Apa itu Outsourcing?

Outsourcing atau dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai alih daya, merupakan sebuah tindakan mengalihkan beberapa kegiatan perusahaan termasuk pengambilan keputusan kepada pihak luar. Tindakan yang terikat dalam kontrak kerja sama ini berupa penyerahan sebagian maupun seluruh aktivitas yang berhubungan dengan fungsi pengelolaan atau pengawasan dalam proses bisnis kepada pihak penyedia jasa. 

Menurut sejarah, konsep awal outsourcing sudah ada sejak tahun 1700 an.  Mantan ketua Council of Economic Advisors, Murray Weidenbaum menyatakan bahwa tahun 1980 an merupakan era meningkatnya daya saing dan perusahaan “filling in the hollowed corporation” atau “memenuhi ruang kosong perusahaan” dengan memotong biaya, peningkatan kualitas, dan pengembangan bagian research and development (R&D). Murray berpendapat bahwa 3 faktor ini mengarahkan perusahaan kepada “produk baru yang lebih baik dan lebih murah”. Outsourcing merupakan bagian yang penting dalam dunia perindustrian bagi perusahaan khususnya perusahaan barat di abad ke-20 ini. 

Terdapat tiga unsur penting dalam outsourcing:

1. Pemindahan fungsi pengawasan
2. Delegasi tugas dan tanggung jawab perusahaan
3. Titik berat pada hasil yang ingin dicapai perusahaan

Hasil survei yang dilakukan oleh Outsourcing Institute, mengungkap beberapa alasan utama mengapa perusahaan memilih melakukan outsourcing:

1. Peningkatan fokus perusahaan
2. Pemanfaatan kemampuan yang lebih baik
3. Memperoleh keuntungan yang cepat dari proses reengineering
4. Pembagian resiko
5. Pengalihan sumber daya ke bagian lain
6. Penyediaan dana kapital
7. Pengurangan dan pengendalian biaya operasional
8. Akses ke sumber daya yang tidak tersedia di dalam perusahaan

Baca juga: Hindari Kesalahan Ini Saat Membuat Iklan Lowongan Kerja

Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing

Kelebihan:

1. Fokus pada aktivitas utama bisnis dan mengembangkan perusahaan.
2. Perusahaan tidak memiliki beban untuk menyediakan fasilitas, tunjangan, dan asuransi seperti BPJS. 
3. Kompetensi dan kemampuan yang didapatkan lebih berkualitas di bidangnya.
4. Meminimalisir resiko ketidakpastian bisnis di masa depan dengan cara membatasi jumlah karyawan di perusahaan.
5. Meningkatkan kualitas dan hasil kerja pada divisi-divisi yang kurang penting untuk inti bisnis.

Kekurangan:

1. Diperlukannya sistem kerja dan sistem keamanan yang tinggi untuk menjaga kerahasiaan data agar tidak ada kebocoran data.
2. Harus merekrut karyawan secara teratur dan terus menerus jika kontrak kerja berjangka pendek sehingga kurang efektif.
3. Peluang ketergantungan terhadap jasa atau sistem outsourcing cukup besar.

Jenis Pekerjaan Outsourcing

Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, pasal 65 ayat (2) menyebutkan beberapa jenis pekerjaan outsourcing:

1. Dilakukan secara terpisah dari kegiatan utama
2. Dilakukan dengan perintah langsung atau tidak langsung dari pemberi pekerjaan
3. Merupakan kegiatan penunjang perusahaan secara keseluruhan
4. Tidak menghambat proses produksi secara langsung. 

Menurut UU Ketenagakerjaan ini, pekerjaan yang diperbolehkan untuk dilakukan oleh pekerja outsourcing adalah pekerjaan di luar pekerjaan inti perusahaan yang menggunakan jasa outsourcing. Pasal 59 ayat (1) UU Ketenagakerjaan menyebutkan bahwa Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) menyatakan bahwa kontrak kerja atau PKWT berlaku untuk jenis, sifat, atau kegiatan dalam kurun waktu tertentu, yaitu:

1. Pekerjaan yang bersifat sementara atau sekali selesai
2. Pekerjaan yang periode kerjanya maksimal tiga tahun
3. Pekerjaan yang bersifat musiman
4. Pekerjaan yang berkaitan dengan produk atau kegiatan baru, seperti produk tambahan dalam masa percobaan.

