Workforce Management: Pengertian, Manfaat, dan Penggunaan Sistem WFM

By Rizka Maria Merdeka   |  

WFM atau workforce management adalah serangkaian proses terintegrasi yang digunakan perusahaan untuk mengoptimalkan produktivitas karyawannya. WFM melibatkan perencanaan kebutuhan tenaga kerja secara efektif dan menciptakan serta mengelola jadwal staf untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu setiap hari dan setiap jam.

WFM sendiri merupakan salah satu tanggung jawab penting yang diemban oleh HRD. Sebab, kualitas kinerja karyawan di perusahaan bergantung kepada metode pengelolaan karyawan yang diterapkan. Tujuan utama dari penerapan workforce management adalah pencapaian peningkatan dan stabilitas kinerja karyawan di perusahaan.

Kedua hal tersebut sangat berpengaruh terhadap kemajuan dan perkembangan perusahaan. Oleh karena itu, HR dan perusahaan harus menemukan sistem atau metode yang tepat dalam pengelolaan tenaga kerja.

Lalu, keuntungan apa saja yang diperoleh dari penerapan workforce management? Artikel kali ini akan membahas secara lengkap tentang workforce management dari mulai pengertian hingga penggunaan sistem WFM. Simak ulasannya untuk mengetahui lebih banyak!

Baca juga: Pahami Pengertian, Fungsi, dan Manfaat Sistem Informasi SDM

Pengertian Workforce Management

Workforce management adalah proses kelembagaan yang memaksimalkan tingkat kinerja dan kompetensi untuk sebuah organisasi. Proses tersebut mencakup semua aktivitas yang diperlukan untuk mempertahankan tenaga kerja yang produktif, seperti manajemen layanan lapangan, manajemen sumber daya manusia, manajemen kinerja dan pelatihan, pengumpulan data, perekrutan, penganggaran, perencanaan, penjadwalan, dan analitik.

Manajemen tenaga kerja atau workforce management menyediakan seperangkat alat dan perangkat lunak berbasis kinerja untuk mendukung manajemen perusahaan, supervisor garis depan, manajer toko, dan pekerja di seluruh manufaktur, distribusi, transportasi, dan operasi ritel. Kadang-kadang disebut sebagai sistem HRM, atau manajemen aset Tenaga Kerja, atau bagian dari sistem ERP.

Sistem manajemen tenaga kerja yang komprehensif mencakup berbagai kegiatan dalam kerangka yang lebih luas dari manajemen sumber daya manusia (SDM), seperti:

1. Forecasting dan budgeting

Forecasting dalam hal ini artinya mengetahui berapa banyak dan jenis sumber daya staf yang dibutuhkan untuk proyek tertentu selama waktu tertentu dalam setahun, seperti peningkatan permintaan musiman atau liburan.

Budgeting adalah mengetahui berapa banyak staf yang mampu dimiliki perusahaan. WFM memungkinkan perusahaan untuk menggunakan perkiraan yang dihitung untuk mengoptimalkan penyebaran staf dan menyeimbangkan beban kerja saat tuntutan tenaga kerja berubah.

2. Staff scheduling

Penjadwalan adalah aspek penting dari WFM karena memungkinkan perusahaan untuk mengotomatiskan penempatan staf berdasarkan semua variabel bisnis, seperti liburan, ketersediaan, beban kerja, dan ketidakhadiran.

Di masa lalu, penjadwalan staf dilakukan secara manual. Tanpa sistem WFM yang solid, ini memakan waktu, tidak efisien dan sering membuat perusahaan kekurangan staf pada saat dibutuhkan.

3. Waktu dan kehadiran

Melacak waktu dan kehadiran menggunakan alat dan proses WFM mengungkapkan pola kehadiran dan membantu perusahaan memprediksi dengan lebih baik perubahan permintaan dan mengelola absen dan/atau cuti staf yang direncanakan dan tidak.

