Jadwalkan Demo

Perlu Tahu! Ini Tips Kelola Tugas yang Tertunda Secara Efektif

Rizka Maria Merdeka | May 23, 2023 | Tips Bekerja
by GreatDay HR

Jika Anda sering kali menemukan diri Anda terjebak dalam lingkaran menunda-nunda dan kesulitan kelola tugas-tugas yang tertunda, Anda tidak sendirian. Banyak dari kita menghadapi tantangan ini dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari.

Namun, mengelola tugas yang tertunda dengan efektif adalah keterampilan yang dapat dipelajari dan dikembangkan. Dalam artikel ini, GreatDay HR akan memberikan tips yang dapat membantu Anda mengatasi tugas yang tertunda secara efektif.

Selain itu, dalam artikel ini juga akan dibahas mengenai hal penyebab tertundanya tugas. Dengan mempraktekkan langkah-langkah ini, Anda akan menemukan diri Anda lebih terorganisir, lebih fokus, dan mampu menyelesaikan tugas-tugas yang tertunda dengan lebih efisien. Yuk, simak sampai habis!

Baca juga: Tips Mengatur Budget Nonton Konser Bagi Karyawan

Hal yang menyebabkan tugas tertunda

Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan tugas menjadi tertunda. Berikut ini adalah beberapa hal yang umumnya menjadi penyebab tugas tertunda.

1. Prokrastinasi

Prokrastinasi adalah kebiasaan menunda-nunda pekerjaan yang perlu dilakukan. Hal ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor psikologis, seperti kecemasan, rasa tidak nyaman, atau ketidakmampuan menghadapi tugas yang sulit atau kompleks. Seringkali, orang cenderung memilih untuk melakukan kegiatan yang lebih menyenangkan atau menyita perhatian daripada menyelesaikan tugas yang penting.

Prokrastinasi bisa menjadi lingkaran setan, karena semakin lama tugas ditunda, semakin besar rasa cemas dan tekanan yang dirasakan, yang pada akhirnya semakin sulit untuk memulai atau menyelesaikan tugas tersebut.

2. Ketidakjelasan dalam prioritas

Ketika tidak ada prioritas yang jelas, sulit untuk menentukan tugas mana yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Jika Anda memiliki banyak tugas yang perlu dilakukan, tetapi tidak memiliki pemahaman yang baik tentang urgensi dan pentingnya masing-masing tugas, Anda mungkin terjebak dalam siklus menunda-nunda.

Penting untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang memiliki tenggat waktu yang mendekat atau memiliki dampak besar jika tidak diselesaikan tepat waktu. Evaluasilah tugas-tugas berdasarkan prioritas ini dan atur urutan penyelesaiannya secara berurutan.

3. Overwhelm (rasa kewalahan)

Tugas yang terlihat terlalu besar, rumit, atau banyak dapat menyebabkan rasa kewalahan yang membuat Anda cenderung menundanya. Ketika Anda dihadapkan pada tugas yang tampaknya sulit atau memerlukan upaya yang besar, Anda mungkin merasa tidak tahu dari mana harus memulai atau bagaimana mengatasi tugas tersebut.

Rasa kewalahan ini bisa membuat Anda menunda-nunda dan mencari alasan untuk tidak menghadapinya. Cara mengatasi rasa kewalahan adalah dengan memecah tugas besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih terkelola. Fokuslah pada langkah-langkah konkret yang dapat Anda ambil untuk memulai tugas tersebut.

Dengan memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, tugas tersebut akan terasa lebih dapat dicapai dan Anda akan lebih termotivasi untuk melanjutkannya.

4. Kurangnya perencanaan dan pengaturan waktu yang efektif

Kurangnya perencanaan yang baik atau kurangnya pengaturan waktu yang efektif dapat menyebabkan tugas-tugas tertunda. Jika Anda tidak memiliki rencana yang jelas tentang bagaimana dan kapan tugas-tugas tersebut akan diselesaikan, Anda mungkin merasa kehilangan arah atau tidak tahu harus mulai dari mana.

Tanpa struktur yang jelas, Anda mungkin merasa kebingungan dan tergoda untuk menunda-nunda. Membuat jadwal yang terperinci dan realistis, serta mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap tugas, adalah langkah penting dalam mengatasi masalah ini. Buatlah daftar tugas harian atau mingguan, tentukan prioritas, dan alokasikan waktu yang cukup untuk menyelesaikan setiap tugas.

