Semua Tentang Notulen Rapat yang Harus Diketahui!

Pengertian Notulen Rapat 

Menjadi sebuah keharusan jika dalam sebuah rapat seperti pertemuan internal maupun dengan klien perlu adanya notulen rapat, yang menjadi sebuah catatan yang akan dilaporkan oleh ketua kegiatan, dan nantinya akan dipertanggung jawabkan pada seluruh anggota maupun peserta acara.

Dibuat oleh notulis dan membahas seluruh acara mulai dari pembukaan, isi masalah, pengambilan keputusan hingga penutupan. Dengan adanya notulen ini perusahaan dapat melakukan dokumentasi kegiatan rapat, dan me-review ide-ide yang telah didiskusikan. Maka dengan mengetahui pentingnya notulen rapat ini, maka kami akan membuat ulasan agar Anda lebih mudah mengerti dalam memahaminya.

Baca juga: Panduan Lengkap Membuat & Contoh Laporan Pertanggungjawaban!

Apa yang Harus Disertakan saat Menulis Notulen Rapat?

Untuk menulis notulen rapat yang efektif, Anda harus menyertakan:

  • Nama dan tempat pertemuan
  • Tanggal dan waktu rapat
  • Daftar peserta rapat
  • Tujuan pertemuan
  • Untuk setiap item agenda: keputusan, item tindakan, dan langkah selanjutnya
  • Tanggal dan tempat pertemuan berikutnya
  • Dokumen untuk dimasukkan dalam laporan rapat

Efisiensi & tips:

Ketik langsung di laptop Anda, jadi Anda tidak perlu mengetik ulang semuanya nanti.

Jika ada yang tidak jelas, segera angkat bicara dan minta klarifikasi, jadi Anda tidak perlu melihat-lihat setelah rapat. 

Tuliskan keputusan utama dan tindakan secara ringkas, jangan sampai ketinggalan. Anda akan selalu punya waktu untuk membahasnya kembali setelah menutup rapat, atau jika ingin menambahkan lebih banyak detail.

8 tips untuk menjalankan rapat tim yang efektif: kami menulis panduan khusus untuk membantu Anda menjalankan rapat tim yang hebat.

Cara Menulis Notulen Rapat yang Efektif

Pahami langkah sederhana sebelum membuat notulen rapat yaitu

Sebelum rapat

Anda perlu mempersiapkan berbagai topik yang akan dibahas selama rapat, mencatat apa yang Anda ketahui tentangnya untuk menghemat waktu dan agar dapat fokus pada topik penting selama rapat. Jika tidak, Anda mungkin akan berada di pinggir rapat karena terlalu sibuk membuat catatan.

Selama pertemuan

risalah rapat adalah kontributor efektif untuk rapat yang berhasil, namun notulen itu perlu ditulis dan didistribusikan dengan tepat. Masalah utama dengan laporan adalah bahwa mereka membutuhkan waktu lama untuk ditulis dengan benar, dan mereka harus dikirim segera setelah pertemuan untuk memberitahu semua orang tentang proyek atau tindakan mereka selanjutnya.

Anda perlu membuat catatan Anda saat rapat berlangsung: cara yang baik untuk mengatur pencatatan Anda adalah dengan membedakan tindakan dari ucapan serta mencatat tindakan yang berbeda untuk setiap orang dengan tenggat waktu.

Setelah pertemuan

ketik catatan Anda dengan cara yang logis dan tidak secara kronologis. Ini perlu diatur untuk dikirim ke kolega Anda. Selain itu, menambahkan ringkasan singkat yang diatur per orang dan per proyek di akhir menit membantu kolega Anda dengan cepat melihat notulen dan melihat tindakan yang perlu mereka sadari dalam hitungan detik.

Komponen dalam Notulen

  1. Berisi tujuan kegiatan 
  2. Pikiran-pikiran atau ide yang akan dibahas dalam kegiatan 
  3. Saran dan keputusan dalam kegiatan
  4. Kapan akan dilaksanakannya kegiatan tersebut
  5. Siapa saja pihak-pihak yang akan menghadiri kegiatan.

Manfaat Penyusunan Notulen Rapat

Menjadi Dasar Mengenai Rapat Lanjutan

Untuk dapat mengetahui pembahasan sebelumnya dalam rapat, tentunya perlu ada jejak rekam yang dapat membantu yaitu notulen. Selain itu dengan adanya catatan yang dibuat sebelumnya, perusahaan dapat melakukan evaluasi dan mengambil langkah untuk di masa mendatang. 

