GD

Panduan Lengkap Absensi Karyawan & Cara Baru Kelola Kehadiran Karyawan

Setiap perusahaan pastinya memiliki jam kerja yang harus dipatuhi karyawan. Untuk memastikan karyawan tetap patuh dengan jam kerja atau jadwal yang ditentukan, biasanya perusahaan akan menerapkan sistem absensi atau lebih tepatnya, mendata kehadiran. Hal ini pun menjadi salah satu data penting bagi perusahaan, terutama bagian SDM atau HR sebagai salah satu komponen penilaian kinerja karyawan. 

Selain sebagai komponen penilaian kinerja karyawan, absensi memegang peranan krusial bagi finansial perusahaan karena berpengaruh pada perhitungan gaji karyawan. Lalu, apakah Anda sudah sepenuhnya memahami apa saja manfaat absensi karyawan dalam realitanya? Untuk membantu Anda memperdalam pemahaman lebih lanjut, simak ulasannya berikut ini. Selamat membaca dan semoga bermanfaat!

Pengertian

Absensi adalah dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan tersebut dapat berupa daftar hadir biasa, dapat juga pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi 2 (dua) bagian yakni pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan juga pencatatan waktu kerja (shop timekeeping).

Apabila pegawai atau pekerja tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir maka tunjangan makan dan uang transpotasinya yang diterima pegawai atau pekerja setiap bulannya akan berkurang dan juga akan mempengaruhi gaji bersih yang diterima pegawai atau pekerja tersebut.

Baca juga: HRD vs Personalia, Apakah Sama?

Jenis Absensi Karyawan

1. Absensi Catatan Tangan

Absensi catatan tangan atau absensi berbentuk manual biasanya dilakukan di perusahaan berskala kecil. Biasanya, pencatatan absen dilakukan setiap tiba di kantor dan saat pulang kantor. 

Kelebihan Absensi catatan tangan

  • Tidak membutuhkan banyak biaya
  • Mudah dilakukan oleh semua perusahaan

Kekurangan absensi catatan tangan

  • Dapat melakukan pemalsuan data, pegawai atau pekerja dapat menulis waktu hadir maupun pulang sesuai dengan kehendaknya.
  • Adanya peluang untuk membantu teman kerja yang tidak datang tepat waktu, karyawan dapat membantu teman lainnya untuk menuliskan jam kehadiran atau pulang kerja.
  • Dengan absensi catatan tangan akan meningkatkan kemungkinan salah hitung dalam perhitungan gaji, karena dilakukan dengan cara manual.

2. Absensi Amano (Sistem Ceklok)

Absensi tersebut menggunakan mesin amano atau dengan sistem ceklok. Jadi pegawai atau pekerja yang ingin mengisi kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin amano, dan secara otomatis kartu jam hadir akan mencetak jam hadir maupun pulang karyawan sesuai dengan jam kantor.

Kelebihan sistem ceklok

  • Mudah digunakan
  • Pegawai atau pekerja tidak bisa menulis waktu hadir maupun pulang sekendak hati.
  • Data absensi terlihat lebih rapi dan mudah dibaca oleh tim HR. Tim Finance akan lebih mudah membaca data kehadiran untuk menyelaraskan data dengan gaji.

Kekurangan sistem ceklok

  • Ada kemungkinan untuk melakukan pemalsuan data. 

3. Absensi Sidik Jari (Finger Scan)

Biasanya Absensi sidik jari ini digunakan oleh perusahaan menengah ke atas. Cara kerja pada sistem Finger Scan ini adalah dengan cara menempelkan salah satu jari pada mesin setelah memasukkan nomor identitas pekerja.

Kelebihan dari absensi sidik jari

  • Absensi tidak dapat digantikan oleh orang lain.
  • Proses perekapan data absensi akan menjadi lebih mudah.

Kekurangan sistem absensi sidik jari

  1. Harganya relatif mahal.
  2. Jika terdapat error maka data jam hadir karyawan tidak akan dapat diakses.
  3. Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

4. Absensi Telapak Tangan

Biasanya sistem tersebut digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar, karena mesin absensi telapak tangan tidak murah. Cara kerja sistem ini sama dengan sistem fingerprint. Namun, pada sistem ini akan memindai seluruh telapak tangan atau lima jadi pada mesin setelah memasukan nomor identitas karyawan. 

