HRD Wajib Tahu! Ini 10 Tips Background Check Karyawan Saat Proses Rekrutmen

Pengelolaan sumber daya manusia yang efektif adalah kunci kesuksesan sebuah perusahaan. Dalam upaya merekrut karyawan yang berkualitas dan berpotensi, melakukan background check menjadi langkah krusial dalam proses seleksi. Background check karyawan bertujuan untuk memverifikasi informasi yang diberikan oleh calon karyawan dan memastikan kecocokan mereka dengan nilai-nilai perusahaan serta kualifikasi posisi yang dilamar.

Dalam artikel ini, GreatDay HR akan memberikan 10 tips yang dapat membantu Anda melaksanakan background check karyawan dengan efektif. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda akan mampu membangun tim yang solid, mengurangi risiko perekrutan yang tidak sesuai, dan menjaga keamanan serta kepercayaan perusahaan.

Baca juga: Kenali DiSC Personality Test: Tes Kepribadian yang Sering Digunakan Dalam Proses Rekrutmen Karyawan

Berikut ini adalah 10 tips untuk melakukan background check karyawan yang efektif saat proses rekrutmen:

1. Buat daftar informasi yang relevan

Pertama-tama, tentukan informasi apa yang paling penting bagi Anda untuk diperiksa saat melakukan background check. Hal ini dapat mencakup riwayat pekerjaan, pendidikan, referensi, catatan kriminal, serta sertifikasi atau lisensi yang relevan dengan posisi yang dilamar. Dengan membuat daftar informasi yang relevan, Anda dapat lebih fokus dan efisien dalam proses pemeriksaan.

2. Periksa riwayat pekerjaan

Salah satu aspek penting dalam background check adalah memverifikasi riwayat pekerjaan calon karyawan. Hubungi perusahaan-perusahaan sebelumnya yang tercantum dalam CV atau formulir aplikasi untuk memastikan kebenaran pengalaman kerja mereka. Tanyakan tentang posisi yang dipegang, tanggal mulai dan berakhir kerja, tanggung jawab yang diemban, serta kinerja mereka. Hal ini akan membantu Anda memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai pengalaman kerja calon karyawan dan sejauh mana mereka sesuai dengan kebutuhan posisi yang sedang Anda rekrut.

3. Verifikasi pendidikan

Pendidikan merupakan aspek penting dalam menilai kualifikasi calon karyawan. Pastikan untuk memverifikasi keabsahan pendidikan yang disebutkan dalam CV atau formulir aplikasi. Hubungi institusi pendidikan terkait untuk memastikan bahwa calon karyawan benar-benar telah menyelesaikan program pendidikan yang mereka klaim. Periksa gelar, jurusan, tanggal kelulusan, dan prestasi akademik lainnya yang relevan.

4. Periksa referensi

Referensi adalah sumber informasi berharga yang dapat memberikan gambaran lebih mendalam tentang calon karyawan. Hubungi referensi yang diberikan oleh calon karyawan dan tanyakan tentang pengalaman mereka dalam bekerja dengan calon karyawan tersebut. Diskusikan keahlian, kecocokan budaya, kualitas kerja, dan apakah mereka merekomendasikan calon karyawan tersebut. Pastikan Anda mengajukan pertanyaan terstruktur yang membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang kecocokan calon karyawan dengan posisi yang sedang Anda rekrut.

5. Periksa catatan kriminal

Untuk menjaga keamanan dan kepercayaan perusahaan, penting untuk melakukan pemeriksaan catatan kriminal. Pastikan untuk mematuhi aturan dan undang-undang privasi yang berlaku saat melakukan pemeriksaan ini. Anda dapat menggunakan layanan pihak ketiga yang memenuhi persyaratan hukum untuk memeriksa catatan kriminal calon karyawan. Namun, pastikan Anda hanya memeriksa catatan kriminal yang relevan dengan posisi yang dilamar, dan tidak melakukan diskriminasi berdasarkan informasi yang tidak relevan atau dilindungi hukum.

