HR Payroll ตำแหน่งทรัพยากรบุคคลที่ต้องมีในทุก ๆ องค์กร

เจ้าของธุรกิจหรือองค์กร ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะขาดพนักงานในตำแหน่งหนึ่ง ๆ ไม่ได้ นั่นก็คือพนักงานในตำแหน่ง HR ฝ่ายรันเงินเดือน ผู้ซึ่งเป็นคนบริหารจัดการเงินเดือนของพนักงานคนอื่นทุก ๆ คนในองค์กร

หน้าที่หลักของพนักงานทรัพยากรบุคคลคือการดูแลพนักงาน และหนึ่งในบทบาทหน้าที่ที่สำคัญก็คือการทำบัญชีเงินเดือนของพนักงาน ตำแหน่งงานนี้ดูเผิน ๆ เหมือนจะไม่มีอะไรยุ่งยากซับซ้อน แต่หากทำความรู้จักเข้าจริง ๆ แล้ว HR payroll ถือเป็นอีกหนึ่งตำแหน่งงานที่มีความท้าทายสูงเป็นอย่างมากเลยทีเดียว

HR Payroll คืออะไร

HR ฝ่ายรันเงินเดือน คือ ผู้ที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานด้านเงินเดือน ซึ่งเป็นกระบวนการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานขององค์กร ขั้นตอนเริ่มต้นด้วยการเตรียมรายชื่อพนักงานที่จะจ่ายเงินและลงท้ายด้วยการบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านั้น การทำงานด้าน Payroll ถือเป็นกระบวนการที่ยุ่งยากซึ่งต้องการทีมมาร่วมมือกัน เช่น ฝ่ายบัญชีเงินเดือน ทรัพยากรบุคคล และการเงิน

การทำบัญชีเงินเดือนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการจ่ายเงินให้กับคนอื่น และเนื่องจากเป็นงานที่ต้องมีการติดต่อกับผู้คน แผนกทรัพยากรบุคคลจึงเป็นแผนกที่เหมาะสมที่สุดในการดูแลเรื่องเงินเดือนของพนักงานในองค์กร เพราะแผนกนี้มักจะเป็นตัวกลางระหว่างองค์กรและพนักงานและสามารถจัดการกับคำถามและปัญหาที่เกิดขึ้นจากบัญชีเงินเดือนได้ดีกว่าแผนกบัญชี หัวข้อต่าง ๆ ด้านเงินเดือนส่วนใหญ่มักจะเกี่ยวข้องกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล เช่น การว่าจ้าง การไล่ออก การขึ้นเงินเดือน การหักผลประโยชน์ และการจ่ายโบนัส เป็นต้น

ทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็นของพนักงาน HR เงินเดือน

ผู้ที่มีหน้าที่ในการดูแลระบบบัญชีเงินเดือนจะต้องมีความรับผิดชอบอย่างมาก ดังนั้น จึงต้องมีทักษะและคุณสมบัติบางอย่างเพื่อให้สามารถทำงานได้ดี โดยทักษะและคุณสมบัติที่จำเป็นของพนักงาน HR เงินเดือน มีดังนี้

ทักษะการแก้ปัญหา

ทั้งปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดและความคลาดเคลื่อนทางภาษี ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือนที่ผิดพลาด ปัญหามากมายเหล่านี้อาจเกิดขึ้นขณะบริหารเงินเดือน ฝ่าย HR payroll ที่มีทักษะจะต้องสามารถแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้นอย่างมีเหตุผลและมีประสิทธิภาพ และยังจำเป็นต้องมีทักษะในการคาดการณ์ถึงความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นในภายหลังด้วย

ความสามารถทางคอมพิวเตอร์ 

การเตรียมบัญชีเงินเดือนใน Excel การจัดเตรียมเอกสาร หรือการบริหารเงินเดือน ซึ่งจำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ ฝ่าย HR payroll จำเป็นต้องเข้าใจโปรแกรมมาตรฐานที่ใช้ในองค์กร ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการทำงานของซอฟต์แวร์ HR ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการคำนวณเงินเดือน เช่น QuickBooks เป็นต้น การรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะช่วยให้สามารถจัดระเบียบข้อมูลพนักงาน ปรับปรุงกระบวนการจ่ายเงินเดือน และช่วยให้พนักงาน HR ที่รันเงินเดือนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ทักษะทางคณิตศาสตร์ 

