Yang Harus Anda Tahu tentang Job Description

Istilah job description atau job desc pasti sudah tidak asing lagi di telinga para pekerja profesional, khususnya mereka yang sedang mencari kerja. Menurut Dessler (2013), job description merupakan sebuah pernyataan tertulis yang berisi penjelasan apa saja yang harus dan wajib dilakukan oleh seorang pekerja, bagaimana cara melakukannya, dan dalam kondisi pekerjaan seperti apa. Jika diartikan secara harfiah,job description berarti deskripsi atau penjelasan mengenai pekerjaan. Job desc memuat semua informasi pekerjaan seperti tanggung jawab, wewenang, dan batasan dalam melakukan pekerjaan. 

Job desc penting untuk memastikan semua orang mengetahui dengan jelas pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, efektivitas pelaksanaan pekerjaan, dan menjaga agar tidak ada campur tangan yang tidak semestinya.  Menurut Hasibuan (2007), job description merupakan gambaran tertulis tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dengan aspek-aspek pekerjaan pada jabatan tertentu dalam organisasi secara terperinci. Kesimpulannya, job desc penting bagi jalannya perusahaan. 

Manfaat Job Description

Terbagi atas beberapa bagian berdasarkan posisi atau jabatan dalam sebuah perusahaan:

1. Chief Executive Officer 

  1. Membantu menentukan kebijakan, prosedur, dan standar organisasi perusahaan.
  2. Membantu menentukan keputusan strategis dalam hal integrasi, divestasi, investasi, aliansi, dan joint venture.
  3. Membantu menganalisis dan menentukan prioritas bagi alokasi sumber daya dan anggaran perusahaan.

2. Manajer dan setingkatnya

  1. Mengelola operasional harian perusahaan
  2. Membantu menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi
  3. Membantu menjelaskan apa yang diharapkan dan harus dilakukan
  4. Menghindari resiko terjadinya perbedaan pemahaman
  5. Memberi batasan wewenang di setiap jabatan

3. Perekrut dan pelatih (recruiter and trainer)

Bagi Perekrut, job desc membantu untuk menentukan kriteria apa yang dicari dan kandidat seperti apa yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan tiap jabatan. Sedangkan bagi Pelatih, job desc membantu dalam menentukan program dan pengetahuan apa saja yang perlu dikuasai pekerja untuk jabatannya. 

4. Assessor dan Succession Planner

Bagi Assessor, job desc dapat membantu dalam menganalisa pemegang jabatan, seperti untuk mengadakan tes kemampuan, interview mendalam, dan sebagainya. 

Sedangkan bagi Succession Planner, job desc dapat digunakan untuk menentukan tempat karyawan yang sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan kebutuhan perusahaan.

5. Research and Development Department (Divisi Perencanaan dan Pengembangan)

Job desc akan membantu bagian perencanaan dan pengembangan dalam menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan, penyusunan skala prioritas, dan mempermudah koordinasi. 

6. Evaluator Pekerjaan

Berguna untuk mengevaluasi beban kerja dan membandingkannya dengan jabatan lain dalam perusahaan

Mengapa Anda membutuhkan job desc?

Job desc adalah satu-satunya dokumen yang secara keseluruhan mendeskripsikan tugas dan peran, kemampuan apa yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tersebut, dan dimana peran tersebut sesuai atau cocok di perusahaan. Hal ini membuat mengidentifikasi kandidat lebih sederhana, siapa yang cocok untuk peran ini, dan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas itu.

Baca juga: Apa itu Tanggung Jawab Sosial Perusahaan?

Kualifikasi Job Description

Sesuai dengan namanya, job desc harus bisa dengan tepat mendeskripsikan isi pekerjaan, lingkungan, dan kondisi pekerjaan. Menurut Ardana et al (2012), Anda harus memperhatikan enam kriteria atau kualifikasi ini ketika menentukan job desc:

  1. Sistematis
    Terdiri dari komponen-komponen yang berfungsi dan tersusun dalam tata hubungan yang membentuk sistem sehingga mudah dipahami.
  2. Jelas
    Job desc dibuat menggunakan bahasa yang mudah dipahami sehingga bisa dengan mudah dimengerti oleh pembacanya dan tidak membingungkan.
  3. Ringkas
    Pilih dan gunakan kalimat yang singkat dan padat informasi sehingga tidak dibutuhkan waktu yang terlalu lama untuk membaca dan memahaminya. 
  4. Tepat
    Menyajikan uraian yang memberikan pengertian secara tepat sehingga apa yang dimaksud tersampaikan.
  5. Taat asas
    Berisi kata-kata dan kalimat yang memberikan arahan dan maksud yang selaras serta tidak bertentangan satu sama lain.
  6. Akurat
    Tersusun secara teliti dengan memaparkan keadaan yang lengkap, tidak kurang atau lebih. 

Lantas, Bagaimana Cara Membuat Job Desc? 