Dengan adanya perencanaan yang baik, Anda akan memiliki panduan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan dan kapan harus melakukannya.

Baca juga: Cemas Saat Mendekati Deadline? Ikuti Cara Menghilangkan Kecemasan Berlebihan Berikut!

5. Kurangnya motivasi atau minat

Kurangnya motivasi atau minat terhadap tugas yang harus dilakukan bisa membuat Anda cenderung menunda-nunda. Jika Anda tidak merasa terhubung atau termotivasi dengan tugas tersebut, Anda mungkin merasa sulit untuk memulainya atau tetap fokus. Penting untuk mencari cara untuk meningkatkan motivasi dan minat terhadap tugas tersebut.

Coba cari tahu mengapa tugas tersebut penting atau bagaimana dapat memberikan manfaat jangka panjang. Temukan cara untuk membuat tugas menjadi lebih menarik atau tantangan dengan mengaitkannya dengan tujuan yang lebih besar atau menggabungkannya dengan minat atau keahlian pribadi Anda. Jika memungkinkan, cari cara untuk menyesuaikan tugas tersebut agar lebih sesuai dengan minat dan kekuatan Anda.

6. Penyebaran waktu yang tidak efektif

Mengalokasikan waktu yang tidak memadai atau tidak efektif untuk tugas-tugas tertunda dapat menyebabkan penundaan. Misalnya, menghabiskan terlalu banyak waktu dalam kegiatan yang tidak produktif atau membuang-buang waktu pada hal-hal yang tidak mendukung penyelesaian tugas. Ini bisa termasuk terjebak dalam membaca email yang tidak penting, menghabiskan terlalu banyak waktu di media sosial, atau terlalu lama berbincang-bincang dengan rekan kerja. 

Penting untuk mengenali dan mengurangi kebiasaan-kebiasaan yang memboroskan waktu, serta mengelola waktu dengan bijaksana. Buat jadwal yang fokus dan disiplin dalam mengikuti waktu yang telah ditentukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertunda.

7. Kurangnya dukungan atau sumber daya yang diperlukan

Tugas tertunda dapat disebabkan oleh kurangnya dukungan atau sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Jika Anda tidak memiliki informasi, keterampilan, atau alat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas, Anda mungkin merasa sulit untuk memulainya atau menyelesaikannya. Jangan ragu untuk mencari bantuan atau sumber daya tambahan jika Anda membutuhkannya.

Anda dapat meminta bantuan dari rekan kerja, atasan, atau ahli dalam bidang terkait. Berkomunikasilah dengan jelas mengenai kebutuhan Anda dan cari solusi bersama. Dengan mendapatkan dukungan dan sumber daya yang diperlukan, Anda akan lebih siap dan mampu untuk menyelesaikan tugas dengan lebih efektif.

8. Ketidakpastian atau perubahan yang tak terduga

Terkadang, tugas tertunda bisa terjadi karena adanya ketidakpastian atau perubahan yang tak terduga. Misalnya, mendapatkan instruksi yang tidak jelas atau menghadapi perubahan prioritas yang mendadak dapat membuat tugas terhambat dan tertunda. Dalam situasi seperti ini, penting untuk tetap fleksibel dan adaptif.

Komunikasikan ketidakpastian atau perubahan kepada pihak yang berwenang dan usahakan untuk mendapatkan klarifikasi yang diperlukan. Evaluasilah ulang prioritas Anda dan sesuaikan rencana Anda jika diperlukan. Dengan cara ini, Anda dapat menangani ketidakpastian atau perubahan yang mungkin terjadi dengan lebih baik dan tetap efektif dalam mengelola tugas yang tertunda.

Mengenali faktor-faktor yang menyebabkan tugas tertunda adalah langkah awal yang penting dalam mengatasinya. Dengan memahami penyebab konkret, Anda dapat mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk mengatasi setiap masalah dan mengelola tugas dengan lebih efektif di masa mendatang.

Baca juga: 12 Cara Memotivasi Karyawan Agar Lebih Produktif Saat Bekerja

Tips kelola tugas yang tertunda

Mengelola tugas yang tertunda dapat menjadi tugas yang menantang. Berikut ini beberapa tips untuk mengelola tugas yang tertunda secara efektif.

1. Prioritaskan tugas

Ketika Anda memiliki beberapa tugas yang tertunda, penting untuk menetapkan prioritas yang jelas. Evaluasilah masing-masing tugas berdasarkan tingkat urgensi dan pentingnya. Tugas dengan batas waktu mendekat atau yang memiliki dampak besar jika tidak diselesaikan tepat waktu harus menjadi prioritas utama. Dengan mengidentifikasi prioritas ini, Anda dapat mengalokasikan waktu dan sumber daya yang tepat untuk menyelesaikannya.

