General Affair

Mengenal Tugas, Fungsi, dan Klasifikasi General Affair dalam Perusahaan

Setiap perusahaan pasti memiliki kebutuhan masing-masing yang perlu untuk dipenuhi.Tugas seorang General Affair adalah untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan. Mulai dari mengurusi perizinan, pengadaan dan perawatan kendaraan dinas, pengadaan alat tulis kantor, perawatan gedung, protokoler, instalasi telepon, listrik, hingga pompa air, sampai mengurusi urusan pantry seperti kopi, teh, gula dan kegiatan lainnya. Pekerjaan itulah yang harus dilakukan oleh seorang General Affair agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

Banyak orang menginginkan posisi sebagai General Affair. Namun, proses dan jalan yang harus dilalui memang tidak selalu mudah. Ada tantangan tersendiri yang harus dihadapi oleh orang tersebut untuk mencapai jenjang karir yang diinginkan pada perusahaan yang diinginkannya.

Pengertian General Affair

Divisi General Affair atau yang sering disebut GA merupakan salah satu divisi yang bergerak di bawah divisi umum. Menjadikannya sebagai kepala operasional yang penting bagi perusahaan. Hal ini termasuk dalam pembuatan dan standar dari struktur organisasi yang sederhana dan harus diterapkan.

Banyak perusahaan yang menggabungkan antara GA dengan staff atau divisi HRD. Hal itu karena tugas dan fungsinya memang tidak terlalu jauh berbeda. Selain dengan HRD keterkaitan GA dengan divisi lain contohnya purchasing sangat erat karena tugasnya untuk membeli beberapa keperluan.

Memastikan bahwa setiap kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan dan divisi lain selalu terpenuhi. Biasanya ada kebutuhan rutin yang harus dibeli oleh GA atau beberapa kebutuhan tidak terduga. Beberapa mungkin menjadi bagian dari perawatan dan peremajaan tertentu.

Fungsi General Affair

1. Pembuatan Prioritas Anggaran

Fungsi pertama yang dimiliki oleh General Affair adalah membuat prioritas anggaran untuk memperbaiki kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dalam perusahaan. Sebagai contoh, apakah kebutuhan perbaikan fasilitas toilet lebih penting daripada pembaharuan ruang meeting, training atau lobby penerimaan tamu perusahaan? Prioritas Anggaran dibentuk sesuai dengan kebutuhan perusahaan pada saat itu.

Sebaiknya GA memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

2. Fungsi Perawatan 

Selain merencanakan anggaran untuk pengadaan barang, seorang GA juga memiliki fungsi perawatan.Aspek yang tercakup meliputi gedung kantor (kebersihan, tampilan luar), lingkungan kantor (lahan parkir yang aman, halaman kantor dan/atau gudang yang memadai), kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan (ruang kerja, ruang meeting, lobby dan semua area perusahaan),  dan perawatan instalasi listrik (mechanical dan electrical). Wah, ternyata banyak juga ya fungsinya!

Baca juga: Mari Mengenal Online Single Submission dan Proses Izin Usaha!

3. Membina Hubungan Baik

Aspek penting lain dari tugas seorang General Affair adalah membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa. Termasuk di dalamnya membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan ini secara tidak langsung berdampak pada kinerja dan produktivitas karyawan. Selain itu, akan berdampak juga pada citra perusahaan di mata klien, hal tersebut tentunya akan mempengaruhi profit yang akan diterima.

4. Menciptakan SOP

Selanjutnya, GA juga berfungsi dalam menciptakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem kerja atau prosedur pengadaan dan perawatan fasilitas yang ada. Misalnya, membuat checklist dan jadwal kebersihan toilet, membuat ringkasan cara pemeliharaan genset, mobil, sepeda motor dan peralatan berharga lainnya, dan membuat job description para karyawannya. Perlu diingat, bahwa pekerjaan General Affair dapat dilakukan dalam tim.

Pekerjaan standar biasanya membuat prosedur permintaan pengadaan ulang kebutuhan kantor yang sering terpakai, seperti pulpen, kertas, stapler, dan perlengkapan ATK lainnya.

5. Menyelenggarakan Survey Kepuasan

General Affair juga bertanggung jawab sebagai departemen yang “melayani” internal perusahaan. Tentunya, GA juga mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja. Survei ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas produk atau jasa, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan. Harapannya dengan adanya masukan pada divisi General Affair, produktivitas perusahaan semakin meningkat.

