Semua Tentang Notulen Rapat yang Harus Diketahui!

Pengertian Notulen Rapat 

Menjadi sebuah keharusan jika dalam sebuah rapat seperti pertemuan internal maupun dengan klien perlu adanya notulen rapat, yang menjadi sebuah catatan yang akan dilaporkan oleh ketua kegiatan, dan nantinya akan dipertanggung jawabkan pada seluruh anggota maupun peserta acara.

Dibuat oleh notulis dan membahas seluruh acara mulai dari pembukaan, isi masalah, pengambilan keputusan hingga penutupan. Dengan adanya notulen ini perusahaan dapat melakukan dokumentasi kegiatan rapat, dan me-review ide-ide yang telah didiskusikan. Maka dengan mengetahui pentingnya notulen rapat ini, maka kami akan membuat ulasan agar Anda lebih mudah mengerti dalam memahaminya.

Baca juga: Panduan Lengkap Membuat & Contoh Laporan Pertanggungjawaban!

Komponen dalam Notulen

  1. Berisi tujuan kegiatan 
  2. Pikiran-pikiran atau ide yang akan dibahas dalam kegiatan 
  3. Saran dan keputusan dalam kegiatan
  4. Kapan akan dilaksanakannya kegiatan tersebut
  5. Siapa saja pihak-pihak yang akan menghadiri kegiatan.

Manfaat Penyusunan Notulen Rapat

  • Menjadi dasar mengenai rapat lanjutan
    Untuk dapat mengetahui pembahasan sebelumnya dalam rapat, tentunya perlu ada jejak rekam yang dapat membantu yaitu notulen. Selain itu dengan adanya catatan yang dibuat sebelumnya, perusahaan dapat melakukan evaluasi dan mengambil langkah untuk di masa mendatang. 
  • Informasi Bagi Peserta Rapat 
    Meskipun telah dibuat jadwal pertemuan, terkadang masih saja ada peserta yang kebetulan berhalangan hadir, sehingga catatan rapat sebelumnya sangat bermanfaat bagi mereka yang tidak dapat menghadirinya. Selain itu peserta tidak perlu mengulang pembahasan sebelumnya, maupun kehilangan informasi.
  • Dokumentasi Rapat
    Selain menjadi hasil rapat notulen juga berfungsi sebagai dokumentasi, yang memudahkan saat mencari informasi terkait di masa depan. Sehingga sangat di sarankan untuk menyusun dan menyimpannya dengan rapi sehingga akan mudah ditemukan.
  • Menjadi Pengingat Kembali
    Agar rapat lebih efisien dan efektif notulen dapat menjadi pengingat sederhana, untuk menyegarkan ingatan tentang pembahasan apa saja yang dibicarakan dalam rapat sebelumnya. Dengan begini tidak perlu ada waktu yang terbuang karena kembali mengulang hal yang sama
  • Sebuah Indikator
    Hanya melihat apa yang tercantum dalam catatan rapat seperti pembahasan, keputusan dan hasil akhir yang dibuat, dapat terlihat apakah nantinya rapat akan berjalan dengan baik atau tidak. Sehingga dapat dikatakan kalau notulen bisa menjadi indikator kesuksesan. 

Bagian Notula

a. Kepala Notula
Berada pada bagian atas sebuah notula, dan umumnya berisi agenda rapat terkait, seperti tema apa yang diambil, hari dan waktu pelaksanaan, lokasi rapat, serta siapa saja yang terlibat di dalamnya. Dibuat secara rinci agar lebih jelas dan mudah dimengerti bagi pesertanya.

b. Isi Notula
Dalam bagian ini terdapat susunan acara rapat seperti sambutan, perihal yang akan dibahas dalam rapat, diskusi, dan hasil akhir keputusan yang telah disepakati oleh banyak pihak. Perlu diingat saat penulisannya notulis tidak perlu mencatat secara keseluruhan, cukup bagian bagian penting saja yang akan berpengaruh untuk ke masa depan, seperti saran, kritik, tanggapan dan keputusan. 

c. Penutup Notula
Sangat penting di bagian penutup notulen ini untuk membubuhkan tanda tangan yang terkait, sebagai bentuk persetujuan, sekaligus mengesahkan hasil rapat tersebut. Jangan lupa untuk menambahkan nama peserta yang ikut turut hadir dalam prosesnya. 

Contoh Penyusunan Notula

Untuk bisa memahami dan memudahkan Anda dalam pembuatan notulen rapat, maka kami sudah menyiapkan contoh yang nantinya dapat ditiru atau sekedar menjadi acuan dalam pembuatan catatan rapat

Contoh Notula Rapat Perusahaan

Hari/Tanggal : Senin, 20 Juni 2020
Waktu : 09.00 – selesai
Tempat : Kantor pusat PT HayDay

Agenda Rapat : Pembahasan mengenai ulang tahun perusahaan

Pemimpin Rapat : Mira Cantika selaku CEO dari PT HayDay
Notulis : Mike Hartono

 Kegiatan :

  • Pembukaan pemimpin rapat
  • Sambutan CEO
  •  Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan

Keputusan Rapat :

Pada hari Senin tanggal 20 Juni 2020, telah dilaksanakan rapat mengenai pembentukan panitia ulang tahun PT HayDay yang akan diadakan pada pertengahan bulan Juli. Maka tercetus sudah penetapan panitia sebagai berikut.

  • Ketua pelaksana : Tommy Maulana
  • Sekretaris : Sri Ketut Purwasari
  • Bendahara : Najwa Nawawi
  • Seksi Acara : Bilal Hofman
  • Seksi Humas : Mira Lestari 
  • Seksi Perlengkapan : Muhamad Badrun
  • Seksi Konsumsi : Puspita Indah Jaya

Baca juga: Ini Cara yang Benar Membuat SOP!

Scroll to Top