Ketahui 10 Tips Mengelola Data Karyawan Perusahaan yang Efektif

Rizka Maria Merdeka | August 10, 2023 | Human Resource (HR)

Dalam era digital yang terus berkembang, pengelolaan data karyawan telah menjadi salah satu aspek krusial dalam menjalankan operasional perusahaan secara efisien dan aman. Data karyawan mencakup beragam informasi, mulai dari detail pribadi hingga catatan kinerja dan riwayat pekerjaan. Keefektifan dalam mengelola data karyawan bukan hanya memengaruhi produktivitas internal perusahaan, tetapi juga memiliki dampak pada privasi karyawan dan kepatuhan hukum terkait perlindungan data.

Dalam artikel ini, GreatDay HR akan memberikan tips penting yang dapat membantu perusahaan mengelola data karyawan dengan cermat, mengurangi risiko, dan menjaga kepercayaan karyawan serta integritas data perusahaan. Simak selengkapnya!

Mengelola data karyawan dengan efektif adalah esensial untuk menjalankan perusahaan yang berfungsi dengan lancar. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, perusahaan Anda dapat menjaga keakuratan data, melindungi privasi karyawan, dan menghindari risiko hukum serta operasional terkait pengelolaan data. Berikut adalah 10 tips mengelola data karyawan perusahaan dengan efektif:

1. Pahami Kebutuhan Data

Langkah pertama dalam mengelola data karyawan yang efektif adalah memahami kebutuhan data perusahaan Anda. Identifikasi jenis informasi karyawan yang paling penting untuk operasional perusahaan, seperti informasi pribadi, riwayat pekerjaan, data kinerja, pelatihan, dan sertifikasi. Dengan memahami kebutuhan ini, Anda dapat memfokuskan upaya Anda pada pengumpulan dan penyimpanan data yang benar-benar relevan.

2. Gunakan Sistem Manajemen Human Resources (HRIS)

HRIS adalah solusi perangkat lunak yang didesain khusus untuk mengelola data karyawan. Dengan HRIS, Anda dapat mengotomatiskan banyak aspek pengelolaan data, termasuk pengumpulan data saat perekrutan, pembaruan data rutin, perhitungan gaji, manajemen cuti, dan lebih banyak lagi. Ini membantu mengurangi risiko kesalahan manusia, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi keseluruhan.

3. Lindungi Privasi

Privasi data karyawan adalah aspek krusial dalam pengelolaan data. Pastikan Anda mematuhi regulasi perlindungan data yang berlaku, seperti GDPR (General Data Protection Regulation) atau undang-undang perlindungan data pribadi di negara Anda. Pastikan data karyawan dilindungi dengan baik dan hanya diakses oleh orang yang berwenang.

4. Pembaruan Rutin

Data karyawan cenderung berubah seiring waktu. Pastikan Anda memiliki proses pembaruan data yang rutin, seperti perubahan alamat, nomor telepon, status perkawinan, dan lainnya. Pembaruan rutin ini memastikan bahwa data yang Anda miliki selalu akurat dan terkini.

5. Back-Up Data

Data karyawan merupakan aset berharga bagi perusahaan. Buat kebijakan penyimpanan cadangan (backup) secara berkala untuk menghindari kehilangan data akibat kegagalan perangkat keras atau bencana lainnya. Simpan cadangan ini di tempat yang aman dan terlindungi dari ancaman seperti hacking atau pencurian.

[susbcribe_content]

6. Klasifikasikan Data

Data karyawan dapat meliputi berbagai informasi, mulai dari informasi pribadi hingga catatan pelatihan. Penting untuk mengklasifikasikan data ini ke dalam kategori yang jelas. Misalnya, informasi pribadi, riwayat pekerjaan, catatan pelatihan, dll. Ini akan memudahkan pencarian dan akses data ketika diperlukan.

7. Izinkan Akses Terbatas

Batasi akses ke data karyawan hanya untuk orang-orang yang membutuhkannya dalam tugas-tugas pekerjaan mereka. Ini membantu mengurangi risiko pencurian data atau penyalahgunaan informasi. Gunakan sistem izin akses yang mengatur siapa yang dapat mengakses, mengedit, atau menghapus data tertentu.

8. Penyusunan Arsip yang Baik

Selain data digital, perusahaan juga harus mengelola dokumen fisik seperti kontrak kerja, surat pernyataan, atau catatan kinerja. Tentukan sistem penyimpanan yang terstruktur dan mudah dicari untuk dokumen-dokumen ini. Pastikan dokumen-dokumen tersebut disimpan dengan aman dan terlindungi dari kebakaran atau kerusakan lainnya.

9. Pemberian Wewenang

Tetapkan siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan data karyawan. Ini meliputi pembaruan data, penghapusan data yang tidak diperlukan lagi, dan pemeliharaan umum. Dengan memiliki tanggung jawab yang jelas, Anda dapat memastikan integritas data terjaga dengan baik.

10. Pelatihan dan Kesadaran

Sosialisasikan kebijakan pengelolaan data kepada seluruh karyawan. Berikan pelatihan tentang pentingnya melindungi data, bagaimana cara menghindari kebocoran informasi, serta langkah-langkah yang harus diambil jika terjadi pelanggaran data.

Rekam dan kelola data absensi karyawan lebih mudah dan cepat dengan GreatDay HR

data karyawan perusahaan gdhr

Data personal karyawan termasuk di dalamnya absensi merupakan komponen penting yang harus dikelola dengan baik. Sebab, data tersebut menentukan dalam pengukuran produktivitas, kinerja, dan tentunya penggajian.

Oleh karena itu, tinggalkan cara konvensional dan beralih ke digital dengan software HRIS di aplikasi GreatDay HR! Mengelola data kehadiran karyawan tidak lagi memakan waktu dan dijamin akurat dengan fitur Attendance. Rekam kehadiran lebih praktis tinggal lakukan selfie dan data absensi terintegrasi langsung dengan payroll untuk memudahkan penghitungan gaji.

Selain itu, perusahaan juga terhindar dari manipulasi absensi. Segera berlangganan dan unduh aplikasi GreatDay HR sekarang juga! Klik di sini untuk informasi lebih lanjut.