Dalam penyusunan job desc, terdapat lima elemen penting yang harus selalu dipertimbangkan. Kelima elemen ini berada di posisi yang sejajar sehingga harus dipahami sebelum menyusun job desc. Lima elemen tersebut, ialah:

1. Spesifikasi 

Elemen pertama yang perlu Anda ketahui adalah spesifikasi pekerjaan apa yang harus dimiliki suatu jabatan. Persyaratan apa saja yang dibutuhkan sehingga dapat ditentukan dasar untuk penilaian kualitas. Penilaian kualitas pekerjaan melibatkan compensable factor dalam menentukan empat elemen lainnya. Faktor-faktor compensable itu antara lain: kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Faktor-faktor ini harus dijabarkan secara terperinci dan spesifik. Misalnya dalam keterampilan harus mencakup pendidikan, pengalaman, kecerdasan, dan inisiatif. 

2. Akuntabilitas

Elemen kedua yaitu akuntabilitas berhubungan erat dengan etika dalam konsep administrasi. Job desc harus memiliki akuntabilitas supaya pemegang jabatan menjalankan tugas dan wewenangnya. Akuntabilitas mewakili pengetahuan dan tanggung jawab serta berkaitan dengan kebijakan-kebijakan, keputusan, dan setiap tindakan yang diambil perusahaan.  Unsur penting dalam pembuatan job desc yang baik yang mampu memberikan pandangan kepada pemilik jabatan sehingga mampu dijalankan sesuai aturan dan ketentuan yang dibuat.

3. Tugas dan Tanggung Jawab

Elemen ketiga dan yang paling penting dalam sebuah job desc adalah tugas dan tanggung jawab. Job desc menjabarkan tugas dan tanggung jawab dalam jabatan yang bisa dijabarkan dalam bentuk poin yang mendeskripsikan tentang apa yang harus dilakukan dan apa yang tidak harus dilakukan. 

4. Ringkasan Pekerjaan

Elemen selanjutnya berupa cerita ringkas yang menggambarkan pekerjaan dan karakteristik pekerjaan yang harus dilakukan secara umum. Berikan informasi mengenai objektivitas dan ketepatan kerja seringkas mungkin karena berguna untuk membedakan aktivitas utama dan fungsi kerja spesifik dengan jenis kerja lainnya. 

5. Identifikasi Pekerjaan 

Elemen terakhir ini berhubungan dengan tingkatan posisi dalam perusahaan (supervisor, divisi, institusi, kode pekerjaan, dan jabatan). Proses pada elemen ini umumnya dijabarkan secara singkat dalam satu sampai dua kalimat. 

Setelah kelima elemen penting dalam penyusunan job desc, analisis jabatan perlu dilakukan oleh Departemen Ketenagakerjaan. Analisis  pada dasarnya merupakan pengumpulan seluruh informasi yang berkaitan dengan jabatan dalam periode tertentu. Oleh karena itu, dalam proses analisis diperlukan dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data karena hasilnya sangat penting untuk membantu menspesifikkan penjabaran mengenai pekerjaan atau jabatan. 

Baca juga: Perhatikan Poin Penting Dalam Penggajian Ini?

Contoh Job Description

Jadi bagaimana langkah-langkah menulis job desc yang baik?

  1. Gunakan nama jabatan yang akurat
  2. Tulis ringkasan singkat yang menyediakan overview tentang pekerjaan
  3. Definisikan apa itu sukses di jabatan tersebut setelah 30 hari, kuarter pertama, dan tahun pertama
  4. Tulis tanggung jawab pekerjaan yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut, bukan setiap pekerjaan
  5. Menulis daftar kualifikasi
  6. Minta pendapat orang lain
  7. Minta HRD dan manajer rekrutmen menilai dan menandatanganinya
  8. Unggah atau sebarkan di tempat dimana karyawan bisa mengaksesnya

Format Job Desc

[Jenis Pekerjaan]

Nama Jabatan Formal 

Melaporkan kepada: [Nama Jabatan] akan melaporkan kepada [Nama posisi atau jabatan tempat melaporkan]

Gambaran Pekerjaan: Memberikan ringkasan, 4 kalimat deskripsi tentang pekerjaan, apa yang dikategorikan sebagai sukses, bagaimana posisi ini sesuai dengan perusahaan.

Tanggung Jawab dan Tugas:

  • Menuliskan daftar tugas inti yang harus dilakukan 
  • Menuliskan daftar tugas secara berurutan
  • Gunakan kalimat yang lengkap
  • Mulai kalimat dengan kata kerja
  • Gunakan kata dan kalimat netral (gender neutral)

Kualifikasi:

  • Tingkat Pendidikan
  • Pengalaman
  • Kemampuan Khusus
  • Karakteristik Personal 
  • Sertifikasi
  • Lisensi 
  • Kemampuan Fisik

Jadi, job description  merupakan gambaran tertulis tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dengan aspek-aspek pekerjaan pada jabatan tertentu dalam organisasi secara terperinci. Job desc membuat proses identifikasi kandidat lebih sederhana, siapa yang cocok untuk peran ini, dan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas itu dapat ditentukan dengan lebih mudah. Terdapat 5 elemen yang harus diperhatikan dalam pembuatan job desc: spesifikasi, akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab, ringkasan pekerjaan, serta identifikasi pekerjaan. 

Scroll to Top