Tips Mengelola Database Karyawan Lebih efektif

Tahukah Anda jika dalam sebuah perusahaan bukan saja bagian keuangan yang memerlukan sistem yang digunakan untuk mempermudah tugas atau pekerjaan sehari-hari, tapi juga ada Human Resource Department yang dikenal sebagai departemen Sumber Daya Manusia yang juga membutuhkannya. 

Mungkin masih banyak yang kurang paham kalau para pelaku HRD sering mengalami kesulitan mengurus administrasi karyawan seperti mengelola tunjangan yang diterima, riwayat karir, hingga mengelola database karyawan secara pribadi hingga keluarga.

Belum lagi jika jumlah karyawan semakin meningkat, maka pekerjaan divisi yang berhubungan dengan Sumber Daya Manusia ini akan semakin sulit. Mengerti akan keadaan yang terjadi di perusahaan maka kami akan memberikan tips bagaimana mengelola database karyawan agar lebih efektif

Tips Mengelola Database Karyawan yang Efektif dan Efisien

Baca juga: Aplikasi Kepegawaian Berbasis Web Mudah dan Cepat

Tentukan Jenis Informasi yang Akan Dikelola

Setiap perusahaan tentunya memiliki kebijakan masing-masing yang disesuaikan dengan kebutuhan. Oleh karena itu sebelum melakukan pendataan karyawan, ada baiknya bagian HRD sudah mengetahui dahulu informasi apa yang perlu dimasukan. Namun pada umumnya database karyawan biasanya terdiri dari profil pribadi seperti nama, tanggal lahir, posisi, pendidikan terakhir, riwayat bekerja, kesehatan, kualifikasi, dan nominal gaji.  

Persiapkan Manajemen Database 

Database merupakan data yang disusun dengan ketentuan & aturan dengan tujuan untuk memudahkan penggunanya untuk mengelola maupun memperoleh informasi. Nantinya pengelolaan database karyawan yang baik pada tahap administrasi awal, akan mempermudah dalam pengelolaan gaji, struktural organisasi, hingga optimalisasi pengembangan SDM perusahaan.

Menyimpan Data Secara Etis

Perlu diperhatikan kalau data karyawan harus dijaga keamanannya, tidak boleh bocor atau merugikan pihak lain. Sehingga hanya bisa dibagikan atau diakses oleh pihak tertentu yang berwenang sesuai dengan kepentingan pekerjaan. Begitu juga jika karyawan ingin merubah data pribadi harus dengan persetujuan dari pusat atau administrator database.

Sebagai yang berwenang administrator harus mempunyai kemampuan dan pengetahuan agar dapat mengatur sistem database karyawan dengan baik, dan bisa dipercaya. 

Mempersiapkan Keamanan Data

Informasi tentang pekerja bersifat penting dan rahasia, karena di database karyawan terdapat data rekening bank, jumlah gaji, data keluarga, dan masih banyak lagi. Sehingga sangat diperlukan keamanan penyimpanan data yang berlapis.

Selain untuk kebaikan karyawan, keamanan data dilakukan untuk menjaga reputasi perusahaan. Terlebih lagi jika perusahaan masih menyimpan database karyawan secara konvensional, yang dimana dokumen akan sulit untuk dicari dan rusak karena dimakan usia. Sehingga ada baiknya perusahaan menggunakan sistem aplikasi HRIS yang akan menjauhi dari resiko human error. 

Memindahkan Data dengan Cepat

Baca juga: Fakta Menarik Seputar Aplikasi HRIS (Human Resource Information System)

Dengan jumah karyawan yang besar dan banyaknya data yang ada tentunya akan membuat Human Resource Department kesulitan jika suatu saat harus melakukan pemindahan database karyawan secara manual. Bersyukur saat ini sendiri sudah ada kemajuan teknologi yang membuat segala aktivitas pekerjaan menjadi lebih cepat karena ada cara otomatis yang dinilai lebih efektif serta efisien. Aplikasi HRIS memang dinilai bisa menjadi salah satu solusi efektif untuk menyimpan data secara cepat dan aman.

Menggunakan Aplikasi Database Karyawan

Untuk mempermudah kinerja departemen sumber daya manusia dan jumlah karyawan yang semakin meningkat, ada baiknya agar perusahaan menggunakan aplikasi database karyawan agar dapat mengelola secara efektif. 

Seperti salah satunya GreatDay HR yang merupakan solusi aplikasi mobile HRIS yang berfokus pada karyawan, dan diharapkan dapat meningkatkan empoyee engangement yang membantu mereka melakukan hal hebat setiap harinya.

Melalui GreatDay HR, Human Resource Department dapat melaporkan kaehadiran, mengajukan cuti, melihat slip gaji, mengajukan klaim penggantian biaya,  kalkulasi pajak, penghitungan BPJS dan semua aktivitas yang berhubungan dengan sumber daya manusia.

Jika ditanya soal keamanan maka tidak usah khawatir, karena setiap penggunanya akan mendapatkan informasi yang membutuhkan persetujuan, seperti pengumuman perusahaan, pengingat status kehadiran, status karyawan maupun postingan media sosial secara internal. Mendukung sistem HR yang dilengkapi direktori perusahaan dan penjadwalan bersama. 

Selain itu manfaat aplikasi HRIS pengelola SDM ini adalah dari sisi kemudahannya yang bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja hanya dengan sekali klik, sehingga dapat menghemat waktu. 

Perlu diingat dengan adanya pengelolaan data karyawan menggunakan software yang tepat, maka perusahaan juga akan mudah saat akan melakukan peningkatan gaji karyawan, dan kegiatan penting lainnya. 

Scroll to Top