6. Menyiapkan Laporan Berkala

Fungsi lainnya bagi seorang General Affair adalah mempersiapkan laporan berkala untuk keperluan rapat anggaran, karena pengeluaran bisa berbeda sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan. Mungkin menyusun laporan secara berkala terlihat tidak berdampak besar, tetapi kenyataannya setiap adanya perubahan anggaran akan mempengaruhi laporan laba rugi perusahaan

Baca juga: Informasi Lengkap tentang Biaya Overhead untuk Perusahaan Anda

Tugas General Affair 

  1. Memberikan dukungan atas berbagai kegiatan operasional di perusahaan. Khususnya melalui cara pengadaan dan persediaan barang dan jasa yang dibutuhkan.
  2. Mampu untuk melakukan koordinasi bersama dengan department lain. Bertujuan untuk mengetahui apa saja kebutuhan dari setiap divisi.
  3. Senantiasa harus mampu untuk membuat perencanaan anggaran barang dan jasa. Termasuk pemeliharaan dan biaya yang dibutuhkan.
  4. Siap melakukan pemesanan dari setiap barang atau jasa yang diinginkan serta dibutuhkan perusahaan.
  5. Menciptakan deadline, pembukuan, dan penghitungan dari setiap pembayaran. Baik yang rutin atau jangka Panjang.
  6. Melakukan pembayaran terhadap tenaga kerja harian yang bekerja di perusahaan.
  7. Tugas General Affair yang selanjutnya adalah membantu untuk proses renovasi atau pembukaan kantor cabang.

Klasifikasi Untuk Menjadi General Affair

1. Selalu Siap Bekerja sebagai Tim dan Individu

Banyak orang yang belum begitu memahami beberapa hal yang penting untuk dipertahankan dari seorang GA. Seperti menjalankan tugas sesuai dengan SOP dan perintah perusahaan. Seorang GA harus terbiasa untuk bekerja secara tim demi memenuhi berbagai operasional yang dibutuhkan.

Selain untuk bekerja sebagai tim biasanya perusahaan akan menuntut untuk bekerja secara individu. Memiliki berbagai peran masing-masing yang harus dipenuhi oleh calon General Affair. Jika bekerja secara individu akan ada beberapa target yang harus dicapai dengan deadline yang berbeda.

Baca juga: Pentingnya Talent Management bagi Perusahaan dan Karyawan

2. Standar Pendidikan

Kriteria atau klasifikasi selanjutnya yang harus diperhatikan adalah standar Pendidikan. Sampai saat ini beberapa syarat untuk menjadi General Affair memiliki Pendidikan minimal D3 dan S1. Namun, yang masih menjadi tanda tanya adalah background Pendidikan dari pelamar pekerjaan tersebut.

Banyak yang menyatakan jika background Pendidikan seorang GA tidak jauh dari management, administrasi, dan bisnis. Maka Anda harus kompeten diantara beberapa standar atau jurusan tersebut. Mempelajari berbagai hal yang terkait dengan management di perusahaan dan penting untuk dilakukan.

3. Terbiasa dengan Bidang Administrasi dan Manajemen

Untuk menjadi seorang GA membutuhkan kemampuan dan terbiasa dengan bidang management. Tidak salah jika pengalaman dalam organisasi sering menjadi kriteria penting bagi perusahaan sebelum melakukan perekrutan. Kegiatan ini membutuhkan pengalaman dan kemampuan yang lebih.

4. Memahami SOP dan Alur Kerja di Perusahaan

Pemahaman terhadap SOP dan alur kerja yang ada di perusahaan sangat wajib dilakukan. Jika terjadi pelanggaran maka seorang GA harus sanggup menerima konsekuensinya. Termasuk mendapat kompensasi dari HRD yang bertugas di perusahaan.

General Affair memegang peranan penting dalam sebuah perusahaan. Meskipun terlihat mudah, banyak tanggung jawab dan tugas yang perlu dilakukan agar operasional perusahaan dapat berjalan dengan baik. Jika Anda ingin menjadi seorang GA, penuhi beberapa klasifikasi di atas, agar perusahaan semakin yakin untuk merekrut Anda. 

Scroll to Top