Kelebihan absensi telapak tangan

  • Menggunakan teknologi tinggi.
  • Bagian penggajian akan dapat dengan mudah merekap jam hadir para pegawai atau pekerja, karena sistem tersebut akan secara otomatis rekap jam hadir pekerja ketika melakukan finger scan.

Kekurangan absensi telapak tangan

  • Harganya lebih mahal.
  • Jika terdapat mesin error maka data jam hadir pegawai atau pekerja tidak akan dapat diakses.
  • Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

5. Absensi dengan software HR

Saat ini sudah ada software dan aplikasi absensi mobile yang mudah digunakan. Bahkan dari UKM hingga perusahaan besar cukup terbantu dengan sistem yang satu ini. Pasalnya, software dan aplikasi yang satu ini memang memudahkan manajemen HR untuk melakukan rekam absensi karyawan. Bahkan, secara real time karena memang sudah terintegrasi dengan layanan cloud-based. Dan masalah jika karyawan kesulitan absen pada saat langsung meeting di luar kantor, karyawan cukup absen dengan selfie dengan kamera smartphone yang sudah terintegrasi dengan aplikasi absensi dan GPS pun akan mendeteksi keberadaan karyawan tersebut secara otomatis.

Kelebihan absensi software HR

  • Kemudahan dalam proses integrasi dengan payroll
  • Menggunakan device masing-masing karyawan
  • Murah dan harga dapat disesuaikan oleh jumlah karyawan
  • Mengurangi tingkat pemalsuan absensi karyawan

Kekurangan absensi software HR

  • Teknologi baru yang memaksa perubahan sistem

Manfaat Absensi Karyawan

1. Untuk membentuk ritme kerja

Pada dasarnya, absensi karyawan sudah diatur sedemikian rupa agar semua karyawan bekerja tepat waktu, mulai dari sejak datang sampai jam pulang. Peraturan ini pastinya adalah sebuah kewajiban yang mengikat, dan keterlambatan biasanya diikuti dengan konsekuensi seperti skor kinerja yang berkurang, denda, atau sanksi tertentu yang sudah ditetapkan perusahaan.

Karena itulah absensi karyawan dibutuhkan untuk mengetahui apakah seorang karyawan datang dan meninggalkan kantor sesuai dengan jam kerja yang telah ditentukan atau tidak. Selain itu, absensi juga dibutuhkan untuk mengetahui apakah seorang karyawan bekerja lembur atau tidak.Adanya jam kerja resmi perusahaan ini adalah untuk membentuk ritme kerja masing-masing karyawan. Dengan ritme kerja jelas, maka kinerja karyawan pun diharapkan menjadi lebih optimal. Manfaat absensi karyawan lainnya juga berkaitan dengan pemenuhan kewajiban perusahaan untuk karyawan yang bekerja lembur.

2. Sebagai pertimbangan untuk naik jabatan

Memang benar bahwa komponen kinerja seorang karyawan dan pengukuran performanya terdiri atas berbagai faktor. Meski begitu, hal ini lantas tidak mengecilkan peran absensi sebagai salah satu faktor penting untuk mempertimbangkan keputusan naik jabatan seorang karyawan.

Jika seorang karyawan mampu memenuhi jam kerja yang diwajibkan dan menunjukkan performa yang baik secara keseluruhan, maka ia pantas jadi salah satu kandidat untuk naik jabatan, bukan? Nah, manfaat absensi karyawan yang satu ini tentu perlu diperhatikan juga.

3. Pemenuhan hak dan kewajiban antara karyawan dengan perusahaan.

Pada dasarnya, karyawan dan perusahaan memiliki hubungan timbal-balik dan sama-sama saling membutuhkan. Di samping itu, hubungan profesional antara karyawan dengan perusahaan pun ditandai dengan adanya surat kontrak yang ditandatangani di awal. Dalam surat kontrak tersebut, dijelaskan adanya kewajiban dan hak yang harus dipenuhi oleh masing-masing pihak. Nah, dengan adanya absensi karyawan, pemenuhan antara hak dan kewajiban tersebut pun bisa dipenuhi oleh kedua belah pihak.

Baca juga: Mari Pahami Apa Itu Globalisasi Ekonomi!

