Perhatikan! Tugas Staff Administrasi yang Jarang Diketahui

Mungkin Anda sering mendengar sebuah posisi pekerjaan sebagai staff administrasi. Tapi apakah Anda tahu apa sebenarnya tugas staff administrasi dan persyaratan untuk bisa mendapatkan posisi ini?

Pertama yang dimaksud dengan administrasi adalah orang-orang yang terlibat dalam menjalankan tugas yang diperlukan sebagai contoh seseorang yang melakukan pekerjaan administrasi adalah sekretaris. Di samping pekerjaan administrasi adalah melakukan pengarsipan.

Namun sederhananya sebagian besar tugas asisten administrasi berputar di sekitar mengelola dan mendistribusikan informasi di dalam kantor. Ini biasanya mencakup menjawab telepon, membuat memo, dan memelihara file. Asisten administrasi mungkin juga bertugas mengirim dan menerima korespondensi, serta menyapa klien dan pelanggan. Untuk bisa memahami lebih dalam, mari beralih kepada penjelasan di bawah ini

Tugas staff administrasi

Tugas Staf Administrasi secara umum

Asisten admin melakukan selalu dibutuhkan perannya hampir  di setiap industri. Beberapa asisten administrasi, seperti yang ada di industri hukum, mungkin lebih terspesialisasi daripada yang lain. Sebagian besar tugas asisten administrasi berputar di sekitar mengelola dan mendistribusikan informasi di dalam kantor. Ini juga termasuk menjawab telepon, membuat memo dan memelihara file. Asisten administrasi mungkin juga bertugas mengirim dan menerima korespondensi, serta menyapa klien dan pelanggan. 

Namun secara umum inilah tugas staf administrasi:

  • Melakukan kegiatan pembukuan dasar.
  • Rencanakan rapat dan panggilan konferensi serta atur dan kelola rapat.
  • Mengambil dan mendistribusikan notulen rapat.
  • Menjaga file elektronik dan fisik.
  • Membuat dan mempertahankan jadwal mingguan karyawan.
  • Mengatur dan memberikan dokumen, laporan dan informasi.
  • Mengkoordinasikan ruang kerja, komputer, dan persediaan untuk karyawan baru dengan departemen TI.
  • Menjaga dan memesan ulang perlengkapan kantor.
  • Menyortir dan mendistribusikan email.
  • Menyelesaikan masalah administrasi dengan mengkoordinasikan persiapan laporan, menganalisis data, dan mencari solusi.
  • Menanggapi email atas nama Wakil Presiden atau direktur.
  • Bertindak sebagai penghubung dengan departemen lain dan lembaga luar, termasuk staf lain seperti CEO dan Presiden, jika diarahkan.
  • Bekerja secara mandiri dan dalam tim pada proyek khusus, yang dapat mencakup presentasi, pengiriman surat, atau pemeriksaan ulang.

Tugas Staf Administrasi secara spesifik 

  1. Pembukuan

Asisten admin di beberapa kantor mungkin ditugaskan untuk memantau dan mencatat pengeluaran. Tugas dapat berkisar dari membuat spreadsheet hingga melaporkan biaya kepada manajer kantor. Dengan demikian, beberapa asisten administrasi mungkin diharuskan memiliki pengetahuan dalam perangkat lunak pembukuan kantor, seperti Microsoft Excel.

  1. Perencanaan dan penjadwalan

Merencanakan acara seperti rapat dewan dan makan siang mungkin juga menjadi tanggung jawab asisten admin. Ini mungkin memerlukan penelitian harga vendor atau menanyakan tentang ketersediaan peserta. Tugas lain mungkin termasuk menjadwalkan janji temu dan menyiapkan materi presentasi.

  1. Dokumentasi

Asisten admin juga dapat membantu anggota kantor dengan dokumentasi. Selain menyimpan, mengatur dan mengelola file, asisten mungkin perlu mengetik, mengedit dan mengoreksi dokumen. Beberapa asisten mungkin perlu membuat dikte atau mencatat notulen rapat.

Sebagai catatan tambahan asisten administrasi di beberapa bidang mungkin diharuskan memiliki pengetahuan profesional yang luas. Karenanya, tugas untuk asisten ini mungkin lebih terspesialisasi. Misalnya, asisten administrasi hukum mungkin perlu memiliki pemahaman menyeluruh tentang terminologi dan prosedur hukum, sementara asisten medis mungkin perlu berpengalaman dalam menangani perusahaan asuransi dan membaca laporan medis. Dalam perspektif ini mereka juga disebut sebagai Spesialis Dukungan Administratif.

Persyaratan dan Kualifikasi Staf Administrasi

  • Memiliki gelar minimum dalam administrasi bisnis.
  • Memiliki pengetahuan tentang prinsip akuntansi dan pembukuan.
  • Disarankan untuk memiliki keterampilan bahasa Inggris yang kuat, termasuk menulis, tata bahasa dan ejaan.
  • Berpengalaman dengan software akuntansi.
  • Memiliki efektivitas dan kredibilitas pribadi.
  • Memiliki kemampuan untuk memasukan data secara mendetail 
  • Memiliki perhatian yang tajam terhadap detail dan kemampuan untuk menyimpan catatan dan file secara teratur.
  • Kolaborator yang kompeten dan komunikator multifungsi yang terampil.
  • Manajer waktu yang kuat dengan menghormati tenggat waktu.
  • Kemampuan untuk mengidentifikasi kesalahan dan memecahkan masalah.
  • Pemikir yang tegas dan kritis.

Nah, itulah tugas staff administrasi secara umum dan khusus. Pelajari juga skill apa yang harus dimiliki jika Anda ingin menggeluti profesi ini lebih dalam. Perlu diingat setiap usaha harus disertai dengan pengetahuan, serta kerja keras. 

Scroll to Top