performance appraisal

Apa itu Performance Appraisal? Tujuannya, Jenis, Metode, dan Tahapannya

Dalam sebuah perusahaan, penilaian kinerja karyawan selalu diberlakukan secara berkala. Sebagai karyawan, performance appraisal bukan merupakan hal yang asing. Proses tersebut kerap kali membuat jantung para pekerja berdebar-debar. Pasalnya, proses itu menjadi penilaian kinerja mereka serta kerap berpengaruh pada pendapatan dan karier.

Seorang karyawan pernah bercerita tentang pengalamannya diberlakukan secara tidak adil di tempatnya bekerja. Ia mengaku sudah bekerja dengan semaksimal mungkin, namun tidak pernah mendapatkan apresiasi yang layak. Yang lebih menyakitkan, orang lain yang memiliki kinerja lebih buruk daripada sahabat saya itu malah mendapatkan promosi jabatan, hanya karena dekat dengan atasannya. Seperti apa penilaian kinerja karyawan yang benar?

Pengertian Performance Appraisal

Performance appraisal, atau sering juga disebut sebagai performance review, performance evaluation, atau employee appraisal adalah sebuah metode dimana kinerja pekerjaan seorang karyawan didokumentasikan dan dievaluasi.

Perusahaan sering menggunakan Penilaian Kinerja atau Performance Appraisal ini sebagai dasar dari kenaikan gaji, promosi, bonus atau sebagai dasar untuk penurunan peringkat dan pemutusan hubungan kerja. Penilaian Kinerja yang yang dilakukan dengan baik dan profesional dapat meningkatkan retensi dan motivasi karyawan sehingga tujuan organisasi dapat tercapai seperti yang diharapkan.

Secara umum, performance appraisal adalah evaluasi sistematis terhadap kinerja karyawan dan untuk memahami kemampuan karyawan tersebut sehingga mereka dapat merencanakan pengembangan karier lebih lanjut untuk karyawan tersebut. Dengan kata lain, penilaian kinerja ini mengevaluasi dan mengevaluasi keterampilan, kemampuan, prestasi, dan pertumbuhan karyawan.

Tujuan Performance Appraisal

1. Memberikan Feedback

Memberikan feedback untuk karyawan adalah dasar paling umum bagi perusahaan untuk memiliki sistem penilaian kinerja. Penilaian kinerja yang tepat memberi tahu individu seberapa baik mereka telah melakukan pekerjaan mereka dalam dua belas bulan terakhir. Dia kemudian dapat menggunakan informasi untuk meningkatkan kinerja masa depan. Adanya masukan-masukan positif dari perusahaan, akan mendorong karyawan untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik lagi. Akhirnya berdampak pada produktivitas dan laba perusahaan yang meningkat.

2. Memfasilitasi Keputusan Promosi

Hampir setiap orang di suatu organisasi ingin maju dan terus memiliki jabatan yang lebih tinggi. Bagaimana seharusnya perusahaan memutuskan siapa yang menerima penghargaan? Penilaian kinerja memudahkan organisasi untuk membuat keputusan yang baik sehingga posisi yang paling penting diisi oleh orang-orang yang paling cakap. Hal ini juga mengurangi adanya nepotisme dalam dunia kerja dan mengurangi persaingan tidak sehat didalamnya. Sehingga, orang yang terpilih untuk promosi merupakan orang yang cakap di jabatannya.

Baca juga: Ini 7 Faktor yang Bisa Mempengaruhi Kinerja Karyawan!

3. Memfasilitasi Keputusan PHK atau Perampingan

Jika semua orang ingin dipromosikan, inilah yang ingin dihindari oleh para pekerja. Ketika realitas ekonomi memaksa perusahaan untuk berhemat, penilaian kinerja cenderung mempertahankan individu yang paling berbakat dan tidak mempertahankan karyawan yang tidak berkontribusi atau tidak berkontribusi pada organisasi. Merupakan keputusan yang sulit bagi perusahaan untuk memotong karyawan yang sudah bekerja dalam perusahaan. Adanya performance appraisal, membantu organisasi atau perusahaan memilih karyawan tepat untuk berada di perusahaannya. 