2. Breakdown tugas

Tugas yang tertunda seringkali terlihat menakutkan ketika dilihat sebagai satu kesatuan besar. Untuk mengatasi hal ini, pecahlah tugas yang besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih terkelola. Proses ini dikenal sebagai pemecahan tugas atau “task breakdown”. Dengan memecah tugas menjadi langkah-langkah yang lebih kecil, Anda dapat melihat kemajuan yang lebih cepat dan lebih mudah untuk memulai. Selesaikan langkah-langkah tersebut satu per satu, dan rasakan rasa pencapaian ketika setiap langkah terselesaikan.

3. Buat jadwal

Membuat jadwal yang jelas untuk menyelesaikan tugas yang tertunda sangat penting. Tetapkan waktu khusus dalam rutinitas harian atau mingguan Anda untuk fokus pada menyelesaikan tugas tersebut. Blok waktu ini sebaiknya dilindungi dan dianggap sebagai janji dengan diri sendiri. Jika tugas tersebut memerlukan waktu yang lebih lama, alokasikan sesi kerja yang lebih panjang. Jika memungkinkan, tentukan juga batas waktu untuk setiap langkah dalam tugas tersebut. Dengan memiliki jadwal yang terstruktur, Anda dapat mengatur ekspektasi dan lebih fokus pada penyelesaian tugas.

4. Fokus dan kurangi gangguan

Lingkungan kerja yang tenang dan bebas gangguan sangat penting untuk mengelola tugas yang tertunda dengan efektif. Matikan pemberitahuan telepon genggam, program komputer yang tidak diperlukan, atau pemberitahuan email selama sesi kerja Anda. Buatlah lingkungan yang kondusif untuk fokus, seperti mengatur ruang kerja yang rapi dan nyaman. Jika Anda cenderung terganggu oleh suara luar, gunakan headphone atau cari tempat yang tenang untuk bekerja. Dengan menghilangkan gangguan, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan fokus pada tugas yang tertunda.

5. Gunakan teknik manajemen waktu

Ada berbagai teknik manajemen waktu yang dapat membantu mengelola tugas yang tertunda dengan efektif. Salah satu contohnya adalah Teknik Pomodoro, di mana Anda bekerja secara konsentrasi selama 25 menit, kemudian beristirahat selama 5 menit, dan mengulanginya kembali. Metode Eisenhower adalah teknik lain yang melibatkan membagi tugas menjadi empat kategori berdasarkan urgensi dan pentingnya: yang penting dan mendesak, penting tapi tidak mendesak, mendesak tapi tidak penting, dan tidak mendesak dan tidak penting. Dengan menggunakan teknik-teknik ini, Anda dapat meningkatkan efisiensi waktu dan mengatur prioritas dengan lebih baik.

Baca juga: Terapkan 13 Cara Sederhana Ini Untuk Menghilangkan Rasa Kantuk Saat Kerja

6. Mintalah bantuan jika perlu

Jangan ragu untuk meminta bantuan jika Anda merasa kewalahan atau jika tugas yang tertunda terlalu rumit. Libatkan rekan kerja, atasan, atau teman untuk memberikan pandangan atau bantuan tambahan. Mereka mungkin memiliki wawasan yang berharga atau dapat membantu Anda mengatasi hambatan yang mungkin Anda hadapi. Mengajukan pertanyaan atau meminta bantuan bukanlah tanda kelemahan, melainkan langkah yang cerdas untuk mencapai hasil yang lebih baik.

7. Jangan menunda lebih jauh

Salah satu kebiasaan yang sering muncul saat menghadapi tugas yang tertunda adalah kecenderungan untuk menunda-nunda. Mungkin Anda merasa cemas atau tidak yakin dari mana harus memulai. Namun, menunda hanya akan membuat tugas semakin menumpuk dan stres semakin bertambah. Penting untuk menghadapinya dengan berani dan memulai pekerjaan secepat mungkin. Jika Anda merasa sulit untuk memulai, berikan diri Anda tenggat waktu pendek untuk memulai tugas, misalnya hanya 5 atau 10 menit. Langkah pertama adalah yang terpenting, dan setelah Anda memulai, momentum akan membangun dan akan lebih mudah untuk terus maju.