Format Absensi Karyawan

Tiap perusahaan tentunya memiliki format tertentu yang digunakan sesuai dengan budaya perusahaannya. Divisi HR membutuhkan format absensi yang jelas untuk melakukan pendataan karyawan hadir dengan baik. Dua format paling umum ditemui adalah format Manual dan format Online

1. Absensi Karyawan format Manual

Selaras dengan namanya, absensi karyawan format manual dilakukan dengan cara konvensional yang menggunakan kertas dan pena untuk mencatat jam hadir dan jam pulang karyawan. 

Umumnya, karyawan yang datang akan mengantri untuk melakukan absen di suatu meja yang sudah disiapkan. Kemudian, karyawan mencantumkan tanda tangan pada kertas sebagai bukti kehadiran pada hari itu. Tidak hanya jam datang kantor, melainkan karyawan juga harus mengantri untuk tanda tangan pulang.

Seiring perkembangan zaman, teknologi berkembang pesat, absensi dengan format manual sudah mulai digeser dengan teknologi absensi yang baru. Tidak hanya boros kertas, melainkan absensi manual juga dapat menyita waktu para karyawan. Padahal, jika karyawan tidak harus mengantri, waktu kerja karyawan pun dapat lebih produktif, belum lagi adanya kecurangan yang mungkin dilakukan seperti menitipkan absen dan memalsukan tanda tangan. 

2. Absensi Karyawan format Online

Setelah meninggalkan absensi karyawan dengan format manual, sekarang banyak perusahaan menggunakan format absensi secara online. Canggihnya teknologi di masa kini menciptakan teknologi absensi karyawan baru yang dapat direkam dengan perangkat elektronik. 

Dengan format Online, karyawan sudah tidak perlu tanda tangan untuk pencatatan kehadiran, namun dengan teknologi absensi karyawan seluruh data kehadiran akan tercatat secara online. Tidak perlu takut data akan hilang, dengan format online, penyimpanan data dilakukan secara otomatis. Cara ini terlihat lebih mudah dibandingkan absensi format manual. 

Datanya yang aman dan proses absen yang cepat membantu pekerjaan HR dan karyawan menjadi lebih efektif. Selain itu, tingkat kecurangan atau pemalsuan data sangat diminimalisir dengan absensi format online.

5 Sistem Aplikasi Absensi yang Paling Digemari di Indonesia

Jenis sistem presensi atau kehadiran yang digunakan aplikasi pun beragam. Sebagian diantaranya sudah dipakai di sebagian besar perkantoran. Lantas, apa saja sistem yang paling digemari tim HRD maupun perkantoran untuk pencatatan kehadiran karyawan?

1. Mesin fingerprint

Berbeda dari tanda tangan, sidik jari atau fingerprint dianggap sebagai identitas personal unik karena tak dapat ditiru siapa pun. Bahkan kembar identik saja mustahil mempunyai sidik jari sama. Karakteristik inilah yang mengilhami berbagai perusahaan untuk memproduksi mesin fingerprint sebagai bagian dari aplikasi absensi. Sayangnya, sistem ini masih mempunyai kekurangan, misalnya tidak bisa membaca sidik jari apabila jemari kotor atau terluka atau malah tak bisa mendeteksi fingerprint terdaftar.

2. Presensi biometrik

Sebenarnya, presensi biometrik mempunyai sistem yang lebih kompleks dibandingkan mesin fingerprint. Teknologi yang disematkan pada sistem tersebut memungkinkan mesin menganalisis karakteristik setiap manusia secara lebih spesifik. Antara lain bentuk wajah, suara, hingga retina mata. Pemakaian presensi biometrik di Indonesia memang belum terlalu banyak. Namun kalau sudah tersebar, akan sulit bagi Anda untuk bolos atau ambil cuti Idul Fitri lebih cepat karena informasi tercatat akurat.

3. Presensi dengan password

Kemunculan aplikasi absensi digital dianggap sebagai pengganti tercanggih dari metode manual. Data kehadiran Anda akan langsung masuk ke komputer yang nantinya akan disimpan perusahaan. Kemudian, setiap karyawan dibekali password untuk mengakses maupun mengubah informasi seputar kehadiran mereka. Salah satu risiko dari penggunaan sistem ini adalah adanya manipulasi yang dilakukan sebagian karyawan yang luput dari pantauan HRD.