4. Mendorong Perbaikan Kinerja

Bagaimana seseorang dapat meningkatkan kinerjanya jika dia tidak tahu bagaimana melakukan pekerjaannya sekarang? Tinjauan kinerja yang menunjukkan bidang apa yang perlu diketahui karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka. Seperti yang sudah disampaikan pada poin pertama. Dengan performance appraisal, karyawan dan perusahaan akan semakin mengerti kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh masing-masing individu. Nantinya, hasil dari performance appraisal akan menjadi motivasi karyawan untuk memperbaiki dan terus meningkatkan kinerja yang selama ini sudah dilakukan. 

5. Memotivasi Orang dengan Kinerja Terbaik

Ini adalah alasan klasik lainnya untuk sistem penilaian kinerja. Penilaian Kinerja membantu memotivasi orang dengan berbagai cara untuk melakukan yang terbaik. Pertama, proses evaluasi membantu mereka untuk mengetahui apa yang dilihat organisasi sebagai kinerja yang unggul.

Kedua, karena kebanyakan orang ingin dilihat sebagai pemain unggul, mereka dapat menggunakan proses penilaian kinerja untuk menunjukkan bagaimana mereka sebenarnya. Akhirnya, penilaian kinerja mendorong karyawan untuk menghindari stigmatisasi sebagai inferior (atau bahkan lebih buruk daripada “rata-rata”).

6. Menetapkan dan Mengukur Suatu Tujuan

Sebuah perusahaan tentu memiliki satu tujuan yang harus dicapai Demi tercapainya tujuan tersebut, karyawan mengambil peranan penting agar tujuan tercapai. Adanya performance appraisal, menjadi sebuah alat untuk organisasi mengukur apakah karyawan bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. Selain itu, performance appraisal ini akan membantu perusahaan untuk melihat apakah tujuan perusahaan sesuai dengan lingkungan kerja perusahaan.

Jenis-Jenis Performance Appraisal

Ini dia jenis-jenis performance appraisal yang umum digunakan oleh perusahaan untuk melakukan evaluasi karyawan. 

1. Penilaian tradisional

Dalam penilaian tradisional, atasan akan berdiskusi dengan karyawan dalam meeting tatap muka untuk membahas kinerja untuk periode kinerja sebelumnya. Periode yang digunakan biasanya adalah satu tahun.

Diskusi tersebut didasarkan pada pengamatan atasan tentang kemampuan karyawan dan kinerja tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaan.

Kemudian, kinerja akan dinilai, hasilnya akan disesuaikan dengan kenaikan persentase gaji.

2. Self-appraisal

Self-appraisal digunakan dalam proses performance appraisal untuk mendorong karyawan bertanggung jawab melakukan penilaian kinerja untuk diri sendiri. Dalam jenis penilaian ini, fokus pada penilaian kinerja untuk diri sendiri. Hal tersebut dilakukan dengan menilai pencapaian atau kegagalan serta mendorong manajemen diri.

Metode ini juga digunakan untuk mempersiapkan karyawan ketika membahas poin-poin evaluasi dengan atasannya. Cara ini dapat digunakan bersamaan dengan metode evaluasi lainnya, akan tetapi tidak dapat digunakan untuk menggantikan penilaian kinerja karyawan oleh atasan.

Baca juga: Rahasia Cara Menjadi Orang Sukses yang Bisa Ditiru

3. Employee-initiated review

Melalui metode employee-initiated review, karyawan diberi tahu bahwa mereka dapat meminta peninjauan dari manajer mereka.

Metode ini bukan untuk menggantikan proses performance appraisal tradisional. Sebaliknya, metode ini dapat digunakan untuk mendorong sikap manajemen diri pada karyawan.

4. Feedback 360 derajat

Feedback 360 derajat dalam proses performance appraisal mengacu pada feedback tentang kinerja karyawan yang disediakan oleh atasan, rekan kerja, pelanggan eksternal, dan karyawan itu sendiri.