Pekerjaan yang dimaksud sebagai kegiatan di luar kegiatan inti perusahaan seperti pelayanan kebersihan, penyediaan makanan, penyedia transportasi, tenaga keamanan, jasa pendukung kegiatan pertambangan dan perminyakan.

Sistem Kerja Outsourcing

Sistem kerja diatur menggunakan dua jenis kontrak, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) dalam UU Ketenagakerjaan. Berikut dua poin dalam Pasal 56:

1. Perjanjian kerja dibuat untuk waktu tertentu atau untuk waktu tidak tertentu.
2. Perjanjian kerja untuk waktu tertentu sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) didasarkan atas: Jangka waktu; atau Selesainya suatu pekerjaan tertentu.

Perekrutan

Dalam merekrut tenaga kerja outsourcing, tidak ada proses yang jauh berbeda dari perekrutan karyawan perusahaan pada umumnya. Semua melewati tes tertulis, wawancara hingga proses saringan khusus masing-masing perusahaan. Perbedaannya hanya terletak pada proses dilakukan oleh penyedia jasa bukan perusahaan yang membutuhkan dan menggunakan jasa kandidat tersebut.

Pembayaran Gaji

Sistem pembayaran gaji dilakukan dengan perusahaan membayarkan gaji kepada perusahaan penyedia jasa outsourcing. Kemudian, gaji itu akan disalurkan kepada karyawan. Namun, tidak 100% gaji diterim oleh karyawan, Biasanya 30 persen gaji dipotong dan diberikan kepada perusahaan penyedia jasa outsourcing

Baca juga: Perjanjian Kontrak Kerja Karyawan yang Sesuai dengan Aturan Pemerintah

Pengelolaan Resiko dalam Outsourcing

Terdapat beberapa resiko dalam proses outsourcing seperti kehilangan properti intelektual, peningkatan biaya pengadaan, hingga ketidakmampuan memenuhi permintaan tepat waktu. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah strategi yang mampu mengurangi atau bahkan menanggulangi resiko tersebut, seperti:

1. Membentuk sistem koordinasi yang memastikan semua bekerja dan terawasi dengan baik
2. Membentuk tim yang multifungsi
3. Mengevaluasi biaya total kepemilikan secara berkala
4. Membangun hubungan baik dan jangka panjang dengan penyedia jasa utama. 

Dari tips yang diberikan untuk menanggulangi risiko outsourcing, penerapan sistem yang mendukung dan memastikan pekerja outsourcing bekerja dengan maksimal sangat penting. Hal ini bisa diatur dengan penggunaan sistem HR yang stabil dan terstruktur seperti GreatDay HR. Data waktu dan kehadiran, pengaturan jadwal kerja/shift, pengajuan cuti, rekam aktivitas dan pemberian tugas, delegasi tugas, monitoring karyawan yang bekerja di luar kantor, hingga penilaian kinerja bisa diatasi oleh satu aplikasi. Tidak perlu takut mengatur kerja karyawan outsourcing.

Jadi, kesimpulannya outsourcing adalah sebuah tindakan pengalihan sebagian atau seluruh aktivitas perusahaan dengan menggunakan sumber daya dari luar atas dasar perjanjian/kontrak. Di Indonesia, jenis kegiatan yang diperbolehkan untuk di-outsourcing adalah kegiatan yang bukan merupakan kegiatan inti perusahaan seperti tenaga keamanan (security), penyedia makanan (catering), dan lain-lain seperti yang diatur dalam UU Ketenagakerjaan. 

Outsourcing memiliki kelebihan dan kekurangan bagi bisnis, kelebihannya seperti perusahaan dapat fokus ke kegiatan-kegiatan inti yang mendorong perkembangan perusahaan, mendapatkan akses ke sumber daya berkualitas dari luar, dan mengurangi biaya yang tidak perlu. Sedangkan kekurangannya seperti terdapat resiko kebocoran data, kurang efektif karena harus merekrut pegawai secara berkala, dan perusahaan bisa ketergantungan terhadap jasa outsourcing.