Cara Membuat Invoice yang Tepat!

Invoice adalah lembaran tagihan pembayaran setelah terjadinya transaksi barang atau jasa. Serta berisi seluruh rincian tagihan tertulis yang digunakan sebagai alat penagihan pembayaran terhadap customer. Lalu bagaimana cara pembuatannya dan apa saja fungsinya. Simak pada rangkuman berikut ini yang sudah GreatDay HR sudah buat untuk Anda.

Pengertian Invoice Secara Umum

Dalam teori bisnis maupun ekonomi, ada istilah sangat berakaitan erat, yaitu invoice dan faktur, dimana kedua istilah yang sangat familiar bagi seorang akuntan. Namun bagi orang awam hanya mengetahuinya sebagai daftar kiriman barang yang dibuat dalam bentuk formal yang berisi nama, harga

Baca juga: Apa Itu Pasar Persaingan Sempurna? Ini Pengertian dan Contohnya!

Sedangkan untuk istilah Invoice, lebih tidak sepopuler faktur yang sering digunakan oleh para pengusaha.

Secara umum invoice merupakan dokumen tertulis yang berisi surat penagihan hutang. Diberikan dari penjual kepada pembeli sebagai pihak penghutang. Sementara itu formatnya tidak jauh berbeda dengan faktur, yaitu berisi nama produk, harga dan tanggal pembelian barang.

Invoice sendiri dibuat dalam bentuk rangkap tiga, dimana ketiga hasil copy diberikan satu untuk pembeli, untuk penjual dan terakhir sebagai arsip keuangan. Sederhananya berfungsi untuk melakukan transaksi yang berbentuk kredit. 

Tujuan Pembuatan Invoice

  • Sebagai Bukti Pembayaran untuk customer 
    Berfungsi sebagai dokumen instruksional yang akan membantu sebagai bukti pembayaran atas transkasi barang atau jasa yang disepakati sebelumnya. Dibuat berdasarkan perjanjian dan biasanya berisi tagihan yang cukup besar.
  • Untuk  keperluan perusahaan
    Menjadi hal wajib untuk perusahaan mengetahui transaksi apa saja yang dilakukan, dan merupakan jejak akutansi yang diperlukan jika diperlukan sewaktu-waktu. Untuk hal inilah perusahaan perlu menyimpan berbagai arsip keuangan dengan teliti dan terperinci.

Komponen Dalam Pembuatan Invoice

Telah disinggung jika pembuatan lembaran tagihan pembayaran  dibuat untuk mencatat transaksi barang dan jasa. Sehingga perlu ada komponen yang perlu diperhatikan: 

  • Judul invoice
    Hal sederhana namun sangat krusial, karena menjadi indikator jenis invoice yang dibuat serta bertujuan untuk memudahkan Anda maupun pelanggan, ketika hendak mencari bukti transaksi dan pengingat jika ada dokumen penting yang harus menjadi prioritas. Sangat disarankan untuk membuat judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. 
  • Identitas customer 
    Berlaku bagi perusahaan atau customer terkait untuk mencantumkan nama serta alamat surat menyurat dalam pembuatan invoice. Informasi ini akan membantu kedua belah pihak untuk memahami dokumen lebih dalam, dan memudahkan pelanggan untuk mengirimkan cek kepada Anda. 
  • Rincian Barang
    Selain mencantumkan hal penting seperti yang sudah di bahas, masih ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti 
  • Daftar barang atau layanan yang mencakup nama produk, harga per unit,  serta jumlah yang harus dibayarkan.
  • Tanggal pembuatan invoice dan mencakup tanggal pembelian, tanggal pengeluaran, maupun batas pembayaran yang telah disepakati. 
  • Nomor invoice berguna dalam pengarsipan invoice, dan dibuat dengan kode khusus. 
  • Ketentuan pembayaran setiap perusahaan tentunya sangat berbeda-beda. Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, namun hal ini tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan.

Jenis-jenis Invoice

Ada banyak jenis invoice yang umumnya digunakan dalam bisnis atau perusahaan. Beberapa jenis invoice tersebut adalah:

  1. Invoice reguler, merupakan jenis yang paling umum dan sering digunakan dalam transaksi jual beli. Digunakan dalam transaksi pembelian yang sederhana, serta memuat informasi yang terkait dengan rincian barang, jumlah dan total pembayaran.
  2. Invoice Konsuler, khusus digunakan untuk transaksi-transaksi internasional, seperti aktivitas ekspor-impor. Wajib disahkan dan mendapatkan izin dari negara yang melakukan aktivitas ini. 
  3. Invoice proforma, diberikan kepada pembeli jika barang tersebut dikirimkan secara berkala. Maka dari itu invoice ini bersifat sementara, dan akan diganti dengan invoice jenis biasa saat sudah selesai.

Baca juga: Perbedaan Debit dan Kredit dalam Laporan Akuntansi

Cara Membuat Invoice

Pembuatan invoice bisa dilakukan dengan berbagai cara yaitu baik secara manual dan lainnya bisa menggunakan aplikasi. Berikut adalah penjelasannya

  • Pembuatan invoice secara manual
    Dapat menggunakan kertas atau perangkat lunak seperti spreadsheet dan microsoft word. 
    Dengan membuat secara manual Anda bisa menyesuaikan dengan keinginan seperti penggunaan template, hingga proses penulisan. Namun perlu diingat jika pembuatan dengan cara ini sangat berpotensi untuk terjadi kesalahan, serta ada pelacakan dokumen yang lebih rumit. 
  • Pembuatan invoice menggunakan aplikasi 
    Jika menggunakan aplikasi pembuatan invoice akan semakin memudahkan pekerjaan Anda, terlebih lagi jika ada invoice yang menumpuk dan harus dikerjakan sesegera mungkin. Aplikasi akan membuat maka pembuatan invoice lebih cepat, serta data dapat terlacak dengan mudah.
Scroll to Top