Petty Cash คืออะไร ทำไมคนทำบัญชีต้องทำความรู้จักไว้

By administrator   |  

การทำบัญชีนั้นไม่ได้มีความสำคัญจำกัดอยู่แค่ในวงการธุรกิจเพียงอย่างเดียวอีกต่อไป แต่สำคัญกับทุก ๆ มิติของชีวิตในยุคปัจจุบันมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นร้านค้า ธุรกิจทั้งขนาดเล้กหรือขนาดใหญ่ รวมไปถึงการทำบัญชีส่วนบุคคล และเมื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการทำบัญชีลึกซึ้งเข้าไปอีก ก็คงจะเจอคำว่า petty cash หรือชื่อในภาษาไทยที่เรียกว่า เงินสดย่อย นั่นเอง

คำ ๆ นี้ คืออะไร มีความหมายและความสำคัญอย่างไรในการทำบัญชี ในบทความนี้ GreatDay HR จะพาคุณผู้อ่านมาค้นหาคำตอบไปพร้อม ๆ กัน

Petty Cash คืออะไร

Petty cash คือ เงินสดย่อย หรือกองทุนเงินสดย่อย เป็นเงินก้อนเล็ก ๆ ที่สามารถจ่ายค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ โดยไม่ต้องเขียนเช็ค เงินสดย่อยยังเป็นชื่อของบัญชีสินทรัพย์หมุนเวียนของบัญชีแยกประเภททั่วไปที่รายงานจำนวนเงินสดย่อยขององค์กร จำนวนเงินสดย่อยจะแตกต่างกันไปตามองค์กร

เงินสดย่อยในบางคร้งจะถูกควบคุมโดยการใช้บัตรกำนัลเงินสดย่อยสำหรับการชำระเงินแต่ละครั้ง ค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภททั่วไปขององค์กรเมื่อมีการเติมเงินสดย่อยในมือ ตัวอย่างเช่น พนักงานจ่ายค่าขนส่งทางไปรษณีย์ 30 บาท เงิน 100 บาทสำหรับการซื้อวัสดุอุปกรณ์ในการทำงาน หรือเงินคืนพนักงานที่ซื้อสินค้าเบเกอรี่สำหรับการประชุมตอนเช้า เป็นต้น

Petty Cash สำคัญอย่างไรต่อองค์กรและธุรกิจ

วัตถุประสงค์ของกองทุนเงินสดย่อย หรือpetty cash คือ เพื่อให้หน่วยธุรกิจมีเงินสดเพียงพอสำหรับใช้จ่ายในค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ โดยจุดประสงค์ก็เพื่อลดความซับซ้อนในการชำระเงินคืนให้แก่พนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายในจำนวนเงินที่

ไม่มากนัก 

และเมื่อมีการบริหารจัดการอย่างเหมาะสม petty cash นั้นถือว่ามีประโยชน์และมอบความสะดวกสบายเป็นอย่างมาก เนื่องจากเป็นอะไรที่ใช้งานง่าย และไม่ต้องมีการกำกับดูแลมากนัก เหตุผลเหล่านี้จึงเป็นสาเหตุที่ทำให้ธุรกิจและองค์กรทุกขนาดต่างให้ความสำคัญกับ petty cash นอกจากนี้ ยังมีความสำคัญ ดังต่อไปนี้

1. สะดวกสำหรับการจัดซื้ออะไรเล็ก ๆ น้อย ๆ

Petty cash เป็นตัวเลือกที่สะดวกสำหรับการซื้อสินค้าหรือการใช้จ่ายในจำนวนเงินเล็กน้อยและในกรณีฉุกเฉิน อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้ง่าย สะดวกสบาย เพราะไม่จำเป็นต้องมีระบบหรือกระบวนการอะไรมารองรับมากมาย

เงินสดในบางกรณีนั้นเหมาะสมกว่าเช็คหากพนักงานจำเป็นต้องซื้อของแต่ไม่รู้จำนวนเงินล่วงหน้า นอกจากนี้ ยังเหมาะสมในหลาย ๆ สถานการณ์ เช่น การพาลูกค้าออกไปรับประทานอาหารกลางวันหรือดื่มกาแฟ เป็นต้น พนักงานมักชอบเงินสดย่อย petty cash มากกว่าการใช้เงินของตนเองและรอเบิกเงินคืน

