Bekerja Cerdas dengan Manajemen Waktu

Setiap orang memiliki waktu 24 jam dalam satu hari tetapi, tidak semua orang dapat menggunakan semua waktunya untuk menyelesaikan tugas. Hal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor salah satunya adalah, time management  atau manajemen waktu. 

Dalam dua dekade terakhir, terdapat banyak penelitian dan tulisan mengenai pentingnya manajemen waktu.  Sebagian penulis mendiskusikan kebutuhan akan teori dan konsep yang dapat mendukung manajemen waktu. Sebagian lain fokus melihat bagaimana organisasi mengatur waktunya dan bagaimana cara agar manajemen waktu dapat lebih efektif.

Sebenarnya topik mengenai manajemen waktu sudah mulai dibahas sejak 1950-1960an, metode manajemen waktu di tempat kerja seperti menuliskan rencana kerja atau to-do-list untuk meningkatkan performa kerja juga sudah ditemukan. Akan tetapi, metode ini banyak diprotes karena menuliskan rencana tidak selalu berakhir dengani terlaksananya rencana tersebut, terutama ketika berada dalam tekanan. McCay (1959) mengembangkan sebuah konsep untuk program pelatihan manajemen waktu yang sampai sekarang masih sering digunakan.

Awalnya penelitian dan tulisan ini menargetkan manajer sebagai sasaran penelitian, namun lama kelamaan targetnya semakin diperluas dan bisa diterapkan juga pada karyawan. Apa sebenarnya manajemen waktu itu? Bagaimana cara melaksanakan manajemen waktu yang efektif?  Apa manfaat dari manajemen waktu?  

Pengertian Manajemen Waktu

Manajemen waktu merupakan kemampuan untuk menentukan prioritas, membuat jadwal, dan melaksanakan tanggung jawab untuk kepuasan individu tersebut (Jones & Barlett, 2004, p.67).  Menurut Brigitte J.C. Claessens, Wendelien van Eerde dan Christel G. Rutte dalam A Review of The Time Management Literature, manajemen waktu adalah perilaku atau sikap yang mempergunakan waktu secara efektif ketika melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu. Intinya, manajemen waktu adalah ketika seseorang melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan dengan penggunaan waktu yang efektif. 

Pada awalnya, manajemen waktu hanya dikaitkan dengan pekerjaan atau tugas, tetapi sekarang manajemen waktu juga mulai diterapkan di kegiatan sehari-hari.  Hal ini terjadi karena manajemen waktu berguna dan bermanfaat besar bagi kehidupan manusia. Lantas, apa saja manfaat manajemen waktu?

Baca Juga: Ini 7 Faktor yang Bisa Mempengaruhi Kinerja Karyawan

Manfaat Manajemen Waktu

1. Peningkatan produktivitas dan pekerjaan selesai tepat waktu

Dengan pengelolaan waktu yang baik, Anda bisa lebih fokus akan target pencapaian Anda. Ketika Anda fokus dalam melakukan setiap tugas maka tugas  akan terselesaikan lebih cepat. Ketika tugas terselesaikan dengan lebih cepat maka Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang untuk menyelesaikan pekerjaan lain. Hasilnya? Manajemen waktu membuat Anda lebih produktif.

2. Kepuasan pekerjaan dan reputasi meningkat

Selain merasa puas akan diri sendiri karena bisa menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, atasan juga tentu akan merasa puas dengan pekerjaan Anda. Hal ini berdampak pada reputasi, Anda akan dikenal sebagai seorang yang capable dan bertanggung jawab. 

3. Waktu luang bertambah, tekanan dan stress berkurang

Saat pekerjaan selesai lebih cepat, Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang. Anda tidak akan tertekan karena dikejar-kejar deadline dan tidak ada kata menumpuk dalam kamus Anda. Tidak akan ada keteledoran atau kesalahan karena Anda tidak terburu-buru dalam menyelesaikan tugas.  Hasilnya, stress tidak akan menghampiri Anda!

Setelah melihat besarnya manfaat manajemen waktu, Anda menjadi sadar akan pentingnya mengelola waktu dengan baik dalam kehidupan khususnya dalam melakukan pekerjaan.

Keterampilan Penting Yang Harus Anda Pelajari Dalam Manajemen Waktu

1. Goal oriented atau Orientasi pada Tujuan

Kemampuan menetapkan tujuan dan bergerak berorientasi pada tujuan tersebut merupakan keterampilan kunci yang harus dikuasai sebelum menjalankan keterampilan lain yang penting dalam manajemen waktu. Dengan mengetahui tujuan dan bergerak mengarah pada tujuan tersebut menunjukkan Anda memiliki pandangan yang jelas akan apa yang harus Anda lakukan serta prioritaskan.

2. Priority atau Prioritas

Menentukan skala prioritas merupakan keterampilan terpenting kedua dalam manajemen waktu. Anda perlu membuat daftar mengenai tugas-tugas yang harus dikerjakan kemudian menilai tugas mana yang lebih urgent harus dikerjakan terlebih dahulu.  Anda bisa mengikuti tabel 4D di bawah ini untuk menentukan pekerjaan mana yang harus diprioritaskan, mana yang bisa ditunda. 

