Perusahaan Profesional dengan Absensi Online Dengan Smartphone

Perusahaan Profesional dengan Absensi Online Dengan Smartphone

Perusahaan Profesional dengan Absensi Online Dengan Smartphone

Apakah Anda termasuk yang belum pernah mengetahui teknologi absensi online? Atau sudah tahu tapi
belum pernah menggunakannya?

 

Perusahaan-perusahaan masa kini sudah cukup familiar dengan teknologi pendataan kehadiran berbasis
online. Tidak lagi menggunakan media manual seperti kertas, tapi alat seperti fingerprint, aplikasi
smartphone, QR Qode dan lainnya. Karyawan tidak perlu menulis, tanda tangan, mengantri lama untuk
mendata kehadiran mereka setiap harinya. Mungkin absensi adalah persoalan administrasi yang
sederhana, namun untuk perusahaan dengan ratusan atau ribuan karyawan, hal ini adalah perbedaan
yang sangat besar.

 

Efisiensi Waktu Pendataan

 

Tak perlu mengalami secara langsung penggunaan absensi online, semua orang pasti akan setuju bahwa hal ini membawa efek pada waktu pendataan karyawan yang jauh lebih efisien dibanding manual menggunakan kertas. Bayangkan saja, seorang karyawan membutuhkan waktu sekitar 1 menit untuk menulis namanya atau mencarinya di dalam daftar karyawan lalu membubuhkan tanda tangan. Belum lagi jika tidak membawa bolpoin, sehingga menunggu bergantian dengan temannya.

 

Jika menggunakan absensi online, setiap karyawan tidak perlu repot mencari bolpoin atau meminjam. Misalkan menggunakan fingerprint, mereka hanya perlu menempelkan jari jempol pada mesin, hanya butuh waktu 5-10 detik. Untuk perusahaan dengan jumlah karyawan sedikit mungkin perbedaannya tidak signifikan. Namun perusahaan dengan ratusan karyawan, hal ini bisa membuat perbedaan hingga hitungan jam.  

 

Hasil Lebih Akurat

 

Selain dari sisi waktu, penggunaan absensi online juga memberikan manfaat dari sisi akurasi. Hal ini dikarenakan data karyawan seluruhnya diolah dengan teknologi mesin berbasis digital. Pemasukkan data hanya perlu dilakukan sekali di awal. Jika hal itu benar, maka pasti benar untuk pengolahan data seterusnya. Misalkan seperti sidik jari, para karyawan hanya perlu memasukkan data sidik jarinya sekali di awal. Seterusnya mesin fingerprint yang akan mengolah.

 

Hal ini yang menjadikan absensi online jauh lebih kecil potensi kesalahannya dibandingkan dengan sistem manual. Jika menulis di kertas ada potensi keliru kolom tanda tangan, keliru nama, bahkan rentan untuk dilakukannya kecurangan, misalkan seperti mengisi meskipun sebenarnya tidak hadir. Karena menulis nama dan tanda tangan bisa dipalsu oleh orang lain. Seperti yang sering terjadi di kampus-kampus hingga sering terdengar istilah TA (Titip Absen).

 

Pendataan Terintegrasi

 

Satu hal lagi yang membuat absensi online sangat penting digunakan oleh perusahaan adalah bahwa teknologi ini sudah banyak yang bisa diintegrasikan dengan teknologi penggajian karyawan berbasis digital. Biasanya teknologi itu disebut dengan aplikasi payroll.  Yakni aplikasi yang membantu perusahaan menghitung gaji total untuk setiap karyawannya dalam sekali olah. Sehingga pegawai di bagian HRD tidak perlu lagi untuk mengolah secara terpisah data kehadiran karyawan dengan gaji.

 

Biasanya aplikasi payroll akan memberikan fitur untuk menyambungkannya dengan alat pendataan kehadiran, misalkan seperti fingerprint. Data sidik jari para karyawan yang masuk setiap harinya akan menjadi data digital. Data yang sudah masuk itu selanjutnya akan langsung diproses oleh aplikasi payroll sehingga masuk ke dalam data pengolahan gaji. Sehingga perhitungan gaji dari setiap karyawan akan langsung dianalisa menurut banyak hari mereka hadir kerja, ijin dan cuti.

Dengan begitu, perhitungan gaji karyawan pun akan lebih cepat dan akhirnya waktu yang diperlukan bagian HRD untuk menyelesaikan urusan gaji karyawan akan lebih sedikit. Lebih banyak waktu kerja yang bisa digunakan untuk urusan pengelolaan karyawan yang lainnya. Sekarang jamannya pendataan karyawan yang profesional dan akurat dengan absensi online.

 

Terobosan besar di teknologi informasi dalam hal manajemen karyawan adalah dimana sistem penggajian, absensi online, request cuti, perhitungan BPJS, PPh21 dan lainnya, karyawan hanya perlu lakukan dan memonitor secara real time disatu aplikasi melalui smart phone mereka.

 

Salah satu yang dapat anda download secara gratis di Play Store maupun di App Store adalah aplikasi GreatDay HR yang sebelumnya bernama SunFish Go yang merupakan anak perusahaan DataOn yang sudah berkecimpung sebagai HR system provider di Indonesia sejak tahun 1999. Lebih dari 120.000 pengguna di 80 perusahaan di Indonesia, Malaysia, Thailand, dan Filipina sudah menggunakan aplikasi GreatDay HR.

 

Seperti dikutip di Tribunnews.com aplikasi GreatDay HR merupakan aplikasi mobile yang berdiri sendiri dan bisa berintegrasi dengan SunFish HR. Solusi ini bisa membantu perusahaan baik berskala UKM tanpa memerlukan sistem manajemen sumber daya manusia (HR systems) lainnya.