Informasi Bagi Peserta Rapat 

Meskipun telah dibuat jadwal pertemuan, terkadang masih saja ada peserta yang kebetulan berhalangan hadir, sehingga catatan rapat sebelumnya sangat bermanfaat bagi mereka yang tidak dapat menghadirinya. Selain itu peserta tidak perlu mengulang pembahasan sebelumnya, maupun kehilangan informasi.

Dokumentasi Rapat

Selain menjadi hasil rapat notulen juga berfungsi sebagai dokumentasi, yang memudahkan saat mencari informasi terkait di masa depan. Sehingga sangat di sarankan untuk menyusun dan menyimpannya dengan rapi sehingga akan mudah ditemukan.

Menjadi Pengingat Kembali

Agar rapat lebih efisien dan efektif notulen dapat menjadi pengingat sederhana, untuk menyegarkan ingatan tentang pembahasan apa saja yang dibicarakan dalam rapat sebelumnya. Dengan begini tidak perlu ada waktu yang terbuang karena kembali mengulang hal yang sama

Sebuah Indikator

Hanya melihat apa yang tercantum dalam catatan rapat seperti pembahasan, keputusan dan hasil akhir yang dibuat, dapat terlihat apakah nantinya rapat akan berjalan dengan baik atau tidak. Sehingga dapat dikatakan kalau notulen bisa menjadi indikator kesuksesan. 

Bagian Notula

Kepala Notula

Berada pada bagian atas sebuah notula, dan umumnya berisi agenda rapat terkait, seperti tema apa yang diambil, hari dan waktu pelaksanaan, lokasi rapat, serta siapa saja yang terlibat di dalamnya. Dibuat secara rinci agar lebih jelas dan mudah dimengerti bagi pesertanya.

Isi Notula

Dalam bagian ini terdapat susunan acara rapat seperti sambutan, perihal yang akan dibahas dalam rapat, diskusi, dan hasil akhir keputusan yang telah disepakati oleh banyak pihak. Perlu diingat saat penulisannya notulis tidak perlu mencatat secara keseluruhan, cukup bagian bagian penting saja yang akan berpengaruh untuk ke masa depan, seperti saran, kritik, tanggapan dan keputusan. 

Penutup Notula

Sangat penting di bagian penutup notulen ini untuk membubuhkan tanda tangan yang terkait, sebagai bentuk persetujuan, sekaligus mengesahkan hasil rapat tersebut. Jangan lupa untuk menambahkan nama peserta yang ikut turut hadir dalam prosesnya. 

Contoh Penyusunan Notula

Untuk bisa memahami dan memudahkan Anda dalam pembuatan notulen rapat, maka kami sudah menyiapkan contoh yang nantinya dapat ditiru atau sekedar menjadi acuan dalam pembuatan catatan rapat

Contoh Notula Rapat Perusahaan

Hari/Tanggal : Senin, 20 Juni 2020
Waktu : 09.00 – selesai
Tempat : Kantor pusat PT HayDay

Agenda Rapat : Pembahasan mengenai ulang tahun perusahaan

Pemimpin Rapat : Mira Cantika selaku CEO dari PT HayDay
Notulis : Mike Hartono

 Kegiatan :

  • Pembukaan pemimpin rapat
  • Sambutan CEO
  •  Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan

Keputusan Rapat :

Pada hari Senin tanggal 20 Juni 2020, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT HayDay yang akan diadakan pada pertengahan bulan Juli. Maka tercetus sudah penetapan panitia sebagai berikut.

  • Ketua pelaksana : Tommy Maulana
  • Sekretaris : Sri Ketut Purwasari
  • Bendahara : Najwa Nawawi
  • Seksi Acara : Bilal Hofman
  • Seksi Humas : Mira Lestari 
  • Seksi Perlengkapan : Muhamad Badrun
  • Seksi Konsumsi : Puspita Indah Jaya

Baca juga: Ini Cara yang Benar Membuat SOP!

Kesimpulan

Dengan adanya notulen rapat nantinya  rapat pertemuan internal maupun eksternal dapat direkam dengan baik, dan dengan mudah dilaporkan kepada ketua kegiatan. Dengan adanya hal ini juga maka semua akan mudah untuk dipertanggungjawabkan. Diharapkan dengan adanya pembahasan ini maka akan banyak orang mengerti untuk membuat notulen yang tepat.

Scroll to Top