Baca juga: Menguasai Seni Headhunting: Strategi dan Teknik untuk Menemukan Bakat Terbaik

6. Gunakan sumber pihak ketiga

Jika memungkinkan, Anda dapat menggunakan jasa perusahaan pihak ketiga yang menyediakan layanan pemeriksaan latar belakang. Perusahaan-perusahaan ini memiliki akses ke sumber daya yang lebih luas, termasuk pangkalan data yang mencakup catatan kriminal, verifikasi riwayat pekerjaan, dan pemeriksaan pendidikan. Dengan menggunakan sumber pihak ketiga, Anda dapat memperoleh informasi yang lebih akurat dan terverifikasi dengan lebih efisien.

7. Periksa media sosial

Media sosial dapat memberikan wawasan tambahan tentang calon karyawan, terutama mengenai kepribadian dan perilaku mereka di luar lingkungan kerja. Periksa profil media sosial calon karyawan untuk melihat apakah ada konten yang dapat mencerminkan nilai-nilai perusahaan atau kecocokan budaya. Namun, penting untuk mematuhi aturan privasi dan tidak melakukan diskriminasi berdasarkan informasi yang tidak relevan atau dilindungi hukum.

8. Cari jejak online

Selain media sosial, lakukan pencarian online menggunakan nama calon karyawan. Hal ini dapat membantu Anda menemukan informasi tambahan yang mungkin berguna dalam proses pengambilan keputusan. Misalnya, Anda dapat mencari publikasi yang ditulis oleh calon karyawan, keterlibatan dalam organisasi, atau berita yang terkait dengan mereka. Namun, pastikan untuk menggunakan informasi ini secara bertanggung jawab dan memverifikasi kebenarannya.

9. Periksa lisensi dan sertifikasi

Jika posisi yang dilamar membutuhkan lisensi atau sertifikasi tertentu, pastikan untuk memverifikasi keabsahan dan keaktifan lisensi atau sertifikasi tersebut. Hubungi lembaga pemberi lisensi atau sertifikasi untuk memastikan bahwa calon karyawan benar-benar memenuhi persyaratan dan memiliki lisensi yang valid.

10. Gunakan pertanyaan terstruktur saat wawancara

Selama proses wawancara, gunakan pertanyaan terstruktur yang terkait dengan latar belakang calon karyawan. Hal ini akan membantu Anda memperoleh informasi yang lebih mendalam tentang pengalaman, pendidikan, dan kepribadian mereka. Pertanyaan terstruktur dapat membantu Anda membandingkan calon karyawan dengan kriteria yang telah Anda tetapkan sebelumnya dan memastikan konsistensi dalam penilaian.

Penting untuk diingat bahwa melakukan background check harus selalu menghormati privasi calon karyawan dan mematuhi undang-undang yang berlaku. Pastikan untuk mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku dalam melakukan pemeriksaan latar belakang agar proses rekrutmen tetap adil dan legal.

Baca juga: Bagaimana Cara Menjawab Pertanyaan Interview Tentang Alasan Melamar Pekerjaan? Ini Jawabannya!

Kelola proses rekrutmen lebih efektif dengan GreatDay HR

Selain background check karyawan melalui tips-tips di atas, keseluruhan proses rekrutmen harus dirancang dengan baik agar pelaksanaannya efektif. Dengan begitu, perusahaan akan mendapatkan hasil yang terbaik. Selain itu, melalui proses rekrutmen, perusahaan juga bisa sekaligus melakukan evaluasi dan pengembangan diri.

Dalam prosesnya, perekrut berperan sebagai penilai dan pemilah kandidat berdasarkan CV dan interview pertama. Namun, terkadang karena banyaknya CV yang masuk yang harus disortir, perekrut melewatkannya dan memilih secara acak atau bahkan meloloskan semuanya.

Lebih banyak kandidat yang diproses, artinya semakin banyak waktu dan tenaga yang harus dihabiskan untuk menyelesaikan proses rekrutmen. Apalagi jika proses rekrutmen dilakukan secara konvensional.

GreatDay HR menyediakan solusi praktis dan efektif untuk mengelola proses rekrutmen dari awal sampai akhir. Dengan fitur Recruitment, dari mulai memilih CV, pre-interview, hingga update status penerimaan kandidat semua bisa dilakukan secara efisien dan anti ribet.

Segera berlangganan dan unduh aplikasinya untuk dapatkan kemudahan dalam pengelolaan proses rekrutmen! Klik di sini untuk informasi lebih lengkap!

Baca juga: Tips Menjawab Pertanyaan Tentang Motivasi Rekrutmen Saat Interview