8 Ide Konsep yang Bisa Diterapkan Untuk Employee Gathering Virtual

Dalam dua tahun terakhir ini, 80% kegiatan dilakukan secara online, salah satunya virtual gathering karyawan kantor. Meskipun saat ini keadaan pandemi sudah menuju endemi, sehingga sudah banyak kegiatan yang dilakukan secara offline, kondisi belum sepenuhnya pulih.

Oleh sebab itu, protokol kesehatan harus tetap dijalankan sebab penularan virus masih terus berlangsung. Budaya WFA dan WFH pun saat ini masih dilakukan untuk mencegah meningkatnya penyebaran virus.

Selain itu, pembatasan jumlah individu dan pertemuan-pertemuan online juga masih dilakukan untuk menjaga kesehatan di lingkungan kantor. Salah satunya melakukan employee gathering virtual.

Employee gathering adalah sebuah acara yang diadakan oleh perusahaan untuk memperkuat hubungan antar karyawan. Untuk membuat acara employee gathering tetap seru meskipun dilakukan secara virtual, banyak ide konsep yang dapat diterapkan.

Apa saja ide konsepnya? Simak artikel berikut ini dan temukan ide konsep virtual gathering karyawan yang cocok diterapkan di perusahaan Anda!

Baca juga: 10 Ide Kegiatan Perayaan Hari Kartini di Kantor

8 ide konsep virtual gathering karyawan

1. Sesi jam virtual

Sesi jam adalah acara informal di mana musisi berkumpul dan mengimprovisasi lagu bersama. Sesi jam virtual mengikuti format yang sama, namun para pemain bertemu di video alih-alih berkumpul di auditorium, halaman belakang, garasi, atau ruang keluarga.

Ini adalah salah satu ide acara sosial virtual yang memungkinkan karyawan untuk mengobrol bersama. Untuk menyelenggarakan sesi jam virtual, undang karyawan Anda ke video call dan beritahu rekan tim untuk membawa instrumen.

Pastikan untuk mengajak rekan tim non musik ikut serta. Sebab, pertunjukan tidak akan seru tanpa penonton. Atau, mereka juga dapat ikut bermain musik dan memainkan lagu dengan perlengkapan kantor.

Sesi jam memungkinkan karyawan untuk bersantai dan berkreasi bersama. Acara ini mendorong keterampilan improvisasi dan meningkatkan keterampilan komunikasi dan kolaborasi tim. Belum lagi, dengan jam session juga Anda bisa mengetahui talenta rekan kerja Anda.

2. Kelas olahraga online

Konsep berikutnya untuk acara virtual gathering adalah mengadakan kelas olahraga online yang dapat diikuti oleh semua karyawan. Sebab, kesibukan yang padat seringkali membuat karyawan lupa atau tidak sempat berolahraga di luar atau di tempat gym. 

Oleh sebab itu, perusahaan dapat mengadakan kelas olahraga virtual ini yang dilakukan melalui sambungan video call dan merekrut trainer olahraga profesional untuk memimpin kelas olahraga tersebut.

3. Dinner virtual

Meskipun bekerja dari jarak jauh, Anda masih bisa menghadiri makan malam dengan rekan kerja melalui video conference. Pesta makan malam jarak jauh adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan tim dan membangun percakapan secara alami.

Untuk menyelenggarakan pesta makan malam jarak jauh, pertama, tentukan hari dan waktunya. Kemudian, buat link dan kirim link tersebut ke rekan satu tim/kantor.

Tentukan tema makan malam misalnya seperti “pizza”, “makanan internasional”, atau “makanan yang menenangkan”, atau berikan batasan harga makanan misalnya “tidak boleh lebih dari 100 ribu”. Selain itu, Anda juga dapat tentukan dresscode yang disesuaikan dengan makanan agar lebih seru.

Salah satu keuntungan dari pesta makan malam jarak jauh adalah jika di restoran biasa, Anda hanya dapat berbicara dengan rekan kerja yang duduk di dekat Anda, tetapi pada panggilan video Anda dapat berbicara dengan rekan satu tim mana pun saat makan.

4. Karaoke virtual

Ide  konsep berikutnya yang cocok diterapkan untuk acara virtual gathering karyawan adalah karaoke secara virtual atau online. Karaoke virtual merupakan kegiatan yang dapat menambah semangat dan menyenangkan untuk para karyawan. 

Dengan melakukan karaoke virtual ini, karyawan dapat keluar dari zona nyaman dan menunjukkan keberaniannya tampil bernyanyi di depan rekan kerja yang lain. Kegiatan ini dapat melatih kepercayaan diri dan keberanian berbicara di depan publik. 

Anda dapat menentukan aturan dan tema lagu yang harus dinyanyikan di dalam kegiatan, misalnya lagu bertema era 90-an, dilarang menyanyikan lagu yang liriknya mengandung kata “cinta”, dan lain sebagainya.

Selain itu, Anda juga dapat menentukan pakaian yang harus dipakai selama acara, contohnya pakaian era 80-an, pakaian adat, dan lain-lain.

5. Pesta menonton TV online

Pesta menonton TV adalah acara di mana pengunjung pesta berkumpul untuk menonton siaran khusus seperti acara penghargaan seperti Oscar, acara olahraga seperti turnamen badminton atau sepak bola, atau akhir musim acara populer seperti Stranger Things atau film horror.