8. Berikan hadiah pada diri sendiri

Membuat hadiah atau dorongan positif bagi diri sendiri setelah menyelesaikan tugas yang tertunda dapat menjadi motivasi tambahan untuk menyelesaikan tugas di masa mendatang. Misalnya, setelah menyelesaikan tugas yang tertunda, berikan diri Anda waktu luang untuk melakukan kegiatan yang Anda nikmati, memanjakan diri dengan makanan favorit, atau memberikan hadiah kecil sebagai penghargaan atas pencapaian Anda. Hadiah ini membantu memperkuat asosiasi positif dengan menyelesaikan tugas yang tertunda dan memberikan motivasi untuk tetap produktif.

9. Evaluasi dan refleksi

Setelah menyelesaikan tugas yang tertunda, luangkan waktu untuk mengevaluasi penyebab keterlambatan dan mengevaluasi apa yang bisa diperbaiki. Tinjau kebiasaan dan pola kerja Anda yang mungkin telah mengarah pada penundaan tersebut. Mungkin Anda dapat mengidentifikasi pola seperti penyebaran waktu yang tidak efektif, mengabaikan prioritas, atau kurangnya pengaturan batas waktu yang realistis. Dengan melakukan refleksi ini, Anda dapat menghindari tugas yang tertunda di masa depan dan memperbaiki kebiasaan kerja Anda secara keseluruhan.

10. Tetap berkomitmen

Mengelola tugas yang tertunda adalah proses yang berkelanjutan. Penting untuk tetap berkomitmen pada praktik-praktik yang efektif, seperti mengatur prioritas, menghindari penundaan, dan mengambil tindakan yang tepat untuk mencegah tugas-tugas tertunda di masa mendatang. Ini membutuhkan disiplin dan konsistensi. Terus berusaha untuk meningkatkan kemampuan manajemen waktu Anda dan menjaga komitmen untuk tetap produktif dan efektif dalam mengelola tugas-tugas yang tertunda.

Dengan menerapkan tips ini secara konsisten, Anda akan dapat mengelola tugas yang tertunda dengan lebih efektif dan mengurangi tingkat stres yang terkait. Ingatlah bahwa ini adalah suatu proses dan membutuhkan waktu untuk mengubah kebiasaan kerja. Tetap sabar dan tetap berkomitmen, dan Anda akan melihat peningkatan dalam produktivitas dan pencapaian Anda.

Baca juga: Jangan Terlalu Sering Menunda Pekerjaan! Begini Cara Atasi Kebiasaan Buruk Prokrastinasi

Kelola tugas dan KPI lebih mudah dan efisien dengan aplikasi GreatDay HR

kelola tugas gdhr

Mengelola dan mengawasi performa karyawan di perusahaan juga penting untuk pengembangan karir dan peningkatan kinerja. Oleh sebab itu, perusahaan perlu merumuskan sistem KPI dan komponen lain yang nantinya dinilai demi hasil yang terukur. Dengan begitu, baik atasan maupun perusahaan dapat melihat perkembangan atau progres performa setiap karyawan yang bekerja.

Namun, sering kali terdapat kendala dalam hal penyusunan KPI dan pemberian feedback atas tugas-tugas yang dikerjakan oleh karyawan. Masalahnya adalah di waktu, tempat, dan tentunya menghabiskan banyak tenaga jika harus dilakukan secara tatap muka satu per satu.

Oleh sebab itu, GreatDay HR mengembangkan fitur Performance yang dapat menjadi solusi pengelolaan tugas karyawan di perusahaan. Penyusunan KPI, memberikan feedback dan penilaian, hingga merencanakan tugas semua bisa dilakukan melalui satu aplikasi di mana saja dan kapan saja. Tidak perlu repot lagi menggunakan banyak tools untuk mengelola komponen performa karyawan.

Segera berlangganan GreatDay HR dan unduh aplikasinya sekarang juga! Dapatkan informasi lebih lengkap dan jadwalkan demo gratis di sini!

Baca juga: Apa Itu Deadline? Simak Pengertian dan Perbedaannya dengan Dateline

Trending Article
01
Rizka Maria Merdeka | November 28, 2023
22 Contoh Kelebihan dan Kekurangan Diri Saat…
02
Rizka Maria Merdeka | October 25, 2023
Penting! Panduan Lengkap Pangkat Golongan PNS Terbaru…
03
Rizka Maria Merdeka | November 18, 2021
14 Contoh Penulisan Notulen Rapat yang Tepat.…
Subscribe News Letter
Get notification on your email