งานฝ่ายบุคคล ทำอะไรบ้าง สำคัญขนาดไหนที่ทุกองค์กรต้องมี

อีกหนึ่งตำแหน่งงานที่ขาดไม่ได้ในทุก ๆ องค์กรต้องยกให้ตำแหน่งทรัพยากรบุคคล ที่ซึ่งบริหารงานด้านบุคคลในองค์กรทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา การว่าจ้าง การสรรหาทรัพยากรต่าง ๆ การดูแลสารทุกข์สุขดิบในการทำงานของพนักงาน รวมไปถึงการจัดการด้านเงินเดือนและสวัสดิการให้แก่พนักงานทุกคนในองค์กร ดั้งนั้น จะเห็นได้ว่าตำแหน่งงานนี้เป็นตำแหน่งงานที่สำคัญขนาดที่ว่าทุก ๆ องค์กรต้องมีตำแหน่งงานนี้

เชื่อว่าเราทุกคนคงต้องเคยได้ยินคำว่าฝ่ายบุคคลกันมาบ้าง แต่สำหรับใครที่ต้องการทำความรู้จักกับงานฝ่ายบุคคลให้มากขึ้น และต้องการรู้ว่าตำแหน่งนี้มีความสำคัญอย่างไร ในบทความนี้ GreatDay HR มีคำตอบมาให้คุณผู้อ่านทุก ๆ คน

งานฝ่ายบุคคล คืออะไร

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล คือ กลุ่มคนที่เป็นกำลังแรงงานขององค์กร ภาคธุรกิจ อุตสาหกรรม หรือเศรษฐกิจ ที่มีแนวคิดการบริหารทรัพยากรมนุษย์โดยใช้ความรู้และทักษะต่าง ๆ เพื่อบริหารกำลังคน แรงงาน บุคลากร ผู้ร่วมงาน และงานอื่น ๆ เกี่ยวกับการบริหารแรงงานมนุษย์

ฝ่ายบุคคลทำอะไรบ้าง ต้องรู้อะไร และมีทักษะด้านไหน

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีหน้าที่ในการจัดการกับการสรรหาพนักงาน การจ้างงาน การฝึกอบรม ผลประโยชน์ และการแก้ไขข้อขัดแย้งในหลาย ๆ ด้านของพนักงานในองค์กร นอกจากนี้ HR อาจเป็นพนักงานเพียงคนเดียวขององค์กรหรือมีแผนกเป็นของตัวเองที่มีพนักงานหลายคนทำงานอยู่ซึ่งมักจะขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร เนื่องจากองค์กรส่วนใหญ่จะไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้หากขาดพนักงาน ดังนั้น ฝ่ายบุคคลจึงมีความสำคัญในการอำนวยความสะดวกให้พนักงานในองค์กรสามารถเข้าถึงผลประโยชน์ที่องค์กรมอบให้ได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งฝ่ายบุคคลยังมีหน้าที่ช่วยให้พนักงานในองค์กรรู้กฎเกณฑ์และเข้าใจวิธีการทำงานในบทบาทหน้าที่ของตัวเอง

ในหนึ่งวัน พนักงานฝ่ายบุคคลอาจต้องสร้างรายการงานที่ต้องสรรหาเข้าองค์กร ตรวจสอบประวัติย่อที่ผู้สมัครส่งมา วางแผนงานในสถานที่ทำงาน พบปะกับพนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับความขัดแย้ง และเข้าร่วมกลุ่มพนักงานใหม่ เป็นต้น โดยเนื้องานเหล่านี้จำเป็นต้องอาศัยทักษะต่าง ๆ เช่น

• ทักษะ hard skill: เป็นทักษะเฉพาะทางที่มีความสำคัญในการขับเคลื่อนงานต่าง ๆ มห้ประสบความสำเร็จ ทักษะนี้เป็นอะไรที่สามารถสอนได้และเรียนรู้กันได้ เช่น ทักษะภาษา ทักษะทางคอมพิวเตอร์ ทักษะการซ่อมบำรุงต่าง ๆ เป็นต้น
• ทักษะ soft skill: เป็นทักษะที่ขาดไม่ได้ในที่ทำงาน เช่น ทักษะการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร ความมั่นใจ ความสม่ำเสมอ ความซื่อสัตย์ ความคิดริเริ่ม การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลและองค์กร การจัดลำดับความสำคัญ ความเป็นผู้นำของทีม เป็นต้น
• ทักษะการติดตามรายละเอียดงาน: เนื่องจากฝ่ายบุคคลเป็นการทำงานร่วมกับคนอื่น ๆ รวมไปถึงการสรรหาบุคคลเข้ามาทำงานในองค์กร จึงทำให้ต้องจดจำรายละเอียดงานและตำแหน่งต่าง ๆ อย่างแม่นยำอีกด้วย
• ทักษะการจัดการคน: การจัดการคนเป็นหนึ่งในงานที่มีความยุ่งยากและซับซ้อน เพราะฝ่ายบุคคลมีหน้าที่ในการดูแลสวัสดิการและความเป็นอยู่ของพนักงานในองค์กร รวมไปถึงยังมีบทบาทในการไกล่เกลี่ยปัญหาและความขัดแย้งต่าง ๆ ของพนักงานในองค์กร