นอกจากนี้ อีกประเด็นที่น่าสนใจคือร้านค้าบางร้านมักจะไม่รับเช็ค และไม่มีระบบรองรับการจ่ายผ่านบัตรเครดิต โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับร้านค้าเล็ก ๆ เงินสดจึงถือว่าเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับสถานการณ์เหล่านี้

2. เป็นทางเลือกที่ง่ายดายสำหรับองค์กร

การมีเงินสดย่อยสำรองในการใช้จ่ายต่าง ๆ ทำให้พนักงานไม่สามารถใช้จ่ายเกินจำนวนเงินที่ได้รับอนุมัติโดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ ยังไม่ต้องกังวลกับการชำระค่าบัตรเครดิตให้ตรงเวลา เพราะการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตล่าช้าอาจทำให้อันดับเครดิตของธุรกิจเสียหาย และอย่าที่ได้กล่าวไปในข้างต้นว่า petty cash นั้นไม่จำเป็นต้องใช้ระบบที่ยุ่งยากหรือการจัดการที่ซับซ้อน จึงทำให้เป็นทางเลือกที่ง่ายสำหรับองค์กรในทุก ๆ ขนาด

3. การติดตามและกำกับดูแลไม่จำเป็นต้องเข้มงวดมากนัก

การบริหารจัดการและติดตามการใช้ petty cash ถือเป็นสิ่งสำคัญ แต่ไม่จำเป็นต้องใช้การบริหารจัดการที่ดูเข้มงวดมากนัก ตามหลักการแล้ว ผู้ที่ได้รับมอบหมายดูแลกองทุนย่อยไม่จำเป็นต้องดูแลอะไรมากนัก เพียงแค่การปฏิบัติตามขั้นตอนการดำเนินงานมาตรฐานง่าย ๆ ก็จะช่วยให้กองทุนจะดำเนินไปได้อย่างราบรื่นแล้วโดยไม่ต้องใช้โปรแกรมหรือระบบมาอะไรมาช่วยบริหารงานเพิ่มเติม

พนักงานฟลาย ๆ คนอาจพบว่าการใช้ petty cash หรือเงินสดย่อยนั้นง่ายต่อการบริหารจัดการมากกว่าทางเลือกอื่น ๆ สิ่งที่ต้องทำคือเพียงแค่กรอกวอยเชอร์เมื่อจ่ายเงินสดและส่งพร้อมใบเสร็จรับเงิน อีกทั้งยังไม่ต้องกรอกรายงานค่าใช้จ่าย เพื่อทำการส่งและรอการคืนเงินอีกด้วย

ข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นได้จากการใช้ Petty Cash

แน่นอนว่ามีข้อดีก็ย่อมต้องมีข้อเสียเป็นของคู่กันเป็นธรรมดา การใช้เงินสดย่อยหรือ petty cash ก็อาจมีข้อเสียอยู่บ้าง แต่จะเพียงพอที่จะทำให้องค์กรนั้น ๆ พิจารณาไม่ใช้ระบบ petty cash หรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับการพิจารณาของแต่ละองค์กร โดยข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นได้จากการใช้ petty cash มีดังนี้

1. ไม่มีประสิทธิภาพและล้าสมัย

กระบวนการกรอกเอกสารสำหรับการเบิกจ่ายแต่ละครั้งอาจไม่มีประสิทธิภาพมากนัก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่มีรายจ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ ซึ่งอาจทำให้เสียเวลามากขึ้นกว่าเดิม

ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ดูแล petty cash จะต้องจัดการกองทุนนี้ให้สมดุลกับความรับผิดชอบอื่น ๆ และด้วยความที่เป็นเงินก้อนเล็ก ๆ ที่ค่อนข้างจะจุกจิก จึงอาจส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดโดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งอาจนำไปสู่การจัดการที่ผิดพลาดได้