 

Mendesak

Tidak Mendesak

Penting

Do (Lakukan)

Decide (tentukan)

Tidak Penting

Delegate (limpahkan)

Delete – if possible (hapus jika memungkinkan)

Baca Jugaa: Dapat Dilatih! Ini Sikap Seorang Pemimpin yang Baik

3. Planning atau Perencanaan

Selain menentukan tujuan dan prioritas, perencanaan juga berperan besar dalam manajemen waktu. Anda harus bisa merencanakan apa saja yang harus dilakukan dan kapan harus melakukannya untuk mencapai tujuan Anda. Jika ketiga keterampilan ini sudah dikuasai, 75% manajemen waktu sudah di tangan Anda.

4. Pengelolaan atau Pengorganisasian

Bekerja secara rapi,  sistematis, dapat mengelola dan mengorganisir pekerjaan sesuai dengan jadwal untuk setiap pekerjaan membantu Anda tetap di jalur yang benar.  Anda juga tahu bagaimana mengatur pengerjaan tugas Anda agar mendapat hasil yang maksimal. Anda juga tidak akan kerepotan mencari-cari dokumen yang dibutuhkan karena semuanya sudah rapi dan terorganisir di folder.  

5. Pengendalian Emosi atau Stress

Selain keterampilan teknis, pengendalian psikologis seperti tahu cara mengelola emosi dan stress yang benar juga dibutuhkan dalam manajemen waktu. Tangani stress dengan cara-cara positif sehingga Anda terus termotivasi untuk bekerja dan fokus mencapai tujuan. Pikiran yang sehat membuat tubuh lebih kuat dan semangat bekerja meningkat!

Tips Pintar Manajemen Waktu

1. Stick pada tujuan Anda, jangan sampai teralihkan.

Pastikan kegiatan sehari-hari sesuai atau mengarah pada pencapaian tujuan Anda, hindari melakukan aktivitas yang tidak berhubungan atau bahkan menghambat Anda mencapai tujuan. Jangan terlalu banyak melakukan aktivitas membuang-buang waktu seperti terlalu sering bermain smartphone atau bergosip/berbincang terlalu sering dengan rekan kerja. 

2. Jalankan rencana 

Jangan berhenti di tahap perencanaan dan membiarkan rencana terbengkalai. Terapkan langkah-langkah yang sudah Anda susun dan atur dengan baik. Ketika tujuan, prioritas, dan perencanaan sudah dibuat, lakukan semuanya secara sistematis.

3. Gunakan alat yang membantu manajemen waktu

Di zaman sekarang, sudah banyak teknologi yang mampu membantu Anda dalam manajemen waktu. Gunakan time tracker untuk membantu Anda menganalisis kegiatan apa yang paling banyak memakan waktu Anda. Setelah itu, gunakan aplikasi planner yang membantu Anda mengingat jadwal kerja agar tidak ada yang terlewatkan. Sebisa mungkin simpan semua data di sistem untuk sebisa mengurangi human error dan meningkatkan kontrol kerja. 

Penggunaan teknologi saat ini sangat penting tidak hanya dalam manajemen waktu tetapi juga manajemen sumber daya manusia. Departemen SDM seharusnya sudah menggunakan sistem HRIS seperti GreatDay HR untuk membantu pengelolaan kepegawaian. Biaya, waktu, dan beban kerja pasti jauh lebih berkurang. 

Baca Juga: Sistem HRD Tepat untuk Usaha Kecil Menengah

4. Manfaatkan waktu saat menunggu

Pergunakan waktu luang saat menunggu semaksimal mungkin dengan tidak hanya berdiam diri. Gunakan sela-sela waktu untuk melakukan pekerjaan kecil seperti mengecek dan membalas email, atau mencari dan memikirkan ide-ide baru. 

5. Membangun rutinitas 

Biasakan diri Anda melakukan rutinitas yang mengarahkan Anda kepada tujuan yang ingin Anda capai. Anda mungkin bisa mengikuti beberapa kebiasaan orang sukses sebut saja Barack Obama, Bill Gates, dan Tim Cook. Kebiasaan baik mereka yaitu bangun pagi, bermeditasi, membangun relasi atau networking, membaca daripada menonton, dan tahu kapan untuk”menolak”. 

6. Jadwalkan waktu refreshing

Pekerjaan yang terlalu padat bisa membuat Anda stress dan mengurangi motivasi kerja. Untuk itu, Anda juga perlu refreshing. Namun, Anda perlu mengatur jadwal dan membatasi waktu refreshing supaya tidak kebablasan

Nah, kembali lagi dengan pembahasan 24 jam dalam sehari. Apakah Anda yakin 24 jam tidak cukup atau apakah manajemen waktu Anda saja yang kurang baik? Mulailah menerapkan manajemen waktu di kehidupan pribadi dan pekerjaan Anda. Manajemen waktu akan membantu mengarahkan Anda pada tujuan dan menghasilkan perubahan yang nyata bagi hidup Anda. 

Great People, manajemen waktu membuat Anda bekerja lebih cerdas bukan bekerja lebih keras!

Scroll to Top