Ini Cara yang Benar Membuat SOP!

cara membuat standar operasional prosedur

Ini Cara yang Benar Membuat SOP!

Setiap perusahaan yang memiliki bergerak pada industri dan jenis apapun, perlu memiliki panduan saat menjalankan fungsi dan tugasnya. Maka dari itu perlu ada Standar Operasional Prosedur (SOP) yang menjadi sistem agar setiap aktivitas pekerjaan dapat lebih rapi, sistematis dan efektif.  

 

Biasanya hadir dalam bentuk dokumen yang terkait dengan alur yang dilakukan secara berurutan untuk memperoleh hasil kerja yang maksimal.

 

Definisi Standar Operasional Prosedur Menurut Para Ahli

 

A. Moekijat (2008)

 

Merupakan urutan langkah-langkah dalam pelaksanaab kerja, yang dimana pekerjaan tersebut dilakukan, dimana melakukannya, cara melakukannya dan siapa yang melakukan. 

 

B.Sailendra (2015:11)

 

Menjadi panduan dalam melakukan kegiatan operasioanl dalam sebuah organisasi atau perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

 

C. Tjipto Atmoko (2011)

 

Suatu pedoman atau acuan dalam melaksanakan tugas pekerjaan yang berdasarkan fungsinya, sekaligus menjadi indikator kinerja instansi pemerintah maupun non pemerintah, usaha maupun non usaha, berdasarkan hal admisnitratif, teknis, prosedur tata kerja, prosedur kerja dan sistem unit kerja lainnya yang bersangkutan. 

 

D. Insani (2010:1)

 

Serangkaian instruksi yang tertuang dalam kalimat, dan dibakukan dalam berbagai proses adminstrasi perkantoran yang bersangkutan dengan cara, waktu, tempat, dan siapa yang berperan di dalamnya. 

 

Manfaat Standar Operasional Prosedur Bagi Organisasi

 

Dalam Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008 ditulisakn secara umum manfaat SOP, yang dimana seperti berikut

 

  1. Menjadi standart bagi seluruh karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan, meminimalisir kesalahan dan kelalaian.
  2. Membantu karyawan lebih mandiri, dan tidak bergantung pada manajemen. Sehingga akan mengurangi intervensi dari atasan dalam pelaksanaan aktivitas pekerjaan harian.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam pelaksanaan tugas.
  4. Menciptakan standar kinerja kepada karyawan, serta membantu untuk mengevaluasi setiap usaha yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
  5. Menjadi bahan-bahan pelatihan yang nantinya digunakan untuk menolong pegawai baru dalam melakukan tugasnya lebih cepat dan maksimal. 
  6. Menunjukan jika kinerja organisasi yang efisien dan dapat diatur dengan baik. 
  7. Memberikan pedoman untuk setiap karyawan dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari. 
  8. Menhindari pelaksanaan tugas yang tumpag tindih.
  9. Memudahkan penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural saat memberikan pelayanan, dan menjamin proses pelayanan dalam segala situasi.
Baca Juga  CPNS Sudah Tahu Ragam Pangkat Golongan PNS di Indonesia?

 

Cara  Untuk membuat SOP

 

Sesuai dengan PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 menyebutkan ada prinsip-prinsip yang harus ada dalam pembuatannya seperti kejelasan, kemudahan, efektivitas, efisiensi, efisiensi, keterukuran, keselarasan, berorientasi kepada pengguna, dinamis, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian hukum

 

  1. Saat ingin melakukan SOP bagi perusahaan, tentukan dahulu tim yang akan terkait di dalamnya. Ajak setiap sumber daya manusia yang memiliki kapabilitas dari masing-masing divisi, untuk membahas apa saja yang diperlukan. 

 

Karena dalam pembuatannya setiap anggota perusahaan memiliki tanggung jawab masing-masing. Namun jika ingin lebih terencana gunakanlah jasa HR profesional yang terpercaya. 

 

  1. Perlu diingat jika salah satu tujuan pembuatan standard operasional ini adalah untuk membuat agar proses kerja dapat berjalan dengan baik, maka buatlah rencana yang berisikan format, template, dan bagaimana nantinya aturan ini dapat diakses oleh semua orang. 

 

Namun jangan lupa untuk mengamati setiap prosesnya, dan mencari tahu hasilnya. Buatlah analisa dari data-data yang ditemukan seperti durasi waktu, prosesnya, maupun sumber daya itu sendiri. 

 

  1. Setelah melakukan langkah kedua, jangan lupa untuk menyusun segala data-data dalam proses bisnis. Anda bisa menggambarkannya dalam tulisan atau flow chart, yang harus sesuai dengan urutan langkah. Cantumkan juga setiap detail pada saat aktivitas ini terjadi, seperti penanggung jawabnya, dokumen yang diperlukan, dan aspek lainnnya.

 

  1. Melakukan review dari rencana yang sudah dibuat merupakan sebuah keharusan. Jangan sampai rencana yang dibuat tidak efektif dan akhirnya hanya membuang waktu yang ada. Dari proses inilah dapat diketahui cara mana yang tidak sesuai, dan menemukan hal-hal yang perlu diperbaiki. Nantinya setelah itu hasil review inilah yang akan dikumpulkan dalam focus group discussion (FGD).
Baca Juga  Mari Melihat Peraturan Jam Kerja Shift Saat Bulan Ramadhan

 

  1. Jangan menerapkan sebuah prosedur tanpa melakukan simulasi. Karena harus disesuaikan dengan kondisi dan dapat diketahui hingga melakukan perubahan jika terjadi sesuatu yang tidak sesuai. Selain itu setelah mendapatkan hasil yang positif dan bermanfaat dapatkan otorisasi dari pihak atasan agar dokumen ini menjadi legal. 

 

  1. Terakhir setelah melakukan evaluasi dan menemukan masalah yang terjadi, segera lakukan perbaikan sebelum akhirnya meminta persetujuan dari pihak yang berwenang. Idealnya jenis surat ini disahkan tiga pihak yaitu yang membuat, mengoreksi, dan pimpinan.

 

Jika semua sudah disetujui maka segera sosialisasikan kepada semua divisi yang ada. Beri tahu juga jika setiap pekerja wajib untuk mengikuti aturan yang berlaku.