktu kerja karyawan dan output yang dihasilkan.

Jika menerapkan sistem proyek dengan bayaran per jam, dapat terlihat jelas di lembar kerja. Mengelola waktu kerja secara efektif agar pekerjaan dapat selesai lebih cepat dan hasil maksimal memungkinkan Anda menghemat lebih banyak uang.

5. Menjaga keakuratan tagihan

Saat memiliki proyek dengan klien, timesheet membantu membuat tagihan yang akurat, sehingga klien tidak perlu khawatir terus-menerus terkait status proyek mereka.

Anda bisa memberitahu klien bahwa proyek ditangani secara efisien dan uang yang dialokasikan tidak terbuang sia-sia. Lembar kerja atau timesheet berfungsi sebagai bukti akurat penagihan Anda.

Baca juga: Penting! Manfaat Attendance Management untuk Perusahaan Anda!

Manage produktivitas karyawan lebih efisien dengan aplikasi HRIS GreatDay HR

Salah satu tugas HR di perusahaan adalah mengawasi kinerja dan produktivitas karyawan, serta mengelola data presensi.  Selain itu, HR juga perlu tahu kondisi karyawannya di lingkungan kerja.

Oleh karena itu, GreatDay HR hadir sebagai aplikasi HRIS terbaik yang dilengkapi dengan fitur-fitur yang dapat memudahkan pekerjaan HR di perusahaan, termasuk mengawasi produktivitas dan data kehadiran karyawan.

Fitur yang tersedia memungkinkan Anda untuk mengelola seluruh pekerjaan HR dari mulai data presensi, pengajuan cuti, payroll, hingga rekrutmen hanya menggunakan satu aplikasi saja melalui ponsel pintar Anda.

Berkaitan dengan penghitungan jam kerja karyawan, fitur Rekam Kehadiran atau Attendance di GreatDay HR memudahkan karyawan untuk merekam kehadiran saat datang hingga pulang kantor. Tidak perlu lagi membuang kertas untuk mengelola data kehadiran karyawan secara manual. Dengan aplikasi GreatDay HR, pengelolaan data kehadiran dilakukan secara otomatis.

Selain itu, Anda dapat mengawasi produktivitas karyawan bahkan saat WFH melalui fitur Rekam Aktivitas atau Activity Recording. Fitur rekam aktivitas berisi rekaman kegiatan/pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan selama bekerja dari rumah. 

Jadi, HR dapat mengevaluasi dan melihat pekerjaan apa saja yang dikerjakan oleh karyawan perusahaan. Rekam aktivitas ini juga bersifat real time, sehingga data rekaman/foto kegiatan tidak dapat dimanipulasi.

GreatDay HR juga dilengkapi dengan survei kesehatan yang harus diisi setiap hari untuk memonitor keadaan fisik karyawan saat itu, terutama selama pandemi. Dengan begitu, HR dapat mengetahui kondisi karyawan di perusahaan baik secara fisik maupun mental yang kemungkinan dapat mempengaruhi kinerja karyawan.

Tunggu apa lagi? Dapatkan kemudahan mengelola pekerjaan HR dengan mengunduh aplikasi GreatDay HR di ponsel pintar Anda atau kunjungi laman webnya dan jadwalkan demo!

Baca juga: Panduan Lengkap Absensi Karyawan & Cara Baru Kelola Kehadiran Karyawan