Metode ini juga akan menghasilkan feedback dari karyawan pada kinerja manajemen, yang dikenal juga sebagai upward appraisal.

Dengan demikian, perusahaan akan dapat melakukan evaluasi secara keseluruhan, baik dari sisi manajerial, maupun kinerja karyawannya.

Metode Performance Appraisal

Terdapat dua metode yang sering digunakan untuk melakukan performance appraisal.

1. Metode Penilaian Berorientasi Masa Lalu

Ada beberapa metode untuk menilai prestasi kinerja di masa lalu, dan setiap metode berguna untuk menangani masalah-masalah yang berbeda. Dengan mengevaluasi kinerja masa lalu, karyawan dapat menerima umpan balik tentang upaya mereka. Umpan balik ini kemudian dapat mengarah pada peningkatan kinerja. Teknik penilaian ini meliputi:

a. Skala peringkat (Rating Scale) Ini adalah metode evaluasi kinerja tertua dan paling banyak digunakan. Penguji mengevaluasi pekerjaan karyawan berdasarkan skala spesifik, mulai dari yang terendah hingga yang tertinggi.

b. Daftar pertanyaan (Checklist) Penilaian berdasarkan metode ini terdiri dari serangkaian pertanyaan yang menjelaskan berbagai tingkat perilaku dalam pekerjaan tertentu. Reviewer hanya perlu memilih kata atau pertanyaan yang menggambarkan karakteristik dan hasil pekerjaan mereka.

c. Metode dengan pilihan terarah (Forced Choice Method) Metode ini harus meningkatkan objektivitas dan mengurangi subjektivitas penilaian. Dengan metode ini, pemeriksa harus memilih pernyataan yang paling sesuai dengan karyawan untuk diuji.

2. Metode Penilaian Berorientasi Masa Depan

Metode penilaian berorientasi masa depan menggunakan asumsi bahwa karyawan tidak lagi menjadi item penilaian yang bergantung pada manajemen, tetapi bahwa karyawan terlibat dalam proses penilaian.

Karyawan dan pemasok memainkan peran penting dalam menetapkan sasaran strategis perusahaan. Karyawan tidak hanya bertanggung jawab kepada penyelia, tetapi juga untuk dirinya sendiri. Kesadaran ini merupakan kekuatan besar bagi karyawan untuk terus berkembang.

a. Penilaian diri sendiri (Self Appraisal) Penilaian diri adalah penilaian yang dibuat oleh karyawan sendiri dengan harapan bahwa karyawan dapat mengenal kekuatan dan kekurangannya untuk mengidentifikasi aspek perilaku kerja yang perlu ditingkatkan di masa depan.

Dalam praktiknya, perusahaan atau penyedia mengungkapkan harapan karyawan yang diinginkan, tujuan bisnis, dan tantangan yang dihadapi perusahaan terhadap karyawan. Karyawan kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi masalah perilaku yang perlu diperbaiki.

b. Manajemen berdasarkan sasaran (Management By Objective) adalah suatu bentuk penilaian di mana karyawan dan penyelia bekerja sama untuk menetapkan tujuan untuk pekerjaan di masa depan. Penggunaan ini dimaksudkan terutama untuk pengembangan karyawan. Metode ini lebih terkait dengan pendekatan hasil.

c. Penilaian secara psikologis Penilaian psikologis adalah proses penilaian yang dilakukan oleh psikolog untuk menentukan potensi seseorang dalam konteks melakukan tugas-tugas seperti kemampuan intelektual, motivasi, dan lain-lain yang bersifat psikologis.

Penilaian ini biasanya dilakukan melalui serangkaian tes psikologi seperti tes kecerdasan intelektual, tes kecerdasan emosional, diskusi, tes kecerdasan mental, dan tes kepribadian yang dilakukan melalui wawancara atau tes tertulis.

Baca juga: Begini Cara Mengatur Karyawan Saat New Normal!

Tahapan Performance Appraisal

Umumnya, performance appraisal karyawan akan melalui 6 tahapan berikut ini. 

