ในโลกแห่งยุคข้อมูลข่าวสารอย่างยุคปัจจุบัน การสื่อสารถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ๆ เพราะหากมีปัจจัยใดปัจจัยหนึ่งที่ขัดขวางการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ก็จะทำให้การสื่อสารนั้นไม่ประสบผลสำเร็จ แน่นอนว่าในองค์กรหรือสถานที่ทำงาน การสื่อสารก็ถือว่ามีความสำคัญไม่น้อย เพราะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะช่วยส่งเสริมให้เกิดศักยภาพในการทำงาน และยังส่งผลต่อผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานอีกด้วย
ในบทความนี้ GreatDay HR จะมาอธิบายถึงการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยให้คนทำงานสามารถใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพนี้สร้างประโยชน์สูงสุดให้กับทั้งคนในองค์กร การบริหารงาน และช่วยเสริมสร้างผลลัพธ์ของการทำงานให้ออกมามีประสิทธิภาพ
ความหมายของการสื่อสารในองค์กร
การสื่อสารในองค์กร (Communication in The Organization ) คือ การสื่อสารระหว่างบุคคลในองค์กรเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร ให้ความรู้ และอัปเดตเรื่องราวในประเด็นหัวข้อต่าง ๆ ภายในองค์กร
การสื่อสารถือเป็นองค์ประกอบที่สำคัญสำหรับทุก ๆ องค์กร ไม่ว่าการสื่อสารนั้น ๆ จะมีจุดประสงค์เพื่อปรับปรุงการทำงานของพนักงาน อัปเดตเกี่ยวกับนโยบายใหม่ของทางองค์กร เพื่อเตรียมพร้อมรับมือกับปัญหาและอุปสรรคในด้านต่าง ๆ หรือเพื่อรับฟังทัศนคติของพนักงานในองค์กรเอง การสื่อสารที่มีศักยภาพคือประเด็นสำคัญในการจัดการที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จ องค์กรควรมีนโยบายและกลยุทธ์ที่ครอบคลุม เพื่อให้สารที่ต้องการจะสื่อส่งถึงผู้รับโดยไม่บิดเบือนประเด็นและวัตถุประสงค์ในการสื่อสารนั้นออกไป
ลักษณะและความสำคัญของการสื่อสารในองค์กร
หากพูดถึงการสื่อสารในองค์กร จะสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ลักษณะ คือ การสื่อสารระหว่างบุคคล ระหว่างหน่วยงานในองค์กร และระหว่างองค์กร
- การสื่อสารระหว่างบุคคล เป็นการสื่อสารระหว่างพนักงานต่อพนักงาน หรือหัวหน้าต่อลูกน้อง
- การสื่อสารระหว่างหน่วยงานในองค์กร เป็นการสื่อสารระหว่างแผนกหนึ่งสู่อีกแผนกหนึ่งในองค์กร
- การสื่อสารระหว่างองค์กร เป็นการสื่อสารที่องค์กรหนึ่งมีต่อองค์กรอื่น ๆ
ความสำคัญของการสื่อสารในองค์กรนั้นไม่ใช่เพียงแค่การส่งสารออกไปให้ถึงมือผู้รับเพียงอย่างเดียว แต่ยังต้องคำนึงถึงประสิทธิภาพ ความชัดเจน และวัตถุประสงค์ในการสื่อสารด้วย ความสำคัญของการสื่อสารในองค์กร มีดังนี้
- ช่วยส่งเสริมแรงจูงใจแก่พนักงาน ทั้งในเรื่องของบทบาทหน้าที่ วิธีการทำงาน และการฝึกอบรมต่าง ๆ
- เป็นแหล่งข้อมูลสำหรับพนักงานในองค์กร ทั้งในเรื่องของกระบวนการตัดสินใจในหัวข้อต่าง ๆ รวมไปถึงการระดมความคิด ระดมสมอง หรือเพื่อขอความคิดเห็น เป็นต้น
- มีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนทัศนคติของพนักงานในองค์กร เพื่อให้พนักงานในองค์กรมีทัศนคติเป็นไปในทิศทางเดียวกับองค์กร
- ช่วยควบคุมพฤติกรรมของพนักงานในองค์กรในรูปแบบต่างๆ เพื่อให้พนักงานปฏิบัติตามนโยบายขององค์กร และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เทคโนโลยีและการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ
ปัจจุบันเราอยู่ในยุคข้อมูลข่าวสารที่เทคโนโลยีสามารถเสกได้ทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์เกี่ยวกับเทคโนโลยีที่ทันสมัย หรือแม้แต่ระบบต่าง ๆ ที่สามารถนำมาใช้เพื่อการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ นั่นถือว่าเป็นข้อดีเพราะเทคโนโลยีสามารถสร้างวิธีการสื่อสารที่ทรงพลัง โดยเทคโนโลยีที่ถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายในการสื่อสารในองค์กร มีดังนี้
-
- การสื่อสารผ่านโทรศัพท์ เป็นวิธีที่ง่าย สะดวก และรวดเร็ว จึงช่วยให้ประหยัดเวลาในการติดต่อสื่อสารกันในองค์กร แต่ข้อเสียคือมีค่าใช้จ่ายในการโทร
