การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ พิธีรีตองที่เหมือนไม่สำคัญ แต่มีความสำคัญมาก ๆ สำหรับทุกองค์กร

เมื่อพูดถึงคำว่าปฐมนิเทศ หลาย ๆ คนคงนึกถึงชีวิตในวัยเรียนที่ต้องมีการเข้าพิธีปฐมนิเทศเมื่อเข้าโรงเรียนใหม่ จนบางทีอาจจะไม่เข้าใจว่าโตจนป่านนี้แล้ว ทำไมยังต้องมีการปฐมนิเทศเพื่อเข้าทำงานกันอีก

การปฐมนิเทศที่มีชื่อฟังดูเชย ๆ แต่อธิบายให้เข้าใจง่าย ๆ การปฐมนิเทศ หรือ orientation คือ การพูดคุยและแนะแนวพนักงานใหม่ในช่วงวันแรกที่เข้าทำงาน เพื่อให้พนักงานได้รู้จักกับงาน เพื่อนร่วมงาน และองค์กรมากขึ้น ละสำหรับใครที่ยังไม่คุ้นเคยกับการปฐมนิเทศในที่ทำงาน ในบทความนี้ GreatDay HR มีข้อมูลดี ๆ มาฝากคุณผู้อ่านกัน

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่คืออะไร

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ เป็นกระบวนการแนะนำพนักงานใหม่ให้คุ้นเคยและคุ้นชินกับที่ทำงานโดยการให้ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร ทำความรู้จักกับทีม แผนก และบทบาทใหม่ ๆ ภายในองค์กร การปฐมนิเทศพนักงานที่มีประสิทธิภาพจะทำให้พนักงานรับรู้ถึงนโยบายและความคาดหวังขององค์กร และยังถือเป็นการละลายพฤติกรรมให้สามารถทำงานกับสภาพแวดล้อมใหม่ ๆ นี้ได้อย่างราบรื่น

ทำไมต้องมีการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

การปฐมนิเทศนั้นถือว่ามีความสำคัญเนื่องจากเป็นการแนะแนววางรากฐานสำหรับหน้าที่การงานกับพนักงานใหม่ หากไม่มีการปฐมนิเทศ พนักงานใหม่อาจรู้สึกไม่สบายใจเพราะไม่รู้สึกคุ้นเคยกับสถานที่ เพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่วัฒนธรรมองค์กรและอาจต้องใช้เวลานานกว่าจะปรับตัวเข้ากับองค์กรได้ และหากปรับตัวได้ช้าก็จะยิ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพของงาน

ความสำคัญของการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ มีดังนี้

• เพื่อเป็นการให้ข้อมูลที่กระชับและถูกต้องแก่พนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานใหม่เกิดความรู้สึกสบายใจในการทำงานมากขึ้น
• เป็นการส่งเสริมความมั่นใจของพนักงาน และช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับงานได้เร็วมากยิ่งขึ้น
• มีส่วนช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น
• เป็นการส่งเสริมการสื่อสารระหว่างหัวหน้างานและพนักงานใหม่

นอกจากการปฐมนิเทศพนักงานใหม่จะมีความสำคัญแล้ว ยังมีประโยชน์เชิงจิตวิทยาต่อพนักงานด้วย โดยการปฐมนิเทศจะช่วยลดความตึงเครียดและคลายความกังวลในวันเริ่มงานวันแรก อีกทั้งยังช่วยสร้างความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานใหม่และเพื่อนร่วมงาน หัวหน้าทีม และสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ ๆ เมื่อเริ่มมีความรู้สึกคุ้นชินแล้ว พนักงานใหม่ก็สามารถทำงานได้อย่างสบายใจและช่วยให้งานออกมามีประสิทธิภาพสูงสุด จึงช่วยให้ผลประกอบการดีขึ้น สร้างกำไรได้มากขึ้นอีกด้วย

4 จุดประสงค์ของการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

การปฐมนิเทศไม่ได้จัดขึ้นมาเพื่อให้มีพิธีไปงั้น ๆ แต่การจัดปฐมนิเทศนั้นมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้พนักงานใหม่ได้คุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมที่พนักงานรายนั้นจะเข้ามาใช้เวลาเกือบครึ่งชีวิตทำงานอยู่ และสำหรับจุดประสงค์ 4 อย่างของการปฐมพิเทศพนักงานใหม่ คือ