งานฝ่ายบุคคลสำคัญอย่างไร

ทรัพยากรบุคคลหรือ HR มีความสำคัญสำหรับทุกองค์กร เนื่องจากฝ่ายบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการกับงานที่หลากหลายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร ฝ่ายบุคคลสามารถช่วยสรรหาและรักษาพนักงานเก่ง ๆ ไว้กับองค์กร อีกทั้งยังมีบทบาทในการดูแลให้พนักงานในองค์กรปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ขององค์กร แต่นอกจากบทบาทหน้าที่ที่ฟังดูมีความสำคัญแล้ว มาดูกันดีกว่า ว่างานฝ่ายบุคคลสำคัญอย่างไรบ้าง

เป็นแผนกที่มีหน้าที่สรรหาพนักงานเข้าองค์กร

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลรับสมัครพนักงานสำหรับองค์กรของตนผ่านวิธีการต่างๆ รวมถึงกิจกรรมออนไลน์และแบบตัวต่อตัว รายชื่องาน และการแนะนำพนักงาน ผู้เชี่ยวชาญด้าน HR มักจะปฏิบัติตามแผนการจัดหางานอย่างเป็นทางการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่มีความต้องการแรงงาน หากคุณทำงานเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน HR คุณอาจคัดกรองประวัติย่อและดำเนินการสัมภาษณ์ครั้งแรกเพื่อค้นหาผู้สมัครที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานที่เกี่ยวข้องเพื่อทำการสัมภาษณ์ในภายหลัง

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลยังติดตามผู้สมัครผ่านกระบวนการจ้างงานเพื่อจัดระเบียบเพื่อให้ผู้จัดการการจ้างงานสามารถรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ต้องการได้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในการสรรหาช่วยให้พนักงานคนอื่นๆ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ดำเนินการจ้างงานต่าง ๆ

HR มีหน้าที่ในการจัดการทุกขั้นตอนในการจ้างงาน รวมไปถึงการยื่นข้อเสนอ ประสานงานการเจรจา และจัดการกับงานเอกสาร ฝ่ายบุคคลยังมีหน้าที่ในการให้คำแนะนำเกี่ยวกับเงินเดือนที่จะเสนอให้กับผู้สมัครงาน จัดทำปฐมนิเทศให้แก่พนักงานใหม่ รวมไปถึงการจัดการฝึกอบรม และการจัดทำคู่มือพนักงานเพื่อพัฒนาทักษะให้แก่พนักงานในองค์กรอีกด้วย

ช่วยจัดการผลประโยชน์พนักงานในองค์กร

ฝ่ายบุคคลมักจะมีหน้าที่เกี่ยวข้องเชื่อมโยงกับเงินเดือน สวัสดิการ และผลประโยชน์ เช่น ประกันสุขภาพและกองทุนเกษียณอายุ เนื่องจากฝ่ายบุคคลมักมีหน้าที่รับผิดชอบในการให้ข้อมูลเกี่ยวกับสวัสดิการและผลประโยชน์ ติดตามเอกสารต่าง ๆ และเตือนพนักงานเกี่ยวกับระยะเวลาการลงทะเบียน ฝ่ายบุคคลยังมีหน้าที่ในการประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ เพื่อให้มั่นใจว่าความเป็นอยู่และผลประโยชน์ของพนักงานในองค์กรนั้นเป็นไปตามแนวทางที่วางเอาไว้

เป็นผู้สร้างวัฒนธรรมองค์กร

ฝ่ายบุคคลเป็นจุดเริ่มต้นของวัฒนธรรมองค์กร เนื่องจากเป็นผู้สร้างและบังคับใช้กฎเกณฑ์เกี่ยวกับสิ่งต่าง ๆ เช่น การยอมรับหรือการล่วงละเมิดกฎต่าง ๆ ขององค์กร อีกทั้งฝ่ายบุคคลยังทำงานเพื่อช่วยลดความขัดแย้งในที่ทำงานและรับฟังปัญหาของพนักงาน นอกจากนี้ ฝ่ายบุคคลยังมีอิทธิพลต่อความรู้สึกของพนักงานในองค์กรอีกด้วย หากฝ่ายบุคคลขององค์กรดี จะทำให้พนักงานรู้สึกได้รับการต้อนรับ ได้รับการตอบรับ และรู้สึกอุ่นใจในการทำงาน

สรุป ฝ่ายบุคคลทำอะไรบ้าง

ฝ่ายบุคคลมีหน้าที่ในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรมนุษย์ในทุก ๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็นการสรรหาพนักงานใหม่เข้าองค์กร การทำสัญญาว่าจ้าง การปฐมนิเทศน์ การทำคู่มือพนักงาน การดูแลเรื่องเงินเดือน สวัสดิการ และผลประโนชน์ของพนักงาน รวมไปถึงงานไกล่เกลี่ยและฝึกอบรม ซึ่งล้วนแต่เป็นงานที่ต้องอาศัยทักษะในการทำงานร่วมกับคนเป็นอย่างมาก

GreatDay HR ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้าน HR รู้ดีว่างานบริหารทรัพยากรบุคคลนั้นมีความยุ่งยากซับซ้อน การมีตัวช่วยดี ๆ จะช่วยแบ่งเบาภาระในการทำงานและช่วยทำงานให้ออกมามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นระบบคำนวณเงินเดือนพนักงาน ระบบบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน หรือโปรแกรมอื่น ๆ ที่มีประโยชน์ต่อการบริหารงานทรัพยากรบุคคลมากมาย