- การสื่อสารผ่านอีเมล เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้การติดต่อกันภายในองค์กรเป็นเรื่องง่ายและสะดวกสบาย อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้ฟรี แต่มีข้อเสียตรงที่เราต้องรอให้ผู้รับอีเมลเปิดอ่าน ซึ่งไม่สามารถคาดเดาได้ว่าจะเป็นเมื่อไหร่
- การประชุมทางไกลด้วย Video Call เป็นการสื่อสารที่ได้รับความนิยมเป็นอย่างมากในยุค
โควิด-19 มีข้อดีอยู่ตรงที่สามารถเห็นหน้าและแชร์หน้าจอเพื่อนำเสนอหรือประชุมงานได้ มีทั้งแบบใช้งานฟรีและต้องจ่ายเงินเพื่อใช้บริการ
วิธีการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ
การส่งเสริมการสื่อสารในองค์กรฟังดูอาจไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะในองค์กรมักจะมีแผนกต่าง ๆ รวมไปถึงมีพนักงานมากหน้าหลายตา สำหรับใครที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารในองค์กร สามารถนำวิธีและกลยุทธ์เหล่านี้ไปปรับใช้เพื่อการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ
1. ใช้เครื่องมือการสื่อสารที่ถูกต้อง
ก่อนที่จะสื่อสารกันในองค์กรได้ทางองค์กรต้องจัดหาเครื่องมือในการสื่อสารให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นแพลตฟอร์มการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที โทรศัพท์ อีเมล หรือแม้แต่แอปพลิเคชันส่งข้อความต่าง ๆ ซึ่งทำให้สามารถเข้าถึงผู้คนภายในองค์กรได้ง่าย
2. เปิดใจรับฟังและสื่อสารอย่างโปร่งใส
ความโปร่งใสถือเป็นนโยบายที่ดีที่สุดและเป็นกฎที่สำคัญที่สุดของการสื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าสารที่ต้องการจะสื่อนั้นจะเป็นข่าวดีหรือข่าวร้ายขนาดไหนก็ตาม นอกจากนี้ การเปิดใจยอมรับฟังความคิดเห็นของพนักงานในองค์กรก็เป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์การสื่อสารที่ฟังเสียงของทุก ๆ คนในองค์กร เพื่อการนำมาปรับปรุงองค์กรให้ดีมากยิ่งขึ้น
3. ส่งเสริมให้พนักงานในองค์กรแบ่งปันข้อเสนอแนะ
อย่างที่ได้บอกไปในข้อข้างต้นแล้วว่าการเปิดใจยอมรับฟังจะทำให้องค์กรได้ยินข้อเสนอแนะที่มีค่าจากพนักงานในองค์กร แนะนำให้ส่งเสริมการแบ่งปันข้อเสนอแนะของพนักงานในองค์กร เพื่อที่จะสามารถนำประเด็นต่าง ๆ จากพนักงานมาพัฒนา ต่อยอด หรือปรับปรุงเพื่อให้องค์กรเติบโตและก้าวหน้าขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ
4. กระจายการสื่อสารตามช่องทางต่าง ๆ
หลาย ๆ ครั้ง การสื่อสารในองค์กรไม่จำเป็นต้องนัดประชุมเจอหน้ากัน นัดประชุมออนไลน์ หรือแม้แต่โทรผ่านโทรศัพท์ เพราะบางประเด็นสามารถติดต่อสื่อสารในองค์กรผ่านอีเมลหรือข้อความได้
การสื่อสารในองค์กรควรมีคหลากหลายช่องทาง และการเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมกับประเด็นและเนื้อหาที่ต้องการจะสื่อ จะช่วยให้ทั้งประหยัดเวลา ประหยัดต้นทุน รวมไปถึงสามารถส่งสารไปยังผู้รับสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
สรุป สื่อสารในองค์กรที่มีประสิทธิภาพ ต้องทำยังไง
การสื่อสารจะต้องอาศัย 3 ปัจจัย คือ ผู้ส่งสาร สาร และผู้รับสาร แต่ยังมีปัจจัยยิบย่อยอีกมากมายที่ส่งผลกระทบต่อการสื่อสารในองค์กร หากองค์กรเตรียมตัวมาเป็นอย่างดี ไม่ว่าจะเป็นการเลือกใช้เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสม การกระจายการสื่อสารตามช่องทางต่าง ๆ หรือแม้แต่การเปิดใจรับฟังและสื่อสารอย่างโปร่งใสต่อพนังาน ก็จะช่วยให้การสื่อสารนั้นส่งออกไปอย่างมีคุณภาพ
และสำหรับงานด้านทรัพยากรมนุษย์ GreatDay HR ก็มีตัวช่วยดี ๆ ที่ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน ด้วยระบบ HR ครบวงจร ทั้งการคำนวณเงินเดือน การบันทึกเวลาเข้าออกพนักงาน หรือแม้แต่ระบบสรรหา ที่จะช่วยให้การทำงานนั้นง่าย สะดวก และรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