Dengan menganalisis data WFM, perusahaan dapat menunjukkan potensi kesenjangan dalam cakupan, meningkatkan akurasi penggajian, dan mengatasi masalah ketidakhadiran dan keterlambatan yang kronis.

4. Manajemen kinerja karyawan

WFM memberi bisnis pemahaman yang lebih baik tentang tingkat keterlibatan karyawan sehingga mereka dapat lebih fokus pada apa yang mendorong produktivitas karyawan. Memahami bagaimana masing-masing anggota staf bekerja membantu pemberi kerja untuk memberi penghargaan kepada karyawan yang melebihi harapan dengan cara yang selaras dengan apa yang paling mereka hargai.

5. Kedisiplinan

Mengawasi kedisiplinan karyawan adalah salah satu area WFM yang paling rumit dan berpotensi mahal. Ketidakpatuhan terhadap Undang-Undang Ketenagakerjaan negara bagian, federal, dan lokal dapat mengakibatkan terkena denda dan tuntutan hukum karyawan.

Masalah kedisiplinan juga mencakup pengecekan sertifikasi dan pelatihan yang diperlukan untuk peran tertentu, waktu istirahat yang terlewat, standar tenaga kerja, persyaratan cuti keluarga/sakit, dan perjanjian serikat pekerja.

6. Administrasi penggajian dan tunjangan

WFM mengurangi administrasi penggajian dan tunjangan manual dengan Ketersediaan laporan custom siap-audit membuat proses penggajian dan kueri lebih cepat dan lebih mudah. Manajemen tenaga kerja juga memungkinkan opsi pembayaran instan, seperti pembayaran akhir shift, dan sinkronisasi lembar waktu ke penggajian.

7. Perencanaan liburan dan cuti

Alat dan proses WFM memungkinkan perusahaan untuk melacak tingkat kepegawaian dan menangani permintaan dan persetujuan cuti secara digital. Melalui penggunaan otomatisasi dan analisis data, perusahaan dapat menggunakan WFM untuk manajemen dan pelacakan saldo cuti, waktu istirahat berbayar (PTO), absen, kalender waktu istirahat, konflik jadwal, dan waktu bank.

Baca juga: Memahami Pengertian dan Fungsi Ilmu Manajemen Menurut George R. Terry

Manfaat Workforce Management

Manfaat potensial dari penggunaan sistem WFM mencakup peningkatan produktivitas karyawan, perencanaan tenaga kerja yang lebih baik, biaya operasional yang lebih rendah, pelacakan waktu dan kehadiran yang efisien, dan layanan pelanggan yang lebih baik.

Karena manfaat ini, organisasi di sektor yang melibatkan tugas yang sangat sensitif terhadap waktu dan yang membayar karyawan per jam semakin banyak menggunakan perangkat lunak manajemen tenaga kerja untuk meningkatkan produktivitas bisnis mereka secara keseluruhan. Sektor-sektor tersebut meliputi ritel, asuransi, perbankan, kesehatan, distribusi dan transportasi.

Manfaat lainnya yang diperoleh dari penerapan manajemen tenaga kerja atau WFM antara lain sebagai berikut.

  1. Peningkatan efisiensi penggajian karena proses dan tugas yang memakan waktu dan seringkali kompleks diotomatisasi.
  2. Pengusaha diberi wawasan yang lebih baik tentang keterlibatan, kehadiran, dan produktivitas pekerja, yang memungkinkan mereka menyesuaikan pelatihan, pembinaan, dan proses untuk kinerja maksimum.
  3. Pengurangan dan optimalisasi biaya tenaga kerja.
  4. Otomatisasi, aksesibilitas instan, dan pelaporan sederhana untuk data terkait tenaga kerja untuk meningkatkan produktivitas SDM dan mengurangi biaya administrasi.
  5. Peningkatan produktivitas karyawan dengan pengurangan absen dan kedatangan terlambat.
  6. Menurunkan risiko ketidakpatuhan berdasarkan undang-undang perburuhan lokal, negara bagian, dan federal.
  7. Peningkatan kelincahan operasional sehingga seiring dengan perubahan jadwal produksi dan permintaan pasar, perusahaan dapat dengan mudah mengalokasikan orang dengan keterampilan yang tepat pada waktu yang tepat.
  8. Peningkatan moral karyawan karena transparansi yang lebih baik dan komunikasi manajer dan karyawan yang terinformasi dengan baik.