4. Magnetic card

Dalam sistem ini, perusahaan harus merancang kartu identitas khusus untuk setiap karyawan. Lantas pencatatan presensi akan dilakukan secara otomatis lewat sistem begitu kartu dibaca mesin. Sebagai karyawan, Anda hanya perlu menggesek atau mengetukkan kartu ke mesin yang nantinya masuk ke aplikasi absensi. Cara ini lebih efektif dibandingkan sistem password, karena kemungkinan karyawan mencurangi data jauh lebih kecil. 

5. Web-based application

Terakhir, ada aplikasi berbasis web yang mulai digunakan perusahaan untuk merekam kehadiran hingga memberikan bukti tunjangan kepada karyawan. Salah satu contoh yang mulai ramai dipilih adalah HRIS di Indonesia.

Sesuai namanya, aplikasi ini akan menyimpan informasi karyawan dalam database berbasis cloud. Web-based application dianggap mempunyai sistem keamanan lebih tinggi, karena peluang para hacker mencuri data personal jauh lebih rendah.

Contoh Template Absensi Karyawan

Berikut beberapa template absensi karyawan yang dapat Anda gunakan sebagai referensi yang diambil dari template microsoft office Indonesia. Gunakan templat semua tahun ini untuk melacak laporan waktu dan absen karyawan. Dapat disesuaikan, dengan kode warna, dan melacak secara bulanan. Templat ini berfungsi! Templat ini merupakan templat yang mudah diakses dan dapat kamu download disini.

contoh template absensi karyawan

Baca juga: Apa itu Masyarakat Ekonomi ASEAN?

Catat dan hitung total jam reguler dan lembur karyawan setiap harinya dalam seminggu dengan kartu waktu ini; dengan tabel terpisah untuk setiap bulan dalam setahun. Templat ini mudah diakses dan dapat Anda download disini

contoh template absensi karyawan

Sistem Absensi Karyawan

Sistem absensi tak hanya bermanfaat bagi perusahaan berskala menengah ke atas namun juga sangat membantu perusahaan kecil. Perusahaan besar multi cabang akan sangat terbantu karena dapat lebih mudah mengorganisir karyawannya terutama dari segi administratif, sedangkan perusahaan kecil dapat terbantu dalam membentuk sebuah kultur perusahaan yang lebih disiplin dan teratur. 

Sebagaimana dilansir dari Kompasiana, dikatakan bahwa informasi dan data real-time menjadi kekuatan utama yang harus dijadikan pertimbangan dalam pemilihan sistem absensi apa yang sebaiknya diterapkan. Perkembangan teknologi menawarkan metode baru dalam mengolah data karyawan. Absensi modern tak hanya meliputi scan kartu, jari dan wajah, namun juga absensi berteknologi cloud untuk kemudahan absen karyawan dari mana saja menggunakan aplikasi di smartphone.

Perusahaan dapat mengolah dan menampung data absensi karyawan dari seluruh lokasi/cabang secara terpusat dan real-time, lalu mengaksesnya melalui internet dan aplikasi. Karyawan dapat melakukan absensi tanpa menghambat kinerja dan produktivitas mereka dari manapun.

Kelebihan dan inovasi sistem absensi melalui aplikasi smartphone inilah yang ditawarkan GreatDay HR. Cara baru absensi yang memudahkan karyawan dan juga menguntungkan bagi perusahaan. Anda bisa mencoba fitur absensi online untuk kemudahaan dan efisiensi biaya perusahaan Anda dengan free trial demo GreatDay HR. Mulai tingkatkan produktivitas karyawan dengan bantuan absensi online di GreatDay HR.

Kesimpulan

Adanya perkembangan zaman dan teknologi mendorong perubahan dalam sistem absensi karyawan dalam perusahaan. Dari absensi yang dilakukan dengan tanda tangan dan manual sekarang mulai berubah ke absensi online dengan bantuan alat fingerprint atau HRIS. Absensi karyawan menjadi hal yang wajib ada dalam perusahaan karena membantu dalam mengatur ritme kerja dan banyak manfaat lain yang dapat dirasakan oleh perusahaan.

Hadirnya sistem absensi karyawan baru yaitu HRIS seperti GreatDay HR memberikan berjuta manfaat bagi HR. GreatDay HR dapat merekam kehadiran karyawan dengan selfie kemudian langsung terintegrasi pada perhitungan gaji karyawan. Pengecekan kehadiran juga dapat dilakukan secara realtime tanpa harus ada input data terlebih dahulu. GreatDay HR solusi rekam kehadiran dan penggajian karyawan!

Scroll to Top