Selama acara, rekan satu tim akan mengobrol di platform konferensi video seperti Zoom atau GreatDay Meet sambil masing-masing mengalirkan acara di platform seperti YouTube atau Netflix. Hal yang perlu disiapkan untuk acara ini antara lain sebagai berikut.

1. Menyelenggarakan pra-pertunjukan dan mewawancarai peserta. Minta rekan kerja untuk memprediksi siapa yang akan memenangkan permainan/penghargaan atau apa yang akan terjadi selama episode.
2. Minta rekan satu tim untuk berdandan. Untuk penghargaan siapkan karpet merah, untuk turnamen olahraga kenakan warna tim yang didukung, dan untuk pertunjukan berdandan seperti karakter favorit.
3. Siapkan permainan pesta dan pembuka percakapan untuk jeda iklan.
4. Pertimbangkan untuk menutupi biaya streaming sebagai keuntungan karyawan jika Anda berencana menjadikan pesta tontonan sebagai acara rutin.

6. Kelas keterampilan online

Ide berikutnya untuk virtual gathering karyawan adalah dengan mengadakan kelas khusus pelatihan keterampilan secara online. Kelas khusus yang diadakan tersebut dapat terkait dengan pekerjaan maupun tidak berhubungan dengan pekerjaan, seperti membuat kerajinan atau make up.

Saat ini, kelas khusus online sedang populer di berbagai perusahaan. Maka dari itu, manajemen perusahaan perlu terlibat langsung dengan cara menyediakan kelas yang menarik untuk mengembangkan keterampilan karyawan, baik untuk pekerjaan maupun hanya untuk kesenangan saja.

7. Trivia night

Ide berikutnya untuk acara virtual gathering karyawan adalah malam trivia atau trivia night. Trivia merupakan acara kuis yang dimana karyawan yang ikut harus menjawab beberapa pertanyaan yang telah disusun. 

Cara bermainnya yaitu panitia menyusun sejumlah pertanyaan yang berkaitan dengan tema tertentu, lalu kelompokkan karyawan menjadi beberapa tim, dan setiap tim harus bisa menjawab pertanyaan yang telah disiapkan.

Supaya lebih seru, minta setiap tim membuat yell yang berupa nama tim, slogan, atau suara binatang untuk diteriakkan ketika akan menjawab pertanyaan.

Tim yang berhasil menjawab pertanyaan dengan jawaban benar paling banyak adalah pemenangnya dan karyawan berhak mendapatkan hadiah dari perusahaan. Hadiah yang diberikan dapat berupa voucher yang mudah ditukarkan secara online, misalnya voucher belanja, voucher makanan, dan sebagainya

8. Story-time virtual

Ini mungkin dapat menjadi salah satu ide acara paling nostalgia untuk karyawan dan kemungkinan besar tim kerja Anda juga akan menikmatinya. Anda dapat menemukan kembali keajaiban membaca dengan merencanakan acara story-time yang menghibur dan interaktif untuk tim Anda.

Cara menyelenggarakan waktu cerita virtual:

1. Pilih sebuah cerita.
2. Mintalah pembaca sukarela.
3. Email semua pembaca teks sebelumnya.
4. Kirim undangan rapat video ke semua anggota grup.
5. Baca cerita sebagai kelompok. Izinkan komentar selama membaca dan diskusi sesudahnya.

Jika tim Anda merasa inventif, maka Anda selalu dapat mengubah waktu cerita menjadi acara mendongeng dengan meminta anggota tim untuk menulis dan membagikan karya pribadi. Selain itu, berbagi cerita membantu karyawan mengembangkan keterampilan kerja yang berharga seperti persuasi dan presentasi.

Baca juga: Wajib Tahu! Cara Meningkatkan Motivasi Kerja

Mudahkan penjadwalan dan pelaksanaan meeting dengan GreatDay Meet di aplikasi GreatDay HR

Human Resource merupakan divisi yang mengurusi segala urusan yang berkaitan dengan SDM di perusahaan. HR memastikan kesejahteraan, hak dan kewajiban, sarana prasarana, dan kenyamanan karyawan yang bekerja di perusahaan terjamin dengan baik.

Selain itu, HR juga berperan sebagai jembatan komunikasi antara karyawan dengan perusahaan, perusahaan dengan lingkungan sekitar, serta perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Dalam mengelola seluruh pekerjaan tersebut, tentunya membutuhkan waktu dan tenaga yang tidak sedikit, terutama jika dilakukan secara manual. Misalnya saja terkait penjadwalan dan pelaksanaan rapat baik internal maupun eksternal.

HR harus dapat memastikan ketersediaan ruangan dan jadwal rapat sesuai. Dengan tujuan untuk meringankan beban HR, aplikasi HRIS GreatDay HR hadir dengan kelengkapan fitur-fitur canggih yang dapat membantu mempermudah pekerjaan HR. Dari mulai mengelola absensi karyawan hingga penjadwalan dan pelaksanaan meeting dapat diakses dengan satu aplikasi HRIS saja.

Terlebiih lagi, Anda juga dapat melakukan conference call dengan praktis dengan fitur GreatDay Meet. Anda dapat dengan mudah mengaksesnya di mana saja dan kapan saja melalui ponsel pintar Anda. Unduh segera aplikasinya di AppStore dan Playstore, atau kunjungi lamannya dan dapatkan demo gratisnya!

Baca juga: Apa Itu Absenteeism? Berikut Pengertian, Penyebab, dan Cara Mengatasinya