Baca juga: Fungsi Manajemen Menurut Henri Fayol

Workforce Management System 

Biasanya, perusahaan menggunakan perangkat lunak WFM — program seluler atau desktop yang membantu penjadwalan staf — baik sebagai bagian dari rangkaian manajemen SDM terintegrasi atau sebagai program yang berdiri sendiri.

Perangkat lunak manajemen tenaga kerja sering terintegrasi dengan aplikasi SDM pihak ketiga dan dengan sistem SDM inti yang berfungsi sebagai pusat penyimpanan data tenaga kerja. Perangkat lunak WFM juga umumnya menawarkan opsi layanan mandiri yang memungkinkan karyawan untuk meminta hari libur atau untuk memeriksa saldo waktu istirahat yang dibayar tanpa harus meminta departemen SDM, sehingga mengurangi dokumen dan memungkinkan karyawan SDM untuk fokus pada kegiatan strategis.

Penting untuk dicatat bahwa WFM bukanlah konsep baru. Proses workforce management telah diotomatisasi oleh organisasi selama beberapa dekade untuk memberikan hasil yang lebih baik — pelacakan waktu dan kehadiran menjadi salah satu proses pertama yang diotomatisasi.

Namun, konsep tersebut telah berkembang secara signifikan selama bertahun-tahun, dan sekarang digunakan di organisasi yang paham teknologi dan departemen SDM untuk memantau dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi tenaga kerja.

Baca juga: HRIS Terbaik di Indonesia Untuk Berbagai Macam Perusahaan

Kelola pekerjaan HR lebih praktis dan otomatis dengan aplikasi HRIS GreatDay HR

workforce management adalah gdhr

Sebagaimana dijelaskan dalam pembahasan di atas, bahwa manajemen tenaga kerja perusahaan atau workforce management adalah salah satu tanggung jawab yang pengelolaannya dilakukan oleh HRD karena menyangkut SDM. Banyaknya pekerjaan yang menjadi tanggung jawab HRD terkadang membuat kewalahan.

Selain memerlukan banyak waktu, tenaga yang dikeluarkan juga tidak sedikit dalam menyelesaikan tugas-tugas seperti menghitung payroll setiap bulan, absensi karyawan, penghitungan pajak, dan lain-lain.

Selain itu, pekerjaan HR perlu selalu diadakan review dan pembaharuan. Sebab, menyangkut SDM di perusahaan, terutama terkait payroll yang terdapat penghitungan pajak di dalamnya cenderung berubah-ubah tergantung peraturan pemerintah.

Dalam upaya membantu meringankan beban kerja dan tanggung jawab departemen HR di perusahaan, aplikasi HRIS GreatDay HR menyediakan fitur-fitur yang praktis dan dapat mempermudah pengelolaan pekerjaan HR. Selain itu, Anda juga dapat menghemat waktu dan biaya dengan menggunakan GreatDay HR.

Pengelolaan data terkait presensi, pengajuan cuti, rekam aktivitas, pelaporan sarana prasarana, hingga penghitungan pajak dapat diakses secara praktis melalui GreatDay HR. Selain itu, seluruh data juga terintegrasi dengan payroll perusahaan.

Segera unduh aplikasinya di AppStore dan PlayStore melalui ponsel pintar Anda, atau kunjungi laman webnya dan jadwalkan demo! Nikmati kemudahan pengelolaan manajemen SDM dan payroll otomatis sekarang juga!

Baca juga: Pengertian, Manfaat, dan Komponen HRIS yang Perlu Anda Pahami!

Tags :

Related Topics