2. ใช้ไม่ได้จริงจากค่าใช้จ่ายและอัตราเงินเฟ้อที่เพิ่มมากขึ้น

จุดประสงค์ของเงินสดย่อยหรือ petty cash คือเพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายเล็กน้อยเบ็ดเตล็ด แต่การใช้เพื่อซื้อสินค้าจำนวนมากอาจทำให้การใช้เงินสดย่อยนี้ดูผิดวัตถุประสงค์ได้ และเมื่อมาถึงกรณีการใช้จ่ายที่มากขึ้น การใช้จ่ายนั้นควรเป็นไปตามกระบวนการจัดซื้ออย่างเป็นทางการมากกว่าจะใช้เงิน petty cash นอกจากนี้ การใช้เช็คหรือบัตรเครดิตสำหรับการทำธุรกรรมขนาดใหญ่นั้นมีความปลอดภัยกว่าการใช้เงินสด

3. อาจมีการฉ้อโกงเกิดขึ้นได้ง่าย

การใช้เงินสดนั้นยากต่อการตรวจสอบและแก้ไขให้ถูกต้องได้ พนักงานอาจถูกล่อลวงให้ใช้เงินสดเพื่อซื้อสินค้าที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ความเสี่ยงนี้เป็นสาเหตุว่าทำไมการรับใบเสร็จสำหรับการใช้จ่ายในทุกครั้งจึงมีความสำคัญมาก ๆ

การเริ่มต้นกองทุนเงินสดย่อย หรือ Petty Cash Fund ต้องทำอย่างไร

หากองค์กรต้องการเริ่มต้นกองทุนเงินสดย่อย หรือ petty cash fund องค์กรจะต้องเปิดบัญชีแยกประเภททั่วไปใหม่ที่ชื่อว่า Petty Cash หรือเงินสดย่อย (ซึ่งจะเป็นบัญชีเงินสดเพิ่มเติมที่สามารถแสดงรายการแยกต่างหากในงบดุลขององค์กร หรืออาจรวมยอดดุลกับยอดคงเหลือในบัญชีเงินสดอื่น ๆ ก็ได้)

ขั้นตอนต่อมา เช็คขององค์กรจะถูกจัดเตรียมและขึ้นในรูปแบบของเงินสดตามจำนวนเงินที่องค์กรเชื่อว่าเหมาะสมที่สุดสำหรับการชำระเงินจำนวนเล็กน้อยต่าง ๆ และจำเป็นต้องมีผู้ที่รับผิดชอบและได้รับมอบหมายให้เป็นผู้ดูแลกองทุนเงินสดย่อยหรือ petty cash fund นี้ เมื่อใดก็ตามที่เงินสดในกองทุนเงินสดย่อยเหลือน้อย ผู้ที่ได้รับมอบหมายควรทำเรื่องขอเงินสดสำหรับใบเสร็จรับเงิน petty cash ซึ่งควรเป็นจำนวนเงินที่ต้องทำเรื่องส่งคืนเงินที่เป็นเงินสดกลับไปให้เท่ากับจำนวนเงินที่ตั้งไว้ในกองทุนเงินสดย่อยนี้ 

สรุป Petty Cash คืออะไร ใช้ได้จริงหรือไม่

Petty cash คือ เงินสดย่อย หรือกองทุนเงินสดย่อย เป็นเงินก้อนเล็ก ๆ ที่สามารถจ่ายค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ โดยไม่ต้องเขียนเช็ค

การใช้เงินสดย่อยหรือ petty cash นั้นมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกันออกไป ธุรกิจและองค์กรขนาดเล็กจำนวนมากนิยมใช้กลยุทธ์นี้ แต่ในขณะที่หลาย ๆ องค์กรมองว่าไม่มีประสิทธิภาพและต้องการตัวเลือกอื่นแต่กุญแจสู่ความสำเร็จในการใช้ petty cash คือ การจัดการอย่างถูกต้อง การทำเช่นนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของการใช้จ่ายเกินควรและการใช้ในทางที่ผิดอื่น ๆ

Tags : petty cash คืออะไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไร

Related Topics