1. Menetapkan Standar Kinerja

Penetapan standar kerja adalah proses penilaian kinerja yang pertama. Manajer perlu menentukan layanan, kemampuan, dan hasil mana yang harus dievaluasi. Standar kinerja ini harus dimasukkan dalam analisis pekerjaan dan deskripsi pekerjaan.

Penetapan standar kinerja juga harus jelas dan objektif, sehingga mudah dimengerti dan diukur. Standar tidak boleh secara samar dinyatakan sebagai “kerja bagus” atau “kerja berkualitas baik”. Standar yang baik akan memudahkan organisasi dan karyawan dalam melakukan pengukuran kinerja dengan akurat.

2. Mengkomunikasikan Standar Kinerja yang diharapkan ke Karyawan

Setelah adanya standar kinerja yang baik, standar ini harus dikomunikasikan kepada setiap karyawan sehingga mereka tahu apa yang diharapkan perusahaan dari mereka. Kurangnya komunikasi mempersulit evaluasi kinerja.

Komunikasi harus dua arah, artinya manajemen perlu mendapatkan umpan balik dari karyawan mengenai standar kinerja yang ditetapkan untuk itu.

3. Mengukur Kinerja yang Nyata

Pada tahap yang ketiga penilaian kinerja, kinerja aktual diukur berdasarkan informasi yang berasal dari sumber yang berbeda, misalnya pengamatan, laporan statistik, laporan lisan dan laporan tertulis. Objektivitas adalah hal yang harus diingat dan dilakukan saat melakukan pengukuran kinerja, penilaian harus berdasarkan fakta dan wawasan dan tidak melibatkan perasaan dalam pengukuran kinerja ini.

4. Bandingkan Kinerja Nyata dengan Standar yang ditentukan

Pada tahap ini, kinerja aktual dibandingkan dengan standar yang diberikan. Perbandingan ini menunjukkan perbedaan antara kinerja aktual dan standar kinerja. Hasil dari perbandingan ini bisa menjadi evaluasi perusahaan dan karyawan kedepannya. Apakah terdapat kesalahan dalam pembentukan standar atau kinerja karyawan yang masih belum maksimal. Meskipun terlihat mudah, tahapan ini menjadi salah satu tahapan yang krusial untuk melakukan performance appraisal.

5. Diskusikan Hasil Penilaian dengan Karyawan

Setelah keempat tahap diatas, diskusi hasil penilaian merupakan tugas menantang yang harus dihadapi oleh manajer karena harus menyajikan penilaian yang akurat sehingga karyawan yang bersangkutan menerima hasil penilaian tersebut. Diskusi tentang penilaian ini memungkinkan karyawan untuk mengetahui kekuatan dan kelemahannya serta dampaknya terhadap kinerjanya di masa yang akan datang. Dampaknya mungkin Positif maupun Negatif tergantung pada penilaian yang disajikan.

6. Mengambil Tindakan Korektif (Tindakan Perbaikan)

Tahapan terakhir pada proses penilaian adalah mengambil tindakan korektif (perbaikan) apabila diperlukan. Jika terjadi penyimpangan antara standar kinerja dengan kinerja aktual karyawan dan telah dikomunikasikan dengan baik antara kedua pihak, maka pihak perusahaan maupun karyawan harus mengambil tindakan untuk memperbaiki kinerjanya. Dalam tahapan ini, tujuan dan dampak baik yang ingin didapatkan. Perusahaan bisa memperbaiki beberapa standar agar lebih sesuai dengan tujuan perusahaan atau karyawan bisa memperbaiki kinerjanya agar dapat mendorong produktivitas karyawan.

Biasanya, kegiatan performance appraisal dilakukan oleh tim HR di perusahaan. Mulai dari penetapan standar bersama para manajer, hingga pemberian masukan kepada tiap karyawan. GreatDay HR, memahami pentingnya penilaian kerja karyawan. Hadirnya fitur performance management, memudahkan perusahaan dalam memantau kinerja karyawan secara rutin. GreatDayHR menyediakan kemudahan dari pembagian tugas secara terstruktur dan platform untuk memberikan feedback untuk atasan dan bawahan.

Scroll to Top