การหักเงินตามกฎหมายและคำนวณภาษีเป็นเพียงส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบในตำแหน่งนี้ที่ต้องใช้ทักษะทางคณิตศาสตร์ มีข้อมูลที่ซับซ้อน ตัวเลข และการคำนวณจำนวนมากที่ต้องทำด้วยความแม่นยำ ดังนั้นทักษะเชิงตัวเลขที่แข็งแกร่งจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบทบาทนี้

สมาคมบัญชีเงินเดือนของแคนาดามีหลักสูตรหลากหลายที่จะให้คุณสมบัติที่จำเป็นแก่คุณในการเป็นผู้ประกอบวิชาชีพหรือผู้จัดการในสาขาบัญชีเงินเดือน

ความสำคัญของงาน HR Payroll

แน่นอนว่าอะไรที่เกี่ยวข้องกับเงิน ย่อมเป็นอะไรที่สำคัญในการใช้ชีวิตยุคนี้ หากไม่มีงาน HR รันเงินเดือน ก็จะไม่มีใครเข้ามามีบทบาทหน้าที่ในการดูแลเงินเดือนของพนักงานในองค์กร และความสำคัญของงาน HR payroll ก็มีดังนี้

สร้างความถูกต้องในองค์กร

เงินเดือนมักส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจของพนักงาน ในองค์กรขนาดเล็ก พนักงานมักจะตระหนักถึงความมั่นคงทางการเงินขององค์กรมากกว่าในองค์กรขนาดใหญ่ หากการจ่ายเงินเดือนล่าช้า พนักงานจะเริ่มตั้งคำถามถึงความซื่อสัตย์ทางการเงินขององค์กร ซึ่งจะทำให้พนักงานเริ่มทำงานได้ไม่ดีและใส่ใจงานของตนน้อยลง องค์กรควรจ่ายเงินเดือนให้ตรงเวลาเสมอเพื่อให้ขวัญกำลังใจของพนักงานอยู่ในระดับที่ดีและสม่ำเสมอ

เป็นผู้ประเมินค่าตอบแทนให้พนักงาน

การจ่ายเงินเดือนคือช่วยให้พนักงานรู้สึกว่าตัวเองมีค่าคิดเป็นมูลค่าแค่ไหนต่อองค์กร ค่าตอบแทนของพนักงานไม่ว่าจะเป็นเงินเดือน สวัสดิการ และโบนัส มักจะได้รับการประเมินผลพนักงานประจำปีโดยหัวหน้างาน ซึ่งหลังจากนั้นอาจมีการเพิ่มเงินเดือนหรือให้โบนัสก็สุดแล้วแต่ความสามารถของพนักงานแต่ละคน ผลประโยชน์เหล่านี้ยังสะท้อนถึงคุณค่าของพนักงานในองค์กรขนาดเล็กอีกด้วย 

ดูแลระบบเงินขององค์กร

งาน HR payroll อาจเป็นงานที่ต้องใช้เวลามากสำหรับเจ้าขององค์กรขนาดเล็ก งานนี้ต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอเดือนละครั้งหรือสองครั้ง นอกจากนี้ ข้อมูลจะต้องถูกต้องเพื่อให้พนักงานได้รับเงินในจำนวนที่ถูกต้อง การหักภาษี ณ ที่จ่ายนั้นก็ต้องถูกต้อง รวมไปถึงเงินฝากภาษีของรัฐ เห็นได้ว่างาน HR รันเงินเดือนนั้นดูมีความท้าทายมาก ๆ ดังนั้น ทุก ๆ องค์กรจึงควรให้ความสำคัญกับงานในตำแหน่งนี้

ลดภาษี

สิ่งสำคัญขั้นสุดท้ายของระบบการจ่ายเงินเดือนคือต้องดำเนินการและบริหารเกี่ยวกับภาษี ทั้งในส่วนขององค์กรและในส่วนของพนักงานแต่ละคน ซึ่งถือเป็นงานที่เยอะและมีความท้าทายสูง

สรุป พนักงาน HR Payroll ทำอะไร

พนักงาน HR payroll มีหน้าที่และความรับผิดชอบเกี่ยวกับงานด้านเงินเดือนทั้งหมดของทั้งองค์กรและพนักงานแต่ละคนในองค์กร ถือเป็นงานที่ค่อนข้างซับซ้อนและมีความท้าทาย ดังนั้น การมีตัวช่วยดี ๆ อย่างโปรแกรมคำนวณเงินเดือนพนักงานจะช่วยให้การทำงานนั้นง่ายและสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น GreatDay HR มีโปรแกรมที่ช่วยให้พนักงาน HR เงินเดือนบริหารงานเงินเดือนของพนักงานในองค์กรได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