1. ชี้แจง

จุดประสงค์ของการปฐมนิเทศก็เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่เข้าใจในเนื้องานและความคาดหวังขององค์กร อีกทั้งยังรู้ว่าบทบาทหน้าที่ในตำแหน่งงานนี้มีอะไรบ้าง

2. เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน

การปฐมนิเทศจะช่วยให้พนักงานใหม่มีความเข้าใจที่ตรงกันเกี่ยวกับข้อกำหนดและความรู้ที่จำเป็นเกี่ยวกับด้านกฎหมายและนโยบายขั้นพื้นฐานขององค์กรต่าง ๆ

3. เชื่อมโยงและเสริมสร้างความสัมพันธ์

การปฐมนิเทศมีจุดประสงค์เพื่อเชื่อมโยงและเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล เพื่อนร่วมงาน หัวหน้าทีม รวมไปถึงพนักงานในแผนกอื่น ๆ ที่อาจมีความจำเป็นต้องร่วมงานด้วยกันในอนาคต

4. ช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้วัฒนธรรมองค์กร

การปฐมนิเทศจะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจบรรทัดฐานขององค์กร ทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ 

และช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร

วิธีปฐมนิเทศพนักงานใหม่ในองค์กร

กุญแจสู่ความสำเร็จในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ คือ การทำให้เพื่อนร่วมงานใหม่รู้สึกได้รับการต้อนรับเข้าร่วมงานเป็นอย่างดีตั้งแต่วันแรก เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่รู้สึกได้รับการต้อนรับ แนะนำให้หลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลด้วยข้อเท็จจริง ตัวเลข แผนผัง หรืออะไรต่าง ๆ ที่ซับซ้อนชวนปวดหัวในวันแรกของการทำงาน แต่ให้ตรวจเช็คดูให้ดึว่าอุปกรณ์สำหรับการทำงานต่าง ๆ เช่น โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ และบัญชีอีเมลได้รับการตั้งค่าและพร้อมใช้งาน 

อย่าลืมจัดการเลี้ยงต้อนรับเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้กับพนักงานใหม่ องค์กรสามารถทำให้วันเริ่มงานวันแรกเป็นวันที่พิเศษที่สุดของพนักงานใหม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นการพาทีมไปเลี้ยงมื้อเที่ยงต้อนรับ หรือการมอบของขวัญต้อนรับเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นต้น

ในช่วงของการฝึกอบรมหรือทดลองงานพนักงานใหม่ ให้พิจารณามอบหมายพนักงานพี่เลี้ยงในช่วงสองสามเดือนแรก เพราะจะทำให้พนักงานใหม่รู้ว่าควรถามคำถามต่าง ๆ เกี่ยวกับงานกับใครได้บ้าง อีกทั้งยังช่วยให้พนักงานใหม่มีเพื่อนในตัวที่ช่วยทั้งฝึกอบรมสอนงานและให้คำปรึกษาในงานประจำวันได้

สำหรับเนื้อหาที่จำเป็นในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ มีดังนี้

• ข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับองค์กร
• ข้อมูลเกี่ยวกับข้อกฎหมายและสิทธิที่พนักงานจะได้รับต่าง ๆ
• ทักษะพื้นฐานที่ต้องรู้ในการทำงาน
• กฎระเบียบ ข้อบังคับต่าง ๆ ขององค์กร
• ปัจจัยที่จะทำให้ผ่านการทดลองงาน

ระยะเวลาที่เหมาะสมในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้นมีความแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร โดยมาตรฐานทั่ว ๆ ไปที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลาย คือ ประมาณสามชั่วโมงหรือไม่เกินวันทำงานเต็มวันในวันแรกของการเข้าทำงาน

สรุป ปฐมนิเทศพนักงานใหม่ จำเป็นไหม

ต้องขอบอกเลยว่าการปฐมนิเทศพนักงานใหม่นั้นมีความจำเป็นมาก ๆ เพราะจะช่วยให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้องค์กรซึ่งเป็นสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ อีกทั้งยังเป็นการทำความคุ้นเคยกับเพื่อนร่วมงาน หัวหน้าทีม และพนักงานแผนกอื่น ๆ ที่อาจต้องร่วมงานด้วยในอนาคต นอกจากนี้ การปฐมนิเทศยังเป็นเหมือนการเตรียมความพร้อมก่อนทำงานจริง เพื่อให้การทำงานในวันต่อไปลื่นไหลและไม่มีอะไรมาติดขัด